Cervecería Bell’s

Aspectos destacados del caso práctico

El reto

Con 10 técnicos a cargo de todas las instalaciones de Bell’s Brewery en todo el país, su documentación debe estar en perfectas condiciones para garantizar una gestión eficiente del tiempo. Sin embargo, durante mucho tiempo no fue así.

«Almacenábamos todos los activos en hojas de cálculo dispersas, con distintos archivos ubicados en diferentes lugares, lo que provocaba que los datos estuvieran dispersos y resultaran de difícil acceso», explicó William Richardson, administrador de sistemas. Además, su documentación estaba incompleta y desactualizada, lo que puede dificultar la búsqueda de información fiable de forma oportuna sin tener que comprobar dos veces su exactitud.

El uso de herramientas de documentación no estructuradas, como OneNote y Wiki, hizo que el equipo perdiera mucho tiempo valioso buscando los datos que necesitaba. Por eso decidieron consolidar su documentación para garantizar que todo fuera fácilmente accesible.

 

Diseñado para profesionales de las tecnologías de la información

IT Glue, una solución de documentación diseñada para profesionales de TI, permite a Bell’s Brewery abordar sus problemas específicos en materia de documentación y gestión de activos. La posibilidad de vincular los activos con sus procedimientos operativos estándar (SOP) y contraseñas supuso un cambio radical para Bell’s Brewery, ya que IT Glue les permitió encontrar cualquier información relevante de forma rápida y sencilla en un único panel.

Sin embargo, IT Glue nos ofreció mucho más que eso. «La función de gestión de contraseñas fue una gran ventaja para nosotros. La función de contraseñas en riesgo resulta realmente útil para avisarnos de posibles amenazas, sin que ello nos suponga ningún trabajo adicional», afirmó William.

Además, el proceso de importación de datos en IT Glue supuso una agradable sorpresa para Bell’s Brewery. «Con las herramientas anteriores, la importación de datos nos daba muchos quebraderos de cabeza, ya que teníamos que subir un archivo y, a menudo, el proceso fallaba sin indicarnos qué era lo que había fallado. Esto nos obligaba a averiguar por nuestra cuenta por qué no se subía», señaló William.

Además, añadió que el método de carga de archivos CSV de IT Gluepara la incorporación de datos era rápido y fluido. Esto permitió a Bell’s Brewery cargar la información, revisarla y realizar las correspondientes correspondencias.

Más que simple documentación informática

Bell’s Brewery también ha aprovechado al máximo la amplia gama de integraciones disponibles en IT Gluepara automatizar su documentación. Mantienen actualizada la información sobre sus usuarios y dispositivos gracias a las integraciones con Microsoft 365 y Meraki.

Además, gracias a la API abierta de IT Glue, William aprovecha los scripts de PowerShell para automatizar y optimizar aún más sus procesos. William afirmó: «Los nuevos empleados se añaden automáticamente para su incorporación, y podemos generar fácilmente un informe para su baja y ver qué activos pertenecen al usuario. Además, también se nos notifica de cualquier nueva máquina virtual de VMware, ya que se abre automáticamente un ticket. Esto ayuda a automatizar procesos que a menudo son manuales y que podrían pasarse por alto o tardar demasiado en completarse».

Los resultados

Desde una API abierta y una gestión integral de contraseñas hasta medidas de seguridad que superan los estándares del sector y la posibilidad de consultar documentación contextual en cualquier momento, IT Glue fue la solución que Bell’s Brewery necesitaba para consolidar, automatizar y optimizar los flujos de trabajo de su departamento de TI.

«La función de contraseñas en riesgo es realmente útil para avisarnos de si hay alguna amenaza potencial, sin que ello nos suponga ningún trabajo adicional».