Doc Tech

O Desafio

Quando a Doc Tech incorporou serviços de TI aos seus serviços principais — impressão, cópia e digitalização para concessionárias —, a empresa ainda utilizava planilhas e documentos do Word para suas necessidades de documentação. Nesse contexto, manter as informações atualizadas representava um grande desafio para a Doc Tech, uma vez que não havia um histórico de versões adequado para identificar quando um documento havia sido atualizado pela última vez.

Além das informações imprecisas e desatualizadas, a empresa também enfrentava dificuldades para fornecer acesso centralizado aos seus técnicos. Sem uma ferramenta de documentação compartilhada, não havia uma fonte única de informação, e cada técnico tinha sua própria versão dos documentos.

Além disso, a necessidade de procurar exaustivamente por informações ou recriar documentos sempre que necessário resultava em perda de tempo e ineficiência. O CEO da empresa, Jared Smith, engenheiro de sistemas de formação, percebeu que seria difícil crescer sem uma documentação estruturada.

A Doc Tech pensou em usaro Confluence, mas percebeu que ele não havia sido desenvolvido para um provedor de serviços de TI. Eles precisavam de uma ferramenta robusta que atendesse a todas as suas necessidades de documentação e fosse a mais adequada para o seu modelo de negócios.

A solução

IT Glue a estrutura e a flexibilidade de que a Doc Tech precisava para construir sua infraestrutura de documentação. O recurso “Itens relacionados” do IT Glue a estrutura e o layout inteligentes da solução, tornaram a documentação facilmenteacessível a todosna organização.

Como IT Glue uma solução desenvolvida com foco na padronização e na multilocação, a Doc Tech pode personalizar sua documentação de acordo com asnecessidadesespecíficas de cada cliente,sem interromper o fluxo de informações. Além disso, a solução forneceu uma base de referência sobre como e o quedocumentar, com um modelo pré-definido para cada ativo documentado, garantindo que nenhum detalhe essencial seja deixado de lado. 

A estrutura de TI inteligente IT Glueofereceu diversas vantagens ao reunir tudo em um único lugar, incluindo senhas, procedimentos operacionais padrão (SOPs), informações de hardware e outros detalhes sobre os ativos. A busca por informações ficou mais fácil do que nunca, com o recurso “Itens relacionados”reunindoautomaticamente os ativos vinculados. Agora, os técnicos podem ver as senhas e os SOPs relacionados a qualquer ativo que estejam visualizando, mesmo que não tenham sido eles que os documentaram.

A Doc Tech aproveitou as funcionalidades de gerenciamento de senhas do IT Glue consolidar todas as senhas dos clientes em uma plataforma segura, junto com o restante da documentação de TI. Agora, a empresa pode acompanhar todas as alterações em seus ativos, senhasedocumentos com a ajuda dos Registros de Atividades. Isso permite que os técnicos identifiquem facilmente informações desatualizadas, bastando verificar se algo não é atualizado há muito tempo.

Integrações

Com IT Glue, a Doc Tech elevou sua documentação a um novo patamar por meio de integrações inteligentes que automatizam tarefas diárias, aprimorando as operações comerciais sem exigir trabalho adicional. A Doc Tech está utilizando as seguintes integrações no IT Glue: 

• Datto RMM: Orecurso de inserção de senha do Datto RMM permitiu que a Doc Tech fizesse login em um dispositivo sem revelar as credenciais ao técnico. Isso se mostrou crucial para dispositivos cujas senhas os usuários precisam proteger de outros usuários e administradores.
• ConnectWise Manage:a integraçãoIT Gluecom a ferramenta de PSA da empresa, o ConnectWise Manage, permitiu que os técnicos da Doc Tech visualizassem todas as informações dos tickets em uma única tela e consultassem tickets antigos diretamente no IT Glue, oferecendo mais opções para localizar a documentação.
• Microsoft 365:a integraçãoIT Gluecom o Microsoft 365 permite que a empresa sincronize todas as informações dos locatários com seu sistema de documentação diária, aumentando a eficiência.
• Datto BCDR:Sem precisar fazer login no portal do Datto BCDR, a Doc Tech podia monitorar todas as informações de backup do Datto BCDR diretamente no IT Glue.

Os resultados

A Doc Tech aproveitou muitos dos principais recursos IT Glue, incluindo itens relacionados, estrutura padronizada para documentação e integrações profundas com fluxos de trabalho, para reduzir o número de cliques nas tarefas diárias. Jared Smith afirmou: “Quanto menos cliques forem necessários para realizar as tarefas, melhor. IT Glue nossos técnicos a serem mais eficientes.”

Do ponto de vista operacional, isso proporcionou à empresa uma visão mais clara de como as pessoas utilizam seus sistemas. Além disso, mantém sua postura de segurança alinhada com os objetivos da empresa e dos clientes.

A Doc Tech poderia facilmente documentar cada cliente que gerencia, personalizar a documentação conforme as necessidades de cada cliente e manter um processo padronizado para prestar o melhor serviço.