Vereinfachen Sie Ihren Vertriebs-Workflow: Nutzen Sie das volle Potenzial der Integration von Kaseya Quote Manager und Autotask

Verspätete Angebote und unzusammenhängende Arbeitsabläufe im Opportunity-Management bremsen Sie nicht nur aus, sondern kosten Sie auch Aufträge. Deshalb ist die Integration zwischen Kaseya Quote Manager (KQM) und Autotask PSA so konzipiert, dass Ihre Arbeitsabläufe in den Bereichen Vertrieb, Angebotserstellung, Opportunity-Management und Beschaffung optimiert werden und die Hindernisse beseitigt werden, die einem schnelleren Geschäftsabschluss und einer übersichtlicheren Rechnungsstellung im Wege stehen.

Kaseya Quote Manager, eine cloudbasierte Plattform für Angebotserstellung und E-Commerce, unterstützt MSPs dabei, den Vertrieb von IT-Produkten und -Dienstleistungen zu optimieren. Autotask, ein führendes Tool zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA), optimiert die Servicebereitstellung und die Backoffice-Abläufe. Zusammen sorgen sie für einen nahtlosen Ablauf vom Angebot bis zum Zahlungseingang, verbinden Vertriebs- und Serviceteams miteinander und reduzieren gleichzeitig manuellen Aufwand, Fehler und Verzögerungen.

Werfen wir einen Blick auf die vier Kernkomponenten der Integration zwischen KQM und „ Autotask “: „Organizations Sync“, „Opportunities Sync“, „Tickets Sync“ und „Inventory Sync“ – sowie eine neue Erweiterung, die die Arbeitskosten aus den Projektangeboten von „ Autotask “ in Ihre Angebote übernimmt und so für mehr Kostentransparenz sorgt.

1. Organisationssynchronisierung: Eine bidirektionale Synchronisierung, die dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Stand sind

Organisationsabgleichstellt sicher, dass Unternehmens- und Kontaktdaten zwischen Autotask und Kaseya Quote Manager synchronisiert bleiben, wodurch doppelte Eingaben vermieden und die Daten auf dem neuesten Stand gehalten werden. Für etablierte MSPs empfiehlt es sich, Ihre Organisationen in Autotask anzulegen und den Angebotsprozess von dort aus über eine Verkaufschance zu starten.

Mit dieser Synchronisierung können Sie:

• Synchronisieren Sie Kontakte und Organisationen in beide Richtungen.
• Filtern Sie die zu übertragenden Konten, um den Überblick zu behalten.
• Greifen Sie über KQM ganz einfach auf synchronisierte Daten zu und verwalten Sie diese.

Hinweis: Mutter-Tochter-Beziehungen werden nicht unterstützt, und die Standard-Steuerregionen in neu synchronisierten „ Autotask “-Unternehmen müssen möglicherweise kurz manuell überprüft werden.

2. Opportunities Sync: Verkaufschancen, die vom Angebot bis zum Zahlungseingang reichen

Ihre Vertriebsaktivitäten in Kaseya Quote Manager lassen sich nahtlos in Autotask integrieren – und zwar über „Opportunities Sync“nahtlos in „xml-ph-0001@deepl.internal“ integriert werden und so die Lücke zwischen Angebotserstellung und Leistungserbringung schließen.

Damit können Sie:

• Übertragen Sie die angebotenen Dienstleistungen und Produkte in „ Autotask “, um Verkaufschancen anzulegen oder zu aktualisieren.
• Optimieren Sie den Übergang vom Vertrieb zum Service mit dem „Won Opportunity Wizard“ (WoW), der Ihnen dabei hilft, Ticketgebühren automatisch zu erstellen oder zu aktualisieren, wiederkehrende Serviceverträge einzurichten oder anzupassen, verknüpfte Angebotsprojekte zu aktivieren und weitere wichtige Aufgaben nach dem Verkauf zu erledigen.
• Ordnen Sie Produktkategorien und Abrechnungscodes zu, um eine korrekte Zuordnung sicherzustellen.

3. Tickets Sync: Mehr Transparenz im Vertrieb

Jedes Mal, wenn in Kaseya Quote Manager ein Kundenauftrag erstellt wird, erstellt „Tickets Sync“ein Informationsticket in „ Autotask “ an, damit Ihr Serviceteam stets auf dem Laufenden bleibt.

Mit dieser Funktion können Sie:

• Geben Sie Ihrem Serviceteam in Echtzeit Einblick in die Vertriebsaktivitäten.
• Konfigurieren Sie Standardwerte für Tickets und ordnen Sie Produktkategorien zu, um eine einheitliche Handhabung zu gewährleisten.

Hinweis: „Tickets Sync“ ist nicht für Abrechnungspositionen vorgesehen; hierfür sollte „Opportunities Sync“ verwendet werden.

4. Lagerbestandsabgleich: Immer ausreichend vorrätig und einsatzbereit

Bestandsabgleichüberträgt Produkt- und Lagerortdaten aus „ Autotask “ in „Kaseya Quote Manager “, sodass Sie Ihre Angebote stets auf der Grundlage aktueller und präziser Informationen erstellen können.

Durch diese Synchronisierung können Sie:

• Greifen Sie während des Angebotserstellungsprozesses auf Bestandsdaten in Echtzeit zu.
• Vermeiden Sie es, Produkte anzubieten, die nicht vorrätig oder nicht verfügbar sind.
• Greifen Sie auf Produkte zu, die unter synchronisierten Lagerorten in KQM gespeichert sind, um Angebote zu erstellen.

Zusätzlicher Vorteil: Bessere Transparenz bei den Personalkosten dank „Proposal Project Labor Sync“

Zusätzlich zu den vier zentralen Synchronisierungskomponenten unterstützt Kaseya Quote Manager nun die automatische Synchronisierung von Arbeitskosten aus Projektangeboten von Autotask , die über WoW aktiviert werden kann. Dank dieser Erweiterung können Arbeitskosten in Angebote einbezogen werden, sodass Sie sich bei einem erfolgreichen Zuschlag ein umfassenderes Bild von der Rentabilität des Projekts machen können.

Es handelt sich um eine subtile, aber wirkungsvolle Verbesserung, die die Kostenanalyse optimiert und sicherstellt, dass Ihre Angebote den gesamten Umfang der Projektarbeiten widerspiegeln. Einzelheiten zur Konfiguration finden Sie im Abschnitt „Angebotserstellung über das Admin Center“ in der Kaseya- Quote Manager -Hilfe.

Ein nahtloses Angebotserlebnis

All diese Integrationsfunktionen – „Organization Sync“, „Opportunities Sync“, „Ticket Sync“, „Inventory Sync“ sowie die „ Autotask “, „Proposal“, „Project“ und „Labor Sync“ – sorgen gemeinsam für eine nahtlos vernetzte Arbeitsumgebung zwischen Kaseya Quote Manager und Autotask PSA. Zusammen bieten sie eine moderne, durchgängige Lösung für die Angebotserstellung, die die Funktionalität der internen Angebotstools von Autotaskwiderspiegelt und gleichzeitig neue Ebenen der Flexibilität und Automatisierung eröffnet.

Diese auf einer maßgeschneiderten API basierende Integrationssuite bietet folgende Möglichkeiten:

• Zitate aus „ Autotask “ oder „Kaseya“ Quote Manager.
• Echtzeit-Einblicke in Angebote direkt in den „ Autotask “-Opportunities anzeigen.
• Chancen gewinnen oder verlieren – direkt über Kaseya Quote Manager.
• Automatische Erstellung von Kundenaufträgen, Bestellungen und Belegen im Rahmen des Workflows.

Um den Übergang zu erleichtern, enthält „ Autotask “ eine Funktion zur Angebotserstellung („Quoting Prompt“), sodass Teams schrittweise von der bisherigen Angebotserstellung auf die optimierte, E-Commerce-ähnliche Benutzererfahrung in Kaseya Quote Manager umsteigen können. Dank dieser Integration wird die Angebotserstellung schneller, genauer und vollständig auf Ihre Geschäftsabläufe abgestimmt.

Sind Sie bereit, die Integration von KQM und „ Autotask “ in Aktion zu erleben?

Fordern Sie noch heute eine Demo von Kaseya „ Quote Manager “ an und entdecken Sie, wie einfach die Angebotserstellung Ihr Unternehmen verändern kann.