Shadow-IT: Warum es sie gibt und wie man damit umgeht

Was ist Schatten-IT?

Unter „Shadow-IT“ versteht man die Nutzung von IT-Systemen, Software, Geräten, Diensten und Anwendungen außerhalb der IT-Abteilung oder ohne deren ausdrückliche Genehmigung. Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud-Lösungen in den letzten Jahren hat die Shadow-IT exponentiell zugenommen, da sich cloudbasierte Anwendungen und Dienste leicht herunterladen und nutzen lassen.

IT-Abteilungen wissen in der Regel nicht, dass solche Anwendungen von einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Geschäftsbereichen genutzt werden – daher der Begriff „Schatten-IT“.

Wie lautet eine andere Bezeichnung für „Shadow IT“?

Alternativ wird Schatten-IT oft auch als „Rogue-IT“, „Feral-IT“, „Stealth-IT“, „Fake-IT“, „Embedded-IT“ oder „Client-IT“ bezeichnet.

Warum gibt es Schatten-IT?

Eine Umfrage von Stratecast und Frost & Sullivan zeigt, dass 80 % der Mitarbeiter angeben, bei der Arbeit Anwendungen zu nutzen, die nicht von der IT-Abteilung genehmigt sind.

Wie bereits erwähnt, hat die zunehmende Nutzung von Cloud-Lösungen den Anstoß für das Wachstum der Schatten-IT in heutigen IT-Umgebungen gegeben. Diese im Verborgenen betriebenen, nicht genehmigten IT-Anwendungen schließen die Lücken, die von den vom Unternehmen genehmigten Anwendungen hinterlassen werden, und stellen so sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die richtigen Werkzeuge verfügen, um ihre Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen.

Fast 80 % der Beschäftigten geben zu, dass sie SaaS-Anwendungen bei der Arbeit nutzen, ohne zuvor die Genehmigung der IT-Abteilung einzuholen. Im Allgemeinen werden diese Schatten-IT-Lösungen von einem Mitarbeiter oder einem Team mit der Absicht eingeführt, die Effektivität ihrer Arbeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine bessere und effizientere Lösung für die Dateifreigabe entdeckt als die offiziell zugelassene, könnte er diese herunterladen und als Schatten-IT nutzen.

Welche Technologien fallen unter den Begriff „Shadow-IT“?

Unter „Shadow-IT“ versteht man alle Arten von IT-bezogenen Aktivitäten sowie Anschaffungen, an denen die IT-Abteilung eines Unternehmens nicht beteiligt ist. Diese lassen sich in der Regel in vier Kategorien einteilen:

Hardware – Laptops, Desktop-PCs, Tablets, Smartphones und Server
Software – Standard-Softwarepakete
Anwendungen – Anwendungen von Drittanbietern wie Produktivitäts-, Kollaborations- und Messaging-Tools sowie weitere Anwendungen
Dienstleistungen – Cloud-Dienste wie Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Software-as-a-Service (SaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS)

Was sind Beispiele für Schatten-IT?

Nachdem wir nun wissen, was Schatten-IT ist, wollen wir uns einmal ansehen, wie Schatten-IT in der Regel zum Tragen kommt:

Private E-Mail-Konten, die von Mitarbeitern für geschäftliche Zwecke genutzt werden
SaaS-Anwendungen von Drittanbietern, die nicht der Kontrolle der IT-Abteilung unterliegen und für den Geschäftsbetrieb genutzt werden
Nicht genehmigte Geräte, die nicht unter die von der IT-Abteilung erlassenen „Bring Your Own Device“ (BYOD)-Richtlinien fallen

Ist Schatten-IT gut oder schlecht?

Obwohl Mitarbeiter in den meisten Fällen Schatten-IT nutzen, um die Effektivität, Effizienz und Produktivität ihrer Arbeit zu steigern, stellt Schatten-IT für Unternehmen nach wie vor eine große Herausforderung dar. Auch wenn der Begriff „Schatten-IT“ einen negativen Beigeschmack haben mag, sollte man dennoch beachten, dass er auch einige potenzielle Vorteile mit sich bringt. Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile von Schatten-IT erörtern.

Was sind die Vorteile von Shadow-IT?

Um Ihnen ein besseres Verständnis von Schatten-IT zu vermitteln, haben wir eine Liste der Vorteile zusammengestellt, die sie Unternehmen bietet.

Geringere interne Kosten – Die BYOD-Kultur führt zu weniger Gemeinkosten und geringeren Kosten für die IT-Abteilungen.
Mitarbeiterzufriedenheit – Wenn Menschen das Gefühl haben, die Kontrolle zu haben, sind sie oft zufriedener, als wenn sie gezwungen sind, mit ihnen unbekannte Technologien zu nutzen.
Individuelle Produktivität – Mitarbeiter sind oft produktiver, wenn sie Technologien einsetzen, mit denen sie vertraut sind.
Potenzial für neue Entdeckungen – Wenn Mitarbeiter eine Vielzahl von Tools nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass bessere Tools und Technologien entstehen oder entdeckt werden.

Welche Risiken birgt „Shadow IT“?

Mitarbeiter sind sich möglicherweise nicht in vollem Umfang bewusst, dass Unternehmen geeignete und notwendige Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit während des Auswahlprozesses für Geräte und der Genehmigung von Anwendungen zu gewährleisten. Ohne eine angemessene Überprüfung neuer Technologien kann Schatten-IT sich als erhebliches Cybersicherheitsrisiko für Unternehmen erweisen. Zu den Nachteilen von Schatten-IT zählen unter anderem:

Sicherheitslücken und Datenverluste – Je vielfältiger die eingesetzten Technologien sind, desto anfälliger ist ein Unternehmen für Sicherheitsfehler oder Vorfälle mit Datenverlusten.
Compliance- und regulatorische Aspekte – Die Einführung zahlreicher unterschiedlicher Anwendungen und Lösungen führt zu strengeren Prüfungen und erhöht das Risiko, dass die Technologie die erforderlichen Anforderungen nicht erfüllt.
Ineffizienzen bei der Zusammenarbeit – Wenn Mitarbeiter unterschiedliche Technologien und Anwendungen nutzen, wird der reibungslose Ablauf der Zusammenarbeit oft beeinträchtigt.
Innovationsbarrieren – Die Chancen, mit einer bestimmten Technologie Innovationen zu entwickeln, sind geringer, wenn Unternehmen diese nicht voll und ganz annehmen.
Eingeschränkte Transparenz und Kontrolle – Nicht genehmigte Technologien lassen sich schwerer nachverfolgen und überwachen.
Verschwendete Zeit und Investitionen – Ohne ausreichende Akzeptanz ist die für die Einführung der Technologie aufgewendete Zeit verschwendet, und die Kapitalrendite (ROI) bleibt begrenzt.
Konfigurationsmanagement – Die Erstellung einer Konfigurationsmanagement-Datenbank (CMDB) und die Festlegung, wie Systeme zusammenarbeiten, wird immer komplexer.

Wie geht man mit Schatten-IT um?

Zwar ist Schatten-IT ein fester Bestandteil jeder IT-Infrastruktur, doch können IT-Administratoren bestimmte Maßnahmen ergreifen, um sie nicht nur zu identifizieren und zu verwalten, sondern auch die potenziellen Risiken zu mindern, die sie für die Integrität geschäftskritischer Daten und Systeme darstellt. Hier sind einige nützliche Strategien, um das Problem der Schatten-IT effektiv anzugehen:

Überwachen Sie Ihre IT-Umgebung – Eine der besten Möglichkeiten, das Problem der Schatten-IT einzudämmen, besteht darin, alle Geräte innerhalb und außerhalb des Netzwerks kontinuierlich zu überwachen, um genau zu ermitteln, wo sich alle Unternehmensdaten befinden. Durch die kontinuierliche Überwachung des Netzwerks können IT-Administratoren die Listen zwischen den Scans vergleichen und feststellen, wann neue oder unbekannte Geräte im Netzwerk auftauchen.
Führen Sie ein Bestandsverzeichnis – Neben der Überwachung Ihrer Netzwerke sollten Sie sich auch darauf konzentrieren, ein Bestandsverzeichnis aller bekannten und unbekannten Ressourcen in Ihrer IT-Umgebung zu führen und dieses mithilfe einer Lösung zur Netzwerkinventarisierung regelmäßig zu aktualisieren.
Umsetzung von Richtlinien – Um den individuellen Anforderungen der verschiedenen Geschäftsbereiche gerecht zu werden, kann die IT-Abteilung eine Liste zugelassener Anwendungen/Software erstellen und an die Mitarbeiter weitergeben, die diese zusätzlich zu der standardmäßig bereitgestellten Software nutzen dürfen.
Nutzung von Anwendungen von Drittanbietern einschränken – Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise den Zugriff der Benutzer auf bestimmte Anwendungen einschränken, die Ihre Mitarbeiter nicht nutzen sollen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die Unternehmensrichtlinien gut informiert sind und dass es ihnen nicht gestattet ist, eingeschränkte Anwendungen für geschäftliche Zwecke zu nutzen.

Was versteht man unter der Erkennung von Schatten-IT?

Die Erkennung von „Shadow IT“ ist der Prozess, bei dem mithilfe geeigneter Lösungen der Netzwerkverkehr analysiert wird, um nicht verwaltete und unbekannte Anwendungen zu identifizieren, die möglicherweise von Mitarbeitern genutzt werden. Neben der Erkennung dieser Anwendungen sollte die Lösung auch eine Risikobewertung der erkannten Anwendungen ermöglichen. Zudem sollte die Lösung dabei helfen, mögliche Wege für Datenlecks zu identifizieren, die Hackern als Einfallstor für den Zugriff auf Ihre geschäftskritischen Daten dienen könnten.

Was ist eine Shadow-IT-Richtlinie?

Zwar kann Schatten-IT dazu beitragen, Eigenverantwortung, technisches Know-how und die Produktivität der Nutzer zu fördern, doch kann sie sich auch als erhebliches Risiko für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und die Datensicherheit erweisen. Aus diesem Grund erarbeiten Unternehmen häufig eine Richtlinie zur Schatten-IT, die eine Reihe von Leitlinien für die angemessene Nutzung von Schatten-IT festlegt. Eine solche Richtlinie verdeutlicht zudem die Einschränkungen, die für die Nutzung nicht genehmigter Anwendungen von Drittanbietern gelten, und definiert die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter sowie der IT-Abteilung.

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