Version 2

Points forts de l'étude de cas

Le défi

Version2 est un prestataire de services informatiques (MSP) basé à Chicago qui compte 14 employés et sert des clients dans tout le pays. L'entreprise ne disposait pas d'un système clair pour documenter les environnements informatiques dont elle assurait la maintenance. Les documents Word et les feuilles de calcul Excel étaient largement utilisés pour gérer tout, de l'inventaire des clients aux plans de réseau en passant par les numéros de série. Cela s'est avéré assez compliqué et chronophage.

De plus, Version2 avait du mal à assurer la sécurité de ses mots de passe, car elle comptait uniquement sur un gestionnaire de mots de passe doté d’une « clé dorée » pour protéger ces informations cruciales. Le prestataire de services gérés (MSP) a également constaté une prolifération des informations due à l’utilisation de documents distincts pour chaque client et ses actifs. En conséquence, trop de temps était consacré, jour après jour, à la recherche des informations nécessaires.

Version2 avait besoin de regrouper toutes les informations informatiques de ses clients en un seul et même endroit. Cela permettrait d'assurer la cohérence de l'ensemble du système et d'offrir une vue d'ensemble précise du réseau de chaque client.

La solution

IT Glue s'est révélé être l'outil de documentation dont Version2 avait besoin pour fédérer les différentes infrastructures informatiques qu'elle gère. Grâce à IT Glue, Version2 a pu stocker et gérer ses mots de passe en toute sécurité, établir des liens entre ses actifs et ses documents, et retrouver rapidement toute information nécessaire en quelques secondes.

En plus de leur fournir une structure, IT Glue leur a également offert la possibilité de personnaliser leur propre « Flexible Asset » afin d’effectuer des tâches de vCIO. Version2 a créé et personnalisé un « Flexible Asset » permettant de suivre une liste de points à aborder avec les clients lors des revues d’activité trimestrielles.

Cet outil « Flexible Asset » a permis aux ingénieurs sur site de recenser un arriéré de tâches concernant, par exemple, des postes de travail obsolètes, des machines nécessitant une mise à niveau ou celles arrivant en fin de vie ou en fin de prise en charge. Ces informations structurées aident le vCIO à analyser cet arriéré et à hiérarchiser les projets en fonction de leur priorité et de leur impact sur l'activité.

De plus, Version2 utilise MyGlue pour collaborer avec ses clients et établir un canal de communication bidirectionnel, afin que ces derniers puissent consulter et utiliser la documentation qu’ils ont déjà mise en place sur IT Glue.

« Grâce à MyGlue, nos clients n’ont plus besoin de nous demander des informations ou de nous appeler en cas de problème : ils ont désormais un accès direct à des informations telles que les coordonnées des fournisseurs, le réseau local, les mots de passe et les licences », a déclaré Craig Weber, ingénieur senior et associé chez Version2.

Il a ajouté : « De plus, nos clients peuvent également tenir à jour une liste de leurs actifs. Nos clients du secteur industriel ont la possibilité de consigner les informations relatives à la garantie et les numéros de série de leurs équipements. Cela facilite l'accès à ces informations pour nos clients. Par ailleurs, cela nous permet de disposer d'informations à jour et facilement accessibles sur l'ensemble de notre clientèle. »

Les résultats

IT Glue Cela s'est avéré être un excellent investissement pour Version2. IT Glue leur a permis de mettre en place de nouvelles normes et de nouveaux processus au sein de leur entreprise. Cela a été rendu possible grâce à l'utilisation des fonctionnalités « Core » et « Flexible Assets » de l'outil, à la cartographie des relations, ainsi qu'à l'accès et au stockage sécurisés des mots de passe.

Grâce à MyGlue, ils peuvent mettre en avant leur valeur ajoutée et tenir leurs clients informés de leurs activités. Mais surtout, cela a permis à Version2 de collaborer avec ses clients et d'entretenir ces relations.

L'utilisation d'une solution de gestion documentaire spécialement conçue pour les professionnels de l'informatique a permis à Version2 de gagner en efficacité grâce à l'automatisation et à la consolidation. Elle garantit également la sécurité permanente des informations sensibles et permet de rationaliser les processus quotidiens grâce à des intégrations et à des flux de travail flexibles.

Grâce à MyGlue, nos clients n'ont plus besoin de nous demander des informations ou de nous appeler en cas de problème : ils ont désormais un accès direct à des informations telles que les coordonnées des fournisseurs, le réseau local (LAN), les mots de passe et les licences.