Te presentamos Workforce Planner: tu centro de gestión de personal y proyectos en Kaseya BMS
La gestión del personal y de los proyectos siempre ha supuesto un delicado equilibrio para los proveedores de servicios de TI. Entre las incidencias de servicio, las tareas de los proyectos y la planificación de recursos, es fácil perder la visión de conjunto y dedicar más tiempo a hacer malabarismos con las herramientas que a realizar el trabajo. Por eso nos complace presentar Workforce Planner, una nueva función de BMS diseñada para simplificar y transformar la forma en que gestionas tu plantilla.
Visibilidad integral para una mejor planificación
Para muchos socios, la gestión de personal supone tener que alternar entre herramientas de proyectos de terceros, calendarios de asignación de tareas y hojas de cálculo internas. Workforce Planner reúne todo esto en una única plataforma fácil de usar.
Con Workforce Planner, los jefes de proyecto y los administradores pueden:
- Consulta de un vistazo la disponibilidad de los recursos: averigua quién está libre, quién está ocupado y dónde puede haber riesgo de sobrecarga.
- Asigna tareas con confianza: asigna al especialista adecuado a cada tarea y ajústalas a los plazos previstos.
- Fomenta la colaboración: permite que todos puedan ver las responsabilidades actuales y los horarios del equipo, lo que genera una mayor transparencia en toda la empresa.
En el caso de recursos como ingenieros o técnicos, Workforce Planner ofrece una visión clara del trabajo que se les ha asignado sin necesidad de que tengan que utilizar herramientas complejas. Y para aquellos que no tienen acceso directo, las tareas que se les han asignado aparecen automáticamente en su página «Mi calendario», lo que garantiza que nadie se quede al margen.
Una gestión de proyectos más inteligente, integrada en el BMS
Esta primera fase de Workforce Planner se centra en los proyectos. En lugar de depender de herramientas de terceros, ahora dispondrás de una solución integrada y moderna que incluye:
- Una interfaz de usuario y una experiencia de usuario más limpias e intuitivas: diseñadas para los flujos de trabajo actuales de los MSP.
- Permisos basados en roles: Los jefes de proyecto y los administradores con derechos de «Modificar» pueden asignar y editar tareas, mientras que los usuarios con acceso de «Ver» pueden filtrar y revisar los calendarios.
- Gestión centralizada de tareas: todas las tareas creadas en el módulo «Proyectos» se reflejan en Workforce Planner, lo que garantiza una única fuente de información fiable.
Al combinar una visibilidad clara con permisos específicos para cada función, Workforce Planner hace que la gestión de proyectos sea segura y eficiente.
Diseñado para cada puesto de tu equipo
Workforce Planner se ha diseñado teniendo en cuenta a distintos perfiles de usuario:
- Responsables de proyectos y administradores: planificad con antelación, asignad tareas y ajustad las cargas de trabajo con acceso completo.
- Recursos con permisos de visualización: realiza un seguimiento sencillo de las tareas asignadas y consulta el calendario general del equipo.
- Recursos sin acceso: siguen beneficiándose, ya que las tareas que se les asignan se sincronizan automáticamente con su «Mi calendario».
Esto garantiza que todo el mundo, independientemente de su nivel de acceso, esté al corriente y bien informado.
Un análisis más detallado de la interfaz
La vista de calendario de Workforce Planner reúne todos los elementos en un solo lugar:
- Vistas del calendario: alterna entre la vista diaria y la semanal, ve directamente a «Hoy» o desplázate para ver las tareas pendientes.
- Lista de recursos: consulta los empleados, sus cargos y su disponibilidad directamente en la interfaz.
- Planificación por turnos: los bloques blancos indican las horas de trabajo, los grises, el tiempo fuera de turno, y la línea roja marca la hora actual.
- Panel de tareas: Filtra, ordena y asigna tareas directamente en el calendario para recursos específicos.
- Opciones de pantalla completa y filtrado: céntrate en los detalles que más importan para tu planificación.
Estas herramientas facilitan la asignación eficaz de recursos sin perder de vista el panorama general.
Transparencia a través de los registros y los informes
Workforce Planner también ofrece un registro exhaustivo de todas las actividades, incluyendo la creación de tareas, los cambios en las asignaciones y las actualizaciones de la programación, al que se puede acceder desde «Admin» > «Registros» > «Workforce Planner». Puedes personalizar las vistas de los registros, guardarlas para volver a utilizarlas e incluso compartirlas con todo el equipo. Este nivel de visibilidad garantiza la rendición de cuentas y facilita el seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo.
Sentando las bases para una gestión integral de la plantilla
Aunque la primera versión de Workforce Planner se centra en los proyectos, esto es solo el principio. Las fases futuras se ampliarán para incluir incidencias, llamadas de servicio y, con el tiempo, sustituirán al calendario de asignación de tareas actual. El objetivo a largo plazo es ofrecer a los socios un centro integral de gestión de personal, que sirva como punto único para comprender cómo se utilizan el tiempo y los recursos en toda la empresa.
Reserva hoy mismo una demostración de Kaseya BMS para descubrir cómo Workforce Planner puede simplificar la planificación de horarios y mejorar el rendimiento de tu equipo.
