Como a VMhosts conseguiu lidar com um crescimento de três vezes no número de endpoints sem triplicar sua equipe

Destaques do estudo de caso

• £21.000 em lucro anual adicional 

• Crescimento de 3 vezes no número de terminais, menos de 2 vezes no número de funcionários 

• Redução de mais de 20% nos custos da pilha de software 

Da proliferação de fornecedores para uma única plataforma escalável 

VMhosts é um MSP com sede no Reino Unido que presta suporte a pequenas e médias empresas em diversos setores, contando com uma equipe de 22 profissionais e mais de 3.000 terminais. A VMhosts é uma parceira confiável em tecnologia e segurança para seus clientes, operando sua própria infraestrutura de nuvem privada, além de oferecer serviços totalmente gerenciados de TI e segurança. 

Quando a empresa começou a superar a capacidade de sua pilha de ferramentas fragmentada, o gerente de serviços técnicos, Gary Eastwood, e o gerente de vendas, Neil Thomson, decidiram buscar uma maneira mais inteligente de expandir, sem aumentar custos, complexidade ou quadro de funcionários. 

Eles descobriram Kaseya 365 , e os resultados mudaram a forma como a VMhosts conduz seus negócios. 

Muito fragmentado para ser ampliado 

A VMhosts desenvolveu sua capacidade de prestação de serviços passo a passo ao longo dos anos, começando com o TeamViewer para acesso remoto, adicionando um RMM e, em seguida, incorporando uma solução antivírus independente, ferramentas de backup e vários outros produtos específicos. Quando a empresa já gerenciava mais de 1.000 terminais, as falhas começaram a aparecer. 

As renovações de licenças ocorriam em momentos diferentes entre vários fornecedores. A carga administrativa de acompanhar datas de validade, gerenciar contratos e conciliar custos em toda a pilha de sistemas havia se tornado um verdadeiro fardo. Como diz Neil Thomson: “Venciam aqui, venciam ali — espalhadas por toda parte e realmente difíceis de gerenciar.” 

O panorama técnico era igualmente fragmentado. Os alertas de segurança provenientes de diferentes ferramentas precisavam ser acompanhados separadamente. Os engenheiros alternavam entre consoles, tentando entender o contexto e conectando manualmente os pontos, o que adicionava atrito a cada tarefa e tornava mais difícil ampliar a produtividade da equipe de maneira eficiente. 

E havia também a questão dos custos. A VMhosts estava pagando pelo antivírus da Sophos além do seu contrato de RMM, juntamente com um produto de backup que estava se mostrando mais caro do que o necessário para muitos de seus clientes. Cada novo contrato aumentava os custos. 

Algo precisava mudar. 

Colocando o valor à prova 

Gary Eastwood conheceu o Kaseya 365 logo no seu lançamento. A proposta de valor chamou sua atenção imediatamente, não apenas do ponto de vista dos custos, mas também pelo que a solução oferecia em uma única assinatura: RMM, antivírus, detecção de ransomware, EDR, backup de terminais e a opção de adicionar Detecção e Resposta Gerenciadas (MDR) com um SOC 24 horas por dia, 7 dias por semana. 

Mas a VMhosts não se precipitou. A equipe passou boa parte de um mês realizando uma análise minuciosa antes de tomar uma decisão. Gary elaborou uma planilha detalhada comparando os custos de todos os fornecedores existentes. Neil avaliou as implicações comerciais. E, o mais importante, Gary testou os produtos de segurança na prática antes de recomendar a migração. 

A preocupação em relação ao componente antivírus era real. A VMhosts utilizava produtos da Sophos há anos e confiava no produto. “Na verdade, não sabíamos muito sobre o Datto AV”, explica Gary. “Fizemos nossa pesquisa e testamos o mecanismo dele — e vimos resultados comparáveis aos de outras soluções corporativas. Não havia motivo para não confiarmos nele.” 

O componente MDR também foi posto à prova. Quando Gary integrou o EDR e o MDR em seu ambiente, o SOC sinalizou um dos próprios engenheiros da VMhosts que estava executando uma ferramenta de relatórios de segurança. Como o aplicativo estava gerando vários processos, o SOC identificou isso como um comportamento suspeito e isolou o dispositivo — rapidamente. “Isso aconteceu muito rápido”, diz Gary. “Foi um dos nossos próprios funcionários que foi flagrado. Mas isso provou que o produto funciona.” 

Com a validação técnica concluída, a viabilidade comercial ficou clara. A VMhosts assinou o contrato para Kaseya 365 , e o trabalho de migração teve início. 

Escalabilidade suave com uma única plataforma 

A implantação Kaseya 365 proporcionou à VMhosts acesso a uma plataforma unificada, na qual todos os componentes foram projetados para funcionar em conjunto, e os resultados foram percebidos rapidamente. 

Migração do Sophos para o Datto AV e EDR 

Em vez de substituir tudo de uma só vez, a VMhosts migrou os clientes para o Datto AV de maneira estruturada e automatizada. Usando o Datto RMM, a equipe de Gary criou um filtro inteligente que excluía os dispositivos que ainda tinham o Sophos instalado e, em seguida, aplicava automaticamente a política do Datto AV no momento em que o Sophos era removido. Sem acompanhamento manual. Sem precisar procurar máquinas individualmente. “Estávamos usando o produto para substituir o produto”, como diz Neil. 

O último obstáculo à migração completa era a ausência de filtragem da web no Datto AV, um recurso oferecido pela Sophos e no qual muitos clientes confiavam, especialmente no caso de funcionários remotos que não podiam contar com o firewall do escritório. Quando a Kaseya lançou o DNS Secure, esse obstáculo desapareceu, e a VMhosts acelerou a transição. 

Automatizando o complexo: a história da implantação do Oracle 

Um dos melhores exemplos do que o Datto RMM tornou possível ocorreu durante um projeto de um cliente que, de outra forma, teria exigido semanas de trabalho manual. O cliente precisava que o Oracle fosse implantado em mais de 100 terminais, juntamente com arquivos de configuração personalizados, registro do conector ODBC e configuração de impressoras. 

Em vez de configurar manualmente cada máquina, a equipe de Gary criou um único componente automatizado que cuidava de todo o processo de implantação, do início ao fim. 

O resultado foi uma implantação mais rápida e consistente, um cliente altamente satisfeito e novas oportunidades para expandir managed services. 

“Se você acha que leva de 20 minutos a meia hora por terminal quando feito manualmente — nós fizemos isso em poucas horas, escrevendo e testando o script, e depois apertamos o botão”, diz Gary. “Uma economia enorme de tempo.” 

MDR: Cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem equipe presente 24 horas por dia, 7 dias por semana 

Manter uma operação de segurança 24 horas por dia internamente, com uma equipe de 22 pessoas, simplesmente não é viável. O MDR, incluído no Kaseya 365 Pro, preenche essa lacuna por completo. 

A equipe implementou licenças Pro para si mesma e para os clientes que identificou como de maior risco. O SOC monitora continuamente, valida os alertas para filtrar o ruído e encaminha as ameaças reais, incluindo relatórios completos de incidentes e documentação de correção. 

“Não temos pessoal disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para monitorar as telas”, diz Neil. “A segurança é a principal preocupação de todos neste momento. Qualquer fator que ajude a mitigar esse risco é absolutamente bem-vindo.” 

£21 mil em lucro anual adicional — e espaço para crescer 

Os resultados comerciais decorrentes da migração para Kaseya 365 foram concretos e mensuráveis. 

Redução de mais de 20% nos custos da pilha de software, impulsionada pela consolidação de antivírus, backup, EDR e MDR em uma única assinatura que substituiu vários fornecedores. 

£21.000 (~$28 mil / €24 mil) em lucro adicional por ano — um valor que, como Gary não hesita em salientar, representa margem. “Isso não é receita. Se você quisesse gerar o mesmo lucro, precisaria obter 210.000 libras em novas receitas para chegar lá.” 

Triplicamos o número de endpoints sem triplicar a equipe. A VMhosts passou de cerca de 1.000 endpoints para mais de 3.000, enquanto a equipe técnica cresceu de quatro para sete pessoas. A automação e a integração profunda com o produto fizeram a diferença. 

Custos previsíveis. Um contrato, um fornecedor, uma data de renovação. A equipe administrativa de Neil finalmente pôde fazer planos com certeza. “Sabemos exatamente qual será o preço nos próximos três anos. Isso foi um divisor de águas.” 

Novas oportunidades de vendas adicionais foram possibilitadas graças ao aumento da confiança dos clientes. O Advanced Software Management, que gerencia a aplicação automatizada de patches para aplicativos de terceiros, como Chrome, Adobe e 7-Zip, tornou-se um valioso serviço adicional, ajudando os clientes a atender aos requisitos de conformidade da ISO 27001 e do Cyber Essentials com o mínimo de esforço manual. 

Economia de tempo de engenharia em todas as áreas. A maior economia de custos contínua, segundo Neil, não é a diferença no custo das licenças, e sim o que a equipe não precisa mais fazer manualmente. 

Perspectivas para o futuro 

À medida que managed services mais complexos e as margens sofrem pressão cada vez maior, a VMhosts já resolveu os dois problemas de uma só vez. Ao consolidar tudo em uma única assinatura, a empresa reduziu custos, eliminou atritos operacionais e triplicou sua base de terminais sem precisar triplicar sua equipe. O resultado não é apenas uma operação mais enxuta, mas um modelo criado para dar continuidade ao seu crescimento escalável.