Los retrasos en la elaboración de presupuestos y los flujos de trabajo inconexos en la gestión de oportunidades no solo te ralentizan, sino que te hacen perder oportunidades de negocio. Por eso, la integración entre Kaseya Quote Manager (KQM) y Autotask se diseñó para optimizar tus flujos de trabajo de ventas, cotización, gestión de oportunidades y compras, eliminando los obstáculos que impiden cerrar acuerdos más rápidamente y realizar una facturación más clara.
Kaseya Quote Manager, una plataforma de cotización y comercio electrónico basada en la nube, ayuda a los proveedores de servicios gestionados (MSP) a optimizar la venta de productos y servicios de TI. Autotask, una herramienta líder en automatización de servicios profesionales (PSA), optimiza la prestación de servicios y las operaciones administrativas. Juntas, crean un flujo continuo desde la cotización hasta el cobro, conectando a los equipos de ventas y de servicio al tiempo que reducen el trabajo manual, los errores y los retrasos.
Veamos los cuatro componentes principales de la Autotask entre KQM y Autotask : sincronización de organizaciones, sincronización de oportunidades, sincronización de tickets y sincronización de inventario, además de una nueva mejora que incorpora los costes de mano de obra de las propuestas Autotask a tus presupuestos para ofrecer una mayor visibilidad de los costes.
1. Sincronización de organizaciones: Sincronización bidireccional que mantiene a todos en la misma página.
Sincronización de organizaciones garantiza que la información de la empresa y de los contactos se mantenga sincronizada entre Autotask y Kaseya Quote Manager, lo que elimina la introducción de datos duplicados y mantiene la información actualizada. Para los MSP con experiencia, el enfoque recomendado es crear sus organizaciones en Autotask al iniciar el proceso de cotización a partir de una oportunidad en ese sistema.
Con esta sincronización, puedes:
- Sincroniza contactos y organizaciones en ambas direcciones.
- Filtre qué cuentas se transfieren para mantener el control.
- Accede y gestiona fácilmente los datos sincronizados desde KQM.
Nota: No se admiten las relaciones entre empresas matrices y filiales, y es posible que sea necesario revisar manualmente las regiones fiscales predeterminadas en Autotask recién sincronizadas.
2. Sincronización de oportunidades: Oportunidades que fluyen de la cotización al efectivo
Tus actividades de ventas en Kaseya Quote Manager se pueden integrar a la perfección en Autotask Opportunities Sync, lo que acorta la distancia entre la elaboración de cotizaciones y la prestación del servicio.
Te permite:
- Importa los servicios y productos presupuestados a Autotask crear u actualizar oportunidades.
- Agilice la transición de las ventas al servicio con el Asistente de oportunidades ganadas (WoW), que le ayuda a crear o actualizar automáticamente los cargos de los tickets, configurar o ajustar los contratos de servicio recurrentes, activar los proyectos de propuestas vinculados y gestionar otras tareas clave posteriores a la venta.
- Asigne categorías de productos y códigos de facturación para garantizar una alineación precisa.
3. Sincronización de tickets: Gane visibilidad de las ventas
Cada vez que se genera un pedido de venta en Kaseya Quote Manager, Tickets Sync crea un ticket informativo en Autotask, lo que mantiene a tu equipo de servicio al tanto de todo.
Esta funcionalidad te permite:
- Proporcione a su equipo de servicio visibilidad en tiempo real de la actividad de ventas.
- Configure los valores predeterminados de los tickets y asigne categorías de productos para mantener la coherencia.
Nota: La Sincronización de Entradas no está pensada para facturar artículos; para eso debe utilizarse la Sincronización de Oportunidades.
4. Sincronización de inventario: Manténgase abastecido y listo
Sincronización de inventario transfiere los datos de productos y ubicaciones de inventario de Autotask a Kaseya Quote Manager, para que siempre puedas elaborar presupuestos con información actualizada y precisa.
A través de esta sincronización, puedes:
- Acceda a datos de inventario en tiempo real durante el proceso de cotización.
- Evite citar productos agotados o no disponibles.
- Acceda a los productos almacenados en ubicaciones de inventario sincronizadas en KQM para realizar cotizaciones.
Ventaja adicional: mayor visibilidad de los costos laborales con la Sincronización de la mano de obra del proyecto de propuesta
Además de los cuatro componentes principales de sincronización, Kaseya Quote Manager admite la sincronización automática de los costes de mano de obra procedentes de las propuestas Autotask , función que se puede activar mediante WoW. Esta mejora permite incluir los costes de mano de obra en los presupuestos, lo que le ofrece una visión más completa de la rentabilidad del proyecto cuando se adjudica el presupuesto.
Se trata de una mejora sutil pero eficaz que optimiza el análisis de costes y garantiza que tus cotizaciones reflejen todo el alcance del trabajo del proyecto. Para obtener más información sobre la configuración, consulta la sección «Elaboración de cotizaciones desde el Centro de administración » en Kaseya Quote Manager.
Una experiencia de cotización sin fisuras
Todas estas funciones de integración —sincronización de organizaciones, sincronización de oportunidades, sincronización de tickets, sincronización de inventario y sincronización de proyectos y mano de obra Autotask funcionan conjuntamente para crear una experiencia totalmente integrada entre Kaseya Quote Manager y Autotask . En conjunto, ofrecen una solución moderna e integral para la elaboración de cotizaciones que reproduce la funcionalidad de las herramientas internas de Autotask para la elaboración de cotizaciones, al tiempo que añade nuevos niveles de flexibilidad y automatización.
Construido sobre una API personalizada, este conjunto de integración permite:
- Abrir cotizacionesdesde Autotask o Kaseya Quote Manager.
- Visualización de información sobre presupuestos en tiempo real directamente desde Autotask .
- Gana o pierde oportunidades directamente desde Kaseya Quote Manager.
- Generación automática de pedidos de venta, pedidos de compra y tickets como parte del flujo de trabajo.
Para facilitar la transición, Autotask la función «Quoting Prompt», que permite a los equipos pasar gradualmente del sistema de cotización tradicional a la experiencia más ágil, similar al comercio electrónico, que ofrece Kaseya Quote Manager. Con esta integración, la elaboración de cotizaciones se vuelve más rápida y precisa, y se adapta plenamente al funcionamiento de su empresa.
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