Como a ZTek Solutions alcançou um crescimento de 300% e margens de lucro de 30% com a Kaseya

Destaques do estudo de caso

• Crescimento de 300% nos negócios após a consolidação na Kaseya.
• Margens de lucro superiores a 30% alcançadas por meio da eficiência operacional.
• Redução de 15% no tempo de resolução dos tickets.
• Redução significativa do trabalho manual e das ações reativas de combate a incêndios.
• Transição para um modelo de serviço totalmente proativo e escalável.

Uma MSP em expansão que não conseguiu acompanhar o próprio sucesso

A ZTek Solutions construiu sua reputação com muito esforço: por meio de dedicação incansável e atendimento personalizado.

“Criei a ZTek Solutions enquanto mantinha meu emprego diurno… trabalhando à noite, nos fins de semana, em jornadas de 15 a 16 horas”, nos contou Raul Zayas, fundador e presidente da ZTek Solutions.

À medida que a empresa crescia e se tornava um MSP com 30 funcionários, a complexidade também aumentava. Cada novo cliente, sistema e fluxo de trabalho aumentava a pressão sobre uma equipe que já estava sobrecarregada.

“Por mais que nos esforçássemos, acabávamos sendo levados pela correnteza”, disse Zayas. “Trabalho manual com tickets, ferramentas desconexas, sempre reagindo aos problemas em vez de preveni-los.”

Assim como muitos MSPs, a ZTek Solutions chegou a um ponto de inflexão. O crescimento não era mais limitado pela demanda, mas sim pelas operações.

O ponto crítico: ferramentas desconexas e TI reativa

Antes da Kaseya, a ZTek Solutions dependia de um conjunto de ferramentas fragmentado que atrasava o trabalho dos técnicos e gerava ineficiências em toda a empresa.

Os técnicos gastavam um tempo precioso alternando entre sistemas, procurando informações e realizando tarefas manualmente. A liderança não tinha visibilidade em tempo real. O faturamento exigia trabalho manual.

O resultado foi um ambiente reativo, no qual os problemas só eram resolvidos depois de terem causado caos ou perturbações.

E como dependiam de tantos sistemas diferentes, isso deixava tudo mais lento e gerava atritos. O que era inaceitável para uma empresa que atende clientes do setor de saúde, que não podem se dar ao luxo de ficar fora do ar.

Esse modelo era insustentável.

Uma mudança estratégica para um sistema unificado: Kaseya

A ZTek Solutions tomou uma medida decisiva para consolidar suas operações com a Kaseya, padronizando sua pilha de soluções em:

• Autotask (Anúncio de utilidade pública)
• IT Glue (documentação)
• Kaseya Endpoint
• Kaseya 365 Ops
• Kaseya 365 User
• SaaS Alerts e ferramentas de automação
• ConnectBooster

Isso não foi apenas uma atualização tecnológica. Foi uma reformulação operacional completa.

“Assim que fizemos essa consolidação, percebemos uma mudança quase imediata”, disse Zayas. “Essas melhorias de eficiência permitiram que meus técnicos trabalhassem mais rápido e não precisassem abrir várias telas.”

Com uma plataforma unificada, a ZTek Solutions eliminou a alternância de contexto e proporcionou aos técnicos acesso imediato às ferramentas e informações necessárias para realizar o trabalho com rapidez.

De uma TI reativa para uma proativa

Uma das transformações mais significativas foi a mudança da prestação de serviços reativa para a proativa. Com o Kaseya RMM e o monitoramento de endpoints, a ZTek Solutions passou a identificar problemas antes mesmo que os usuários os percebessem. A equipe era alertada sobre os problemas e os resolvia sem precisar notificar seus clientes.

Outro benefício da mudança foi que, em vez de reagir aos tickets, a equipe passou a preveni-los. Rafael Medina, líder do Service Desk da ZTek Solutions, afirmou que “boa parte do meu dia é dedicada à prevenção de problemas, procurando-os antes que ocorram”.

Esse modelo proativo reduziu o volume de solicitações de suporte recebidas, diminuiu o tempo de inatividade e reduziu o estresse em toda a organização.

Automação que elimina o trabalho manual

A automação e a integração tornaram-se a base dos ganhos de eficiência da ZTek Solutions.

Com ferramentas baseadas em IA, tarefas que antes levavam minutos agora são concluídas em segundos. Com fluxos de trabalho mais ágeis, os técnicos podem realizar mais tarefas e fazê-lo com precisão.

AutotaskOs fluxos de trabalho integrados de faturamento e finanças eliminaram um dos maiores encargos operacionais. “Ter o faturamento integrado me poupou um fim de semana por mês”, disse Zayas. “Agora posso atuar de verdade como CEO, e não como técnico”

“Os fluxos de trabalho integrados de faturamento e finanças do ‘Autotask’ eliminaram um dos maiores encargos operacionais. Graças ao faturamento integrado, economizei um fim de semana por mês; agora posso realmente atuar como CEO, e não como técnico.”

Raul Zayas, fundador e presidente da ZTek Solutions

Padronização que se adapta à escala

Com as soluções “ IT Glue ” e “ Kaseya 365 Ops”, a ZTek Solutions padronizou processos, documentação e fluxos de trabalho em toda a organização. Isso criou um modelo de serviço repetível e escalável, no qual:

• O conhecimento é compartilhado por toda a equipe
• Os novos técnicos se adaptam mais rapidamente
• Questões complexas são resolvidas de forma mais consistente

Zayas afirma ter percebido uma enorme diferença no que diz respeito aos técnicos juniores. Eles conseguiram “aprimorar suas habilidades ou resolver problemas mais complexos” com o IT Glue.

A padronização também permitiu que os técnicos atendessem a mais clientes sem aumentar a carga de trabalho. Como seus fluxos de trabalho foram simplificados e agilizados, os técnicos conseguiram atender a mais clientes e resolver mais solicitações do que nunca.

Impacto mensurável nos negócios

A transformação operacional gerou resultados imediatos e duradouros:

• Crescimento de 300% nos negócios
• Margens de lucro superiores a 30%
• Tempos de resolução de tickets 15% mais rápidos

“A ZTek Solutions está operando atualmente com margens de lucro de 30% e registrou um crescimento de 300%”, segundo Zayas.

Ao reduzir o trabalho manual e aumentar a eficiência, a ZTek Solutions ampliou sua receita sem aumentar proporcionalmente o quadro de funcionários.

Construindo confiança por meio de um atendimento proativo

Para os clientes da ZTek Solutions, especialmente aqueles do setor de saúde, a confiabilidade e a pontualidade são fundamentais. Eles precisam ter certeza de que seu MSP está ao seu lado, 24 horas por dia, 7 dias por semana. E, com a Kaseya, a ZTek Solutions consegue oferecer exatamente essa garantia.

Eles passaram de um provedor de TI reativo a um parceiro estratégico de confiança.

“Os clientes confiam mais em nós”, disse Zayas. “Eles sabem que podemos contar conosco.”

Em vez de apenas resolver problemas, a ZTek Solutions agora ajuda os clientes a manter seus negócios nos trilhos e focados em suas metas.

Uma plataforma para o crescimento contínuo

Hoje, graças à Kaseya, a ZTek Solutions opera com um nível de eficiência, previsibilidade e escalabilidade que antes não era possível. A empresa não está mais sujeita a restrições operacionais. Agora, ela está posicionada para uma expansão contínua em novos serviços, setores e tecnologias.

“Temos as ferramentas que nos permitem trabalhar de forma mais inteligente, e não mais árdua”, diz Zayas. “E planejar nosso próximo passo.”

O resultado

Ao consolidar seu conjunto de ferramentas com a Kaseya, a ZTek Solutions transformou seus negócios, passando de um modelo reativo e fragmentado para um proativo, eficiente e altamente lucrativo, alcançando um crescimento que antes estava fora de alcance.

Além disso, tanto a empresa quanto seus funcionários se beneficiaram. A maior eficiência e o crescimento permitiram que eles recuperassem tempo para suas vidas pessoais. Eles deixaram de se estressar com o trabalho 24 horas por dia, 7 dias por semana, e puderam se concentrar em estar presentes, seja no trabalho ou em casa.

E o que poderia ser melhor do que isso?