RunBiz

Points forts de l'étude de cas

Le défi

Avant d'utiliser IT Glue, Run Business Solutions consignait toutes ses informations dans la base de connaissances ConnectWise, accessible depuis la section « Notes » de l'outil. Cette fonctionnalité ressemblait à un simple bloc-notes et ne constituait pas un outil suffisant pour documenter l'intégralité des environnements de tous ses clients.

RunBiz compte de nombreux clients, qui doivent s'assurer que leur documentation est bien structurée et sécurisée, et qu'elle permet d'automatiser divers aspects de leur activité grâce à des intégrations.

La solution qu'ils utilisaient auparavant n'était pas conçue pour servir de plateforme de documentation informatique adaptée à un MSP. Par conséquent, le transfert de ces informations s'est avéré difficile au début et a exigé beaucoup de rigueur de la part de l'équipe pour persévérer.

La solution

Grâce à IT Glue, RunBiz a pu optimiser ses opérations en rationalisant ses processus et en tirant parti de solutions telles que MyGlue et Network Glue. De plus, IT Glue est intuitif et facile à utiliser. Cela a permis à l'ensemble du personnel de RunBiz de consulter les détails de ses actifs et les éléments associés dans un seul volet, ce qui a permis de gagner un temps précieux et d'accroître la productivité.

«IT Glue , c'est génial ! Grâce à la distinction entre les ressources essentielles et les ressources flexibles, tout est automatiquement organisé de manière claire dès le départ»,a déclaré Chris Donathan, responsable technique chez RunBiz. Il est chargé de diverses tâches telles que les processus de sécurité, les normes opérationnelles, la gestion de la documentation, etc.

Outre IT Glue, RunBiz utilise également MyGlue, Network Glue et myITprocess afin d'optimiser davantage ses opérations commerciales.

Il a ajouté : « De plus, nos clients peuvent également tenir à jour une liste de leurs actifs. Nos clients du secteur industriel ont la possibilité de consigner les informations relatives à la garantie et les numéros de série de leurs équipements. Cela facilite l'accès à ces informations pour nos clients. Par ailleurs, cela nous permet de disposer d'informations à jour et facilement accessibles sur l'ensemble de notre clientèle. »

RunBiz avait pour habitude de partager des informations sensibles, telles que des mots de passe, avec ses utilisateurs finaux via des feuilles de calcul. De ce fait, l'entreprise devait envoyer davantage de documents que nécessaire, simplement pour s'assurer de disposer de tout ce dont elle avait besoin. Outre le risque que cela représentait pour la sécurité, il s'agissait également d'un mode de communication et de collaboration inefficace avec les clients.

Grâce à MyGlue dans leur arsenal d'outils, ils peuvent désormais proposer une solution de collaboration en tant que service et entretenir leurs relations clients en faisant preuve de transparence dans leur documentation et en permettant à leurs clients d'accéder à leurs propres données.

Chris a partagé quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti d'MyGlue au profit de son entreprise et de ses clients. Il s'agit notamment de configurer l'authentification multifactorielle (MFA) pour les utilisateurs finaux et de suivre simplement le guide de mise en œuvre, car celui-ci est complet et facile à suivre. Il ajoute également : « Accordez une attention particulière aux groupes de sécurité afin de vous assurer que les utilisateurs finaux obtiennent bien ce qu'ils souhaitent. »

Les groupes de sécurité constituent une fonctionnalité puissante qui vous permet de partager en toute sécurité uniquement la documentation que vous souhaitez mettre à la disposition d'un ensemble spécifique d'utilisateurs. Vous pouvez accélérer le processus de collaboration avec vos clients en configurant les groupes de la manière la plus adaptée à votre organisation et à vos flux de travail.

RunBiz utilisait auparavant Auvik pour la découverte du réseau. Cependant, l'entreprise utilise désormais Network Glue pour obtenir une vue d'ensemble complète de toutes les infrastructures qu'elle gère.

« Avec Network Glue, si nous devons débrancher un élément, on sait exactement où le trouver. En cas de dépannage, on dispose d’une multitude d’informations utiles, par exemple pour savoir si un appareil donné est connecté à un commutateur ou à un pare-feu spécifique. On peut également voir où se trouve le contrôleur de domaine principal et tous les éléments qui y sont connectés », a expliqué Chris.

RunBiz tire également pleinement parti d’ IT Glue grâce à son intégration avec myITprocess. Avant myITprocess, RunBiz n’utilisait aucune solution de vCIO, mais l’entreprise avait besoin d’une méthode standardisée pour harmoniser ses technologies. Grâce à l’intégration de ConnectWise et d’ IT Glue, myITprocess a rendu ce choix évident.

RunBiz a pu utiliser l'myITprocess pour mener des analyses d'alignement, élaborer des feuilles de route technologiques destinées aux clients, développer ses activités auprès de ses clients actuels et mieux aligner les mesures de sécurité et les meilleures pratiques du secteur afin de réduire le nombre de tickets.

Grâce à l'intégration avec IT Glue, ils peuvent associer directement les configurations d'IT Glue et les informations sur les actifs flexibles à la bibliothèque de normes afin d'identifier facilement les écarts et de réduire le temps d'évaluation. Sur la base des écarts identifiés et des problèmes de non-conformité, RunBiz a pu générer facilement un ticket au sein de son PSA, ConnectWise, directement depuis myITprocess.

Les résultats

Chris déclare : « Nous utilisons IT Glue depuis de nombreuses années maintenant. Cet outil nous a permis à tous, chez RunBiz, de gagner énormément de temps, et nous l’apprécions tous énormément – tant pour la façon dont il accélère les tâches quotidiennes que pour son intégration parfaite avec MyGlue, Network Glue et myITprocess. »

L’intégration d’ MyGlue s à son offre de services a conféré à RunBiz un avantage concurrentiel en privilégiant la collaboration avec les clients et le partage sécurisé de leurs documents. Pour RunBiz, MyGlue a également permis d’améliorer le processus d’intégration des nouveaux clients. « Il nous suffit de créer leur compte MyGlue et de leur donner un accès instantané à certains mots de passe et documents uniquement. Cela nous aidera également à mieux les servir. »

Network Glue leur a permis d'avoir une meilleure vue d'ensemble des environnements informatiques qu'ils gèrent, qu'il s'agisse d'analyser en profondeur un réseau ou de résoudre des problèmes spécifiques.

RunBiz développe ses activités grâce à myITprocess, une solution qu’elle impose désormais à tous ses clients afin d’assurer une harmonisation technologique adéquate. myITprocess a également permis de réduire le nombre de tickets en harmonisant les solutions de sécurité avec les meilleures pratiques.

Nous utilisons IT Glue depuis de nombreuses années maintenant. Cet outil nous fait gagner énormément de temps, et nous l'apprécions tous énormément, tant pour la rapidité avec laquelle il nous permet d'accomplir nos tâches quotidiennes que pour son intégration parfaite avec MyGlue, Network Glue et myITprocess.