Simplifica tu flujo de trabajo de ventas: aprovecha todo el potencial de la integración de Autotask con Kaseya Quote Manager

Los retrasos en la elaboración de presupuestos y los flujos de trabajo inconexos en la gestión de oportunidades no solo te ralentizan, sino que te hacen perder oportunidades de negocio. Por eso, la integración entre Kaseya Quote Manager (KQM) y Autotask se diseñó para optimizar tus flujos de trabajo de ventas, cotización, gestión de oportunidades y compras, eliminando los obstáculos que impiden cerrar acuerdos más rápidamente y realizar una facturación más clara.

Kaseya Quote Manager, una plataforma de comercio electrónico y elaboración de presupuestos basada en la nube, ayuda a los proveedores de servicios gestionados (MSP) a optimizar la venta de productos y servicios de TI. Autotask, una herramienta líder en automatización de servicios profesionales (PSA), optimiza la prestación de servicios y las operaciones administrativas. Juntas, crean un flujo continuo desde el presupuesto hasta el cobro, conectando a los equipos de ventas y de servicio, al tiempo que reducen el trabajo manual, los errores y los retrasos.

Veamos en detalle los cuatro componentes principales de la integración entre KQM y Autotask : sincronización de organizaciones, sincronización de oportunidades, sincronización de tickets y sincronización de inventario, además de una nueva mejora que incorpora los costes de mano de obra de las propuestas de proyectos de Autotask a tus presupuestos, lo que te permite tener una mayor visibilidad de los costes.

1. Sincronización de organizaciones: sincronización bidireccional que permite que todos estén al corriente de la misma información

Sincronización de organizacionesgarantiza que la información de la empresa y de los contactos se mantenga sincronizada entre Autotask y Kaseya Quote Manager, lo que elimina la introducción de datos duplicados y mantiene la información actualizada. Para los MSP con experiencia, se recomienda crear las organizaciones en Autotask e iniciar el proceso de elaboración de presupuestos a partir de una oportunidad en dicha plataforma.

Con esta sincronización, podrás:

• Sincroniza los contactos y las organizaciones en ambos sentidos.
• Filtra las cuentas que se transfieren para mantener el control.
• Accede y gestiona fácilmente los datos sincronizados desde KQM.

Nota: No se admiten las relaciones entre empresas matrices y filiales, y es posible que sea necesario revisar manualmente las regiones fiscales predeterminadas en las empresas de « Autotask » recién sincronizadas.

2. Sincronización de oportunidades: Oportunidades que van desde el presupuesto hasta el cobro

Tus actividades de ventas en Kaseya Quote Manager se pueden integrar a la perfección en Autotask Opportunities Sync, lo que acorta la distancia entre la elaboración de cotizaciones y la prestación del servicio.

Te permite:

• Introduce los servicios y productos presupuestados en Autotask para crear u actualizar oportunidades.
• Agiliza la transición de las ventas al servicio con el Asistente de oportunidades ganadas (WoW), que te ayuda a crear o actualizar automáticamente los cargos de los tickets, configurar o ajustar los contratos de servicio recurrentes, activar los proyectos vinculados a las propuestas y gestionar otras tareas clave posteriores a la venta.
• Asigna las categorías de productos y los códigos de facturación para garantizar una correspondencia precisa.

3. Sincronización de entradas: mejora la visibilidad de las ventas

Cada vez que se genera un pedido de venta en Kaseya Quote Manager, Tickets Synccrea un ticket informativo en Autotask, lo que permite que su equipo de servicio esté al corriente de todo.

Esta función te permite:

• Proporciona a tu equipo de atención al cliente información en tiempo real sobre la actividad comercial.
• Configura los valores predeterminados de los tickets y asigna las categorías de productos para garantizar la coherencia.

Nota: «Synchronización de entradas» no está pensada para partidas de facturación; para ello, se debe utilizar «Synchronización de oportunidades».

4. Sincronización de existencias: Mantén el stock al día y todo listo

Sincronización de inventariotransfiere los datos de productos y ubicaciones de inventario desde Autotask a Kaseya Quote Manager, para que siempre puedas elaborar presupuestos con información actualizada y precisa.

Gracias a esta sincronización, podrás:

• Accede a los datos de inventario en tiempo real durante el proceso de elaboración de presupuestos.
• Evita incluir en el presupuesto productos que estén agotados o no estén disponibles.
• Acceda a los productos almacenados en ubicaciones de inventario sincronizadas en KQM para realizar cotizaciones.

Ventaja adicional: mayor visibilidad de los costos laborales con la Sincronización de la mano de obra del proyecto de propuesta

Además de los cuatro componentes principales de sincronización, Kaseya Quote Manager ahora admite la sincronización automática de los costes de mano de obra procedentes de las propuestas de proyecto de Autotask , que se puede activar mediante WoW. Esta mejora permite incluir los costes de mano de obra en los presupuestos, lo que te ofrece una visión más completa de la rentabilidad del proyecto cuando se adjudica el presupuesto.

Se trata de una mejora sutil pero eficaz que optimiza el análisis de costes y garantiza que tus cotizaciones reflejen todo el alcance del trabajo del proyecto. Para obtener más información sobre la configuración, consulta la sección «Elaboración de cotizaciones desde el Centro de administración » en Kaseya Quote Manager.

Una experiencia de cotización sin fisuras

Todas estas funciones de integración —sincronización de organizaciones, sincronización de oportunidades, sincronización de tickets, sincronización de inventario y sincronización de proyectos y mano de obra Autotask funcionan conjuntamente para crear una experiencia totalmente integrada entre Kaseya Quote Manager y Autotask . En conjunto, ofrecen una solución moderna e integral para la elaboración de cotizaciones que reproduce la funcionalidad de las herramientas internas de Autotask para la elaboración de cotizaciones, al tiempo que añade nuevos niveles de flexibilidad y automatización.

Desarrollada a partir de una API personalizada, esta suite de integración permite:

• Abrir cotizacionesdesde Autotask o Kaseya Quote Manager.
• Consultar información sobre presupuestos en tiempo real directamente desde las oportunidades de « Autotask ».
• Aprovechar o perder oportunidades directamente desde Kaseya Quote Manager.
• Generación automática de pedidos de venta, pedidos de compra y albaranes como parte del flujo de trabajo.

Para facilitar la transición, Autotask la función «Quoting Prompt», que permite a los equipos pasar gradualmente del sistema de cotización tradicional a la experiencia más ágil, similar al comercio electrónico, que ofrece Kaseya Quote Manager. Con esta integración, la elaboración de cotizaciones se vuelve más rápida y precisa, y se adapta plenamente al funcionamiento de su empresa.

¿Estás listo para ver cómo funciona la integración entre KQM y « Autotask »?

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