Cómo ZTek Solutions logró un crecimiento del 300 % y unos márgenes de beneficio del 30 % gracias a Kaseya

Aspectos destacados del caso práctico

• Crecimiento del negocio del 300 % tras la consolidación en Kaseya.
• Se han alcanzado márgenes de beneficio superiores al 30 % gracias a la eficiencia operativa.
• Reducción del 15 % en el tiempo de resolución de las incidencias.
• Reducción significativa del trabajo manual y de las intervenciones de emergencia.
• Transición hacia un modelo de servicio totalmente proactivo y escalable.

Un MSP en expansión que no pudo seguir el ritmo de su propio éxito

ZTek Solutions se ha labrado su reputación a base de mucho esfuerzo: gracias a un trabajo incansable y a un servicio personalizado.

«Creé ZTek Solutions mientras seguía con mi trabajo diario… trabajando por las noches, los fines de semana y jornadas de entre 15 y 16 horas», nos contó Raúl Zayas, fundador y presidente de ZTek Solutions.

A medida que la empresa fue creciendo hasta convertirse en un MSP con una plantilla de 30 personas, también lo hizo su complejidad. Cada nuevo cliente, sistema y flujo de trabajo suponía una carga adicional para un equipo que ya estaba al límite de sus capacidades.

«Por mucho que nos esforzáramos, nos veíamos arrastrados río abajo», dijo Zayas. «Trabajo manual con tickets, herramientas inconexas, reaccionar constantemente ante los problemas en lugar de prevenirlos».

Al igual que muchos proveedores de servicios gestionados (MSP), ZTek Solutions llegó a un punto de inflexión. El crecimiento ya no se veía limitado por la demanda, sino por las operaciones.

El punto de ruptura: herramientas inconexas y un departamento de TI reactivo

Antes de Kaseya, ZTek Solutions utilizaba un conjunto de herramientas fragmentado que ralentizaba el trabajo de los técnicos y generaba ineficiencias en toda la empresa.

Los técnicos dedicaban un tiempo valioso a cambiar de un sistema a otro, buscar información y realizar tareas manualmente. Los responsables carecían de visibilidad en tiempo real. La facturación requería un esfuerzo manual.

El resultado fue un entorno reactivo, en el que los problemas solo se abordaban después de que hubieran provocado caos o trastornos.

Y como dependían de tantos sistemas diferentes, todo se ralentizaba y se generaban fricciones. Algo inaceptable para una empresa que presta servicio a clientes del sector sanitario que no pueden permitirse sufrir interrupciones en el servicio.

Este modelo era insostenible.

Un cambio estratégico hacia un sistema unificado: Kaseya

ZTek Solutions dio un paso decisivo para consolidar sus operaciones con Kaseya, estandarizando su infraestructura en:

• Autotask (Anuncio de interés público)
• IT Glue (documentación)
• Kaseya Endpoint
• Kaseya 365 Ops
• Kaseya 365 User
• SaaS Alerts y herramientas de automatización
• ConnectBooster

No se trató simplemente de una actualización tecnológica. Fue un cambio operativo total.

«En cuanto llevamos a cabo esa consolidación, notamos un cambio casi de inmediato», afirmó Zayas. «Estas mejoras permitieron a mis técnicos trabajar más rápido y evitar tener que abrir varias ventanas a la vez».

Gracias a una plataforma unificada, ZTek Solutions eliminó los cambios de contexto y proporcionó a los técnicos acceso inmediato a las herramientas y la información que necesitaban para realizar su trabajo con rapidez.

De una informática reactiva a una proactiva

Una de las transformaciones más significativas fue el paso de una prestación de servicios reactiva a una proactiva. Gracias a Kaseya RMM y a la supervisión de terminales, ZTek Solutions comenzó a detectar problemas antes incluso de que los usuarios se dieran cuenta. Recibían alertas sobre los problemas y los solucionaban sin tener que avisar a sus clientes.

Otra ventaja del cambio fue que, en lugar de limitarse a responder a las incidencias, el equipo empezó a prevenirlas. Rafael Medina, responsable del servicio de asistencia de ZTek Solutions, afirmó que «dedico buena parte de mi jornada a prevenir problemas, buscando posibles incidencias antes de que se produzcan».

Este modelo proactivo redujo el volumen de solicitudes de asistencia recibidas, disminuyó el tiempo de inactividad y alivió el estrés en toda la organización.

Automatización que elimina el trabajo manual

La automatización y la integración se han convertido en la base de la mejora de la eficiencia de ZTek Solutions.

Gracias a las herramientas basadas en la inteligencia artificial, las tareas que antes llevaban minutos ahora se completan en segundos. Con unos flujos de trabajo más ágiles, los técnicos pueden hacer más y hacerlo con mayor precisión.

AutotaskLos flujos de trabajo financieros y de facturación integrados eliminaron una de las mayores cargas operativas. «Disponer de un sistema de facturación integrado me ha ahorrado un fin de semana al mes», afirmó Zayas. «Ahora puedo desempeñar realmente mi función de director general y no la de técnico».

«Los flujos de trabajo integrados de facturación y finanzas deAutotaskme han liberado de una de las mayores cargas operativas. Gracias a la facturación integrada, me ahorro un fin de semana al mes; ahora puedo desempeñar mi función como director general de verdad, y no como un técnico».

Raúl Zayas, fundador y presidente de ZTek Solutions

Una estandarización que se adapta a cualquier escala

Gracias a las operaciones de « IT Glue » y « Kaseya 365 », ZTek Solutions ha estandarizado los procesos, la documentación y los flujos de trabajo en toda la organización. Esto ha dado lugar a un modelo de servicio repetible y escalable en el que:

• El conocimiento se comparte entre todo el equipo
• Los nuevos técnicos se ponen al día más rápido
• Los problemas complejos se resuelven de forma más coherente

Zayas afirma que notó una gran diferencia en lo que respecta a los técnicos junior. Estos podían «mejorar sus habilidades o resolver problemas más complejos» gracias a IT Glue.

La estandarización también permitió a los técnicos atender a más clientes sin aumentar la carga de trabajo. Gracias a que sus procesos de trabajo se simplificaron y agilizaron, los técnicos pudieron atender a más clientes y resolver más incidencias que nunca.

Impacto empresarial cuantificable

La transformación operativa dio lugar a resultados inmediatos y duraderos:

• Un crecimiento empresarial del 300 %
• Márgenes de beneficio superiores al 30 %
• Tiempos de resolución de incidencias un 15 % más rápidos

«ZTek Solutions opera actualmente con unos márgenes de beneficio del 30 % y ha crecido un 300 %», según Zayas.

Al reducir el trabajo manual y aumentar la eficiencia, ZTek Solutions logró aumentar sus ingresos sin aumentar proporcionalmente su plantilla.

Generar confianza mediante un servicio proactivo

Para los clientes de ZTek Solutions, especialmente los del sector sanitario, la fiabilidad y la rapidez son fundamentales. Necesitan tener la seguridad de que su proveedor de servicios gestionados (MSP) les respalda las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Y gracias a Kaseya, ZTek Solutions puede ofrecerles precisamente esa tranquilidad.

Pasaron de ser un proveedor de TI reactivo a convertirse en un socio estratégico de confianza.

«Los clientes confían más en nosotros», afirmó Zayas. «Saben que estamos de su lado».

En lugar de limitarse a resolver problemas, ZTek Solutions ayuda ahora a sus clientes a mantener su negocio por el buen camino y centrado en sus objetivos.

Una plataforma para un crecimiento continuo

Hoy en día, gracias a Kaseya, ZTek Solutions opera con un nivel de eficiencia, previsibilidad y escalabilidad que antes no era posible. La empresa ya no se ve limitada por restricciones operativas. Ahora está preparada para seguir expandiéndose hacia nuevos servicios, sectores y tecnologías.

«Contamos con las herramientas que nos permiten trabajar de forma más inteligente, no más dura», afirma Zayas. «Y planificar nuestro siguiente paso».

El resultado

Al consolidar su conjunto de herramientas con Kaseya, ZTek Solutions transformó su negocio, pasando de ser reactivo y fragmentado a proactivo, eficiente y altamente rentable, lo que le permitió alcanzar un crecimiento que antes estaba fuera de su alcance.

Además, tanto la empresa como sus empleados se beneficiaron. La mejora de la eficiencia y el crecimiento les permitieron recuperar tiempo para sus vidas personales. Dejaron de estar estresados por el trabajo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y pudieron centrarse en vivir el momento, tanto en el trabajo como en casa.

¿Y qué podría haber mejor que eso?