Las ventajas de la gestión conjunta de TI para empresas en crecimiento

Si tu empresa necesita servicios informáticos pero no puede permitirse contratar personal informático a tiempo completo, la gestión conjunta de TI es exactamente lo que necesitas. El modelo de gestión conjunta de TI combina las ventajas de externalizar la gestión de TI con el control que ofrece la administración interna de TI. Esto te permite disponer de más tiempo para centrarte en la estrategia empresarial, al tiempo que cuentas con un soporte informático fiable cuando surge algún problema.

Veamos qué es la gestión conjunta de TI y cómo funciona antes de decidir si es la opción adecuada para tu empresa.

¿Qué es la gestión conjunta de TI?

El término «servicios de TI cogestionados» hace referencia a un modelo de soporte informático en el que una organización y un proveedor de servicios de TI, como un proveedor de servicios gestionados (MSP), comparten la responsabilidad de gestionar la infraestructura de TI de la organización. Aunque este acuerdo puede adoptar muchas formas diferentes, suele implicar que la empresa externalice algunas o la mayoría de sus funciones de gestión de TI a un proveedor de servicios de TI. El proveedor de servicios se encarga de garantizar que los sistemas del cliente o las funciones informáticas externalizadas funcionen correctamente y satisfagan las necesidades de la empresa. En ocasiones, los proveedores de servicios informáticos ofrecen asesoramiento y asistencia especializados, mientras que el cliente controla el entorno informático de forma interna.

¿Cómo funciona la gestión compartida de TI?

Los acuerdos de cogestión tienen muchas ventajas, como el ahorro de costos, la mejora de la eficiencia y el aumento de la flexibilidad. Se calcula que implantar con éxito servicios gestionados ayudará a reducir los costos de TI entre un 25% y un 45% y a aumentar la eficiencia operativa entre un 45% y un 65%.

Sin embargo, es importante señalar que la gestión conjunta de TI no es una solución válida para todos los casos. El enfoque adecuado para una empresa puede no serlo para otra. Cada empresa debe analizar detenidamente sus propias necesidades y recursos antes de decidir si un modelo de gestión conjunta de TI es adecuado para ella. Los servicios de gestión conjunta de TI también pueden ayudar a las empresas a realizar la transición a un nuevo sistema o plataforma de TI, proporcionándoles apoyo durante el proceso de implementación.

¿Cómo elegir el proveedor de servicios cogestionados adecuado?

Deberías analizar tu departamento de TI para identificar las carencias antes de plantearte la externalización. Identifica los puntos fuertes y las limitaciones de tu departamento y sé realista respecto a lo que puedes lograr contratando a nuevo personal o externalizando. Si llevas más de SEIS meses sin poder contratar a un nuevo administrador de sistemas, plantéate la externalización. Alrededor del 42 % de las organizaciones en las que al menos tres cuartas partes de su TI están gestionadas actualmente por terceros pretenden aprovechar esa ventaja para sacar partido de las oportunidades del mercado o crecer rápidamente.

Hay algunos factores clave que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de servicios de TI de gestión compartida:

Servicios ofrecidos: Asegúrate de que la empresa que estés barajando ofrezca los servicios necesarios. Debe contar con una sólida trayectoria en la gestión de sistemas informáticos para otras empresas de tu sector o con modelos de negocio similares al tuyo.
Experiencia: Es importante elegir una empresa con experiencia en la gestión de departamentos de TI. Debe tener un buen conocimiento de cómo optimizar los procesos y gestionar las operaciones diarias de forma eficaz.
Escalabilidad: Tus necesidades informáticas cambiarán a medida que crezca tu empresa. Es importante elegir una empresa que pueda ampliar o reducir sus servicios según sea necesario, para que no acabes pagando por servicios que no necesitas.
Precios: Por supuesto, el precio es siempre un factor a tener en cuenta. Es recomendable solicitar presupuestos a varias empresas antes de tomar una decisión, para poder comparar las estructuras de precios y encontrar la mejor relación calidad-precio.
Referencias: Pide referencias a clientes anteriores y compruébalas en Internet.

Razones para plantearse la gestión compartida de las TI

A medida que cambien tus necesidades o recursos, también debería cambiar tu estrategia de cogestión. Dado que las necesidades informáticas de cada empresa son diferentes, la cogestión de TI se adapta de forma distinta a cada organización. Hay varias situaciones en las que la cogestión de TI resulta la solución ideal:

Tu personal está sobrecargado de trabajo: la sobrecarga de trabajo en el departamento de TI puede deberse a que el equipo de TI es demasiado pequeño o a que la empresa está creciendo demasiado rápido. Si tu equipo interno de TI no puede satisfacer tus necesidades durante un periodo determinado, tu proveedor de servicios de TI cogestionados puede cubrir esa carencia. Si experimentas picos estacionales o cíclicos en la demanda de servicios de TI, los servicios de TI cogestionados pueden ayudar a tu empresa a ser más flexible y escalable.
Te estás embarcando en un nuevo proyecto de gran envergadura: es posible que te sientas seguro de tu capacidad para llevarlo a cabo. Sin embargo, si no dispones de los recursos informáticos internos necesarios para acompañarte a lo largo de todo su ciclo de vida, la carga de trabajo puede resultar abrumadora. Los proveedores de servicios informáticos de gestión compartida pueden ofrecerte el apoyo adicional que necesitas para realizar el trabajo como es debido.
Existe una laguna de conocimientos: si hay áreas concretas en las que tu equipo interno de TI carece de conocimientos o experiencia, puede que merezca la pena recurrir a un proveedor de servicios de TI de gestión compartida. De este modo, podrás subsanar las carencias en las competencias de tu equipo y garantizar que tus proyectos se lleven a cabo con éxito.
Seguridad sólida: La seguridad supone un reto. Solo en el primer semestre de 2022 se registraron un total de 236,1 millones de ataques de ransomware en todo el mundo. Si no cuentas con un experto interno, puede ser una buena idea recurrir a ayuda externa. Los proveedores de servicios de TI de gestión compartida suelen contar con protocolos de seguridad sólidos, lo que te proporciona una tranquilidad inestimable al saber que tus datos están a salvo y protegidos.

Ventajas de la gestión conjunta de las tecnologías de la información

Los servicios de TI cogestionados ofrecen muchas ventajas. Para empezar, pueden ayudar a reducir el costo global de gestión de TI de su empresa. Cuando dos equipos trabajan juntos, pueden compartir la carga de mantener su infraestructura de TI en funcionamiento sin problemas. Estas son algunas de las ventajas más comunes de los servicios cogestionados:

La gestión de TI se simplifica: al proporcionar a tu personal de TI interno un socio capaz de supervisar y gestionar tus sistemas, la gestión conjunta de TI puede ayudar a aliviar parte de la presión a la que están sometidos. De este modo, tu personal de TI tendrá más tiempo para centrarse en proyectos o tareas de importancia crítica.
Mantente al día de las últimas tendencias en TI: Gestionar tu infraestructura de TI puede suponer un trabajo a tiempo completo, y puede resultar complicado estar al día de todas las últimas tendencias. Los proveedores de servicios de TI de gestión compartida se mantienen al día de las últimas tendencias tecnológicas. Esto significa que tu empresa puede beneficiarse de su experiencia y conocimientos.
Asistencia las 24 horas del día: Los proveedores de servicios de TI de gestión compartida suelen ofrecer asistencia 247/365. Esta asistencia ininterrumpida puede suponer, por sí misma, un valor añadido para tu empresa, ya que se traduce en un mayor tiempo de actividad de los sistemas, una mayor ciberseguridad y la resolución inmediata de las incidencias críticas.
Ahorre en costos de contratación: Contratar un equipo informático interno puede resultar caro, por no hablar de los costos de formación y de mantenerlo al día de las últimas tecnologías. Con la cogestión de TI, obtendrá todas las ventajas de contar con un equipo de expertos sin los elevados costos.
Fomentar la motivación de los empleados: La productividad y la motivación de los empleados aumentan cuando no tienen que lidiar con problemas tecnológicos. Su entusiasmo también crecerá cuando tengan acceso a la tecnología más avanzada y sepan que su empresa está invirtiendo en ellos. Esto tendrá un impacto positivo en los niveles de productividad y retención.
Disfruta de una mayor seguridad: Por último, una mayor seguridad es otra de las ventajas de la gestión conjunta de TI, ya que tu proveedor te ayudará a implementar y mantener medidas de seguridad sólidas.

Errores habituales en la gestión compartida de las TI

En lo que respecta a la gestión conjunta de las TI, hay algunas desventajas que conviene tener en cuenta.

Asegúrate de elegir al socio adecuado: asociarte con el socio equivocado podría afectar negativamente a tu negocio. No todos los proveedores de servicios serán adecuados para tu negocio, así que infórmate bien y asegúrate de colaborar con alguien que comparta tus valores y cuente con la experiencia y los conocimientos que necesitas.

Coste inicial: Otro posible inconveniente es que la comisión que cobra el proveedor del servicio supere los beneficios que esperas obtener. Asegúrate de conocer todos los costes implicados antes de firmar cualquier contrato; de lo contrario, podrías llevarte una sorpresa desagradable más adelante.

Problemas de compatibilidad: La gestión compartida de TI puede, en ocasiones, dar lugar a problemas de compatibilidad. Si tu proveedor de servicios de gestión compartida utiliza una plataforma diferente a la que estás acostumbrado, puede llevar algún tiempo conseguir que todos estén en la misma onda (literalmente). Esto puede generar frustración y una pérdida de tiempo, así que prepárate para una pequeña curva de aprendizaje si decides seguir este camino.

¿Por qué está en auge la gestión compartida de las tecnologías de la información?

La demanda de servicios de TI gestionados conjuntamente está aumentando a medida que las empresas se dan cuenta de las ventajas de asociarse con un proveedor de servicios de TI, como un MSP, para complementar a su equipo interno de TI. A continuación se exponen cuatro razones clave por las que está aumentando la demanda:

Los equipos están sobrecargados: las operaciones empresariales son cada vez más complejas, lo que supone una gran carga para los equipos de TI. Al asociarse con un proveedor de servicios gestionados (MSP), las empresas pueden delegar algunas tareas de gestión cotidianas y liberar a su equipo para que se centre en iniciativas estratégicas.
La contratación es todo un reto: la guerra por el talento es una realidad, y encontrar y retener a personal cualificado en el ámbito de las tecnologías de la información es cada vez más difícil. Un proveedor de servicios gestionados (MSP) puede ayudarte a cubrir las carencias en las competencias de tu equipo y proporcionarte recursos adicionales según sea necesario.
Los MSP están mejorando su capacidad para colaborar con los departamentos internos de TI: en el pasado, solía haber tensiones entre los MSP y los equipos internos de TI. Sin embargo, los MSP han mejorado su capacidad para trabajar en colaboración con los equipos internos y respetar su experiencia. Como resultado, existe una mayor confianza y cooperación entre los MSP y los departamentos internos de TI.
La ciberdelincuencia va en aumento: a medida que evoluciona el panorama de las amenazas, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo en materia de ciberseguridad. Un proveedor de servicios gestionados (MSP) puede ayudarte a aplicar las mejores prácticas y a proteger tus sistemas frente a las amenazas más recientes.

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