Bestanden delen voor naadloze samenwerking

Enterprise File Sync and Share (EFSS) is een soort software waarmee gebruikers bedrijfsbestanden op verschillende apparaten en locaties kunnen opslaan, openen en er samen aan kunnen werken, terwijl die gegevens veilig blijven. In tegenstelling tot apps voor het delen van bestanden voor consumenten zijn EFSS-oplossingen ontworpen voor gebruik binnen organisaties, met gecentraliseerd beheer, toegangsrechten en maatregelen om naleving van regelgeving te waarborgen.

De voordelen van EFSS kunnen over het algemeen in drie categorieën worden onderverdeeld:

• Productiviteit: Teams hebben altijd toegang tot bestanden, vanaf elk apparaat en vanaf elke locatie. Dit voorkomt het gedoe met het versturen van bijlagen via e-mail, maakt VPN-verbindingen overbodig en maakt het gemakkelijker om de meest recente versie van een document te vinden.
• Beveiliging: De IT-afdeling krijgt gecentraliseerde controle over wie elk bestand kan bekijken, bewerken en delen. Bovendien verminderen versleutelings-, dreigingsdetectie- en nalevingsfuncties het risico op gegevensverlies of -lekken.
• Inzicht: Het management krijgt inzicht in de manier waarop informatie door de organisatie stroomt, wat van nut is bij audits, onderzoeken en rapportages aan toezichthouders.

Let bij het beoordelen van een EFSS-oplossing op functies die zowel de dagelijkse samenwerking als de risico’s op de lange termijn aanpakken. Belangrijke prioriteiten zijn onder meer brede ondersteuning voor apparaten en besturingssystemen, gedetailleerde machtigingsinstellingen, sterke versleutelingsstandaarden en compliance-certificeringen die relevant zijn voor uw branche. Ingebouwde ransomware-detectie, bestandsversiebeheer en auditlogging zijn essentieel voor herstel en governance, terwijl integraties met tools zoals Microsoft 365, Active Directory en uw PSA- of RMM-oplossing het beheer efficiënt houden. MSP's moeten ook letten op multi-tenancy, flexibele facturering en betrouwbare ondersteuning door de leverancier.

EFSS en cloudopslag zijn verwant, maar verschillen van elkaar. Bij cloudopslag gaat het in de eerste plaats om het opslaan van bestanden op een externe locatie, zodat ze later kunnen worden geraadpleegd. Het is als het ware een digitale archiefkast. EFSS bouwt voort op die basis door de lagen voor samenwerking, synchronisatie en beheer toe te voegen die bedrijven nodig hebben.