Doc Tech

Aspectos destacados del caso práctico

El reto

Cuando Doc Tech incorporó los servicios informáticos a su oferta principal —servicios de impresión, copia y escaneo para concesionarios—, seguía utilizando hojas de cálculo y documentos de Word para gestionar su documentación. En este contexto, mantener la información actualizada suponía un reto importante para Doc Tech, ya que no existía un historial de versiones adecuado que permitiera identificar cuándo se había actualizado un documento por última vez.

Además de la información inexacta y desactualizada, la empresa también tenía dificultades para proporcionar un acceso centralizado a sus técnicos. Al carecer de una herramienta de documentación compartida, no existía una única fuente de información fiable, y cada técnico disponía de su propia versión de los documentos.

Además, tener que buscar exhaustivamente la información o volver a elaborar documentos cada vez que era necesario suponía una pérdida de tiempo y una falta de eficiencia. El director general de la empresa, Jared Smith, ingeniero de sistemas de profesión, se dio cuenta de que sería difícil crecer sin una documentación estructurada.

Doc Tech se planteó utilizar Confluence, pero se dio cuenta de que no estaba diseñado para un proveedor de servicios informáticos. Necesitaban una herramienta sólida que cubriera todas sus necesidades de documentación y se adaptara mejor a su modelo de negocio.

La solución

IT Glue proporcionó la estructura y la flexibilidad que Doc Tech necesitaba para crear su infraestructura de documentación. La función «Elementos relacionados» de IT Glue , junto con la estructura y el diseño inteligentes de la solución, facilitaron el acceso a la documentación a todos los miembros de la organización.

Dado que IT Glue es una solución diseñada teniendo en cuenta la estandarización y la multitenencia, Doc Tech puede adaptar su documentación a las necesidades específicas de cada cliente sin interrumpir el flujo de información. Además, les ha proporcionado una guía sobre cómo y qué documentar, con un formato predefinido para cada elemento que documentan, de modo que no se pase por alto ningún detalle importante. 

IT GlueLa estructura informática inteligente de la empresa ofrecía múltiples ventajas al reunir todo en un solo lugar, incluidas las contraseñas, los procedimientos operativos estándar (SOP), la información sobre el hardware y otros datos de los activos. Ahora es más fácil que nunca encontrar información, ya que la función «Elementos relacionados» agrupa automáticamente los activos vinculados. Los técnicos pueden ver ahora las contraseñas y los procedimientos operativos estándar relacionados con cualquier activo que estén consultando, incluso si no fueron ellos quienes los documentaron.

Doc Tech aprovechó las funciones de gestión de contraseñas de IT Glue para consolidar todas las contraseñas de sus clientes en una plataforma segura, junto al resto de su documentación informática. Ahora, la empresa puede realizar un seguimiento de todos los cambios en sus activos, contraseñas y documentos gracias a los registros de actividad. Esto permite a los técnicos identificar fácilmente la información obsoleta con solo comprobar si hay algo que no se haya actualizado desde hace tiempo.

Integraciones

Con IT Glue, Doc Tech ha llevado su documentación a un nuevo nivel gracias a integraciones inteligentes que automatizan las tareas diarias, mejorando las operaciones empresariales sin suponer un trabajo adicional. Doc Tech está aprovechando las siguientes integraciones en IT Glue: 

• Datto RMM:La función de introducción de contraseñas de Datto RMM permitió a Doc Tech iniciar sesión en un dispositivo sin revelar las credenciales al técnico. Esto resultó fundamental en el caso de los dispositivos cuyas contraseñas los usuarios deben proteger frente a otros usuarios y administradores.
• ConnectWise Manage:La integración deIT Gluecon su herramienta de gestión de servicios profesionales (PSA), ConnectWise Manage, permitió a los técnicos de Doc Tech ver toda la información de los tickets en una sola pantalla y consultar tickets antiguos directamente en IT Glue, lo que les proporcionó más opciones para encontrar documentación.
• Microsoft 365:La integración deIT Gluecon Microsoft 365 les permite sincronizar toda la información de los clientes en su sistema de documentación diario, lo que les permite aumentar la eficiencia.
• Datto BCDR:Sin necesidad de iniciar sesión en el portal de Datto BCDR, Doc Tech podía supervisar toda la información sobre las copias de seguridad de Datto BCDR directamente en IT Glue.

Los resultados

Doc Tech aprovechó muchas de las funciones principales de IT Glue, entre ellas los «Elementos relacionados», la estructura estandarizada para la documentación y las integraciones profundas con los flujos de trabajo, con el fin de reducir el número de clics en las tareas cotidianas. Jared Smith afirmó: «Cuantos menos clics se necesiten para hacer las cosas, mejor. IT Glue ayuda a nuestros técnicos a ser más eficientes».

Desde un punto de vista operativo, esto proporcionó a la empresa una mayor comprensión de cómo utilizan los usuarios sus sistemas. Además, permite que su estrategia de seguridad se mantenga en consonancia con los objetivos empresariales y de los clientes.

Doc Tech podría documentar fácilmente a cada cliente del que se ocupa, personalizar la documentación según las necesidades de cada uno y mantener un proceso estandarizado para ofrecer el mejor servicio.

 

«Cuantos menos clics se necesiten para hacer las cosas, mejor. IT Glue ayuda a nuestros técnicos a ser más eficientes».

Jared Smith, director ejecutivo de Doc Tech