Como a ZTek Solutions alcançou um crescimento de 300% e margens de lucro de 30% com a Kaseya

Destaques do estudo de caso

• Crescimento de 300% nos negócios após a migração para a Kaseya.
• Margens de lucro superiores a 30% alcançadas por meio da eficiência operacional.
• Redução de 15% no tempo de resolução dos tickets.
• Redução significativa do trabalho manual e das intervenções de emergência.
• Transição para um modelo de serviço totalmente proativo e escalável.

Uma MSP em expansão que não conseguiu acompanhar o próprio sucesso

A ZTek Solutions construiu sua reputação com muito esforço: por meio de dedicação incansável e atendimento personalizado.

“Criei a ZTek Solutions enquanto mantinha meu emprego diurno… trabalhando à noite, nos fins de semana, em jornadas de 15 a 16 horas”, contou-nos Raul Zayas, fundador e presidente da ZTek Solutions.

À medida que a empresa crescia e se tornava um MSP com 30 funcionários, a complexidade também aumentava. Cada novo cliente, sistema e fluxo de trabalho aumentava a pressão sobre uma equipe que já estava sobrecarregada.

“Por mais que nos esforçássemos, acabávamos sendo levados pela correnteza”, disse Zayas. “Trabalho manual com tickets, ferramentas descoordenadas, sempre reagindo aos problemas em vez de preveni-los.”

Como muitos MSPs, a ZTek Solutions chegou a um ponto de inflexão. O crescimento já não era limitado pela demanda, mas sim pelas operações.

O ponto crítico: ferramentas desarticuladas e uma TI reativa

Antes da Kaseya, a ZTek Solutions dependia de um conjunto de ferramentas fragmentado que atrasava o trabalho dos técnicos e gerava ineficiências em toda a empresa.

Os técnicos gastavam um tempo precioso alternando entre sistemas, procurando informações e realizando tarefas manualmente. A gerência não tinha visibilidade em tempo real. O faturamento exigia trabalho manual.

O resultado foi um ambiente reativo, no qual os problemas só eram resolvidos depois de terem causado caos ou perturbações.

E como dependiam de tantos sistemas diferentes, isso tornava tudo mais lento e gerava atritos. O que era inaceitável para uma empresa que atende clientes do setor de saúde, que não podem se dar ao luxo de ficar fora do ar.

Esse modelo era insustentável.

Uma mudança estratégica para um sistema unificado: Kaseya

A ZTek Solutions tomou uma medida decisiva para consolidar suas operações com a Kaseya, padronizando sua infraestrutura em:

• Autotask PSA)
• IT Glue documentação)
• Kaseya Endpoint
• Kaseya 365
• Kaseya 365
• SaaS Alerts ferramentas de automação
• ConnectBooster

Não se tratou apenas de uma atualização tecnológica. Foi uma reformulação operacional completa.

“Assim que fizemos essa consolidação, percebemos uma mudança quase imediata”, disse Zayas. “Essas melhorias permitiram que meus técnicos trabalhassem mais rápido e não precisassem abrir várias telas.”

Com uma plataforma unificada, a ZTek Solutions eliminou a necessidade de alternar entre tarefas e proporcionou aos técnicos acesso imediato às ferramentas e informações necessárias para realizar o trabalho com rapidez.

De uma TI reativa para uma proativa

Uma das transformações mais significativas foi a mudança de uma prestação de serviços reativa para uma proativa. Com o Kaseya RMM e o monitoramento de terminais, a ZTek Solutions passou a identificar problemas antes mesmo que os usuários os percebessem. A equipe era alertada sobre os problemas e os resolvia sem precisar notificar os clientes.

Outra vantagem da mudança foi que, em vez de reagir aos tickets, a equipe passou a preveni-los. Rafael Medina, líder do Service Desk da ZTek Solutions, afirmou que “uma boa parte do meu dia é dedicada à prevenção de problemas, procurando-os antes que eles ocorram”.

Esse modelo proativo reduziu o volume de solicitações de suporte recebidas, diminuiu o tempo de inatividade e aliviou o estresse em toda a organização.

Automação que elimina o trabalho manual

A automação e a integração tornaram-se a base dos ganhos de eficiência da ZTek Solutions.

Com ferramentas baseadas em IA, tarefas que antes levavam minutos agora são concluídas em segundos. Com fluxos de trabalho mais ágeis, os técnicos podem realizar mais tarefas com maior precisão.

Os fluxos de trabalho integrados de faturamento e finanças Autotaskeliminaram um dos maiores encargos operacionais. “Ter o faturamento integrado me poupou um fim de semana por mês”, disse Zayas. “Agora posso realmente atuar como CEO e não como técnico”

Padronização que se adapta

Com IT Glue Kaseya 365 , a ZTek Solutions padronizou processos, documentação e fluxos de trabalho em toda a organização. Isso criou um modelo de serviço repetível e escalável, no qual:

• O conhecimento é compartilhado por toda a equipe
• Os novos técnicos se adaptam mais rapidamente
• Questões complexas são resolvidas de forma mais consistente

Zayas diz que percebeu uma enorme diferença no que diz respeito aos técnicos juniores. Eles conseguiram “aprimorar suas habilidades ou resolver problemas mais complexos” com IT Glue.

A padronização também permitiu que os técnicos atendessem a mais clientes sem aumentar a carga de trabalho. Como seus fluxos de trabalho foram simplificados e agilizados, os técnicos conseguiram atender a mais clientes e resolver mais solicitações do que nunca.

Impacto mensurável nos negócios

A transformação operacional gerou resultados imediatos e duradouros:

• Crescimento de 300% nos negócios
• Margens de lucro superiores a 30%
• Tempos de resolução de tickets 15% mais rápidos

“A ZTek Solutions opera atualmente com margens de lucro de 30% e registrou um crescimento de 300%”, segundo Zayas.

Ao reduzir o trabalho manual e aumentar a eficiência, a ZTek Solutions ampliou sua receita sem aumentar proporcionalmente o quadro de funcionários.

Construindo confiança por meio de um atendimento proativo

Para os clientes da ZTek Solutions, especialmente aqueles do setor de saúde, a confiabilidade e a pontualidade são fundamentais. Eles precisam ter a certeza de que seu MSP está sempre pronto para ajudá-los, 24 horas por dia, 7 dias por semana. E, com a Kaseya, a ZTek Solutions consegue oferecer exatamente essa garantia.

Eles passaram de um provedor de TI reativo a um parceiro estratégico de confiança.

“Os clientes confiam mais em nós”, disse Zayas. “Eles sabem que podemos contar conosco.”

Em vez de apenas resolver problemas, a ZTek Solutions agora ajuda os clientes a manter seus negócios nos trilhos e focados em seus objetivos.

Uma plataforma para o crescimento contínuo

Hoje, graças à Kaseya, a ZTek Solutions opera com um nível de eficiência, previsibilidade e escalabilidade que antes não era possível. A empresa não está mais sujeita a restrições operacionais. Agora, ela está posicionada para uma expansão contínua em novos serviços, setores e tecnologias.

“Temos as ferramentas que nos permitem trabalhar de forma mais inteligente, e não mais árdua”, diz Zayas. “E planejar nosso próximo passo.”

O resultado

Ao consolidar seu conjunto de ferramentas com a Kaseya, a ZTek Solutions transformou seu negócio, passando de reativo e fragmentado para proativo, eficiente e altamente lucrativo, alcançando um crescimento que antes estava fora de alcance.

Além disso, tanto a empresa quanto seus funcionários se beneficiaram. A maior eficiência e o crescimento permitiram que eles recuperassem tempo para suas vidas pessoais. Eles deixaram de se estressar com o trabalho 24 horas por dia, 7 dias por semana, e puderam se concentrar em estar presentes, seja no trabalho ou em casa.

E o que poderia ser melhor do que isso?