IT-Compliance bezieht sich auf eine Reihe von gesetzlichen Regeln und Vorschriften, die Unternehmen befolgen müssen, um die Gefahr eines Cyberangriffs zu minimieren und ihre Systeme und Prozesse sicher zu halten. Jedes Unternehmen muss die für sein Geschäft relevanten Branchenstandards und Vorschriften einhalten.
Was bedeutet IT-Compliance?
In den Richtlinien zur Einhaltung der Vorschriften werden die Standards für die Gestaltung der IT-Infrastruktur, die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Daten sowie die digitale Kommunikation festgelegt, um zu verhindern, dass unbefugte Stellen auf vertrauliche Informationen zugreifen oder diese manipulieren. Die Aufsichtsbehörden erläutern jede Vorschrift ausführlich, damit die Unternehmen genau wissen, was sie tun müssen, um die Vorschriften einzuhalten.
Die staatlichen, bundesstaatlichen und internationalen Aufsichtsbehörden entwickeln diese Richtlinien, um sicherzustellen, dass Unternehmen die erforderlichen IT-Best Practices befolgen, um die Datenintegrität und die Sicherheit ihrer IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist obligatorisch, und Verstöße gegen die Richtlinien werden mit hohen Geldstrafen und Sanktionen geahndet.
In diesem Blog werden wir uns mit dem Zweck der IT-Compliance befassen, verschiedene Compliance-Vorschriften und -Standards erörtern und die Rolle und Aufgaben eines IT-Compliance-Managers erläutern.
Was ist der Zweck der IT-Compliance?
Das Ziel der IT-Compliance ist es, die Sicherheit der digitalen Vermögenswerte eines Unternehmens zu gewährleisten. In den letzten Jahren haben Regierungen angesichts der zunehmenden Cyberkriminalität und der Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz eine harte Haltung in Bezug auf die IT-Compliance eingenommen. Infolgedessen werden Unternehmen aufgefordert, täglich immer mehr Compliance-Vorschriften einzuhalten, um Bedrohungen abzuwehren. Laut dem globalen Risiko- und Compliance-Bericht 2021 von Refinitiv gaben 64 % der Befragten an, dass sie sich mehr auf die Einhaltung von Vorschriften konzentrieren werden, anstatt proaktiv zu versuchen, Probleme zu verhindern.
Hinweis: Die steigende Nachfrage nach Compliance-Dienstleistungen hat MSPs neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnet. Laut der MSP Umfrage 2022 von Kaseya bieten fast 75 % der Befragten derzeit Compliance-Dienstleistungen für ihre Kunden an oder planen, diese anzubieten.
Die Einhaltung dieser Vorschriften bringt Unternehmen weit mehr als nur den Schutz vor hohen Geldstrafen und Verstößen. Unternehmen sind verpflichtet, in eine solide IT-Sicherheitsinfrastruktur zu investieren, wodurch das Risiko von Cyberangriffen und Sicherheitsverletzungen automatisch minimiert wird. Heutzutage arbeiten viele Kunden und Auftraggeber nur mit Unternehmen zusammen, die sich strikt an die Compliance-Anforderungen ihrer Branche halten. Durch die Einhaltung der Vorschriften können Sie das Vertrauen Ihrer Kunden gewinnen und mehr Aufträge erhalten.
Was ist ein Konformitätsstandard?
Die Einhaltung von Compliance-Vorschriften ist nicht so einfach, wie es scheint. Um die Richtlinien einzuhalten, müssen Sie Ihre Systeme und Prozesse regelmäßig testen. Compliance-Standards sind eine Reihe von Best Practices, anhand derer Unternehmen prüfen können, ob ihr IT-Rahmen den Compliance-Anforderungen entspricht oder nicht. In den Compliance-Standards werden bewährte Verfahren sowie Vorschläge zur Behebung gängiger Probleme beschrieben, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.
Die Einhaltung der Vorschriften ist ein fortlaufender Prozess, d. h. Sie müssen jedes Mal, wenn Sie Ihre IT-Infrastruktur aktualisieren, eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durchführen. So bleiben Sie auf der guten Seite des Gesetzes und Ihrer Kunden und sind vor potenziell verheerenden Cyberangriffen sicher.
IT-Compliance-Standards und -Vorschriften
Die Compliance-Leitlinien gelten nicht für Ihr Unternehmen als Ganzes. Vielmehr gelten sie für bestimmte Aspekte Ihres Unternehmens. Außerdem unterliegen Sie nicht allen Compliance-Vorschriften eines Landes oder einer Region.
Es gibt eine Vielzahl von Compliance-Anforderungen, die jeweils auf unterschiedliche Ziele ausgerichtet sind. Die HIPAA- und PCI-DSS-Compliance-Vorschriften gelten speziell für Unternehmen im Gesundheits- und Finanzsektor und sollen die personenbezogenen Daten ihrer Kunden schützen. Andere, wie SOC2, gelten für Cloud-Anbieter, die kritische Daten anderer Organisationen hosten. Und dann gibt es noch eine regionsspezifische Verordnung wie die GDPR, die für alle Unternehmen gilt, die in der Europäischen Union (EU) Geschäfte machen oder mit den Daten von Kunden umgehen.
Sehen wir uns einige der gängigen IT-Compliance-Standards und -Vorschriften an.
GDPR (Allgemeine Datenschutzverordnung)
Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist ein Standard der Europäischen Union (EU), nach dem Unternehmen verpflichtet sind, die personenbezogenen Daten und die Privatsphäre von EU-Bürgern bei allen Transaktionen zu schützen, die innerhalb der EU-Mitgliedstaaten durchgeführt werden. Sie soll den Datenschutz für alle in der EU ansässigen Personen verstärken und vereinheitlichen und die Ausfuhr personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU kontrollieren. Es gibt zwei Stufen von Strafen für die Nichteinhaltung der DSGVO, wobei die obere Stufe Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes des Vorjahres vorsieht, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)
Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist ein US-amerikanischer Compliance-Standard zum Schutz sensibler Patientendaten. Alle Organisationen, die mit geschützten Gesundheitsdaten (PHI) umgehen, sind verpflichtet, Prozess-, Netzwerk- und physische Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen und einzuhalten, um HIPAA-konform zu sein. Die Strafen für Verstöße gegen den HIPAA können erheblich sein. Die zivilrechtlichen Strafen für Verstöße gegen den HIPAA beginnen bei 100 US-Dollar und können bei mehrfachen Verstößen bis zu 25.000 US-Dollar betragen. Die Mindeststrafe für vorsätzliche Verstöße beträgt 50.000 US-Dollar, und die maximale strafrechtliche Strafe für einen HIPAA-Verstoß durch eine Einzelperson beträgt 250.000 US-Dollar. Das ist noch nicht alles. Ein Verstoß gegen HIPAA kann auch zu Freiheitsstrafen von bis zu 1, 5 oder 10 Jahren führen. Die Höchststrafe beträgt 1,5 Millionen US-Dollar.
PCI DSS (Datensicherheitsstandard der Zahlungskartenindustrie)
Der Payment Card Industry Data Security Standard, allgemein als PCI DSS bezeichnet, ist ein regulatorischer Rahmen, der zum Schutz der persönlichen Zahlungsdaten von Kunden entwickelt wurde, wenn diese von Unternehmen, mit denen sie Geschäfte tätigen, verarbeitet, übertragen oder gespeichert werden. Alle Händler, die Zahlungskarten akzeptieren, sind verpflichtet, den PCI DSS einzuhalten. Bei Verstößen gegen diese Vorschrift können Geldstrafen von bis zu 500.000 US-Dollar pro Vorfall für Sicherheitsverletzungen verhängt werden.
SOX (Sarbanes-Oxley-Gesetz)
Das Sarbanes-Oxley-Gesetz von 2002 wurde zum Schutz der Anleger vor betrügerischer Finanzberichterstattung durch börsennotierte Unternehmen entwickelt. Die frühen 2000er Jahre waren voll von Skandalen in diesem Bereich. Nach dem Gesetz sind US-Publikumsgesellschaften und Wirtschaftsprüfungsunternehmen verpflichtet, ihre Finanzunterlagen auf ethische und korrekte Weise zu führen. Mehrere Bestimmungen des Gesetzes gelten auch für Unternehmen in Privatbesitz.
FISMA (Bundesgesetz über die Sicherheit von Informationssystemen)
FISMA ist ein US-Bundesgesetz, das 2002 verabschiedet wurde. Es verpflichtet Regierungsbehörden, einschließlich ihrer Auftragnehmer, zur Umsetzung eines Sicherheitsrahmens zum Schutz sensibler Regierungsinformationen. Diese Verordnung verlangt, dass alle Bundesbehörden und ihre Tochtergesellschaften die Standards und Richtlinien zur Informationssicherheit sowie die verbindlichen NIST-Standards einhalten.
CMMC (Cybersecurity Maturity Model Certification)
Das CMMC 2.0 ist ein umfassendes Rahmenwerk, das derzeit vom US-Verteidigungsministerium (DoD) entwickelt wird, um die industrielle Basis des Verteidigungssektors vor immer häufiger auftretenden und komplexeren Cyberangriffen zu schützen. Im November 2021 ersetzte das CMMC 2.0 das CMMC 1.0, wobei das Ziel des Schutzes nationaler Sicherheitsinformationen weiterhin im Mittelpunkt steht. Das Rahmenwerk umfasst viele bewegliche Teile, die noch nicht endgültig festgelegt sind.
NIST CSF (National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework)
Das NIST Cybersecurity Framework ist ein freiwilliges Rahmenwerk, das aus Standards, Richtlinien und bewährten Verfahren besteht und vom US-Handelsministerium herausgegeben wird. Es ist ein gemeinsames Projekt des öffentlichen und privaten Sektors sowie der Wissenschaft. Ursprünglich war es darauf ausgerichtet, die Cybersicherheit für kritische Infrastrukturen in den Vereinigten Staaten zu verbessern. Zu diesen Schlüsselsektoren gehörten die Bereiche Finanzen, Energie, Gesundheitswesen und Verteidigung. Es sollte auch von Bundesbehörden sowie von staatlichen und kommunalen Stellen genutzt werden.
SOC-Berichte (System- und Organisationskontrollen)
Trotz aller notwendigen Vorsichtsmaßnahmen sind viele Unternehmen Opfer von Cyberangriffen geworden, weil die Cybersicherheit bei ihren Lieferanten oder anderen Unternehmen in der Lieferkette unzureichend war. Um Hackerangriffe oder Sicherheitsverletzungen zu vermeiden, arbeiten Kunden lieber mit Unternehmen zusammen, die alle erforderlichen Sicherheitsvorschriften einhalten und dies auch nachweisen können. Ein SOC-Bericht dient als Nachweis für die Zuverlässigkeit eines Unternehmens. SOC-Prüfungen und -Berichte werden von unabhängigen Wirtschaftsprüfern (Service Auditoren) gemäß den Bescheinigungsstandards des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) erstellt. Da SOC-Berichte von externen Prüfern erstellt werden, stärken sie die Glaubwürdigkeit und Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens. Es gibt vier Arten von SOC-Berichten: SOC 1, SOC 2, SOC 3 und SOC für Cybersicherheit.
Was ist ein IT-Compliance-Audit?
IT-Compliance-Regeln werden durchgesetzt, um sicherzustellen, dass Unternehmen faire und ethische Geschäftspraktiken befolgen, die die Rechte von Mitarbeitern, Kunden und Auftraggebern sowie den Fortbestand des Unternehmens insgesamt nicht beeinträchtigen. Die bloße Durchsetzung der Compliance reicht jedoch nicht aus. Die Aufsichtsbehörden müssen regelmäßig überprüfen, ob die Unternehmen die Regeln und Vorschriften einhalten. Ohne Kontrollen könnten Unternehmen die Richtlinien missachten, um ihre Gewinne zu maximieren.
Nehmen wir die Kreditkartenbranche als Beispiel. Die Kunden laufen Gefahr, ihre finanziellen und persönlichen Daten zu verlieren, wenn die Kreditkartenanbieter die verbindlichen Cybersicherheitsvorschriften nicht einhalten.
Compliance-Audits dienen dazu, festzustellen, ob Compliance-Kodizes, Richtlinien und Kontrollen eingehalten werden. Aufsichtsbehörden verlangen von Unternehmen, regelmäßig Compliance-Audits durchzuführen und die Ergebnisse zu melden. Unternehmen müssen Compliance-Audits auch durchführen, wenn sie wesentliche Änderungen an ihrer IT-Infrastruktur oder ihren Richtlinien vornehmen. Aufsichtsbehörden können ebenfalls ein Audit in Auftrag geben, um festzustellen, ob ein Unternehmen die Vorschriften einhält.
Eine Aufsichtsbehörde kann Compliance-Prüfer zum Unternehmen entsenden oder das Unternehmen auffordern, externe Compliance-Prüfer mit der Durchführung einer Compliance-Prüfung zu beauftragen.
Hinweis: Im Gegensatz zu internen Audits, die ein Unternehmen durchführt, um die Einhaltung seiner internen Regeln und Richtlinien sicherzustellen, werden IT-Compliance-Audits von externen Stellen durchgeführt, um deren Richtigkeit zu überprüfen. Unternehmen sollten vor dem abschließenden Audit ein internes IT-Compliance-Audit durchführen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.
Die Auditoren legen zunächst den Umfang des Audits fest. Die Audits können telefonisch durchgeführt werden, indem den betroffenen Personen eine Reihe von Fragen gestellt werden. In den meisten Fällen arbeiten die Prüfer in den Geschäftsräumen des geprüften Unternehmens und inspizieren dabei die Infrastruktur und das Arbeitsumfeld.
Nach der Prüfung erstellt der Prüfer einen Bericht und legt ihn der Geschäftsleitung und der Aufsichtsbehörde vor. Der Bericht gibt an, welche Prüfungen bestanden wurden, welche nicht bestanden wurden und wo das Unternehmen Verbesserungsbedarf hat. Die geeigneten Maßnahmen zur Erreichung der Konformität werden ebenfalls als Teil des Berichts dargelegt. Nach einer Prüfung haben Unternehmen in der Regel 120 Tage Zeit, um Korrekturmaßnahmen umzusetzen. Bei schwerwiegenden und vorsätzlichen Verstößen gegen die Vorschriften oder wenn die Korrekturmaßnahmen nicht innerhalb der Frist von 120 Tagen umgesetzt werden, kann eine Geldstrafe verhängt werden.
Wer ist für die Einhaltung der IT-Vorschriften verantwortlich?
Die meisten Unternehmen haben einen Compliance-Manager, der die Compliance-Aktivitäten überwacht. Kleinere Unternehmen können gut mit einem einzigen Compliance-Manager auskommen, während größere Organisationen einen für jede Abteilung haben können, dem mehrere Compliance-Beauftragte unterstellt sind. Da die Regierung bei der Umsetzung der Compliance noch strenger vorgeht, haben viele Unternehmen auch die Stelle eines Chief Compliance Officer geschaffen, um eine wasserdichte Durchsetzung zu gewährleisten. Laut dem Thomson Reuters Fintech, Regtech and the Role of Compliance Report 2021 haben 15 % der befragten Unternehmen in spezielle Fähigkeiten für die Risiko- und Compliance-Funktion investiert, während 24 % dies noch nicht getan haben, aber wissen, dass dies notwendig ist.
Die Aufsichtsbehörden drängen auch die Vorstände, eine aktive Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften zu übernehmen und sie zur Rechenschaft zu ziehen, wenn Pannen auftreten. Ziel ist es, die Beteiligung von Führungskräften an Compliance-Aktivitäten zu fördern.
Ein Compliance-Manager ist nicht die einzige Person, die für die Überwachung der Einhaltung von Compliance-Regeln verantwortlich ist. Im Hinblick auf die IT-Compliance liegt es auch in der Verantwortung des gesamten IT-Teams, sicherzustellen, dass alle Richtlinien und Regeln vollständig eingehalten werden. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens, der eine vorsätzliche oder unbeabsichtigte Nichteinhaltung feststellt, sollte den zuständigen Ausschuss benachrichtigen oder die betroffenen Personen darauf aufmerksam machen.
Was ist die Aufgabe eines IT-Compliance-Managers?
Die Rolle eines Compliance-Managers ist mit der eines externen Compliance-Prüfers vergleichbar. Ihre Hauptaufgabe besteht in der Durchführung regelmäßiger interner Audits, um sicherzustellen, dass das Unternehmen und die betreffenden Abteilungen die vorgeschriebenen Regeln und Vorschriften einhalten. Außerdem führen sie Berichte über die Einhaltung der Vorschriften, damit diese bei Bedarf zur Verfügung stehen.
Compliance-Manager arbeiten auch mit externen Compliance-Prüfern zusammen und versorgen sie mit den Dokumenten und Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Neben diesen operativen Aufgaben sind die IT-Compliance-Manager auch für die Entwicklung von Strategien zur Gewährleistung der IT-Compliance verantwortlich. Kurz gesagt besteht die Aufgabe eines IT-Compliance-Managers darin, die Herausforderungen, die zur Nichteinhaltung von Vorschriften führen, zu erkennen und zu minimieren.
Im Folgenden werden die Aufgaben und Zuständigkeiten eines Compliance-Managers beschrieben:
- Sicherstellung der Einhaltung der Compliance-Richtlinien
- Zusammenstellung der Dokumentation zur Einhaltung der Vorschriften
- Erstellung eines Zeitplans für Selbstprüfungen und Berichterstattung
- Verwaltung der Audit- und Compliance-Anforderungen für verschiedene Abteilungen
- Entwicklung von Strategien zur Vermeidung der Nichteinhaltung der Leitlinien
- Koordinierung und strategische Planung mit allen Mitarbeitern, die direkten Einfluss auf die Einhaltung der Vorschriften haben
- Klärung von Problemen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften
- Bereitstellung rechtzeitiger und umfassender Berichte für die Leitung, das Management und den Vorstand
- Ausfüllen von behördlichen Berichten und sonstigem Papierkram
- Umsetzung neuer oder aktualisierter Politiken und Richtlinien, soweit erforderlich, und Durchführung von Schulungen
Was ist IT-Compliance-Software?
Die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen nicht leicht zu bewerkstelligen. Die sich ständig ändernden Vorschriften und die Angst vor Strafen machen es schwieriger, als es scheint. Es handelt sich um ein langfristiges Projekt, das die Koordination zwischen mehreren Teams und Mitarbeitern erfordert. Ohne ein straffes Verfahren wird es zu Fehlern und Verwirrung kommen.
Eine IT-Compliance-Software vereinfacht den Prozess und stellt sicher, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen haben, wenn sie diese benötigen. Viele Tools users Funktionen und Vorlagen zum Erstellen users Berichten sowie Möglichkeiten, diese mit den zuständigen Behörden zu teilen. Darüber hinaus hilft das Tool dabei, problematische Bereiche frühzeitig zu erkennen, sodass die Beteiligten fundierte Entscheidungen treffen und Abhilfemaßnahmen ergreifen können.
Dies sind einige der Vorteile einer Investition in eine IT-Compliance-Software:
Effizientes compliance management: Die Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance-Arbeit. IT-Compliance-Lösungen verhindern die Erstellung doppelter Dokumente, die den Arbeitsablauf behindern können, und ermöglichen so betriebliche Effizienz und optimierte Compliance-Prozesse.
Kostenmanagement: Die Verwaltung der Compliance ohne ein compliance management in Ihrem Tech-Stack kann zeitaufwändig und ineffizient sein. Sie benötigen mehr Personal, um diese Aufgabe zu bewältigen, und es ist nicht die effizienteste Methode. Mit einer Compliance-Manager-Lösung in Ihrem Tech-Stack können Sie alles effizienter verwalten, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Rationalisieren Sie den Prozess: Mit IT-Compliance-Tools können Sie eine Reihe kleinerer alltäglicher Aufgaben automatisieren, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem fungiert das Tool als zentraler Knotenpunkt für die Organisation der Arbeit und die Speicherung von Dokumenten, was dazu beiträgt, Informationssilos zu beseitigen, die die Einhaltung von Vorschriften verhindern.
Sicherstellung der Compliance: Der wichtigste Schritt, den Sie unternehmen können, um die vollständige Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten, ist die Investition in ein IT-Compliance-Tool. Auf der Grundlage der für Sie geltenden Richtlinien und Vorschriften können Sie einen compliance management entwickeln. Darüber hinaus sendet Ihnen das Tool Benachrichtigungen und Warnmeldungen, wenn ein bestimmter Bereich korrigiert oder verbessert werden muss.
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