Como a Offen Petroleum realiza suas operações de TI 5 vezes mais rápido com IT Glue

Destaques do estudo de caso

• Após implementar o IT Glue, a equipe de TI da Offen Petroleum conclui as tarefas de 4 a 5 vezes mais rápido, eliminando o tempo gasto na busca por documentação, senhas e informações do sistema.
• Uma equipe de TI composta por cinco pessoas dá suporte às operações da Offen em todo o país, prestando serviços de TI a postos de combustível, frotas, órgãos governamentais e clientes do setor industrial.
• A documentação padronizada permite que a Offen realize a integração de unidades recém-adquiridas com mais rapidez, ajudando a equipe de TI a integrar os sistemas de forma rápida e consistente.
• As integrações com o PSA da Autotask e o RMM da Datto conectam tickets, alertas e documentação, proporcionando aos técnicos o contexto completo sem a necessidade de alternar entre ferramentas.
• A documentação centralizada garante a conformidade em mais de 40 estados, ajudando a Offen a reduzir o risco de auditoria e a produzir rapidamente registros precisos quando necessário.

Operações de abastecimento que não podem se dar ao luxo de ter tempo de inatividade

A Offen Petroleum vem há décadas se destacando em uma coisa: entregar combustível no lugar certo, na hora certa, sempre. O que começou como Reedy Coal and Fuel Company no final da década de 1930 cresceu e se tornou uma das maiores distribuidoras de combustível do país, atendendo postos de gasolina, frotas, órgãos governamentais e clientes industriais em todo o território nacional.

Esse crescimento trouxe novas complexidades. Além do fornecimento de combustível, a Offen apoia os operadores de postos de gasolina com a tecnologia e a conformidade necessárias para que operem com segurança. Para a equipe de TI, isso significou gerenciar um conjunto cada vez maior de sistemas, locais, usuários e exigências regulatórias, paralelamente às aquisições e ao crescimento contínuos.

Para Josh Atkinson, o líder de TI responsável por esse ambiente, uma coisa ficou clara desde o início: a confiabilidade operacional depende de uma documentação na qual se possa confiar.

Com uma equipe enxuta de TI composta por cinco pessoas, responsável por dar suporte a uma empresa distribuída e orientada para a conformidade, a Offen não podia se dar ao luxo de ter ineficiências ou de ter o conhecimento institucional preso em caixas de entrada ou planilhas individuais. As informações essenciais — desde o acesso dos usuários e o licenciamento até domínios, senhas e assinaturas de fornecedores — precisavam ser precisas, centralizadas e acessíveis.

À medida que a Offen se expandia e adquiria novas instalações, o desafio se tornava ainda mais evidente. Cada aquisição trazia novos sistemas, configurações e partes interessadas. Sem uma estrutura de documentação consistente, a integração desses ambientes retardaria o suporte e aumentaria os riscos.

Precisávamos de uma maneira de manter tudo conectado — usuários, sistemas, licenças e relações — sem gerar mais sobrecarga para a equipe.

Josh Atkinson, vice-presidente de Tecnologia da Informação

Criando uma fonte única de verdade com IT Glue

A Offen adotou o “ IT Glue ” como base para organizar e colocar em prática o conhecimento de TI em toda a empresa. Em vez de tratar a documentação como notas estáticas, a equipe utiliza o “ IT Glue ” como um sistema de registro dinâmico que reflete seu ambiente real.

Antes do IT Glue, a documentação ficava principalmente em arquivos do Microsoft Teams e em documentos dispersos. À medida que a organização crescia, essa abordagem rapidamente se tornou difícil de manter e ainda mais difícil de pesquisar.

Hoje, o IT Glue oferece um repositório seguro e centralizado para documentação, guias de procedimentos, configurações e credenciais — transformando a forma como a equipe gerencia e compartilha conhecimento.

IT Glue agora dá suporte à equipe de TI da Offen ao centralizar:

• Registros de clientes e de “clientes” internos, incluindo acesso departamental por meio de MyGlue
• Informações de contato dos usuários, licenças da Microsoft e dados do domínio sincronizados e mantidos em um único local
• Senhas e contas de serviço protegidas com autenticação multifatorial (MFA)
• A documentação em nível de loja e de unidade é fundamental para dar suporte a locais distribuídos
• Links ativos e dados estruturados utilizados para criar páginas de resumo e recursos de referência rápida

As relações entre os ativos são um elemento fundamental do valor. Ao conectar usuários, sistemas, credenciais e assinaturas, os técnicos podem compreender rapidamente o contexto, em vez de ter que reunir informações espalhadas por várias ferramentas.

Como evitar o caos causado pela documentação dispersa

Para Offen, o maior impacto do “ IT Glue ” tem sido a eliminação das ineficiências decorrentes da documentação fragmentada.

À medida que a equipe de TI crescia e a empresa continuava adquirindo novos negócios, a plataforma ajudou a transformar a documentação — que antes consistia em notas dispersas de uma única página — em conhecimento estruturado e fácil de manter.

Em comparação com os ambientes que a Offen adquiriu e que careciam de documentação consistente, a diferença tem sido notável.

Sem o IT Glue, as tarefas levariam de quatro a cinco vezes mais tempo. Estaríamos procurando informações, atrás de arquivos desatualizados, lidando com várias ferramentas de gerenciamento de senhas, localizando contratos e, muitas vezes, tendo que resolver novamente os mesmos problemas quando ninguém tinha a documentação correta armazenada.

Josh Atkinson, vice-presidente de Tecnologia da Informação

Ao centralizar a documentação logo no início do crescimento da empresa, a equipe evitou os gargalos operacionais que costumam retardar o crescimento das organizações.

Documentação que apoia o crescimento, e não apenas o suporte no dia a dia

Um dos impactos mais significativos do “ IT Glue ” para a Offen ocorreu durante as aquisições. À medida que novas unidades e sistemas entram em operação, a documentação se torna a ponte entre a descoberta e a prontidão operacional.

Em vez de começar do zero, a equipe de TI pode documentar novos ambientes de forma rápida e consistente, conectar os ativos aos fluxos de trabalho existentes e disponibilizar as informações às equipes certas sem complicações.

Essa consistência ajuda Offen:

• Reduzir o tempo de integração das unidades recém-adquiridas
• Manter a continuidade operacional durante as transições
• Reduzir o risco de que informações essenciais sejam ignoradas

Apoio à conformidade em uma operação complexa que abrange vários estados

A Offen atua em mais de 40 estados, com entrega direta de combustível em mais de 20 deles — o que gera um amplo escopo de conformidade. Desde a prestação de contas de impostos especiais de consumo em vários estados e regulamentações ambientais até os requisitos da norma PCI DSS, licenciamento de fornecedores e gestão de contratos, a equipe de TI precisa gerenciar uma ampla gama de obrigações de conformidade em um ambiente altamente distribuído.

IT Glue desempenha um papel fundamental ao atuar como o sistema centralizado de registros das informações das quais a conformidade depende. As credenciais das contas de serviço são protegidas por autenticação multifatorial (MFA), o licenciamento de software está vinculado a usuários e sistemas específicos, e a documentação dos fornecedores e as configurações no nível do local são mantidas em um formato estruturado e acessível.

À medida que a Offen continua a crescer por meio de aquisições, essa base de referência de documentação se estende rapidamente a novos ambientes — reduzindo o risco de falhas de conformidade durante as transições.

Quando ocorrem auditorias ou é solicitada documentação, a equipe de TI pode produzir rapidamente registros precisos e atualizados, sem precisar fazer buscas manualmente em sistemas desconectados entre si.

Resultados mais sólidos por meio de fluxos de trabalho integrados

IT Glue funciona como o sistema de documentação da Offen e está totalmente integrado ao PSA d Autotask , ao Datto RMM, ao EDR e a outras ferramentas do ambiente da empresa. Os técnicos não precisam mais alternar entre sistemas para encontrar respostas — a documentação, os alertas e os tickets permanecem interligados.

Essa integração é fundamental em um ambiente de alto volume e com várias unidades. Com o Autotask gerenciando tickets, fluxos de trabalho, controle de horas, projetos e gestão de mudanças, e o IT Glue fornecendo um contexto estruturado, os técnicos podem manter o foco, em vez de se perderem entre telas e ferramentas.

Consequentemente:

• Os ingressos se esgotam mais rápido
• A responsabilidade é mais clara
• A equipe passa a ter uma visão mais clara das operações diárias e do planejamento de longo prazo

IT Glue nos oferece uma única fonte de informação confiável, na qual usuários, sistemas, licenças e credenciais estão todos interligados — de modo que nossa equipe sempre tenha uma visão completa da situação, especialmente à medida que crescemos por meio de aquisições.

Josh Atkinson, vice-presidente de Tecnologia da Informação