Eine Dokumentationskultur aufbauen
Von Joshua Oakes, IT Glue, als Gastbeitrag für Kaseya
Wie oft überprüfen Sie Ihre Unternehmenskultur? Nicht oft, oder? Die Unternehmenskultur ist eines dieser schwer fassbaren Konzepte – man erkennt sie, wenn man sie sieht, aber es ist so schwer, sie genau zu definieren, und noch schwieriger, sie zu verändern. Dennoch ist eine Veränderung Ihrer Unternehmenskultur oft notwendig, insbesondere wenn sich die gesamte MSP-Branche um Sie herum im Wandel befindet. Als ob der ständige Strom neuer Technologien und neuer Geschäftsmöglichkeiten nicht schon chaotisch genug wäre, kommt noch hinzu, dass MSPs von Tag zu Tag betrieblich reifer werden. Wenn Ihre Unternehmenskultur statisch bleibt, laufen Sie Gefahr, den Anschluss zu verlieren.
Nehmen wir zum Beispiel die Dokumentation. Unserer Erfahrung nach sind sich die meisten MSP-Führungskräfte des Wertes einer guten Dokumentation voll und ganz bewusst. Das Problem besteht darin, ihre Teams dazu zu bringen, dies auch umzusetzen. Aber wie? Nachdem wir mit Tausenden von MSPs bei der Umsetzung zusammengearbeitet haben IT Gluehaben wir ein ziemlich gutes Verständnis dafür entwickelt, was nötig ist, um in Ihrem Team eine Dokumentationskultur aufzubauen. Deshalb möchten wir einige der Erkenntnisse weitergeben, die wir gewonnen haben.
Es fängt ganz oben an
Führungskräfte führen. Anders lässt es sich nicht sagen. Wenn sich Ihre Führungsspitze nicht für die Dokumentation engagiert, wird es auch sonst niemand tun. Wenn der CEO jedoch erklärt, dass die Dokumentation Priorität hat, gibt das den Ton an. Das darf aber nicht nur bei Worten bleiben. Das Management muss Anreize schaffen, damit das Team dokumentiert, in Automatisierung investieren, um die Dokumentation zu vereinfachen, und sicherstellen, dass die Techniker genügend Zeit haben, um ordnungsgemäß zu dokumentieren. Die Dokumentation muss fest in Ihre Prozesse integriert sein.
Automatisieren
Ihre Techniker haben genauso wenig Lust wie Sie, eine Menge Routineaufgaben zu erledigen. Sie werden es tun, wenn Sie sie darum bitten, aber damit schaffen Sie keine Dokumentationskultur. Automatisieren Sie so viel Dokumentation wie möglich. Wo es keine nativen Integrationen gibt, können diese entwickelt werden. Je mehr Routinearbeit automatisiert wird, desto engagierter wird sich Ihr Team den verbleibenden Aufgaben widmen.
Gamifizieren
Schaffen Sie Anreize für die Fertigstellung der Dokumentation. Setzen Sie Belohnungen für den besten Dokumentierer der Woche aus. Verknüpfen Sie einen kleinen Bonus mit der Fertigstellung der Teamdokumentation, damit es zu einer gemeinsamen Teamleistung wird. Wenn Sie die Mitarbeiter am Wochenende zu einem intensiven Dokumentationsmarathon einladen möchten, sorgen Sie auf jeden Fall dafür, dass es ein unterhaltsames Wochenende wird. Gamification sorgt jedoch für eine intrinsische Motivation zum Dokumentieren, insbesondere in Verbindung mit kleinen Belohnungen.
Positive Rückkopplungsschleife
Je mehr Sie dokumentieren, desto mehr werden Ihre Techniker die Vorteile der Dokumentation erkennen. Das hören wir immer wieder von unseren Partnern – selbst skeptische Techniker lassen sich überzeugen, wenn sie sehen, wie viel einfacher ihre Arbeit in einer gut dokumentierten Umgebung ist. Es sollte ein Punkt kommen, an dem sie sich auch gegenseitig dafür zur Verantwortung ziehen, dass die Dokumentation vollständig ist.
Jeder dieser vier Schritte kann dazu beitragen, eine Dokumentationskultur aufzubauen. Das beginnt zweifellos an der Spitze und endet damit, dass sich alle Mitglieder Ihres Teams voll und ganz für die Dokumentation engagieren. Die Antworten unserer Partner darauf, wie lange dies dauert, gehen auseinander, aber wir wissen: Je mehr dieser Elemente Sie bereits umgesetzt haben, desto stärker wird Ihre Dokumentationskultur werden.
Erfahren Sie mehr überIT Glue.
