Si tu empresa necesita servicios de TI pero no puede permitirse contratar personal de TI a tiempo completo, la gestión compartida de TI es justo lo que necesitas. El modelo de gestión compartida de TI combina las ventajas de externalizar la gestión de TI con el control que ofrece la administración interna. Esto te permite disponer de más tiempo para centrarte en la estrategia empresarial, al tiempo que cuentas con un soporte de TI fiable cuando surge algún problema.

Veamos qué es la gestión compartida de TI y cómo funciona antes de decidir si es la opción adecuada para su empresa.

¿Qué es la cogestión de TI?

El término «servicios de TI cogestionados» hace referencia a un modelo de soporte de TI en el que una organización y un proveedor de servicios de TI, como un proveedor de servicios gestionados (MSP), comparten la responsabilidad de gestionar la infraestructura de TI de la organización. Aunque este acuerdo puede adoptar muchas formas diferentes, suele implicar que la empresa externalice algunas o la mayoría de sus funciones de gestión de TI a un proveedor de servicios de TI. El proveedor de servicios es responsable de garantizar que los sistemas del cliente o las funciones de TI externalizadas funcionen correctamente y satisfagan las necesidades de la empresa. En ocasiones, los proveedores de servicios de TI ofrecen asesoramiento y asistencia especializados, mientras que el cliente controla el entorno de TI internamente.

¿Cómo funciona la cogestión de TI?

Los acuerdos de cogestión tienen muchas ventajas, como el ahorro de costos, la mejora de la eficiencia y el aumento de la flexibilidad. Se calcula que implantar con éxito servicios gestionados ayudará a reducir los costos de TI entre un 25% y un 45% y a aumentar la eficiencia operativa entre un 45% y un 65%.

Sin embargo, es importante señalar que la gestión conjunta de TI no es una solución válida para todos los casos. El enfoque adecuado para una empresa puede no serlo para otra. Cada empresa debe analizar detenidamente sus propias necesidades y recursos antes de decidir si un modelo de gestión conjunta de TI es adecuado para ella. Los servicios de gestión conjunta de TI también pueden ayudar a las empresas a realizar la transición a un nuevo sistema o plataforma de TI, proporcionándoles asistencia durante el proceso de implementación.

¿Cómo elegir el proveedor de servicios cogestionados adecuado?

Debe analizar su departamento de TI para identificar las carencias antes de plantearse la externalización. Identifique los puntos fuertes y las limitaciones de su departamento y sea realista sobre lo que puede conseguir contratando nuevo personal o externalizando. Si no ha podido contratar a un nuevo administrador de sistemas en más de SEIS meses, plantéese la externalización. Alrededor del 42% de las organizaciones con al menos tres cuartas partes de sus TI gestionadas actualmente por terceros pretenden aprovechar la ventaja para capitalizar oportunidades de mercado o escalar rápidamente.

Hay algunos factores clave que deben tenerse en cuenta a la hora de elegir un proveedor de servicios de TI cogestionados:

Servicios ofrecidos: Asegúrate de que la empresa que estés considerando ofrezca los servicios necesarios. Debe contar con una sólida trayectoria en la gestión de sistemas de información para otras empresas de tu sector o con modelos de negocio similares al tuyo.
Experiencia: Es importante elegir una empresa con experiencia en la gestión de departamentos de TI. Debe tener un buen conocimiento de cómo optimizar los procesos y gestionar eficazmente las operaciones diarias.
Escalabilidad: Tus necesidades informáticas cambiarán a medida que crezca tu negocio. Es importante elegir una empresa que pueda ampliar o reducir sus servicios según sea necesario, para que no acabes pagando por servicios que no necesitas.
El precio: Por supuesto, el precio es siempre un factor a tener en cuenta. Es una buena idea pedir presupuestos a varias empresas antes de decidirse, para poder comparar estructuras de precios y encontrar la mejor relación calidad-precio.
Referencias: Pide referencias a antiguos clientes y consúltalas en Internet.

Razones para considerar la cogestión de TI

A medida que cambien tus necesidades o recursos, también debería cambiar tu estrategia de gestión compartida. Dado que las necesidades de TI de cada empresa son diferentes, la gestión compartida de TI se adapta de forma distinta a cada organización. Hay varias situaciones en las que la gestión compartida de TI resulta ideal:

Su personal tiene exceso de trabajo: Un departamento de TI sobrecargado de trabajo puede deberse a que el equipo de TI sea demasiado pequeño o a que la empresa crezca demasiado rápido. Si su equipo informático interno no puede satisfacer sus necesidades durante un periodo determinado, su proveedor de servicios informáticos cogestionados puede llenar ese vacío. Si tiene picos estacionales o cíclicos en la demanda de servicios informáticos, los servicios informáticos cogestionados pueden ayudar a su empresa a ser más flexible y escalable.
Te estás embarcando en un nuevo proyecto de gran envergadura: es posible que te sientas seguro de tu capacidad para llevarlo a cabo. Sin embargo, si no dispones de los recursos informáticos internos necesarios para acompañarte a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, la carga de trabajo puede resultar abrumadora. Los proveedores de servicios informáticos de gestión compartida pueden ofrecerte el apoyo adicional que necesitas para realizar el trabajo correctamente.
Hay un vacío de conocimientos: Si hay áreas específicas en las que su equipo interno de TI carece de conocimientos o experiencia, puede merecer la pena contratar a un proveedor de servicios de TI cogestionado. De este modo, podrá suplir las carencias de conocimientos de su equipo y garantizar el éxito de sus proyectos.
Seguridad sólida: La seguridad es un reto. Solo en el primer semestre de 2022 se registraron un total de 236,1 millones de ataques de ransomware en todo el mundo. Si no cuenta con un experto interno, puede ser una buena idea buscar ayuda externa. Los proveedores de servicios de TI de gestión compartida suelen contar con protocolos de seguridad sólidos, lo que le proporciona una tranquilidad inestimable al saber que sus datos están a salvo y protegidos.

Ventajas de la cogestión de TI

Los servicios de TI cogestionados ofrecen muchas ventajas. Para empezar, pueden ayudar a reducir el costo global de gestión de TI de su empresa. Cuando dos equipos trabajan juntos, pueden compartir la carga de mantener su infraestructura de TI en funcionamiento sin problemas. Estas son algunas de las ventajas más comunes de los servicios cogestionados:

La gestión de TI es más fácil: Al proporcionar a su personal de TI interno un socio que puede supervisar y gestionar sus sistemas, la cogestión de TI puede ayudar a aliviar parte de la presión sobre ellos. Liberará a su personal informático para que pueda centrarse en proyectos o tareas de misión crítica.
Manténgase al día de las tendencias informáticas: La gestión de su infraestructura de TI puede ser un trabajo a tiempo completo, y puede ser un reto mantenerse al día con todas las últimas tendencias. Los proveedores de TI cogestionados están al tanto de las últimas tendencias tecnológicas. Esto significa que su empresa puede beneficiarse de su experiencia y conocimientos.
Asistencia las 24 horas del día: los proveedores de servicios de TI de gestión compartida suelen ofrecer asistencia 24/7, los 365 días del año. Esta asistencia ininterrumpida puede constituir, por sí misma, un valor añadido para su empresa, ya que se traduce en un mayor tiempo de actividad de los sistemas, una mayor ciberseguridad y la resolución inmediata de incidencias críticas.
Ahorre en costos de contratación: Contratar un equipo informático interno puede resultar caro, por no hablar de los costos de formación y de mantenerlo al día de las últimas tecnologías. Con la cogestión de TI, obtendrá todas las ventajas de contar con un equipo de expertos sin los elevados costos.
Fomentar la motivación de los empleados: La productividad y la motivación de los empleados aumentan cuando no tienen que lidiar con problemas tecnológicos. Su entusiasmo también crecerá cuando tengan acceso a la tecnología más avanzada y sepan que su empresa está invirtiendo en ellos. Esto tendrá un impacto positivo en los niveles de productividad y retención.
Disfrute de una mayor seguridad: por último, una mayor seguridad es otra de las ventajas de la gestión conjunta de TI, ya que su proveedor le ayudará a implementar y mantener medidas de seguridad sólidas.

Errores comunes de la cogestión de TI

Cuando se trata de TI cogestionada, hay que tener en cuenta algunas desventajas.

Asegúrese de elegir al socio adecuado: Formar equipo con el socio equivocado podría afectar negativamente a su negocio. No todos los proveedores de servicios encajarán bien en tu negocio, así que investiga y asegúrate de colaborar con alguien que comparta tus valores y tenga la experiencia y los conocimientos que necesitas.

Costo inicial: Otro posible inconveniente es cuando los honorarios que cobra el proveedor de servicios superan los beneficios que esperas obtener. Asegúrate de que conoces todos los costos antes de firmar un contrato o podrías llevarte una desagradable sorpresa.

Problemas de compatibilidad: La cogestión de TI a veces puede provocar problemas de compatibilidad. Si su proveedor de servicios cogestionados utiliza una plataforma diferente a la que usted está acostumbrado, puede llevar algún tiempo conseguir que todo el mundo esté en la misma página (literalmente). Esto puede provocar frustración y pérdida de tiempo, así que prepárate para una pequeña curva de aprendizaje si sigues este camino.

¿Por qué está aumentando la cogestión de TI?

La demanda de servicios de TI gestionados conjuntamente está aumentando a medida que las empresas se dan cuenta de las ventajas de asociarse con un proveedor de servicios de TI, como un MSP complementar a su equipo interno de TI. A continuación se exponen cuatro razones clave por las que está aumentando la demanda:

Los equipos están sobrecargados: las operaciones empresariales son cada vez más complejas, lo que supone una carga excesiva para los equipos de TI. Al asociarse con un MSP, las empresas pueden delegar algunas tareas de gestión cotidianas y liberar a su equipo para que se centre en iniciativas estratégicas.
La contratación es todo un reto: la guerra por el talento es una realidad, y encontrar y retener a personal de TI cualificado es cada vez más difícil. Un MSP ayudarte a cubrir las carencias de tu equipo en materia de competencias y proporcionarte recursos adicionales según sea necesario.
Los MSP están mejorando su colaboración con los departamentos de TI internos: En el pasado, solía haber tensiones entre los MSP y los equipos de TI internos. Sin embargo, los MSP se han vuelto más adeptos a trabajar en colaboración con los equipos internos y a respetar su experiencia. Como resultado, hay más confianza y cooperación entre los MSP y los departamentos de TI internos.
El cibercrimen va en aumento: a medida que evoluciona el panorama de las amenazas, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo en materia de ciberseguridad. Un proveedor de servicios gestionados ( MSP ayudarle a implementar las mejores prácticas y a proteger sus sistemas frente a las amenazas más recientes.

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