Comment Offen Petroleum multiplie par cinq la vitesse de ses opérations informatiques grâce à IT Glue

Points forts de l'étude de cas

• Depuis la mise en place IT Glue, l'équipe informatique d'Offen Petroleum accomplit ses tâches jusqu'à quatre à cinq fois plus rapidement, ce qui lui évite de perdre du temps à rechercher de la documentation, des mots de passe et des informations sur les systèmes.
• Une équipe informatique composée de cinq personnes assure le bon fonctionnement des activités d'Offen à l'échelle nationale, en fournissant des services informatiques aux stations-service, aux flottes de véhicules, ainsi qu'aux clients du secteur public et industriel.
• Grâce à une documentation standardisée, Offen peut intégrer plus rapidement les sites nouvellement acquis, ce qui aide l'équipe informatique à mettre en place les systèmes de manière rapide et cohérente.
• Les intégrations avec Autotask et Datto RMM relient les tickets, les alertes et la documentation, offrant ainsi aux techniciens une vue d'ensemble complète sans avoir à changer d'outil.
• La centralisation de la documentation facilite la mise en conformité dans plus de 40 États, ce qui permet à Offen de réduire les risques liés aux audits et de produire rapidement des documents précis en cas de besoin.

Des opérations de ravitaillement qui ne peuvent se permettre aucun temps d'arrêt

Depuis des décennies, Offen Petroleum excelle dans un domaine : livrer du carburant au bon endroit, au bon moment, à chaque fois. Fondée à la fin des années 1930 sous le nom de Reedy Coal and Fuel Company, l'entreprise est aujourd'hui l'un des plus grands distributeurs de carburant du pays, approvisionnant des stations-service, des flottes de véhicules, des organismes publics et des clients industriels dans tout le pays.

Cette croissance a entraîné une complexité accrue. Au-delà de la distribution de carburant, Offen accompagne les exploitants de stations-service en leur fournissant les technologies et les solutions de conformité nécessaires pour assurer un fonctionnement sécurisé. Pour l'équipe informatique, cela s'est traduit par la gestion d'un ensemble de plus en plus diversifié de systèmes, de sites, d'utilisateurs et d'exigences réglementaires, parallèlement aux acquisitions et à la croissance continues.

Pour Josh Atkinson, le responsable informatique chargé de cet environnement, une chose était claire dès le départ : la fiabilité opérationnelle repose sur une documentation fiable.

Avec une équipe informatique réduite à cinq personnes chargée de soutenir une entreprise décentralisée et soucieuse de la conformité, Offen ne pouvait se permettre aucune perte d'efficacité ni voir les connaissances institutionnelles rester confinées dans les boîtes de réception ou les tableurs individuels. Les informations essentielles — qu'il s'agisse des accès utilisateurs, des licences, des domaines, des mots de passe ou des abonnements auprès des fournisseurs — devaient être exactes, centralisées et accessibles.

À mesure qu'Offen se développait et acquérait de nouveaux sites, le défi est devenu encore plus important. Chaque acquisition s'accompagnait de nouveaux systèmes, de nouvelles configurations et de nouveaux intervenants. En l'absence d'un cadre de documentation cohérent, l'intégration de ces environnements aurait ralenti le support technique et accru les risques.

Créer une source unique de vérité avec IT Glue

Offen a adopté IT Glue base pour organiser et mettre en œuvre les connaissances informatiques à l'échelle de l'entreprise. Plutôt que de considérer la documentation comme un ensemble de notes statiques, l'équipe utilise IT Glue un système d'enregistrement dynamique qui reflète leur environnement réel.

Avant IT Glue, la documentation se trouvait principalement dans des fichiers Microsoft Teams et dans divers documents éparpillés. À mesure que l'organisation s'est développée, cette approche est rapidement devenue difficile à gérer et encore plus compliquée à consulter.

Aujourd'hui, IT Glue un référentiel sécurisé et centralisé pour la documentation, les guides d'intervention, les configurations et les identifiants, transformant ainsi la manière dont l'équipe gère et partage ses connaissances.

IT Glue apporte IT Glue son soutien à l'équipe informatique d'Offen en centralisant :

• Fichiers clients et « clients » internes, y compris l'accès par service via MyGlue
• Les coordonnées des utilisateurs, les informations relatives aux licences Microsoft et les données de domaine sont synchronisées et gérées en un seul et même endroit
• Mots de passe et comptes de service sécurisés par l'authentification multifactorielle (MFA)
• La documentation au niveau des magasins et des sites est essentielle pour assurer le bon fonctionnement des sites décentralisés
• Liens actifs et données structurées utilisés pour créer des fiches d'information et des ressources de référence rapide

Les relations entre les ressources constituent un élément essentiel de la valeur ajoutée. En reliant entre eux les utilisateurs, les systèmes, les identifiants et les abonnements, les techniciens peuvent rapidement saisir le contexte, sans avoir à rassembler des informations éparpillées dans plusieurs outils.

Éviter le désordre lié à une documentation éparpillée

Pour M. Offen, le principal avantage IT Glue été d'éliminer les inefficacités liées à une documentation fragmentée.

À mesure que l'équipe informatique s'agrandissait et que l'entreprise continuait à acquérir de nouvelles activités, la plateforme a permis de transformer la documentation, qui consistait auparavant en une multitude de notes éparses d'une seule page, en un corpus de connaissances structuré et facile à mettre à jour.

Par rapport aux environnements acquis par Offen qui ne disposaient pas d'une documentation cohérente, la différence est frappante.

En centralisant la documentation dès les premières phases de croissance de l'entreprise, l'équipe a évité les goulots d'étranglement opérationnels qui freinent souvent le développement des organisations.

Une documentation qui favorise la croissance, et pas seulement une aide au quotidien

C'est lors des acquisitions IT Glue a eu l'un de ses impacts les plus significatifs IT Glue Offen. À mesure que de nouveaux sites et systèmes sont mis en service, la documentation fait le lien entre la phase de découverte et la mise en service opérationnelle.

Au lieu de repartir de zéro, l'équipe informatique peut documenter rapidement et de manière cohérente les nouveaux environnements, intégrer les ressources aux flux de travail existants et mettre les informations à la disposition des équipes concernées sans difficulté.

Cette constance est un atout pour Offen :

• Réduire le temps nécessaire à l'intégration des nouveaux sites
• Assurer la continuité des opérations pendant les phases de transition
• Réduire le risque de passer à côté d'informations cruciales

Assurer la conformité au sein d'une structure complexe couvrant plusieurs États

Offen est présent dans plus de 40 États et assure la livraison directe de carburant dans plus de 20 d'entre eux, ce qui lui confère une empreinte réglementaire considérable. Qu'il s'agisse de la déclaration des taxes d'accise dans plusieurs États, des réglementations environnementales, des exigences PCI DSS, des licences des fournisseurs ou de la gestion des contrats, l'équipe informatique doit gérer un large éventail d'obligations réglementaires dans un environnement très décentralisé.

IT Glue un rôle essentiel en servant de système centralisé de référence pour les informations dont dépend la conformité. Les identifiants des comptes de service sont sécurisés par l'authentification multifactorielle (MFA), les licences logicielles sont associées à des utilisateurs et à des systèmes spécifiques, et la documentation des fournisseurs ainsi que les configurations au niveau des sites sont conservées dans un format structuré et accessible.

À mesure qu'Offen poursuit sa croissance par le biais d'acquisitions, cette base de référence documentaire s'étend rapidement aux nouveaux environnements, ce qui réduit le risque de lacunes en matière de conformité pendant les phases de transition.

En cas d'audit ou de demande de documents, l'équipe informatique est en mesure de fournir rapidement des informations précises et à jour sans avoir à effectuer de recherches manuelles dans des systèmes disparates.

De meilleurs résultats grâce à des flux de travail intégrés

IT Glue de système de documentation chez Offen et est étroitement intégré à Autotask , Datto RMM, EDR et d'autres outils de leur environnement. Les techniciens n'ont plus besoin de passer d'un système à l'autre pour trouver des réponses : la documentation, les alertes et les tickets restent interconnectés.

Cette intégration est essentielle dans un environnement à fort volume et multi-sites. Grâce à Autotask les tickets, les flux de travail, le suivi du temps, les projets et la gestion du changement, et à IT Glue un contexte structuré, les techniciens peuvent rester concentrés sans se perdre entre les différents écrans et outils.

En conséquence :

• Les billets partent plus vite
• La responsabilité est mieux définie
• L'équipe bénéficie d'une meilleure visibilité sur les opérations quotidiennes et la planification à long terme