Como a Waedt IT Services transformou suas operações com a Kaseya

Destaques do estudo de caso

• A redução do tempo de administração da cobrança mensal de 2 a 3 dias para apenas 2 horas foi alcançada por meio de integrações e automação do PSA ( Autotask ).
• Reduzir o tempo de aplicação de patches nos servidores em até 90%, diminuindo um processo manual de 8 a 10 horas em 100 servidores para apenas 1 a 2 horas de supervisão.
• Migrou mais de 1.000 usuários do Microsoft 365 para o Datto SaaS Protection em menos de dois meses, transformando um serviço não lucrativo em uma fonte de receita recorrente.
• Alcançou um crescimento de receita de 20% a 30% em relação ao ano anterior, ao mesmo tempo em que aumentou a receita recorrente média por licença de €20–50 para €67–130.
• Oferece suporte a aproximadamente 420 postos por técnico de primeira linha, permitindo uma expansão significativa sem aumentar o quadro de funcionários.

De uma pequena empresa de TI administrada por uma única pessoa a um MSP altamente automatizado

Quando Martin Waedt abriu sua empresa em 2004, ela se parecia com muitos MSPs de sucesso em seus estágios iniciais: uma única pessoa cuidando de tudo.

Um amigo pediu que ele assumisse a administração de TI terceirizada da empresa dele. Esse trabalho paralelo rapidamente se transformou na Waedt IT Services, uma prestadora de serviços de TI sob a modalidade “ managed services ” que atende empresas em toda a região de Munique.

Com o passar do tempo, a empresa ampliou sua base de clientes, prestando suporte a organizações que variam de 10 a mais de 250 usuários, ao mesmo tempo em que oferece uma gama completa de serviços, desde suporte ao usuário final até serviços de segurança cibernética e conformidade.

O crescimento, no entanto, trouxe desafios.

À medida que a empresa crescia, o trabalho administrativo se multiplicava. O faturamento ficava cada vez mais complexo. A manutenção dos servidores ocupava as noites e os fins de semana. O monitoramento e o gerenciamento de patches eram feitos manualmente. Os processos de backup exigiam supervisão constante.

“Em algumas situações, ficávamos praticamente sobrecarregados”, diz Waedt. “Especialmente questões como faturamento e aplicação de patches estavam totalmente fora de controle.”

O negócio estava crescendo, mas o modelo operacional não era escalável.

Substituição do trabalho manual pela automação

Na época, só o processo de faturamento já consumia uma quantidade enorme de tempo.
A emissão de faturas exigia a coleta de dados de vários sistemas, a geração manual de relatórios e a consolidação de informações em toda a empresa.

“Reunir todas as informações necessárias para elaborar um projeto de lei levava até dois ou três dias”, diz Waedt. “Havia duas pessoas envolvidas. Era horrível.”

O mesmo se aplicava ao gerenciamento de infraestrutura. A aplicação de patches nos servidores exigia que os técnicos se conectassem manualmente a cada servidor, baixassem as atualizações, instalassem os patches, reiniciassem os sistemas e verificassem se as instalações haviam sido bem-sucedidas.

O engenheiro de sistemas sênior Simon Jani lembra-se bem desse processo. “Naquela época, tínhamos cerca de 100 servidores, e um técnico levava de seis a dez horas para aplicar as correções manualmente”, diz ele. “Era um pesadelo.”

A empresa percebeu que, para continuar crescendo, seria necessário eliminar os processos manuais sempre que possível.

Essa transformação teve início quando a Waedt IT Services adotou o Datto SaaS Protection, seguido logo em seguida pelo Autotask PSA, Datto RMM, IT Glue, Datto BCDR, RocketCyber, SaaS Alerts e Kaseya 365.

Olhando para trás, Waedt descreve essa decisão como uma das melhores decisões empresariais que já tomou.

 Criação de uma plataforma operacional escalável

O primeiro avanço ocorreu com a Datto SaaS Protection.

Antes de adotar a solução, a Waedt IT Services havia desenvolvido sua própria plataforma de backup do Microsoft 365 no Microsoft Azure. Embora funcionasse, o sistema tornou-se cada vez mais caro e difícil de manter à medida que a adoção do Microsoft 365 crescia. Por fim, chegaram a um ponto em que os custos com a prestação dos serviços de backup superavam a receita gerada por eles.

Depois de testar o Datto SaaS Protection, tudo mudou.

A integração levou apenas alguns minutos, em vez de horas; a gestão passou a ser centralizada e a lucratividade melhorou quase imediatamente.

Em dois meses, a empresa migrou aproximadamente 1.000 usuários do Microsoft 365 para o Datto SaaS Protection.

“De repente, passamos a ganhar dinheiro com isso”, diz Waedt. “O produto com o qual não ganhávamos nada de repente se tornou nossa fonte de renda.”

Igualmente importante, a equipe recuperou de uma a duas horas por dia que antes eram dedicadas ao gerenciamento das operações de backup.

Padronização da prestação de serviços com o “ Autotask ” e IT Glue

Após o sucesso do Datto SaaS Protection, a Waedt IT Services ampliou seu investimento na plataforma mais abrangente da Kaseya. A empresa implementou o Autotask PSA, o Datto RMM e o IT Glue, substituindo um conjunto de ferramentas desconexas e processos manuais.

O impacto foi imediato.

Em dois meses, a empresa concluiu a migração para o PSA d Autotask e e começou a automatizar os fluxos de trabalho em toda a organização.

“Nosso profissionalismo disparou”, diz Waedt. Processos que antes exigiam intervenção manual passaram a ser automatizados. O monitoramento, o gerenciamento de patches, a implantação de software, a criação de tickets, o faturamento e a integração de novos clientes foram todos padronizados por meio de fluxos de trabalho e integrações.

Talvez a maior melhoria operacional tenha ocorrido na área de faturamento.

Nosso tempo de faturamento diminuiu de dois dias para duas horas

Martin Waedt, Proprietário, Waedt IT Services

eficiência das operações. A integração de novos clientes, que antes levava meses, agora leva apenas alguns dias. A implantação de backups, que antes exigia horas, agora leva cerca de cinco minutos. O gerenciamento de patches, que antes consumia fins de semana inteiros, agora requer apenas uma a duas horas de supervisão. 

Todas essas melhorias permitiram que a empresa crescesse significativamente sem aumentar o quadro de funcionários. Atualmente, a Waedt IT Services dá suporte a aproximadamente 420 postos por técnico de primeira linha e acredita que esse número possa, eventualmente, chegar a 600 ou 700. 

“Com o mesmo tamanho de equipe, conseguimos atender mais clientes”, diz Waedt. “Isso se traduz em mais receita e mais oportunidades.” 

Posicionada para um crescimento contínuo 

A transformação mudou radicalmente o negócio. 

• A receita aumentou cerca de 20% a 30% em relação ao ano anterior. 

• A receita recorrente média por licença mais que dobrou. 

• A eficiência operacional melhorou em todos os departamentos. 

Acima de tudo, a empresa agora pode atender clientes de maior porte, setores regulamentados e requisitos de segurança cada vez mais complexos, sem aumentar significativamente os custos operacionais. 

“Não há mais limite”, diz Waedt. “Não importa se o cliente tem 50, 500 ou 5.000 postos de trabalho.” 

Para Waedt, a lição é clara. “A automação é fundamental, e a integração também. É preciso eliminar as tarefas manuais.” 

Ao adotar a plataforma Kaseya como padrão e implementar a automação em todas as suas operações, a Waedt IT Services construiu uma base escalável para o crescimento. Uma base capaz de oferecer serviços de TI e segurança cibernética de nível empresarial, mantendo ao mesmo tempo a agilidade e a capacidade de resposta que os clientes esperam de um MSP de confiança. Tudo isso a preços acessíveis para as pequenas e médias empresas.