Comment VMhosts a réussi à faire face à une croissance par trois du nombre de terminaux sans tripler ses effectifs

Points forts de l'étude de cas

• 21 000 £ de bénéfice annuel supplémentaire 

• Croissance du nombre de terminaux multipliée par 3, augmentation des effectifs inférieure à 2 fois 

• Réduction de plus de 20 % des coûts liés à la pile logicielle 

De la prolifération des fournisseurs à une plateforme unique et évolutive 

VMhosts est un fournisseur de services gérés (MSP) basé au Royaume-Uni qui accompagne les petites et moyennes entreprises dans un large éventail de secteurs d'activité. Fort d'une équipe de 22 collaborateurs et gérant plus de 3 000 terminaux, VMhosts est un partenaire de confiance en matière de technologie et de sécurité pour ses clients. L'entreprise exploite sa propre infrastructure de cloud privé et propose des services informatiques et de sécurité entièrement gérés. 

Lorsque l'entreprise a commencé à dépasser les capacités de sa pile d'outils fragmentée, Gary Eastwood, responsable des services techniques, et Neil Thomson, responsable commercial, se sont mis en quête d'une solution plus intelligente pour s'adapter à la croissance, sans augmenter les coûts, la complexité ni les effectifs. 

Ils ont découvert Kaseya 365 , et ces résultats ont transformé la manière dont VMhosts mène ses activités. 

Trop fragmenté pour évoluer à grande échelle 

Au fil des années, VMhosts a développé progressivement ses capacités de prestation de services : l'entreprise a commencé par utiliser TeamViewer pour l'accès à distance, puis a ajouté un outil de gestion à distance (RMM), avant d'intégrer une solution antivirus distincte, des outils de sauvegarde et divers autres produits spécialisés. Lorsque l'entreprise s'est retrouvée à gérer plus de 1 000 terminaux, les failles ont commencé à apparaître. 

Les renouvellements de licences avaient lieu à des dates différentes selon les fournisseurs. La charge administrative liée au suivi des dates d’expiration, à la gestion des contrats et au rapprochement des coûts sur l’ensemble de la pile était devenue un véritable fardeau. Comme le dit Neil Thomson : « Ça expirait par-ci, ça expirait par-là… C'était complètement désorganisé et vraiment difficile à gérer. » 

Le tableau technique était tout aussi morcelé. Les alertes de sécurité provenant de différents outils devaient être suivies séparément. Les ingénieurs devaient passer d’une console à l’autre, rechercher le contexte et relier manuellement les éléments entre eux, ce qui alourdissait chaque tâche et rendait plus difficile l’augmentation efficace de la productivité de l’équipe. 

Et puis, il y avait la question des coûts. VMhosts payait l'antivirus Sophos en plus de son contrat RMM, ainsi qu'un produit de sauvegarde qui s'avérait plus coûteux que nécessaire pour bon nombre de ses clients. Chaque nouveau contrat venait s'ajouter à la facture. 

Il fallait que quelque chose change. 

Mettre la valeur à l'épreuve 

Gary Eastwood a découvert Kaseya 365 dès son lancement. La proposition de valeur l’a immédiatement séduit, non seulement d’un point de vue financier, mais aussi en raison de tout ce que la solution pouvait offrir dans le cadre d’un seul abonnement : gestion à distance des postes de travail (RMM), antivirus, détection des ransomwares, EDR, sauvegarde des postes de travail, ainsi que la possibilité d’ajouter un service de détection et de réponse gérées (MDR) avec un centre d’opérations de sécurité (SOC) disponible 24 h/24 et 7 j/7. 

Mais VMhosts n'a pas pris de décision précipitée. L'équipe a consacré près d'un mois à une analyse approfondie avant de s'engager. Gary a élaboré un tableau comparatif détaillé des coûts de tous les fournisseurs existants. Neil a examiné les implications commerciales. Et surtout, Gary a testé lui-même les produits de sécurité avant de recommander la migration. 

Les inquiétudes concernant le composant antivirus étaient bien fondées. VMhosts utilisait les solutions Sophos depuis des années et avait confiance en ce produit. « Nous ne connaissions pas vraiment Datto AV », explique Gary. « Nous avons fait des recherches et testé son moteur — et avons constaté que les résultats étaient comparables à ceux d’autres solutions d’entreprise. Nous n’avions aucune raison de ne pas lui faire confiance. » 

Le volet MDR a également été mis à l’épreuve. Lorsque Gary a intégré conjointement l’EDR et le MDR dans leur environnement, le SOC a signalé l’un des ingénieurs de VMhosts qui utilisait un outil de génération de rapports de sécurité. L’application générant plusieurs processus, le SOC a identifié ce comportement comme suspect et a isolé le terminal — très rapidement. « Ça s’est passé très vite », explique Gary. « C’est l’un de nos collaborateurs qui s’est fait repérer. Mais cela a prouvé que le produit fonctionne. » 

Une fois la validation technique effectuée, l'intérêt commercial du projet ne faisait plus aucun doute. VMhosts a souscrit à Kaseya 365 , et les travaux de migration ont commencé. 

Une évolutivité fluide grâce à une plateforme unique 

Le déploiement de Kaseya 365 a permis à VMhosts de disposer d'une plateforme unifiée dont tous les composants ont été conçus pour fonctionner en synergie, et les résultats se sont rapidement fait sentir. 

Migration de Sophos vers Datto AV et EDR 

Plutôt que de tout remplacer d’un seul coup, VMhosts a migré ses clients vers Datto AV de manière structurée et automatisée. À l’aide de Datto RMM, l’équipe de Gary a mis au point un filtre intelligent qui excluait les appareils sur lesquels Sophos était encore installé, puis a automatiquement déployé la politique Datto AV dès que Sophos était désinstallé. Pas de suivi manuel. Pas besoin de rechercher chaque machine individuellement. « Nous avons utilisé le produit pour remplacer le produit », comme le dit Neil. 

Le dernier obstacle à une migration complète était l'absence de filtrage Web dans Datto AV, une fonctionnalité proposée par Sophos et sur laquelle comptaient de nombreux clients, en particulier pour les collaborateurs mobiles qui ne pouvaient pas compter sur le pare-feu de leur bureau. Lorsque Kaseya a lancé DNS Secure, cet obstacle a disparu, et VMhosts a accéléré la transition. 

Automatiser la complexité : l'expérience de déploiement d'Oracle 

L'un des meilleurs exemples de ce que Datto RMM a permis de réaliser s'est présenté lors d'un projet client qui, sans cela, aurait nécessité plusieurs semaines de travail manuel. Le client avait besoin de déployer Oracle sur plus de 100 terminaux, ainsi que des fichiers de configuration personnalisés, l'enregistrement d'un connecteur ODBC et la configuration d'imprimantes. 

Au lieu de configurer manuellement chaque machine, l'équipe de Gary a mis au point un composant automatisé unique qui gérait l'ensemble du processus de déploiement de bout en bout. 

Cela s'est traduit par un déploiement plus rapide et plus homogène, un client extrêmement satisfait et de nouvelles opportunités d'extension managed services. 

« Si vous pensez que cela prend entre 20 minutes et une demi-heure par terminal en mode manuel, nous avons réussi à le faire en quelques heures seulement, le temps d’écrire et de tester le script, puis d’appuyer sur le bouton », explique Gary. « Un gain de temps considérable. » 

MDR : une couverture 24 h/24, 7 j/7 sans personnel présent 24 h/24, 7 j/7 

Il n’est tout simplement pas envisageable de gérer en interne un service de sécurité fonctionnant 24 heures sur 24 avec une équipe de 22 personnes. Le service MDR, inclus dans Kaseya 365 Pro, comble parfaitement cette lacune. 

L'équipe a attribué des licences Pro à ses propres membres ainsi qu'aux clients qu'elle a identifiés comme présentant un risque plus élevé. Le SOC assure une surveillance continue, valide les alertes afin d'éliminer les fausses alertes et transmet les menaces réelles, en joignant des rapports d'incident complets ainsi que la documentation relative aux mesures correctives. 

« Nous n'avons pas de personnel disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour surveiller les écrans », explique Neil. « La sécurité est actuellement la priorité absolue de tout le monde. Tout élément permettant d'atténuer ce risque est donc le bienvenu. » 

21 000 £ de bénéfice annuel supplémentaire — et un potentiel de croissance 

Les retombées commerciales de la migration vers Kaseya 365 ont été concrètes et mesurables. 

Réduction de plus de 20 % des coûts liés à la pile logicielle, grâce à la consolidation des solutions antivirus, de sauvegarde, EDR et MDR en un seul abonnement qui a remplacé plusieurs fournisseurs. 

21 000 £ (~28 000 $ / 24 000 €) de bénéfice supplémentaire par an — un chiffre qui, comme Gary s'empresse de le souligner, correspond à la marge. « Ce ne sont pas des recettes. Si vous vouliez générer le même bénéfice, il vous faudrait réaliser 210 000 £ de recettes supplémentaires pour y parvenir. » 

Nous avons triplé le nombre de points de terminaison sans tripler les effectifs de l'équipe. VMhosts est passé d’environ 1 000 points de terminaison à plus de 3 000, tandis que l’équipe technique est passée de quatre à sept personnes. L’automatisation et l’intégration poussée des produits ont fait la différence. 

Des coûts prévisibles. Un seul contrat, un seul fournisseur, une seule date de renouvellement. L’équipe administrative de Neil a enfin pu planifier ses activités en toute certitude. « Nous savons exactement quel sera le prix pendant trois ans. Ça a vraiment changé la donne. » 

De nouvelles opportunités de vente incitative ont vu le jour grâce à la confiance renforcée des clients. La gestion avancée des logiciels, qui prend en charge l'application automatisée des correctifs pour les applications tierces telles que Chrome, Adobe et 7-Zip, est devenue un service complémentaire précieux, aidant les clients à se conformer aux exigences des normes ISO 27001 et Cyber Essentials avec un minimum d'intervention manuelle. 

Un gain de temps pour l'ensemble des équipes d'ingénierie. Selon Neil, la plus grande économie de coûts à long terme ne réside pas dans la différence de coût des licences, mais dans les tâches que l'équipe n'a plus à effectuer manuellement. 

Perspectives d'avenir 

Alors que managed services en complexité et que les marges sont soumises à une pression croissante, VMhosts a déjà résolu ces deux problèmes d’un seul coup. En regroupant l’ensemble de ses services au sein d’un seul abonnement, l’entreprise a réduit ses coûts, éliminé les frictions opérationnelles et triplé son parc de terminaux sans pour autant tripler les effectifs de son équipe. Le résultat n’est pas seulement une exploitation plus rationnelle, mais un modèle conçu pour pérenniser sa croissance évolutive.