Wie Big-D Construction die E-Mail-Sicherheit für 900 Mitarbeiter mit INKY

Highlights der Fallstudie

Risiken in einer von Menschen geprägten Branche einen Schritt voraus sein

Seit mehr als 50 Jahren hat sich Big-D Construction bei gewerblichen und hochwertigen Wohnbauprojekten in den gesamten USA einen hervorragenden Ruf erarbeitet. Mit zwölf Niederlassungen, die sich von Kalifornien bis Minnesota erstrecken, und fast 900 Mitarbeitern ist die Kommunikation allgegenwärtig – und wird immer komplexer.

Im Zuge der Weiterentwicklung von Phishing-Bedrohungen entwickelte sich die E-Mail zu einem der beständigsten Risikobereiche des Unternehmens. Big-D hatte bereits Maßnahmen ergriffen, um die Nutzer vor externen Nachrichten zu warnen, doch im Laufe der Zeit verloren diese Schutzmaßnahmen an Wirksamkeit.

Statische Banner fielen mit dem Hintergrund zusammen, und die Verhaltensweisen, auf die sie Einfluss nehmen sollten, änderten sich nicht.

Mehr als nur Banner: Die eigentliche Lücke aufdecken

Big-Ds anfängliche Suche nach einer Lösung war nicht durch den Wunsch motiviert, die E-Mail-Sicherheit grundlegend zu überarbeiten. Auslöser war vielmehr ein Problem mit der Benutzerfreundlichkeit. Das IT-Team suchte nach einer Möglichkeit, Warnmeldungen wieder sichtbar zu machen, ohne die Mitarbeiter dabei zu überfordern.

Diese Suche führte sie zu INKY, und was als begrenzte Bewertung begann, entwickelte sich schnell zu einer umfassenderen Untersuchung.

„Wir sind zunächst nur auf INKY gestoßen, um unsere Probleme mit Werbebannern zu lösen“, sagte Ryan McNabb, Technologieleiter bei Big-D Construction. „Als wir uns dann näher mit INKY unterhielten, stellten wir fest, dass sie auch KI und den damit verbundenen umfassenden Schutz vor Phishing anbieten. Das hat uns die Augen geöffnet.“

INKYDer adaptive E-Mail-Assistent hat die E-Mail-Sicherheit von einer passiven Warnung zu einem aktiven Entscheidungspunkt umgestaltet und bietet den Nutzern nun Kontext anstelle statischer Kennzeichnungen.

Die Sicherheit verbessern, ohne den Ablauf zu erschweren

Die Einführung eines neuen Sicherheitstools für fast 900 Mitarbeiter hätte zu Störungen führen können. Stattdessen untermauerte die Implementierung genau das, was Big-D bereits anstrebte: intelligentere Sicherheit mit weniger manueller Überwachung.

Der Unterschied war fast sofort erkennbar.

„Die Einführung und Umsetzung von ‚INKY ‘ war einfach und äußerst effizient. Nachdem wir ‚ INKY ‘ implementiert hatten, war es wie Tag und Nacht.“

Ryan McNabb, Technischer Leiter

Als die Mitarbeiter lernten, die visuellen Hinweise und Erklärungen von „ INKY“ zu deuten, verlagerte sich die Verantwortung allmählich von der IT-Abteilung hin zu den Endnutzern – ohne dass dabei die Kontrolle verloren ging. „Das hat die IT-Abteilung erheblich entlastet. Die Nutzer begannen, ihre eigenen Angelegenheiten zu regeln, und das IT-Team musste nicht mehr wie früher ständig E-Mails überwachen oder sich um die Quarantäne kümmern. Das hat uns wirklich viel Zeit gespart“, sagte McNabb.

Einblicke, die über den Posteingang hinausgehen

Die E-Mail-Sicherheit war der Einstiegspunkt, doch die Transparenz entwickelte sich zu einem der wertvollsten langfristigen Vorteile. Das Dashboard von „ INKY“ verschaffte dem IT-Team einen klareren Überblick darüber, welche Arten von Bedrohungen auf das Unternehmen abzielten und wo als Nächstes Handlungsbedarf bestand.

Diese Transparenz untermauerte eine allgemeinere Erkenntnis, die Big-D bereits im gesamten IT-Bereich gewonnen hatte. „ INKY hat unsere Sicherheitsinitiativen unterstützt, nicht nur im E-Mail-Bereich, sondern auch in anderen Bereichen“, sagte McKnabb. „Die Sachverhalte werden immer komplexer, und die Zahl potenzieller Bedrohungen ist so hoch, dass die IT-Mitarbeiter eines Unternehmens dies allein nicht bewältigen könnten.“

Ebenso wichtig war die Konsistenz. Da Außendienstmitarbeiter und Führungskräfte häufig mit mobilen Geräten arbeiten, benötigte Big-D eine Lösung, die in jedem Posteingang einheitlich funktioniert.

Ein besseres Erlebnis für Nutzer und Kunden

Sicherheitstools sorgen oft für Reibungsverluste bei den Mitarbeitern – oder schlimmer noch, bei den Kunden. INKY hat beides vermieden, indem visuelle Warnungen automatisch aus ausgehenden Antworten entfernt wurden, wodurch die externe Kommunikation übersichtlich blieb.

Dieses kleine Detail machte einen spürbaren Unterschied für die Führungskräfte und die Teams mit Kundenkontakt. „Die Mitarbeiter schätzen es, dass der E-Mail-Assistent von INKYbeim Beantworten einer E-Mail die Werbebanner standardmäßig entfernt, sodass die Kunden sie nicht sehen können. Unsere Führungskräfte und die Mitglieder des Business-Development-Teams sind darüber sehr erfreut“, sagte McKnabb.

Auch die Beziehung selbst wurde zu einem Teil des Mehrwerts. Big-D sah „ INKY “ als einen Partner, der sich gemeinsam mit ihren Anforderungen weiterentwickelte, und nicht als statisches Produkt. „Bei INKY sind die Mitarbeiter proaktiv und gehen auf uns zu. Sie hören sich unser Feedback wirklich an und berücksichtigen es. Einige der Dinge, die wir uns gewünscht hatten, wurden inzwischen umgesetzt.“

Mehr Wert entdecken als erwartet

Was als Maßnahme zur Verbesserung der Transparenz begann, hat die Sichtweise von Big-D auf die Rolle der E-Mail-Sicherheit im Unternehmen schnell grundlegend verändert. „Sie werden feststellen, dass ‚ INKY ‘ mehr zu bieten hat, als Sie ursprünglich für notwendig gehalten haben“, sagte McNabb. „Es hat uns die Augen dafür geöffnet, was alles wir brauchten, ohne es zu wissen.“

Durch die Kombination aus Echtzeit-Schulungen, KI-gestützter Erkennung und einer einheitlichen Benutzererfahrung half „ INKY “ Big-D dabei, Risiken zu reduzieren, ohne den Arbeitsablauf zu verlangsamen.

„Anfangs wollten wir ‚ INKY ‘ für die Banner und die Einblicke, die es den Mitarbeitern in Bezug auf Phishing bietet. Aber als wir sahen, was ‚ INKY ‘ alles leisten kann, haben sich uns wirklich viele neue Möglichkeiten eröffnet. Es hat uns wirklich sehr geholfen.“

Ryan McNabb, Technischer Leiter