Doc Tech

Destaques do estudo de caso

O Desafio

Quando a Doc Tech incorporou serviços de TI aos seus serviços principais — impressão, cópia e digitalização para concessionárias —, a empresa ainda utilizava planilhas e documentos do Word para suas necessidades de documentação. Nesse ambiente, manter as informações atualizadas representava um grande desafio para a Doc Tech, uma vez que não havia um histórico de versões adequado para identificar quando um documento havia sido atualizado pela última vez.

Além das informações imprecisas e desatualizadas, a empresa também enfrentava dificuldades para fornecer acesso centralizado aos seus técnicos. Sem uma ferramenta de documentação compartilhada, não havia uma fonte única de informação, e cada técnico possuía sua própria versão dos documentos.

Além disso, a necessidade de procurar informações minuciosamente ou recriar documentos sempre que necessário resultava em perda de tempo e ineficiência. O CEO da empresa, Jared Smith, engenheiro de sistemas de formação, percebeu que seria difícil crescer sem uma documentação estruturada.

A Doc Tech pensou em usar o Confluence, mas percebeu que ele não havia sido desenvolvido para um provedor de serviços de TI. A empresa precisava de uma ferramenta robusta que atendesse a todas as suas necessidades de documentação e fosse a mais adequada para seu modelo de negócios.

A Solução

IT Glue proporcionou a estrutura e a flexibilidade de que a Doc Tech precisava para construir sua infraestrutura de documentação. O recurso “Itens relacionados” do IT Glue , juntamente com a estrutura e o layout inteligentes da solução, tornaram a documentação facilmente acessível a todos na organização.

Como o IT Glue é uma solução desenvolvida com foco na padronização e na multilocação, a Doc Tech pode personalizar sua documentação de acordo com as necessidades específicas de cada cliente, sem interromper o fluxo de informações. Isso também proporcionou à empresa uma base de referência sobre como e o que documentar, com um layout pré-definido para cada recurso documentado, garantindo que nenhum detalhe essencial seja esquecido. 

IT GlueA estrutura de TI inteligente da empresa ofereceu diversas vantagens ao reunir tudo em um único lugar, incluindo senhas, procedimentos operacionais padrão (SOPs), informações de hardware e outros detalhes sobre os ativos. A busca por informações ficou mais fácil do que nunca, com o recurso “Itens Relacionados” reunindo automaticamente os ativos vinculados. Agora, os técnicos podem ver as senhas e os SOPs relacionados a qualquer ativo que estejam visualizando, mesmo que não tenham sido eles mesmos a documentá-los.

A Doc Tech aproveitou as funcionalidades de gerenciamento de senhas do IT Glue para consolidar todas as senhas dos clientes em uma plataforma segura, junto com o restante de sua documentação de TI. Agora, a empresa pode acompanhar todas as alterações em seus ativos, senhas e documentos com a ajuda dos Registros de Atividade. Isso permite que os técnicos identifiquem facilmente informações desatualizadas, bastando verificar se algo não é atualizado há muito tempo.

Integrações

Com o IT Glue, a Doc Tech elevou sua documentação a um novo patamar por meio de integrações inteligentes que automatizam tarefas diárias, aprimorando as operações comerciais sem exigir trabalho adicional. A Doc Tech está utilizando as seguintes integrações no IT Glue: 

• Datto RMM:O recurso de inserção de senha do Datto RMM permitiu que a Doc Tech fizesse login em um dispositivo sem revelar as credenciais ao técnico. Isso se mostrou crucial para dispositivos com senhas que os usuários precisam proteger de outros usuários e administradores.
• ConnectWise Manage:A integração daIT Gluecom sua ferramenta de PSA, o ConnectWise Manage, permitiu que os técnicos da Doc Tech visualizassem todas as informações dos tickets em uma única tela e consultassem tickets antigos diretamente no IT Glue, oferecendo mais opções para localizar documentação.
• Microsoft 365:A integração daIT Gluecom o Microsoft 365 permite que a empresa sincronize todas as informações dos locatários com seu sistema de documentação diária, aumentando a eficiência.
• Datto BCDR:Sem precisar fazer login no portal do Datto BCDR, a Doc Tech podia monitorar todas as informações de backup do Datto BCDR diretamente em IT Glue.

Os resultados

A Doc Tech aproveitou muitos dos principais recursos do IT Glue, incluindo Itens Relacionados, estrutura padronizada para documentação e integrações profundas com fluxos de trabalho, para reduzir o número de cliques nas tarefas diárias. Jared Smith afirmou: “Quanto menos cliques forem necessários para realizar as tarefas, melhor. O IT Glue ajuda nossos técnicos a serem mais eficientes.”

Do ponto de vista operacional, isso proporcionou à empresa uma visão mais aprofundada sobre como as pessoas utilizam seus sistemas. Além disso, mantém sua postura de segurança alinhada com os objetivos da empresa e dos clientes.

A Doc Tech poderia facilmente documentar cada cliente que gerencia, personalizar a documentação conforme a necessidade de cada cliente e manter um processo padronizado para oferecer o melhor serviço.

 

“Quanto menos cliques forem necessários para realizar as tarefas, melhor. O IT Glue ajuda nossos técnicos a serem mais eficientes.”

Jared Smith, CEO da Doc Tech