La gestion du personnel et des projets a toujours été un véritable exercice d'équilibre pour les prestataires de services informatiques. Entre les tickets d'assistance, les tâches liées aux projets et la planification des ressources, il est facile de perdre le fil et de passer plus de temps à jongler entre les outils qu'à accomplir le travail. C'est pourquoi nous sommes ravis de vous présenter Workforce Planner, une toute nouvelle fonctionnalité de BMS conçue pour simplifier et transformer votre façon de gérer vos effectifs.
Une visibilité globale pour une meilleure planification
Pour de nombreux partenaires, la gestion des effectifs implique de jongler entre des outils de gestion de projet tiers, des calendriers de planification et des feuilles de calcul internes. Workforce Planner regroupe toutes ces informations au sein d'une plateforme unique et conviviale.
Grâce à Workforce Planner, les chefs de projet et les administrateurs peuvent :
- Visualisez d'un seul coup d'œil la disponibilité des ressources: identifiez les personnes disponibles, celles qui sont occupées et les domaines où il existe un risque de surcharge.
- Attribuez les tâches en toute confiance: affectez le bon spécialiste à la bonne tâche et respectez les délais à venir.
- Favoriser la collaboration: permettre à chacun de connaître les responsabilités actuelles et les plannings de l'équipe, afin d'améliorer la transparence au sein de l'entreprise.
Pour les ressources telles que les ingénieurs ou les techniciens, Workforce Planner offre un aperçu clair des tâches qui leur sont attribuées, sans qu'ils aient à se familiariser avec des outils complexes. Quant à ceux qui n'y ont pas directement accès, les tâches qui leur sont attribuées s'affichent automatiquement sur leur page « Mon calendrier », garantissant ainsi que personne ne soit laissé de côté.
Une gestion de projet plus intelligente, intégrée au système de gestion technique des bâtiments (GTB)
Cette première phase de Workforce Planner est axée sur les projets. Au lieu de recourir à des outils tiers, vous disposerez désormais d'une solution intégrée et moderne offrant :
- Une interface utilisateur et une expérience utilisateur plus épurées et intuitives: conçues pour les flux de travail des MSP d'aujourd'hui.
- Autorisations basées sur les rôles: les chefs de projet et les administrateurs disposant de droits de « modification » peuvent attribuer et modifier des tâches, tandis que les utilisateurs disposant d'un accès « lecture » peuvent filtrer et consulter les calendriers.
- Gestion centralisée des tâches: chaque tâche créée dans le module « Projets » est automatiquement répercutée dans Workforce Planner, garantissant ainsi une source unique d'informations fiables.
En alliant une visibilité claire à des autorisations spécifiques à chaque rôle, Workforce Planner rend la gestion de projet à la fois sécurisée et efficace.
Conçu pour tous les postes de votre équipe
Workforce Planner a été conçu pour répondre aux besoins de différents profils d'utilisateurs :
- Chefs de projet et administrateurs: planifiez à l'avance, attribuez des tâches et ajustez la charge de travail grâce à un accès complet.
- Ressources avec droits d'accès: suivez facilement les tâches attribuées et consultez le calendrier global de l'équipe.
- Ressources sans accès: elles en bénéficient tout de même, car les tâches qui leur sont attribuées se synchronisent automatiquement avec leur « Mon calendrier ».
Cela permet à tout le monde, quel que soit son niveau d'accès, de rester sur la même longueur d'onde et bien informé.
Zoom sur l'interface
La vue calendrier de Workforce Planner rassemble tous les éléments essentiels en un seul endroit :
- Affichages du calendrier: basculez entre l'affichage journalier et hebdomadaire, accédez directement à « Aujourd'hui » ou faites défiler pour voir les tâches à venir.
- Liste des ressources: consultez la liste des employés, leurs fonctions et leurs disponibilités directement dans l'interface.
- Planification par équipes: les blocs blancs indiquent les heures de travail, les gris les heures hors service et une ligne rouge l'heure actuelle.
- Volet des tâches: filtrez, triez et attribuez des tâches directement dans le calendrier pour des ressources spécifiques.
- Options de plein écran et de filtrage: concentrez-vous sur les détails qui comptent le plus pour votre planification.
Ces outils permettent d'allouer facilement les ressources de manière efficace tout en gardant une vue d'ensemble.
Transparence grâce aux journaux et aux rapports
Workforce Planner propose également un journal complet de toutes les activités, notamment la création de tâches, les modifications d'affectation et les mises à jour de planification, accessible via Admin > Journaux > Workforce Planner. Vous pouvez personnaliser l'affichage des journaux, les enregistrer pour les réutiliser et même les partager avec l'ensemble de l'équipe. Ce niveau de visibilité garantit la traçabilité et facilite le suivi des modifications au fil du temps.
Préparer le terrain pour une gestion globale des effectifs
Si cette première version de Workforce Planner est axée sur les projets, ce n'est qu'un début. Les phases suivantes permettront d'étendre le système aux tickets et aux interventions de service, pour finalement remplacer l'ancien calendrier de répartition. L'objectif à long terme est d'offrir aux partenaires une plateforme complète de gestion des effectifs, qui servira de point de référence unique pour comprendre comment le temps et les ressources sont utilisés à l'échelle de l'entreprise.
Demandez dès aujourd'hui une démonstration de Kaseya BMS pour découvrir comment Workforce Planner peut simplifier la planification et améliorer les performances de votre équipe.
