Kosteneinsparungen in Wachstum umwandeln: Wie Real Solutions seine Margen verdreifacht hat  

Highlights der Fallstudie: 

• Die Margen haben sich innerhalb von zwei Jahren nach der Einführung vonKaseya 365 Pro verdreifacht 

• 60 % Senkung der Werkzeugkosten pro Sitzplatz 

• Die Anzahl der Endgeräte stieg von unter 500 auf über 1.300 

• Die Techniker bearbeiten nun das Doppelte des wöchentlichen Ticketvolumens 

• Das MSP-Geschäft entwickelte sich so profitabel, dass es als eigenständiges Unternehmen ausgegliedert werden konnte. 

Von ERP zu MSP 

Real Solutions ist ein in Holmdel, New Jersey, ansässiger MSP, dessen Entstehung auf einen eher ungewöhnlichen Anfang zurückgeht. Seine Muttergesellschaft, Clients First Business Solutions, hatte sich über mehr als zwei Jahrzehnte hinweg einen Ruf als führender ERP-Anbieter erarbeitet. Als ERP-Kunden jedoch anfingen zu fragen, ob Clients First auch IT-Dienstleistungen anbiete, begann das Unternehmen, solche Anfragen gelegentlich zu bearbeiten, und leitete sie schließlich an einen externen Partner weiter. 

Das hielt jedoch nicht lange an. „Das Unternehmen, an das wir sie weitergeleitet hatten, entsprach nicht unseren Standards“, sagte IT-Leiter Shawn Walter. „Also haben wir begonnen, das Angebot intern aufzubauen.“ Was als Notwendigkeit begann, um die ERP-Kunden zufrieden zu stellen, entwickelte sich schnell zu einem kleinen managed services mit zwei Technikern. 

Zunächstwar war der MSP-Bereich ursprünglich nicht als Profitcenter konzipiert. Die Muttergesellschaft subventionierte ihn. Wie Walter es ausdrückte: „Wir waren ein Kostenzentrum innerhalb von Clients First. Der Bereich existierte, um unsere ERP-Kunden zu betreuen, nicht um eigenständig Gewinn zu erwirtschaften.“ 

Das änderte sich mit Kaseya 365 . Der Geschäftsbereich ist mittlerweile so profitabel, dass er als eigenständiges Unternehmen agieren kann. Unter der Marke „Real Solutions“ betreut das Team 1.300 verwaltete Endgeräte und hat seine Margen verdreifacht. Walter ist sich ganz sicher, was dies ermöglicht hat: „Ohne Kaseya wäre das auf keinen Fall möglich gewesen.“ 

Zu teuer, um es zu schützen – zu riskant, es nicht zu tun 

Vor der Einführung von Kaseya 365 hatte Real Solutions begonnen, seine eigene Sicherheitsinfrastruktur manuell zusammenzustellen. Das Team setzte Bitdefender und Viper als Antivirenprogramme, Iron Scales für die E-Mail-Filterung und CyberQP für die Benutzerberechtigungserweiterung ein. Jedes Tool hatte sein eigenes Portal, seine eigene Lizenzierung und seine eigene Einarbeitungszeit. Im schlimmsten Fall musste das Team fünfzehn verschiedene Produkte von ebenso vielen Anbietern unter einen Hut bringen. 

Der operative Aufwand war enorm. Ein Techniker verbrachte fast seine gesamte Zeit damit, Antiviren-Warnmeldungen zu überwachen, zu überprüfen, ob markierte Dateien tatsächlich entfernt worden waren, und echte Bedrohungen von Fehlalarmen zu unterscheiden. Da nur zwei Techniker im Team waren, beanspruchte dies die Hälfte der Kapazität des Teams. 

Die finanzielle Belastung war noch größer. Die Gesamtkosten pro Arbeitsplatz über die gesamte fragmentierte Infrastruktur beliefen sich bei Hunderten von Endgeräten auf etwa 6 US-Dollar pro Monat. Die Zusammenstellung eines obligatorischen Sicherheitspakets zu diesem Preis machte es nahezu unmöglich, im Wettbewerb zu bestehen. 

„Wir hatten im Grunde beschlossen, dass wir einem Kunden, der nicht das gesamte Paket bucht, gar keine EDR- und AV-Lösungen anbieten wollten, da sich der Aufwand für die Überwachung für uns nicht lohnte“, sagte Walter. „Aber die Kosten für eine ordnungsgemäße Umsetzung trieben potenzielle Kunden zur Konkurrenz.“ 

Thomas Falteich, der Präsident des Unternehmens, brachte die Auswirkungen auf den Markt noch deutlicher auf den Punkt: „Hätten wir diesen Multi-Vendor-Stack beibehalten, hätten wir uns aus 60 bis 65 Prozent unseres Marktes herauspreist. Wir hätten nur noch Kunden mit einem Jahresumsatz von über 50 Millionen Dollar bedienen können.“ 

Und schon allein das Lieferantenmanagement zehrte an den Kräften des Teams. „Ich konnte einen halben bis ganzen Tag damit verbringen, mich nur um die Lieferanten zu kümmern“, sagte Walter. „Wenn Proof Point bei einem Kunden ausfiel, habe ich den ganzen Tag lang dort angerufen, um eine Antwort zu bekommen, und niemand wusste, was los war.“  

Als Erster am Stand 

Als Kaseya bekannt gab, Kaseya 365 ankündigte, zögerte Walter nicht lange. 

„Ich habe Tom gleich nach Ende der Kaseya 365 angerufen und ihm gesagt: ‚Tom, allein dadurch sparen wir 3 Dollar pro Lizenz.‘ Er hat sofort grünes Licht gegeben“, erinnert sich Walter. Das Team hat sich für beide Lösungen angemeldet Kaseya 365  und Kaseya 365  an. Walter glaubt, dass sie beide Male buchstäblich die Ersten in der Warteschlange waren. 

Die Rechnung war einfach. Real Solutions hatte bisher etwa 6 Dollar pro Arbeitsplatz für eine Vielzahl von Kaseya- und Drittanbieter-Tools ausgegeben, die jeweils separat erworben und verwaltet wurden.Kaseya 365 ersetzte die gesamte Lösung durch ein einziges Abonnement für 3,00 Dollar pro Arbeitsplatz, einschließlich SOC. 

„Die Einsparungen stellten sich sofort ein, und wir haben sogar noch mehr erreicht. Wir haben Produkte hinzugewonnen, die wir zuvor gar nicht genutzt hatten“, sagte Walter. Bestehende Kunden stellten schnell auf die neue Preisgestaltung um. Interessenten, die zuvor vor dem Preis pro Arbeitsplatz zurückgeschreckt waren, konnten nun wieder gewonnen werden. Und dank der wettbewerbsfähigen Preisgestaltung konnte Real Solutions die Preise der Mitbewerber so deutlich unterbieten, dass Interessenten bestehende Verträge vorzeitig kündigten und durch den Wechsel dennoch Geld sparten. 

Der unverhandelbare Standard 

Real Solutions hat zwei standardisierte Pakete rund um Kaseya 365 entwickelt: „Cyber Suite Standard“, das von ihnen empfohlene Angebot, und „Cyber Suite Basic“, die Mindestanforderung, die sie akzeptieren. Der Kern von Kaseya 365 ist in beiden Paketen enthalten. 

Die Verpackungsphilosophie ist einfach. 

„Entweder Sie nehmen unser Komplettpaket, oder Sie können sich woanders umsehen“, sagte Walter. „Wenn ein Kunde hereinkommt und sagt, er wolle Bitdefender behalten, lautet die Antwort ‚Nein‘. Wir brauchen die Gewissheit, dass unsere Kunden umfassend geschützt sind, und das ist mit Kaseya der Fall.“ 

Seine Begründung: Durch die Nutzung verschiedener Tools müssen Techniker zwischen mehreren Portalen hin- und herwechseln, sich mit Produkten befassen, die sie nicht in- und auswendig kennen, und die Sicherheit der Kunden leidet darunter. Real Solutions hat alle Kunden von Bitdefender auf Datto AVumgestellt. 

Wenn Kunden Bedenken wegen des „Eier-in-einem-Korb“-Prinzips äußern, hat Walter eine klare Antwort parat: „Wie viel wollen Sie denn jonglieren? Ab einem bestimmten Punkt lohnt es sich nicht mehr. Wenn mein Kunde vollkommen sicher und geschützt ist, machen wir einfach weiter.“ 

Dreifache Margen, doppelte Kapazität 

Die finanziellen und betrieblichen Auswirkungen von Kaseya 365 machten sich fast sofort bemerkbar und haben sich seitdem noch verstärkt. 

Die Margen haben sich verdreifacht. Vor der Einführung von Kaseya 365 arbeitete der MSP-Bereich kaum kostendeckend und wurde oft von der Muttergesellschaft subventioniert. „Im ersten Jahr haben sich die Margen fast verdoppelt, und jetzt liegen wir wahrscheinlich beim Dreifachen“, sagte Falteich.  

Kosten pro Arbeitsplatz um die Hälfte gesenkt. Die Tool-Kosten sanken von etwa 6 US-Dollar pro Arbeitsplatz im fragmentierten Stack auf 2,50 US-Dollar mit Kaseya 365 (3 US-Dollar mit Managed SOC). „Wenn man alles zusammenrechnete, waren das etwa die Hälfte der Kosten, die wir für einzelne Tools ausgegeben hatten. Das war einfach sinnvoll“, sagte Walter. 

Die Ticketkapazität hat sich verdoppelt. Vor der Einführung von Kaseya 365 lag die KPI des Teams bei 20 Support-Tickets pro Woche. Heute bearbeitet das Team 100 bis 120 Tickets pro Woche. „Ein typischer Techniker bearbeitet wahrscheinlich doppelt so viele Tickets wie vor der Einführung von Kaseya 365 kann diese auch abschließen“, sagte Falteich. 

Managed SOC eine VollzeitstelleManaged SOC . Vor der Einführung des Pakets bestand die gesamte Arbeit eines Technikers darin, Antiviren-Warnmeldungen zu überwachen. Managed SOC übernimmt Managed SOC die Überwachung von Bedrohungen, die Einstufung von Warnmeldungen und die Überprüfung der Reaktionen. „Es ist, als hätte man ein externes Team, das all das übernimmt“, sagte Walter. 

Die Teamkapazität wurde erweitert. Die Kosteneinsparungen durch die Konsolidierung der Tools ermöglichten es Walter, das Team von zwei auf fünf Techniker zu vergrößern. In Kombination mit den Effizienzgewinnen durch eine einheitliche Plattform war der Effekt noch größer. „Mit diesen Tools war das so, als hätte man sechs Mitarbeiter eingestellt, weil sie so viel mehr leisten können“, sagte Walter. 

Wann Inky Iron Scales ersetzte, erzielte Real Solutions sofort Einsparungen von 1,50 Dollar pro Arbeitsplatz und Monat – Kosten, die das Unternehmen zuvor selbst getragen hatte, anstatt sie an die Kunden weiterzugeben. Über den gesamten Kundenstamm hinweg bedeutete dies allein durch diese eine Komponente monatliche Einsparungen in Höhe von mehreren tausend Dollar. 

Eine Nummer, eine Antwort 

Einer der am meisten unterschätzten Vorteile der Konsolidierung zeigt sich dann, wenn etwas schiefgeht. Da 90 % der Infrastruktur von einem einzigen Anbieter bereitgestellt werden, reicht ein einziger Anruf, um Support zu erhalten. 

„Bei 90 Prozent unseres Stacks rufe ich jetzt eine Telefonnummer an, schicke eine E-Mail an eine Person und erhalte sofort eine Antwort“, sagte Walter. Falteich sieht denselben operativen Hebel auch aus der Perspektive der Führungsebene. Dank Tools, die nahtlos zusammenarbeiten, kann sich sein Team auf die Betreuung der Kunden konzentrieren, anstatt sich um die Verwaltung von Anbietern kümmern zu müssen. „Jetzt arbeiten alle Tools zusammen und laufen reibungslos“, sagte er. „Das ist die nächste große Einsparung: die Möglichkeit, mit einer einzigen Technologie viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.“ 

Das Team migriert derzeit von ConnectWise zu Autotaskum, und Walter sieht darin das letzte Puzzlestück. „Mit Autotask habe ich das Gefühl, dass wir bereit sind, diese offensive Offensive zu starten“, sagte er. 

Das Unternehmen bereitet sich nun darauf vor, den Hunderten von bestehenden ERP-Kunden innerhalb der Muttergesellschaft aktiv Managed-IT- und Sicherheitsdienste im Cross-Selling anzubieten, migriert auf Autotask arbeitet mit der Zuversicht, die eine Plattform vermittelt, auf der alle Tools nahtlos zusammenarbeiten und jeder Techniker die Arbeit von zwei Mitarbeitern leisten kann 

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