Precios y facturación de MSP: modelos flexibles

Introducción

Los proveedores de servicios gestionados (MSP) suelen utilizar varios modelos de tarificación diferentes para sus servicios de TI. Entre ellos se incluyen los modelos de facturación basados en el valor, en los dispositivos o terminales, en los usuarios y en los proyectos. Su herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA) debería ser compatible con todos estos modelos de tarificación en el proceso de facturación. Además, la solución PSA también debería ofrecer un prorrateo automático de la facturación.

Detalles del modelo de precios y facturación de MSP

Fijación de precios basada en el valor

El modelo de precios basado en el valor se centra en una tarifa plana que abarca toda la gama de servicios ofrecidos al cliente. En lugar de facturar al cliente por servicios individuales, el modelo de precios basado en el valor se centra en proporcionar toda la gama de servicios de MSP por un único precio. La tarifa plana incluye toda la asistencia informática prestada al cliente cada mes.

Este modelo suele comercializarse mediante una suscripción mensual o anual, lo que ofrece una serie de ventajas para el MSP. En primer lugar, proporciona una fuente de ingresos predecible. En segundo lugar, genera márgenes brutos más elevados en comparación con otros modelos. Y, por último, facilita la gestión de la plantilla y la utilización de los técnicos.

En este modelo, el MSP suele encargarse de toda la función de TI del cliente, convirtiéndose, en esencia, en su departamento de TI externalizado. A los clientes se les cobra por el valor que esos servicios aportan a su negocio, tal y como sugiere el nombre.

Por lo general, la fijación de precios basada en el valor es más compleja que otros modelos de fijación de precios. El precio final se determina en función del coste por usuario y, a menudo, el MSP puede obtener mayores márgenes con el paso del tiempo. En este modelo, los costes individuales de los servicios no suelen revelarse al cliente.

Por lo tanto, el precio real de la solución completa varía de un cliente a otro en función de varios factores, entre los que se incluyen los niveles de servicio y asistencia (según los acuerdos de nivel de servicio), los mercados verticales, etc. Si bien el MSP puede personalizar el precio de las soluciones en cada contrato de servicio para obtener la máxima rentabilidad, los clientes disfrutan de la simplicidad de una solución completa para todas sus necesidades informáticas a un precio único.

Precios por niveles

Uno de los modelos de precios más populares entre los MSP es el de precios por niveles, que consiste en ofrecer al cliente varios paquetes de servicios combinados a distintos precios. Estos paquetes de servicios pueden clasificarse, por ejemplo, en los niveles Bronce, Plata, Oro y Platino, y los precios aumentan a medida que se añaden más servicios a los paquetes.

Cada uno de estos niveles ofrece un conjunto específico de servicios y asistencia. Por ejemplo, un paquete «bronce» de gestión de ordenadores de sobremesa podría incluir la gestión de parches, la gestión remota, un antivirus y asistencia telefónica en horario laboral a un precio básico. En los niveles superiores, los paquetes avanzados «plata» u «oro» podrían ofrecer al cliente servicios adicionales, como visitas in situ, asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año y mucho más.

En esencia, el modelo de precios por niveles ofrece a los clientes la flexibilidad de elegir el nivel de paquete que mejor se adapte a sus necesidades y a su presupuesto. Cada uno de estos niveles se estructura en función de los recursos y los costes, con un precio que garantiza la rentabilidad del proveedor de servicios gestionados (MSP) y proporciona al cliente los servicios prometidos.

Al igual que el modelo basado en el valor, el modelo por niveles se comercializa como una suscripción mensual o anual y ofrece las mismas ventajas mencionadas anteriormente.

Tarificación basada en el dispositivo

También conocido como modelo de precios por dispositivo, el modelo basado en dispositivos exige que el cliente pague una tarifa fija por cada dispositivo gestionado por el MSP, que se factura periódicamente. En este modelo, el MSP que llevar un control del número de usuarios que hay en la organización del cliente. Se trata de un modelo bastante sencillo y fácil de implementar para los MSP, en el que los precios pueden variar en función de los tipos de dispositivos (por ejemplo, servidores, computadoraes de sobremesa, laptopes, tabletas o dispositivos móviles) gestionados. Es habitual que los MSP cobren un precio por dispositivo para los servidores y un precio más bajo para los dispositivos de los usuarios finales, por ejemplo. El MSP presupuestar fácilmente los precios para sus clientes potenciales. Por lo general, se factura al cliente por dispositivo cada mes.

El modelo basado en dispositivos es muy flexible, ya que los clientes pueden añadir o eliminar dispositivos fácilmente en función de sus necesidades cambiantes y la facturación se ajusta en consecuencia. Si se integra correctamente, tu solución PSA puede extraer a diario información actualizada sobre los activos de tu herramienta RMM y prorratear automáticamente la facturación mensual según el número variable de dispositivos gestionados. (Véase la sección sobre facturación prorrateada más abajo). Según la Encuesta de Referencia de MSP de 2020, casi el 24 % de los MSP cobraban a más del 50 % de su clientela total basándose en el modelo de precios por dispositivo.

Sin embargo, este modelo de precios también presenta algunos inconvenientes. El modelo puede resultar menos atractivo para las pymes que cuentan con muchos usuarios, cada uno de los cuales dispone de varios dispositivos —por ejemplo, un computadora de sobremesa, un laptop, una tableta o un smartphone—. En este caso, el modelo «por usuario» puede ser una buena alternativa (véase más abajo). Además, dado que el MSP múltiples servicios para cada dispositivo, la estructura de tarifa plana puede impedir determinar con precisión el coste total de la prestación del servicio y mermar los beneficios.

Tarificación por usuario

Como su nombre indica, en el modelo de tarificación por usuario, al cliente se le cobra una tarifa fija mensual por usuario, independientemente del número de dispositivos que utilice. En esencia, este modelo cubre las necesidades informáticas de cada usuario y de todos los dispositivos que utilice.

Este modelo de precios es una buena opción para los MSP que prestan servicio a empresas con un gran número de usuarios individuales que utilizan varios dispositivos. Según la Encuesta de Referencia sobre MSP de 2020, el 25 % de los MSP cobra a más del 50 % de sus clientes mediante el modelo de precios basado en el número de usuarios. Este modelo es muy flexible y fácil de entender para los clientes, al igual que el modelo por dispositivo.

Para utilizar el modelo basado en el usuario, los MSP deben determinar en primer lugar el precio total por puesto, que incluye el coste total de la prestación de todos los servicios para un único usuario. Una vez hecho esto, el MSP puede establecer un precio mínimo, un precio de equilibrio y el margen de beneficio. Algunos de los factores clave que el MSP debe tener en cuenta a la hora de definir el precio final basado en el usuario para un cliente son:

• Conocimientos informáticos del cliente
• Complejidad técnica de la red
• Antigüedad de la tecnología o los dispositivos

Tarificación por proyectos

A menudo, los MSP prestan servicios a sus clientes en el marco de proyectos concretos. El pliego de condiciones (SOW) del proyecto define todos los hitos y los resultados esperados, y establece los honorarios. A continuación, facturan al cliente en consecuencia.

Tarifa horaria de mano de obra (tiempo y materiales)

Según el modelo de precios por hora de trabajo, los MSP deben calcular el tiempo y los materiales invertidos en la gestión de los entornos de TI de sus clientes. Este modelo suele utilizarse en el modelo "break-fix", en el que el MSP presta servicios bajo demanda y según las necesidades del cliente. Para determinar una tarifa razonable y rentable a la hora de facturar a los clientes, los MSP deben conocer claramente sus propios costos laborales.

Hay varias variables que influyen en la determinación de la tarifa de mano de obra para los servicios informáticos de reparación a demanda, siendo la más importante el cálculo de las posibles horas facturables al año. Además, los MSP también deben determinar la tasa media de utilización de sus técnicos, es decir, el porcentaje de tiempo facturable que un técnico dedicaría a trabajar con el cliente.

Uno de los aspectos clave que debe tener en cuenta un MSP para ser rentable a la hora de fijar sus precios es el cálculo de su tarifa horaria total, que incluye los dos componentes siguientes:

• La carga laboral total facturable - Los costos laborales totales facturables del personal.
• La carga total de los gastos generales - La suma de todos los gastos generales del MSP, que incluye el personal no facturable y otros costos como formación, alquiler, combustible, servicios de telecomunicaciones, servicios públicos, etc.

La principal dificultad del modelo de servicios MSP de «reparación a demanda», que utiliza la facturación por tiempo y material, es la falta de previsibilidad de los ingresos para el MSP. Por eso, muchos MSP han abandonado este modelo para pasar a modelos basados en suscripción, que permiten estabilizar los ingresos.

Cómo una solución PSA da soporte a estos modelos en el proceso de facturación

Una solución sólida de automatización de servicios profesionales (PSA) puede ayudarte a optimizar el proceso de facturación a tus clientes y facilitarte la gestión de tus finanzas de forma más eficiente y precisa. La solución PSA adecuada será compatible con todos los modelos de precios mencionados anteriormente y ayudará a los MSP a establecer relaciones leales y duraderas con sus clientes.

A continuación se exponen algunas consideraciones clave sobre cómo una solución PSA debería contribuir a la gestión del proceso de facturación:

Aspectos a tener en cuenta en la facturación basada en dispositivos

Tu solución PSA debería integrarse con tu herramienta de supervisión y gestión remota (RMM) para obtener la información más reciente sobre los activos de TI mediante un proceso diario de sincronización de activos. Con esta información actualizada sobre los activos, tu herramienta PSA puede generar facturas precisas basadas en los dispositivos. Cada vez que su cliente añada o elimine dispositivos de su suscripción a « managed services », su solución PSA podrá utilizar la información actualizada de los activos procedente de su herramienta RMM y prorratear automáticamente la facturación mensual en función del número variable de dispositivos gestionados.

Aspectos a tener en cuenta en la facturación por usuario

Al igual que el modelo de facturación basado en dispositivos, el modelo de facturación basado en usuarios también es fácil de implementar gracias a las integraciones con otras fuentes de datos de usuarios. La solución PSA puede obtener información de los usuarios de Active Directory y utilizarla para calcular las facturas mensuales de tus clientes. A medida que los negocios de sus clientes crecen y estos siguen añadiendo usuarios a su suscripción a los servicios MSP, su solución PSA puede utilizar la información actualizada de los usuarios procedente de Active Directory y prorratear automáticamente la facturación mensual en función del número variable de usuarios gestionados. La integración entre su solución PSA y Active Directory también agiliza y facilita la incorporación de nuevos usuarios.

Facturación prorrateada para usuarios y dispositivos

La facturación prorrateada significa, sencillamente, que la factura refleja cualquier cambio realizado a mitad de un ciclo de facturación. En otras palabras, si facturas mensualmente, cobrarías a tus clientes por los nuevos usuarios o dispositivos que se hayan añadido a mitad de mes, por la parte del mes en la que han estado bajo tu gestión. Siempre que se produzcan modificaciones en las fechas de vigencia del servicio o en las unidades de servicio dentro de un periodo de facturación, las facturas se ajustan en consecuencia. Con la facturación prorrateada, no se pierden los pagos correspondientes a las unidades de servicio que son facturables durante una parte del ciclo de facturación.

La función de facturación prorrateada es imprescindible en una solución PSA completa. Una buena solución PSA automatiza el prorrateo para ahorrar tiempo y garantiza que la facturación a tus clientes por meses parciales sea precisa.

Aspectos a tener en cuenta en la facturación basada en tarifas por hora

En el modelo de tarificación por horas, es imprescindible que un MSP registre todas las horas facturables para calcular con precisión el importe que debe abonar el cliente. Al facturar según este modelo, tus técnicos deben asegurarse de crear un nuevo ticket de servicio por cada incidencia que se atienda y resuelva para el cliente, aunque solo lleve 10 minutos. Con la ayuda de tu solución PSA, puedes registrar fácilmente todo el tiempo facturable para garantizar una facturación precisa y obtener información sobre los índices de utilización de los técnicos.

Para que tus técnicos puedan llevar un control riguroso de los tickets de cada servicio prestado al cliente, una solución PSA a la que se pueda acceder y gestionar a través de una aplicación móvil supone una auténtica ventaja. Una aplicación móvil agiliza la gestión de los tickets de servicio cuando los técnicos se encuentran en las instalaciones del cliente.

Características clave de PSA necesarias para optimizar la facturación

Cuadro de mando financiero

Para optimizar tu proceso de facturación, tu solución PSA debería ofrecerte un panel de control con los distintos datos relacionados con la facturación a los clientes. Debería proporcionarte información relevante, como los ingresos por cliente, los contratos que están a punto de caducar, los servicios que hay que facturar cada mes, tu lista de tareas pendientes, etc., todo ello en una única vista completa.

Automatización de la facturación

Facturar a tus clientes cada mes puede resultar una tarea engorrosa para tu equipo de servicios. Sin embargo, una solución PSA que automatice tu proceso de facturación puede suponer un cambio radical. Con la solución PSA adecuada, puedes automatizar todo tu proceso de facturación, tanto para servicios « managed services » como para proyectos de precio fijo. La automatización de la facturación no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión.

Revisión de la facturación

La solución PSA adecuada no solo debe ayudarte a automatizar el proceso de facturación, sino que también debe permitirte revisar las facturas para detectar posibles errores. La función de revisión de facturas de tu solución PSA te ayuda a mantener la confianza de tus clientes en tu MSP.

Facturas

Una solución integral de PSA puede simplificar la facturación al generar automáticamente las facturas a partir de tus registros de seguimiento de horas y gastos.

Integraciones

El módulo de facturación de tu solución PSA debería permitir una integración perfecta con programas de contabilidad de terceros, como QuickBooks, para gestionar de forma rápida y sencilla los pagos de la empresa.

Kaseya BMS satisface todas tus necesidades de facturación como proveedor de servicios gestionados (MSP)

Kaseya BMS te ayuda a simplificar la facturación de servicios de TI tanto para ti como para tus clientes. Entre sus características clave, que te permiten mantener el control sobre la facturación de tu MSP, se incluyen:

• Cuadro de mando financiero
• Facturación prorrateada
• Facturación automática
• Gestión de facturas
• Registro de las horas facturables
• Integración con aplicaciones financieras habituales, como QuickBooks y Xero

Con la aplicación móvil Kaseya Fusion, puedes crear, gestionar y actualizar tickets de servicio de BMS cada vez que resuelvas un problema para tus clientes, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto te permite realizar un seguimiento preciso y calcular el total de horas facturables para cada uno de tus clientes, y garantiza que se te pague por todo el esfuerzo que dedicas a gestionar sus sistemas informáticos.

Toma hoy la decisión correcta

Dada la gran cantidad de opciones disponibles, elegir la solución de PSA adecuada puede resultar una tarea abrumadora. Sin embargo, ahora que tienes una idea más clara de lo que debes tener en cuenta a la hora de buscar una solución de PSA, estás en mejores condiciones para tomar una decisión bien fundamentada en función de tus necesidades en materia de precios y facturación.