Cómo VMhosts logró hacer frente a un crecimiento de los terminales tres veces mayor sin triplicar su plantilla

Aspectos destacados del caso práctico

• 21 000 libras esterlinas de beneficio anual adicional
• Un crecimiento de los terminales tres veces superior, con un aumento de la plantilla inferior al doble
• Reducción de más del 20 % en los costes de la pila de software

De la proliferación de proveedores a una única plataforma escalable 

VMhostses un proveedor de servicios gestionados (MSP) con sede en el Reino Unido que presta apoyo a pequeñas y medianas empresas de una amplia variedad de sectores, con una plantilla de 22 personas y más de 3.000 terminales. VMhosts es un socio de confianza en materia de tecnología y seguridad para sus clientes, y gestiona su propia infraestructura de nube privada junto con un servicio de TI y seguridad totalmente gestionado. 

Cuando la empresa empezó a quedarse pequeña para su conjunto de herramientas fragmentado, el director de Servicios Técnicos, Gary Eastwood, y el director de Ventas, Neil Thomson, se propusieron encontrar una forma más inteligente de crecer, sin aumentar los costes, la complejidad ni la plantilla. 

Descubrieron una solución de Kaseya 365 Endpoint y los resultados cambiaron la forma en que VMhosts gestiona su negocio. 

 

Demasiado fragmentado para poder ampliarse 

VMhosts fue desarrollando su capacidad de prestación de servicios paso a paso a lo largo de los años, empezando por TeamViewer para el acceso remoto, incorporando posteriormente una solución de gestión remota (RMM) y añadiendo luego una solución antivirus independiente, herramientas de copia de seguridad y otros productos específicos. Cuando la empresa ya gestionaba más de 1.000 terminales, empezaron a aparecer las primeras fisuras. 

Las renovaciones de las licencias se producían en momentos distintos y dependían de múltiples proveedores. La carga administrativa que suponía hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento, gestionar los contratos y conciliar los costes en todo el entorno se había convertido en una auténtica carga. Como dice Neil Thomson:«Vencían unas aquí, otras allá… Estaban por todas partes y resultaba realmente difícil gestionarlas». 

El panorama técnico era igualmente fragmentado. Las alertas de seguridad procedentes de diferentes herramientas tenían que gestionarse por separado. Los ingenieros tenían que alternar entre consolas, buscar el contexto y atar los cabos manualmente, lo que complicaba cada tarea y dificultaba ampliar el rendimiento del equipo de forma eficiente. 

Y luego estaba la cuestión del coste. VMhosts pagaba por el antivirus de Sophos además de su contrato de RMM, junto con un producto de copias de seguridad que resultaba más caro de lo necesario para muchos de sus clientes. Cada nuevo contrato se sumaba al conjunto. 

Algo tenía que cambiar. 

 

Poner a prueba el valor 

Gary Eastwood probó por primera vez Kaseya 365 Endpoint cuando se lanzó al mercado. La propuesta de valor le resultó atractiva de inmediato, no solo desde el punto de vista económico, sino también por todo lo que la solución podía ofrecer en una única suscripción: RMM, antivirus, detección de ransomware, EDR, copias de seguridad de terminales y la opción de añadir detección y respuesta gestionadas (MDR) con un SOC disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. 

Pero VMhosts no se precipitó. El equipo dedicó casi un mes a realizar un análisis exhaustivo antes de tomar una decisión. Gary elaboró una hoja de cálculo con una comparación detallada de los costes de todos los proveedores existentes. Neil estudió las implicaciones comerciales. Y, lo que es más importante, Gary probó personalmente los productos de seguridad antes de recomendar la migración. 

La preocupación en torno al componente antivirus era real. VMhosts llevaba años utilizando productos de Sophos y confiaba en ellos.«La verdad es que no sabíamos mucho sobre Datto AV»,explica Gary.«Investigamos un poco y probamos su motor, y vimos que los resultados eran comparables a los de otras soluciones empresariales. No había ningún motivo para no confiar en él». 

El componente MDR también se puso a prueba. Cuando Gary integró EDR y MDR en su entorno, el SOC detectó a uno de los propios ingenieros de VMhosts ejecutando una herramienta de generación de informes de seguridad. Dado que la aplicación estaba generando múltiples procesos, el SOC lo identificó como un comportamiento sospechoso y aisló el dispositivo rápidamente. «Eso ocurrió muy rápido»,afirma Gary.«Fue uno de nuestros propios compañeros al que detectaron. Pero demostró que el producto funciona». 

Una vez realizada la validación técnica, el argumento comercial quedó claro. VMhosts se registró en Kaseya 365 Endpoint y comenzaron los trabajos de migración. 

 

Escalabilidad fluida con una única plataforma 

La implantación de Kaseya 365 Endpoint proporcionó a VMhosts acceso a una plataforma unificada en la que todos los componentes estaban diseñados para funcionar de forma conjunta, y los resultados no tardaron en notarse. 

Consolidación de Sophos a Datto AV y EDR 

En lugar de eliminar y sustituir todo de golpe, VMhosts migró a sus clientes a Datto AV de forma estructurada y automatizada. Mediante Datto RMM, el equipo de Gary creó un filtro inteligente que excluía los dispositivos en los que aún estaba instalado Sophos y, a continuación, aplicaba automáticamente la política de Datto AV en el momento en que se desinstalaba Sophos. Sin seguimiento manual. Sin tener que ir buscando cada equipo por separado.«Estábamos utilizando el producto para sustituir al producto»,como dice Neil. 

El último obstáculo para llevar a cabo la migración completa había sido la ausencia de filtrado web en Datto AV, una función que ofrecía Sophos y en la que confiaban muchos clientes, sobre todo en el caso de los trabajadores móviles que no podían contar con el cortafuegos de la oficina. Cuando Kaseya lanzó DNS Secure, ese obstáculo desapareció y VMhosts aceleró la transición. 

Automatización de lo complejo: la historia de la implantación de Oracle 

Uno de los mejores ejemplos de lo que Datto RMM ha hecho posible se produjo durante un proyecto de un cliente que, de otro modo, habría requerido semanas de trabajo manual. El cliente necesitaba implementar Oracle en más de 100 terminales, junto con archivos de configuración personalizados, el registro del conector ODBC y la configuración de las impresoras. 

En lugar de configurar manualmente cada máquina, el equipo de Gary creó un único componente automatizado que se encargaba de todo el proceso de implementación de principio a fin. 

 

«Unas pocas horas dedicadas a la creación de scripts y a las pruebas sustituyeron lo que habrían sido entre 20 y 30 minutos de trabajo manual por cada terminal».

, lo que supone un ahorro estimado de 40 horas en total.

El resultado fue una implementación más rápida y coherente, un cliente muy satisfecho y nuevas oportunidades para ampliar managed services. 

«Si piensas que se tarda entre 20 minutos y media hora por terminal si se hace manualmente, nosotros lo hicimos en unas pocas horas escribiendo y probando el script, y luego solo tuvimos que pulsar el botón», dice Gary. «Un ahorro de tiempo enorme». 

MDR: cobertura 24 horas al día, 7 días a la semana, sin personal las 24 horas al día, 7 días a la semana 

Llevar a cabo una operación de seguridad las 24 horas del día de forma interna con un equipo de 22 personas simplemente no es viable. El servicio MDR, incluido en « Kaseya 365 Endpoint Pro», cubre esa necesidad por completo. 

El equipo asignó licencias Pro tanto a sus propios miembros como a los clientes que identificaron como de mayor riesgo. El SOC realiza un seguimiento continuo, valida las alertas para descartar las falsas y escala las amenazas reales, incluyendo informes completos de incidentes y documentación sobre las medidas correctivas. 

«No contamos con personal disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para vigilar las pantallas», afirma Neil. «La seguridad es la principal preocupación de todo el mundo en estos momentos. Cualquier factor que ayude a mitigar ese riesgo es más que bienvenido». 

 

21 000 libras esterlinas de beneficio anual adicional — y margen de crecimiento 

Los resultados comerciales derivados de la migración a un punto final de « Kaseya 365 » fueron concretos y cuantificables. 

Reducción de más del 20 % en los costes de la pila de software, gracias a la consolidación de antivirus, copias de seguridad, EDR y MDR en una única suscripción que sustituyó a varios proveedores. 

21 000 £ (~28 000 $ / 24 000 €) de beneficio adicional al año, una cifra que, como se apresura a señalar Gary, representa el margen. «Eso no son ingresos. Si quisieras generar el mismo beneficio, tendrías que obtener 210 000 £ en nuevos ingresos para alcanzarlo». 

Se triplicó el número de terminales sin triplicar el equipo.VMhosts pasó de contar con unos 1.000 terminales a más de 3.000, mientras que el equipo técnico pasó de cuatro a siete personas. La automatización y la profunda integración del producto marcaron la diferencia. 

Costes predecibles.Un contrato, un proveedor, una fecha de renovación. El equipo administrativo de Neil por fin podía planificar con certeza. «Sabemos exactamente cuál va a ser el precio durante tres años. Eso ha supuesto un cambio radical». 

Se han abierto nuevas oportunidades de ventas adicionales gracias al aumento de la confianza de los clientes.La gestión avanzada de software, que se encarga de la aplicación automática de parches para aplicaciones de terceros como Chrome, Adobe y 7-Zip, se ha convertido en un valioso servicio complementario que ayuda a los clientes a cumplir los requisitos de conformidad con las normas ISO 27001 y Cyber Essentials con un esfuerzo manual mínimo. 

Ahorro de tiempo en todas las áreas de ingeniería. Según Neil, el mayor ahorro de costes a largo plazo no es la diferencia en el coste de las licencias, sino todo aquello que el equipo ya no tiene que hacer manualmente. 

 

«Lo que más nos permite ahorrar es el coste de las horas que dedica cada ingeniero. Cuando entro en el centro de operaciones de red (NOC), veo que esos chicos están bajo presión. Cualquier cosa que podamos hacer para reducir su carga de trabajo es muy bienvenida».

Neil Thomson, director comercial

De cara al futuro 

A medida que l managed services es se vuelven más complejas y los márgenes se ven sometidos a una presión cada vez mayor, VMhosts ya ha resuelto ambos problemas de una sola vez. Al consolidarlo todo en una única suscripción, han reducido los costes, han eliminado las fricciones operativas y han triplicado su presencia en los terminales sin tener que triplicar su plantilla. El resultado no es solo una operación más ágil, sino un modelo diseñado para garantizar su crecimiento escalable.