MSP y facturación MSP : modelos flexibles

PRECIOS Y FACTURACIÓN FLEXIBLES PARA LOS MSP

Introducción

Los proveedores de servicios gestionados (MSP) suelen utilizar varios modelos de tarificación diferentes para sus servicios de TI. Entre ellos se incluyen los modelos de facturación basados en el valor, en los dispositivos o puntos finales, en los usuarios y en los proyectos. Su herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA) debe ser compatible con todos estos modelos de tarificación en el proceso de facturación. Además, la solución PSA también debe ofrecer un prorrateo automatizado de la facturación.

Detalles del modelo MSP y facturación MSP

Precios basados en el valor

El modelo de precios basado en el valor se centra en una tarifa plana que abarca toda la gama de servicios ofrecidos al cliente. En lugar de facturar al cliente por servicios individuales, este modelo se centra en proporcionar toda la gama de MSP por un único precio. La tarifa plana incluye toda la asistencia informática prestada al cliente cada mes.

Este modelo se comercializa generalmente mediante una suscripción mensual o anual, lo que ofrece una serie de ventajas para el MSP. En primer lugar, proporciona una fuente de ingresos predecible. En segundo lugar, genera márgenes brutos más elevados en comparación con otros modelos. Y, por último, facilita la gestión de la plantilla y la utilización de los técnicos.

En este modelo, el MSP encargarse de toda la gestión informática del cliente, convirtiéndose, en esencia, en su departamento de TI externalizado. A los clientes se les cobra por el valor que esos servicios aportan a su negocio, tal y como sugiere el nombre.

Por lo general, la fijación de precios basada en el valor es más compleja que otros modelos de fijación de precios. El precio final se determina en función del coste por usuario y, a menudo, el MSP obtener mayores márgenes a lo largo del tiempo. En este modelo, los costes individuales de los servicios no suelen revelarse al cliente.

Por lo tanto, el precio real de la solución completa varía de un cliente a otro en función de varios factores, entre los que se incluyen los niveles de servicio y asistencia (según los acuerdos de nivel de servicio), los mercados verticales, etc. Si bien el MSP personalizar el precio de las soluciones en cada contrato de servicio para obtener la máxima rentabilidad, los clientes disfrutan de la simplicidad de una solución completa para todas sus necesidades de TI a un precio único.

Precios escalonados

Uno de los modelos de fijación de precios más populares entre los MSP, la fijación de precios por niveles consiste en ofrecer al cliente distintos paquetes de servicios a distintos precios. Estos paquetes de servicios pueden caracterizarse como niveles Bronce, Plata, Oro y Platino, por ejemplo, con precios que aumentan a medida que se añaden más servicios a los paquetes.

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Cada uno de estos niveles ofrece un conjunto específico de servicios y asistencia. Por ejemplo, un paquete básico de gestión de equipos de escritorio podría incluir gestión de parches, gestión remota, antivirus y asistencia telefónica en horario laboral a un precio de entrada. En los niveles superiores, los paquetes avanzados «Silver» o «Gold» podrían ofrecer al cliente servicios adicionales, como visitas in situ, asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, y mucho más.

En esencia, el modelo de precios por niveles ofrece a los clientes la flexibilidad de elegir el nivel de paquete que mejor se adapte a sus necesidades y a su presupuesto. Cada uno de estos niveles se basa en los recursos y los costes, con un precio que garantiza la rentabilidad del MSP ofrece al cliente los servicios prometidos.

Al igual que el modelo basado en el valor, el modelo escalonado se vende como suscripción mensual o anual y ofrece las mismas ventajas mencionadas anteriormente.

Precios basados en dispositivos

También conocido como modelo de precios por dispositivo, el modelo basado en dispositivos exige que el cliente pague una tarifa fija por cada dispositivo gestionado por el MSP, que se factura periódicamente. En este modelo, el MSP que llevar un control del número de usuarios que hay en la organización del cliente. Se trata de un modelo bastante sencillo y fácil de implementar para los MSP, en el que los precios pueden variar en función de los tipos de dispositivos (por ejemplo, servidores, ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas o dispositivos móviles) gestionados. Es habitual que los MSP cobren un precio por dispositivo para los servidores y un precio más bajo para los dispositivos de los usuarios finales, por ejemplo. El MSP presupuestar fácilmente los precios para sus clientes potenciales. Por lo general, se factura al cliente por dispositivo cada mes.

El modelo basado en dispositivos es muy flexible, ya que los clientes pueden añadir o eliminar dispositivos fácilmente en función de sus necesidades cambiantes y la facturación se ajusta en consecuencia. Si se integra correctamente, su solución PSA puede extraer a diario información actualizada sobre los activos de su herramienta RMM y prorratear automáticamente la facturación mensual según el número variable de dispositivos gestionados. (Véase la sección sobre facturación prorrateada más abajo). Según la Encuesta MSP de 2020, casi el 24 % de los MSP cobraban a más del 50 % de su clientela total basándose en el modelo de precios por dispositivo.

Sin embargo, este modelo de precios también presenta algunos inconvenientes. El modelo puede resultar menos atractivo para las pymes que cuentan con muchos usuarios, cada uno de los cuales dispone de varios dispositivos —por ejemplo, un ordenador de sobremesa, un portátil, una tableta o un smartphone—. En este caso, el modelo «por usuario» puede ser una buena alternativa (véase más abajo). Además, dado que el MSP múltiples servicios para cada dispositivo, la estructura de tarifa plana puede impedir determinar con precisión el coste total de la prestación del servicio y mermar los beneficios.

Tarificación basada en el número de usuarios

Como su nombre indica, en el modelo de precios por usuario, al cliente se le cobra una tarifa plana mensual por cada usuario, independientemente del número de dispositivos que utilice. En esencia, este modelo cubre las necesidades informáticas de cada usuario y de todos los dispositivos que utiliza.

Este modelo de precios es una buena opción para los MSP que prestan servicio a empresas con un gran número de usuarios individuales que utilizan varios dispositivos. Según la encuesta MSP Survey» de 2020, el 25 % de los MSP cobra a más del 50 % de sus clientes utilizando el modelo de precios basado en el número de usuarios. Este modelo es muy flexible y fácil de entender para los clientes, al igual que el modelo por dispositivo.

Para utilizar el modelo basado en el usuario, los MSP deben determinar primero el precio total por puesto, que incluye el coste total de la prestación de todos los servicios para un solo usuario. Una vez hecho esto, el MSP establecer un precio mínimo, un precio de equilibrio y el margen de beneficio. Algunos de los factores clave que el MSP tener en cuenta a la hora de definir el precio final basado en el usuario para un cliente son:

• Conocimientos informáticos del cliente
• Complejidad técnica de la red
• Edad de la tecnología/dispositivos

Precios basados en proyectos

A menudo, los MSP prestan servicios por proyectos a sus clientes. La declaración de trabajo (SOW) para el proyecto define todos los hitos y entregables y establece los honorarios. A continuación, facturan al cliente en consecuencia.

Tarifa por hora (tiempo y materiales)

Según el modelo de precios por hora de trabajo, los MSP deben calcular el tiempo y los materiales invertidos en la gestión de los entornos de TI de sus clientes. Este modelo suele utilizarse en el modelo "break-fix", en el que el MSP presta servicios bajo demanda y según las necesidades del cliente. Para determinar una tarifa razonable y rentable a la hora de facturar a los clientes, los MSP deben conocer claramente sus propios costos laborales.

Hay varias variables que influyen en la determinación de la tarifa laboral para los servicios de TI break-fix, siendo el cálculo de las horas facturables potenciales en un año la más importante. Además, los MSP también deben determinar la tasa de utilización media de sus técnicos, es decir, el porcentaje de tiempo facturable que un técnico dedicaría a trabajar con el cliente.

Uno de los aspectos clave que debe tener en cuenta un MSP rentable a la hora de fijar sus precios es el cálculo de su tarifa horaria total. Esta incluye los dos componentes siguientes:

• La carga laboral total facturable - Los costos laborales totales facturables del personal.
• La carga total de los gastos generales - La suma de todos los gastos generales del MSP, que incluye el personal no facturable y otros costos como formación, alquiler, combustible, servicios de telecomunicaciones, servicios públicos, etc.

La principal dificultad del modelo MSP de «reparación a demanda» que utiliza la facturación por tiempo y materiales es la falta de previsibilidad de los ingresos para el MSP. Por eso, muchos MSP han abandonado este modelo para pasar a modelos basados en suscripciones, que permiten estabilizar los ingresos.

Cómo una solución PSA apoya estos modelos en el proceso de facturación

Una solución sólida de automatización de servicios profesionales (PSA) puede ayudarte a optimizar el proceso de facturación a tus clientes y facilitarte la gestión de tus finanzas de forma más eficiente y precisa. La solución PSA adecuada será compatible con todos los modelos de precios mencionados anteriormente y ayudará a los MSP a establecer relaciones leales y duraderas con sus clientes.

He aquí algunas consideraciones clave sobre cómo una solución de APS debe ayudar a gestionar el proceso de facturación:

Consideraciones sobre la facturación basada en dispositivos

Su solución PSA debe integrarse con su herramienta de monitorización y gestión remota (RMM) para extraer la información más reciente sobre activos de TI mediante un proceso de sincronización diaria de activos. Con esta información actualizada de activos, su herramienta PSA puede generar facturas precisas basadas en dispositivos. Cada vez que su cliente añada o elimine dispositivos de su suscripción de servicios gestionados, su solución PSA puede utilizar la información de activos actualizada de su herramienta RMM y prorratear automáticamente la facturación mensual en función del número cambiante de dispositivos gestionados.

Aspectos a tener en cuenta en la facturación por usuario

Al igual que el modelo de facturación basado en dispositivos, el modelo de facturación basado en usuarios también es fácil de implementar gracias a las integraciones con otras fuentes de datos de usuarios. La solución PSA puede obtener la información de los usuarios de Active Directory y utilizarla para calcular las facturas mensuales de sus clientes. A medida que los negocios de sus clientes crecen y siguen añadiendo usuarios a su suscripción MSP , su solución PSA puede utilizar la información actualizada de los usuarios procedente de Active Directory y prorratear automáticamente la facturación mensual en función del número cambiante de usuarios gestionados. La integración entre su solución PSA y Active Directory también hace que la incorporación de nuevos usuarios sea más rápida y sencilla.

Facturación prorrateada para usuarios y dispositivos

La facturación prorrateada significa simplemente que la factura refleja cualquier cambio realizado a mitad de un ciclo de facturación. En otras palabras, si factura mensualmente, facturará a sus clientes por los nuevos usuarios o dispositivos que se hayan añadido a mitad de mes, correspondientes a la parte del mes en la que han estado activos. Siempre que se produzcan modificaciones en las fechas de vigencia del servicio o en las unidades de servicio dentro de un periodo de facturación, las facturas se ajustan en consecuencia. Con la facturación prorrateada, no se pierden los pagos correspondientes a las unidades de servicio que son facturables durante una parte del ciclo de facturación.

La facturación prorrateada es indispensable para una solución PSA completa. La solución PSA adecuada automatiza el prorrateo para ahorrar tiempo y garantiza que factura a sus clientes con exactitud los meses parciales.

Consideraciones sobre la facturación por horas

En el modelo de tarificación por horas, es fundamental que un MSP todas las horas facturables para calcular con precisión el importe que debe abonar el cliente. Al facturar según este modelo, sus técnicos deben asegurarse de crear un nuevo ticket de servicio por cada incidencia que se atienda y resuelva para el cliente, aunque solo lleve 10 minutos. Con la ayuda de su solución PSA, puede registrar fácilmente todo el tiempo facturable para garantizar una facturación precisa y obtener información sobre los índices de utilización de los técnicos.

Para que sus técnicos estén al tanto de los tickets de cada servicio prestado al cliente, una solución PSA a la que se pueda acceder y gestionar con una aplicación móvil es una verdadera ventaja. Una aplicación móvil agiliza la gestión de los tickets de servicio cuando los técnicos se encuentran en las instalaciones del cliente.

Funciones clave de PSA necesarias para agilizar la facturación

Cuadro de mando financiero

Para agilizar el proceso de facturación, la solución PSA debe proporcionarle un panel de control con los distintos detalles asociados a la facturación de los clientes. Debe proporcionar información importante, como los ingresos por cliente, los contratos que están a punto de vencer, los servicios que deben facturarse cada mes, la lista de tareas pendientes, etc., en una vista completa.

Automatización de la facturación

Facturar a sus clientes cada mes puede ser una tarea engorrosa para su equipo de servicios. Sin embargo, una solución PSA que automatice el proceso de facturación puede cambiar las reglas del juego. Con la solución PSA adecuada, puede automatizar todo el proceso de facturación, desde los servicios gestionados hasta los proyectos de precio fijo. La automatización de la facturación no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión.

Revisión de la facturación

Una buena solución PSA no solo debe ayudarte a automatizar el proceso de facturación, sino que también debe permitirte revisar las facturas para detectar posibles errores. La función de revisión de facturas de tu solución PSA te ayuda a mantener la confianza de tus clientes en tu MSP.

Facturas

Una solución PSA completa puede simplificar la facturación generando automáticamente facturas basadas en sus registros de seguimiento de tiempo y gastos.

Integraciones

El módulo de facturación de su solución PSA debería permitir una integración perfecta con programas de contabilidad de terceros, como QuickBooks, para gestionar los pagos de la empresa de forma rápida y sencilla.

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Kaseya BMS le ayuda a simplificar la facturación de servicios de TI tanto para usted como para sus clientes. Entre las principales funciones que le permiten mantener el control de MSP de su MSP se incluyen:

• Cuadro de mandos financiero
• Facturación prorrateada
• Facturación automatizada
• Gestión de facturas
• Registro de las horas facturables
• Integración con aplicaciones financieras comunes como QuickBooks y Xero

Con la aplicación móvil Kaseya Fusion, puedes crear, gestionar y actualizar tickets de servicio de BMS cada vez que resuelvas un problema para tus clientes, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto te permite realizar un seguimiento preciso y calcular el total de horas facturables para cada uno de tus clientes, y garantiza que se te pague por todo el esfuerzo que dedicas a gestionar sus sistemas informáticos.

Tome hoy la decisión correcta

Con la plétora de opciones que existen, elegir la solución PSA adecuada puede ser una tarea desalentadora. Pero, ahora que tiene una idea más clara de lo que debe buscar al comprar una solución de APS, estará mejor preparado para tomar una decisión bien informada en función de sus necesidades de precios y facturación.

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