Was ist IT-Budgetierung?
Die IT-Budgetierung ist der Prozess der Zuweisung von Geldern für die IT-Systeme und -Dienste einer Organisation. Dazu gehört die Budgetierung für alle Technologien und Projekte in allen Abteilungen des Unternehmens. Dazu gehören einmalige Ausgaben, z. B. für bestimmte IT-Initiativen oder -Projekte, ebenso wie wiederkehrende Ausgaben für Personal und Wartung der IT-Infrastruktur.
Warum ist die IT-Budgetierung wichtig?
Als integraler Bestandteil der Finanzplanung Ihres Unternehmens ist die IT-Budgetierung unerlässlich, um Ihre IT-Ausgaben zu verfolgen und zu kontrollieren und Strategien zur Optimierung und Einsparung von Kosten zu entwickeln, wo immer dies möglich ist. Sie dient als Rückgrat für mehrere wichtige Unternehmensinitiativen und hilft bei der Zuweisung resources für die Geschäftspläne des gesamten Jahres resources .
Die IT-Budgetierung hilft dabei, die für den Betrieb Ihrer Abteilung erforderlichen Mittel bereitzustellen. Sie hilft dabei, IT-Initiativen zu identifizieren und umzusetzen, die für Ihre Abteilung von entscheidender Bedeutung sind. Die IT-Budgetierung kann als Investition in resources betrachtet werden, resources nicht nur zur Verbesserung der Geschäftseffizienz beiträgt, sondern auch langfristig Wachstum und Gewinne fördert.
Die IT-Budgetierung kann die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und sicherstellen, dass Sie lukrative Geschäftsentscheidungen treffen. Sie kann Ihnen dabei helfen, sich auf die Aktualisierung Ihrer Technologie zu konzentrieren und mehr Kunden zu gewinnen. Oft wird angenommen, dass die IT-Budgetierung nur erforderlich ist, um einen Überblick über die Kosten für den Kauf neuer Technologien oder Geräte zu erhalten und die Zahlungsmodalitäten zu klären. Das mag zwar bis zu einem gewissen Grad zutreffen, aber die IT-Budgetierung trägt auch dazu bei, dass Sie Ihre resources optimal und effizient nutzen.
Die Planung regelmäßiger Wartung und Reparaturen hilft auch, teure Störungen und Ausfälle zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden. Sie trägt nicht nur dazu bei, dass Ihre Geräte reibungslos laufen, sondern minimiert auch Ausfallzeiten und Betriebsunterbrechungen.
Wie oft sollte die IT-Budgetierung stattfinden?
Normalerweise planen die meisten Unternehmen ihr IT-Budget zu Beginn des Haushaltsjahres und überprüfen es jährlich. Unternehmenseigentümer sollten sich jedoch die Zeit nehmen, ihr IT-Budget im Laufe des Jahres in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.
Die Einführung einer Praxis zur häufigeren Überprüfung des IT-Budgets kann Unternehmen dabei helfen, etwaige Problembereiche oder unerwartete Ausgaben frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass sie über genügend Kapital verfügen, um ihre individuellen Bedürfnisse zu jeder Zeit zu befriedigen.
Was ist ein typisches IT-Budget?
Die meisten Unternehmen leiten ihre IT-Ausgabenhöhe anhand der IT-Ausgaben als Prozentsatz ihres Umsatzes als wichtige Kennzahl ab. Die IT-Ausgabenhöhe wird berechnet, indem die IT-Betriebsausgaben (einschließlich Abschreibungen) des Unternehmens durch den Gesamtumsatz geteilt werden. Diese Kennzahl variiert jedoch stark in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren wie Region, Unternehmensgröße und Branche.
Eine Studie von Ailean Inc. ergab, dass kleine und mittlere Unternehmen etwa 6,9 % ihres Umsatzes für IT ausgeben, während mittelständische Unternehmen etwa 4,1 % dafür aufwenden. Darüber hinaus gab im IT Operations Survey Report 2021 von Kaseya 38 % der Befragten an, ihr IT-Budget im Jahr 2021 erhöht zu haben.
Wer kontrolliert die IT-Budgets?
Der Chief Information Officer (CIO) ist in der Regel für die Erstellung des IT-Budgets eines Unternehmens verantwortlich. Der CIO ist jedoch nicht die einzige Person, die für die Ausarbeitung und Genehmigung des gesamten IT-Budgetpakets zuständig ist. Der CIO arbeitet in der Regel mit IT-Lenkungsausschüssen, Informationsverantwortlichen, Direktoren und anderen Führungskräften der obersten Ebene zusammen, wie z. B. dem Chief Analytics Officer, dem Chief Data Officer und dem Chief Digital Officer, um die verschiedenen Aspekte des zentralisierten IT-Budgets zu analysieren und zu entscheiden.
Was ist in einem IT-Budget enthalten?
Ein IT-Budget ist in der Regel in drei Ausgabenkategorien unterteilt:
IT-Personal
Die erste Ausgabenkategorie, die in einem IT-Budget berücksichtigt wird, sind die IT-Personalkosten oder die Vergütungskosten für IT-Fachleute, die auch die Kosten für externe Berater umfassen, die von der IT-Abteilung auf Projektbasis eingesetzt werden.
Ausgaben für IT-Infrastruktur
Ausgaben, die mit dem Aufbau und der Wartung unternehmensweiter Systeme und Netzwerke verbunden sind, werden als IT-Infrastrukturausgaben kategorisiert. Diese umfassen:
- Hardware - von der Organisation ausgegebene mobile Geräte, Laptops und Netzwerkausrüstung wie Router und Server
- Software – Tools für den täglichen Geschäftsbetrieb, wie CRM-Software und Sicherheitssoftware wie AV/AM
- Dienstleistungen - Server-Hosting, Implementierung von Diensten wie Microsoft 365, Netzwerkwartung
- Abonnements - Abonnements für Zoom, Calendly und so weiter
IT-Ausgabenkategorien
Die IT-Ausgaben lassen sich in drei Kategorien einteilen.
- Investitionsausgaben (CapEx) - Alle größeren Anschaffungen, die ein Unternehmen tätigt, um sie langfristig zu nutzen, werden als Investitionsausgaben oder CapEx kategorisiert.
- Betriebsausgaben (OpEx) - Die täglichen Ausgaben, die einer Organisation entstehen, um den reibungslosen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, werden als Betriebsausgaben oder OpEx bezeichnet.
- Projektausgaben - Die für die Durchführung und den erfolgreichen Abschluss eines IT-Projekts erforderlichen Mittel werden als Projektausgaben kategorisiert. Diese Ausgaben werden von Fall zu Fall getätigt.
Tipps und bewährte Praktiken für die IT-Budgetierung
Eine effektive IT-Budgetierung kann ein wichtiger Faktor für die Verbesserung der Unternehmenseffizienz, die Optimierung der Betriebskosten und die Steigerung der Einnahmen sein. Schauen wir uns einige der besten Praktiken an, die dazu beitragen können, Ihre IT-Budgetierung effizienter zu gestalten:
IT-Ausgabenarten und -kategorien definieren
Im Wesentlichen geht es darum, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, wofür Sie Ihr Geld ausgeben und welche Bereiche welchen Anteil an Ihrem Budget ausmachen. Auf diese verschiedenen Ausgabenarten und -kategorien wird im nächsten Abschnitt näher eingegangen.
Überprüfung und Audit früherer Budgets
Die Durchsicht und Prüfung früherer Budgets kann eine wirksame Strategie sein, um aus der Vergangenheit zu lernen. Natürlich werden Sie am Ende viel an den Budgets der Vorjahre ändern, um den sich entwickelnden Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Ein gewisses Maß an Flexibilität beibehalten
Sie sollten einen gewissen Spielraum haben, falls unvorhergesehene Ausgaben anfallen. Überschreiten Sie nicht Ihr Limit und lassen Sie sich keinen Spielraum für Änderungen.
Planen Sie Ihr Budget entsprechend
Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget die Unternehmens- und Abteilungsziele widerspiegelt. Sie möchten sich selbst für den Erfolg rüsten.
Identifizieren Sie Rollen und wichtige Termine
Vergewissern Sie sich, dass die Beteiligten wissen, wann bestimmte Ausgaben fällig sind, welche Zahlungen anstehen und verbucht werden, usw., um eine reibungslose Ausführung Ihres IT-Budgets zu gewährleisten.
Ultimative IT-Budgetierung für IT-Fachleute
Ein gut definiertes IT-Budget kann ein Fahrplan für Ihre IT-Strategie sein. IT-Budgets werden nicht nur erstellt, um Mittel von Ihren Führungskräften zu erhalten, sondern auch, um Ihnen zu helfen, wichtige IT-Initiativen für Ihr Unternehmen zu ermitteln und durchzuführen.
Wenn Sie wie die meisten IT-Führungskräfte bestrebt sind, ihre IT-Betriebskosten zu senken und mit weniger mehr zu erreichen, dann müssen Sie eine intelligente Budgetierungsstrategie für Ihr Unternehmen planen und umsetzen.
Möchten Sie Ihr jährliches IT-Budget effizienter gestalten und den Nutzen Ihrer IT-Investitionen maximieren? Unsere Checkliste für die IT-Budgetierung bietet einen einfachen Leitfaden.
