Versión 2

Aspectos destacados del caso práctico

El reto

Version2 es un proveedor de servicios gestionados (MSP) con sede en Chicago que cuenta con 14 empleados y presta servicio a clientes de todo el país. La empresa no disponía de un sistema claro para documentar los entornos informáticos a los que prestaba servicio. Se utilizaban ampliamente documentos de Word y hojas de cálculo de Excel para gestionar todo, desde el inventario de los clientes hasta los mapas de red y los números de serie. Esto resultó ser bastante complicado y requería mucho tiempo.

Además, Version2 tenía dificultades para mantener la seguridad de sus contraseñas, ya que se limitaba a proteger esta información vital en un gestor de contraseñas con una «llave maestra». El MSP también se enfrentaba a una dispersión de la información provocada por el uso de documentos independientes para cada cliente y sus activos. Como consecuencia, se dedicaba demasiado tiempo a buscar la información necesaria, día tras día.

Version2 necesitaba centralizar toda la información informática de sus clientes en un único lugar. De este modo, todo estaría interconectado y se obtendría una visión general precisa de la red de cada cliente.

La solución

IT Glue Resultó ser la herramienta de documentación que Version2 necesitaba para integrar las diferentes infraestructuras informáticas que gestiona. Gracias a IT Glue, Version2 pudo almacenar y gestionar contraseñas de forma segura, establecer relaciones entre activos y documentos, y encontrar rápidamente cualquier dato que necesitara en cuestión de segundos.

Además de proporcionárselas con una estructura definida, IT Glue también les ofreció la flexibilidad necesaria para personalizar su propio «Flexible Asset» con el fin de llevar a cabo tareas de vCIO. Version2 creó y personalizó un «Flexible Asset» para realizar un seguimiento de la lista de asuntos pendientes que debían tratarse con los clientes durante las revisiones trimestrales de negocio.

Esta herramienta «Flexible Asset» permitió a los ingenieros que trabajan in situ realizar un seguimiento de una lista de tareas pendientes, como estaciones de trabajo obsoletas, máquinas que necesitaban una actualización o máquinas que se acercaban al final de su vida útil o al fin de su soporte técnico. Esta información estructurada ayuda al vCIO a analizar la lista de tareas pendientes y a priorizar los proyectos en función de su importancia y su impacto en el negocio.

Además, Version2 utiliza MyGlue para colaborar con sus clientes y crear un canal de comunicación bidireccional, de modo que estos puedan consultar y utilizar la documentación que ya han configurado en IT Glue.

«Con MyGlue, en lugar de que nuestros clientes tengan que solicitar información o llamarnos si surge algún problema, disponen de acceso directo a datos como los datos de contacto de los proveedores, la red LAN, las contraseñas y las licencias», afirmó Craig Weber, ingeniero sénior y socio de Version2.

Añadió: «Además, nuestros clientes también pueden llevar un registro de sus activos. Nuestros clientes del sector manufacturero tienen la opción de guardar la información sobre la garantía y los números de serie de sus equipos. Esto facilita a nuestros clientes el acceso a la información. Además, nos permite mantener actualizada y fácilmente accesible toda la información de nuestros clientes».

Los resultados

IT Glue Resultó ser una gran inversión para Version2. IT Glue les ha ayudado a crear nuevos estándares y procesos en su negocio. Esto fue posible gracias al aprovechamiento de los «Core Assets» y los «Flexible Assets» de la herramienta, el mapeo de relaciones y el acceso y almacenamiento seguros de contraseñas.

Gracias a MyGlue, pueden transmitir su valor y mantener a los clientes al corriente de lo que están haciendo. Y lo que es más importante, ha permitido a Version2 colaborar con sus clientes y fortalecer esas relaciones.

El uso de una solución de documentación diseñada específicamente para profesionales de TI ha permitido a Version2 ser más eficiente en materia de automatización y consolidación. Además, garantiza que la información confidencial esté siempre a salvo y que los procesos cotidianos se optimicen gracias a las integraciones y a unos flujos de trabajo flexibles.

Con MyGlue, en lugar de que nuestros clientes tengan que solicitar información o llamarnos si surge algún problema, disponen de acceso directo a datos como los datos de contacto de los proveedores, la red LAN, las contraseñas y las licencias.