Como a Offen Petroleum executa suas operações de TI cinco vezes mais rápido com IT Glue

Destaques do estudo de caso

• Após a implementação IT Glue, a equipe de TI da Offen Petroleum conclui as tarefas de 4 a 5 vezes mais rápido, eliminando o tempo gasto na busca por documentação, senhas e informações do sistema.
• Uma equipe de TI composta por cinco pessoas dá suporte às operações da Offen em todo o país, prestando serviços de TI a postos de combustível, frotas, órgãos governamentais e clientes do setor industrial.
• A documentação padronizada permite que a Offen integre as unidades recém-adquiridas com mais rapidez, ajudando a equipe de TI a integrar os sistemas de forma rápida e consistente.
• As integrações com Autotask e o Datto RMM conectam tickets, alertas e documentação, proporcionando aos técnicos uma visão completa do contexto sem a necessidade de alternar entre ferramentas.
• A documentação centralizada garante a conformidade em mais de 40 estados, ajudando a Offen a reduzir o risco de auditoria e a produzir rapidamente registros precisos quando necessário.

Operações de abastecimento que não podem se dar ao luxo de ficar paradas

A Offen Petroleum vem há décadas se destacando em uma coisa: entregar combustível no lugar certo, na hora certa, sempre. O que começou como Reedy Coal and Fuel Company no final da década de 1930 tornou-se uma das maiores distribuidoras de combustível do país, atendendo postos de gasolina, frotas, órgãos governamentais e clientes industriais em todo o território nacional.

Esse crescimento trouxe novas complexidades. Além do fornecimento de combustível, a Offen apoia os operadores de postos de gasolina com a tecnologia e a conformidade necessárias para uma operação segura. Para a equipe de TI, isso significou gerenciar um conjunto cada vez maior de sistemas, locais, usuários e exigências regulatórias, paralelamente às aquisições e ao crescimento contínuos.

Para Josh Atkinson, o líder de TI responsável por esse ambiente, uma coisa ficou clara desde o início: a confiabilidade operacional depende de uma documentação em que se possa confiar.

Com uma equipe de TI enxuta de cinco pessoas dando suporte a uma empresa distribuída e orientada para a conformidade, a Offen não podia se dar ao luxo de ter ineficiências ou de ver o conhecimento institucional preso em caixas de entrada ou planilhas individuais. As informações críticas — desde o acesso dos usuários e o licenciamento até domínios, senhas e assinaturas de fornecedores — precisavam ser precisas, centralizadas e acessíveis.

À medida que a Offen se expandia e adquiria novas instalações, o desafio tornou-se ainda mais evidente. Cada aquisição trazia novos sistemas, configurações e partes interessadas. Sem uma estrutura de documentação consistente, a integração desses ambientes atrasaria o suporte e aumentaria os riscos.

Criando uma fonte única de verdade com IT Glue

A Offen adotou IT Glue base para organizar e colocar em prática o conhecimento de TI em toda a empresa. Em vez de tratar a documentação como notas estáticas, a equipe utiliza IT Glue um sistema de registro dinâmico que reflete seu ambiente real.

Antes IT Glue, a documentação ficava principalmente em arquivos do Microsoft Teams e em documentos dispersos. À medida que a organização crescia, essa abordagem rapidamente se tornou difícil de manter e ainda mais difícil de pesquisar.

Hoje, IT Glue um repositório seguro e centralizado para documentação, manuais de procedimentos, configurações e credenciais — transformando a forma como a equipe gerencia e compartilha conhecimento.

IT Glue dá suporte à equipe de TI da Offen ao centralizar:

• Registros de clientes e de “clientes” internos, incluindo acesso departamental por meio do MyGlue
• Informações de contato dos usuários, licenças da Microsoft e dados de domínio sincronizados e mantidos em um único local
• Senhas e contas de serviço protegidas por autenticação multifatorial (MFA)
• Documentação em nível de loja e de local é fundamental para dar suporte a locais distribuídos
• Links ativos e dados estruturados utilizados para criar páginas de resumo e recursos de consulta rápida

As relações entre os ativos são um elemento fundamental do valor. Ao interligar usuários, sistemas, credenciais e assinaturas, os técnicos podem compreender rapidamente o contexto, em vez de terem de reunir informações dispersas por várias ferramentas.

Evitar o caos causado pela documentação dispersa

Para Offen, o maior impacto do IT Glue sido a eliminação das ineficiências decorrentes da documentação fragmentada.

À medida que a equipe de TI crescia e a empresa continuava adquirindo novos negócios, a plataforma ajudou a transformar a documentação, que antes consistia em notas dispersas de uma única página, em conhecimento estruturado e fácil de manter.

Em comparação com os ambientes que a Offen adquiriu e que careciam de documentação consistente, a diferença tem sido notável.

Ao centralizar a documentação logo no início do crescimento da empresa, a equipe evitou os gargalos operacionais que muitas vezes retardam o crescimento das organizações.

Documentação que apoia o crescimento, e não apenas o suporte no dia a dia

Um dos impactos mais significativos do IT Glue a Offen tem sido observado durante as aquisições. À medida que novas unidades e sistemas entram em operação, a documentação passa a ser a ponte entre a identificação dos recursos e a prontidão operacional.

Em vez de começar do zero, a equipe de TI pode documentar novos ambientes de forma rápida e consistente, integrar os ativos aos fluxos de trabalho existentes e disponibilizar as informações às equipes certas sem complicações.

Essa consistência ajuda Offen:

• Reduzir o tempo de integração de novas unidades adquiridas
• Manter a continuidade operacional durante as transições
• Reduzir o risco de que informações críticas sejam ignoradas

Apoiando a conformidade em uma operação complexa que abrange vários estados

A Offen atua em mais de 40 estados, com entrega direta de combustível em mais de 20 deles — o que gera um volume significativo de requisitos de conformidade. Desde a declaração de impostos especiais de consumo em vários estados e regulamentações ambientais até os requisitos da norma PCI DSS, o licenciamento de fornecedores e a gestão de contratos, a equipe de TI precisa gerenciar uma ampla gama de obrigações de conformidade em um ambiente altamente distribuído.

IT Glue um papel fundamental ao atuar como o sistema centralizado de registros das informações das quais a conformidade depende. As credenciais das contas de serviço são protegidas por autenticação multifatorial (MFA), o licenciamento de software é vinculado a usuários e sistemas específicos, e a documentação dos fornecedores e as configurações locais são mantidas em um formato estruturado e acessível.

À medida que a Offen continua a crescer por meio de aquisições, essa base de documentação se estende rapidamente a novos ambientes — reduzindo o risco de falhas de conformidade durante as transições.

Quando ocorrem auditorias ou é solicitada documentação, a equipe de TI pode produzir rapidamente registros precisos e atualizados, sem precisar pesquisar manualmente em sistemas desconectados.

Resultados mais eficazes por meio de fluxos de trabalho integrados

IT Glue como o sistema de documentação da Offen e está totalmente integrado ao Autotask , ao Datto RMM, ao EDR e a outras ferramentas do ambiente da empresa. Os técnicos não precisam mais alternar entre sistemas para encontrar respostas — a documentação, os alertas e os tickets permanecem interligados.

Essa integração é fundamental em um ambiente de alto volume e com várias unidades. Com Autotask tickets, fluxos de trabalho, controle de horas, projetos e gestão de mudanças, e IT Glue um contexto estruturado, os técnicos podem manter o foco, em vez de se perderem entre telas e ferramentas.

Consequentemente:

• Os ingressos estão se esgotando rapidamente
• A responsabilidade é mais clara
• A equipe obtém uma melhor visão das operações diárias e do planejamento de longo prazo