Version 2

Le défi

Version2 est un fournisseur de services informatiques (MSP) basé à Chicago qui compte 14 employés et sert des clients dans tout le pays. L'entreprise ne disposait pas d'un système clair pour documenter les environnements informatiques dont elle assurait la maintenance. Les documents Word et les feuilles de calcul Excel étaient largement utilisés pour tout gérer, de l'inventaire des clients aux plans de réseau en passant par les numéros de série. Cela s'est avéré être une tâche assez difficile et chronophage.

De plus, Version2 avait du mal à garantir la sécurité de ses mots de passe, car elle comptait uniquement sur un gestionnaire de mots de passe doté d'une « clé d'or » pour protéger ces informations cruciales. Le MSP a également constaté une dispersion des informations due à l'utilisation de documents distincts pour chaque client et ses actifs. En conséquence, trop de temps était consacré, jour après jour, à la recherche des informations nécessaires.

Version2 avait besoin de regrouper toutes les informations informatiques de ses clients en un seul endroit. Cela permettrait d'assurer la cohérence de l'ensemble du système et d'offrir une vue d'ensemble précise du réseau de chaque client.

La solution

IT Glue être l'outil de documentation dont Version2 avait besoin pour centraliser les différentes infrastructures informatiques qu'elle gère. Grâce à IT Glue, Version2 a pu stocker et gérer ses mots de passe en toute sécurité, établir des liens entre ses actifs et ses documents, et trouver rapidement toute information nécessaire en quelques secondes.

En plus de leur fournir une structure, IT Glue leur a IT Glue offert la possibilité de personnaliser leur propre « Flexible Asset » afin d'accomplir des tâches de vCIO. Version2 a créé et personnalisé un « Flexible Asset » pour suivre une liste de points à aborder avec les clients lors des revues d'activité trimestrielles.

Cette fonctionnalité « Flexible Asset » a permis aux ingénieurs sur site de recenser un ensemble de postes en attente, tels que les postes de travail vieillissants, les machines nécessitant une mise à niveau ou celles arrivant en fin de vie ou en fin de support. Ces informations structurées aident le vCIO à examiner ces postes en attente et à hiérarchiser les projets en fonction de leur priorité et de leur impact sur l'activité.

De plus, Version2 utilise MyGlue collaborer avec ses clients et établir un canal de communication bidirectionnel, permettant ainsi à ces derniers de consulter et d'utiliser la documentation qu'ils ont déjà mise en place dans IT Glue.

« Avec MyGlue, nos clients n’ont plus besoin de nous demander des informations ou de nous appeler en cas de problème : ils ont directement accès à des informations telles que les coordonnées des fournisseurs, le réseau local, les mots de passe et les licences », a déclaré Craig Weber, ingénieur senior et associé chez Version2.

Il a ajouté : « De plus, nos clients peuvent également tenir à jour une liste de leurs actifs. Nos clients du secteur industriel ont la possibilité de conserver les informations relatives à la garantie et les numéros de série de leurs équipements. Cela facilite l'accès à ces informations pour nos clients. De plus, cela nous permet de disposer d'informations à jour et facilement accessibles sur tous nos clients. »

Les résultats

IT Glue être un excellent investissement pour Version2. IT Glue les IT Glue aidés à mettre en place de nouvelles normes et de nouveaux processus au sein de leur entreprise. Cela a été rendu possible grâce à l'utilisation des fonctionnalités « Core » et « Flexible Assets » de l'outil, à la cartographie des relations, ainsi qu'à l'accès et au stockage sécurisés des mots de passe.

Grâce à MyGlue, ils peuvent mettre en avant leur valeur ajoutée et tenir leurs clients informés de leurs activités. Mais surtout, cela a permis à Version2 de collaborer avec ses clients et d'entretenir ces relations.

Le recours à une solution de gestion documentaire spécialement conçue pour les professionnels de l'informatique a permis à Version2 de gagner en efficacité grâce à l'automatisation et à la consolidation. Cela garantit également la sécurité permanente des informations sensibles et permet de rationaliser les processus quotidiens grâce à des intégrations et à des flux de travail flexibles.