Workflow-Integration: Was ist das und warum ist sie wichtig?
Das Silicon Valley ist das führende Ökosystem für Start-ups, aus dem täglich zahlreiche neue Anwendungen hervorgehen. Allerdings kann keine davon isoliert funktionieren. Eine erfolgreiche Softwareanwendung muss oft Daten mit anderen Anwendungen austauschen und in diese integriert werden.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine Abfolge von ereignisgesteuerten Aufgaben oder Aktionen, die dazu dienen, das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Diese Aktionen werden von Menschen, Anwendungen und Maschinen ausgeführt.
IT-Fachkräfte nutzen in ihren Arbeitsabläufen häufig mehrere IT-Management-Anwendungen, was mitunter ein Hin- und Herwechseln zwischen den Anwendungen erfordert. Außerdem übertragen sie im Zuge der Erledigung einer Aufgabe möglicherweise Daten von einer Anwendung in eine andere. Dies führt zu unbefriedigenden Ergebnissen, was wiederum eine geringere Produktivität und kostspielige menschliche Fehler zur Folge hat.
Durch die Workflow-Integration können IT-Experten über verschiedene Tools hinweg effizienter arbeiten und ihre Aufgaben schneller erledigen.
Was ist Workflow-Integration?
Durch die Workflow-Integration werden zwei Anwendungen miteinander verbunden, in der Regel über ihre Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), um die Erledigung einer Aufgabe zu vereinfachen.
Sobald die Anwendungen miteinander verbunden sind, können Personen und Daten leichter und schneller zwischen den Anwendungen wechseln, was die Effizienz verschiedener Geschäftsprozesse steigert und den IT-Fachkräften Zeit spart.
Workflow-Integrationen sind längst nicht mehr nur nette Zusatzfunktionen. Sie sind für die betriebliche Effizienz eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Vielseitige IT-Fachkräfte arbeiten nicht mit Workflows, die unabhängig von anderen Prozessen ablaufen.
So haben IT-Experten beispielsweise festgestellt, dass Workflow-Integrationen zwischen ihren Anwendungen für Fernüberwachung und -verwaltung (RMM), PSA/Helpdesk und IT-Dokumentation wichtig sind. Kaseya hat mehrere Workflow-Integrationen zwischen VSA, BMS und „ IT Glue “ entwickelt, um das IT-Management zu optimieren.
Ein-Anbieter-Ansatz vs. Mehr-Anbieter-Ansatz
Workflow-Integrationen von einem einzigen Anbieter oder von mehreren Anbietern – was ist besser?
| Ein einziger Anbieter | vs. | Mehrere Anbieter |
|---|---|---|
| Wirklich nahtlose Workflow-Integrationen über mehrere Anwendungen hinweg | Integrationsqualität | APIs ermöglichen eine recht gute Integration zwischen Tools verschiedener Anbieter |
| Stellt eine enge Integration sicher, sobald neue Versionen des Produkts veröffentlicht werden | Wartung | Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung einer engen Integration, sobald neue Versionen des Produkts veröffentlicht werden |
| Äußerst zuverlässig | Zuverlässigkeit | Da die Integration jederzeit unterbrochen werden kann, ist sie unvorhersehbar |
| Unterbrechungsfreier Datenfluss zwischen unterschiedlichen Anwendungen | Datenflüsse | Der Datenfluss von einer Anwendung zur anderen kann behindert werden |
Arten von Workflow-Integrationen
- API-Integrationen: Eine API-Integration ist eine Verbindung zwischen zwei oder mehr Anwendungen über deren APIs, die den Datenfluss innerhalb der Anwendungen ohne menschliches Eingreifen ermöglicht. API-Integrationen werden aufgrund der zunehmenden Verbreitung cloudbasierter Anwendungen immer beliebter. Sie ermöglichen einen nahtlosen Datenfluss, steigern die Produktivität und tragen zur Umsatzsteigerung bei.
- Native Integration: Eine native Integration liegt vor, wenn zwei Anwendungen eine direkte Integration über APIs ermöglichen. Eine native Integration ist in der Regel kostenlos, da sie in den Gesamtbetriebskosten der Anwendung enthalten ist.
- Integration von Drittanbieter-Anwendungen: Bei der Integration von Drittanbietern werden zwei Anwendungen mit unterschiedlichen APIs in einen bestehenden Workflow eingebunden. Entwickler müssen in diesem Fall keine neue Anwendung von Grund auf neu erstellen. Sie können eine bestehende Anwendung in ein laufendes Projekt einbinden. Kaseya bietet beispielsweise eine Integration mit RapidFire an, die es IT-Fachkräften ermöglicht, die IT-Infrastruktur aus der Ferne zu überwachen und gleichzeitig die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherzustellen.
Die Bedeutung der Workflow-Integration
Die Integration mehrerer Anwendungsabläufe bietet Unternehmen aller Branchen in folgender Hinsicht enorme Vorteile:
Trägt zu einer positiven Mitarbeitererfahrung bei
IT-Fachkräfte sind oft gezwungen, täglich mehrere, schlecht integrierte IT-Anwendungen zu nutzen, um alltägliche Aufgaben zu erledigen. Daher überrascht es nicht, dass ganze 55 % unter beruflicher Erschöpfung aufgrund von Arbeitsüberlastung leiden. Durch Workflow-Integrationen lassen sich verschiedene Anwendungsfunktionen schneller und einfacher nutzen, da kein Wechsel zu einer anderen Benutzeroberfläche (UI) erforderlich ist.
Steigert die betriebliche Effizienz
Datensilos und der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen sind der Feind der betrieblichen Effizienz. IT-Fachleute, die Tools mit nahtlosen Workflow-Integrationen nutzen können, sind in der Lage, Aufgaben schneller und präziser zu erledigen. Nicht integrierte Workflows können hingegen zu menschlichen Fehlern führen, die die betriebliche Effizienz beeinträchtigen. Integrierte Workflows ermöglichen zudem, dass Informationen aus einer Anwendung in einer anderen App sofort verfügbar sind. Dadurch wird Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen vermieden und die Ausführung von Aufgaben beschleunigt. Dies wiederum beschleunigt kritische Prozesse wie die Behebung von IT-Störungen, was die durchschnittliche Reparaturzeit (MTTR) verkürzt und die Systemverfügbarkeit erhöht.
Nahtlose Workflow-Integrationen mit Kaseya
Kaseya legt großen Wert auf nahtlose Arbeitsabläufe über alle Produkte seiner IT Complete Suite von IT-Management-Lösungen. Die Integration von Arbeitsabläufen zwischen RMM, PSA/Service Desk, IT-Dokumentation, Backup und Disaster Recovery sowie weiteren Bereichen führt zu einer deutlichen Steigerung der betrieblichen Effizienz im IT-Bereich und zu einer Senkung der Betriebskosten. Dies steigert die Rentabilität für Managed Service Provider (MSPs) und ermöglicht interne IT-Teams eine effizientere Nutzung ihres IT-Budgets.
„Die Art und Weise, wie die drei Tools – VSA, BMS und IT Glue – miteinander integriert sind und zusammenarbeiten, bietet unserem Team ein hervorragendes Instrumentarium, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen.“
– Larry Robertson, MERIT Solutions
IT Complete bietet nahtlose Workflow-Integrationen für umsatzgenerierende Lösungen, um die Rentabilität von MSPs und die Effizienz der Techniker zu steigern. Damit können KMUs und IT-Teams ihre Budgets und Ressourcen besser einsetzen, sodass IT-Manager mit weniger Aufwand mehr erreichen können.
Letztendlich beseitigt die von Kaseya angebotene Workflow-Integration die „Lücke“ – die wertvolle Zeit, die IT-Fachkräfte damit verschwenden, zwischen unterschiedlichen Anwendungen hin und her zu wechseln.
