Wie Waedt IT Services seine Geschäftsabläufe mit Kaseya umgestaltet hat

Fallstudie-Highlights

• Durch die PSA-Integrationen und Automatisierung v Autotask n konnte der monatliche Aufwand für die Rechnungsstellung von 2–3 Tagen auf nur 2 Stunden reduziert werden.
• Reduzieren Sie die Zeit für Server-Patches um bis zu 90 % und verkürzen Sie so einen manuellen Vorgang, der bei 100 Servern 8 bis 10 Stunden dauert, auf lediglich 1 bis 2 Stunden Überwachungszeit.
• In weniger als zwei Monaten wurden mehr als 1.000 Microsoft 365-Benutzer auf Datto SaaS Protection migriert, wodurch aus einem unrentablen Dienst eine Quelle wiederkehrender Einnahmen wurde.
• Erzielte ein Umsatzwachstum von 20–30 % gegenüber dem Vorjahr und steigerte gleichzeitig den durchschnittlichen wiederkehrenden Umsatz pro Nutzer von 20–50 € auf 67–130 €.
• Unterstützt etwa 420 Supportfälle pro Techniker im Erstsupport und ermöglicht so eine erhebliche Skalierung, ohne den Personalbestand zu erhöhen.

Als Martin Waedt sein Unternehmen im Jahr 2004 gründete, sah es so aus, wie es bei vielen erfolgreichen MSPs in der Anfangsphase der Fall ist: Eine Person, die alles alleine erledigt.

Ein Freund bat ihn, die ausgelagerte IT-Administration für dessen Unternehmen zu übernehmen. Aus diesem Nebenjob entwickelte sich schnell „Waedt IT Services“, ein Anbieter von „ managed services “-Dienstleistungen für Unternehmen im Großraum München.

Im Laufe der Zeit baute das Unternehmen seinen Kundenstamm aus und betreute Organisationen mit 10 bis über 250 Nutzern, wobei es Dienstleistungen von der Endbenutzerunterstützung bis hin zu Cybersicherheits- und Compliance-Dienstleistungen anbot.

Das Wachstum brachte jedoch Herausforderungen mit sich.

Mit dem Wachstum des Unternehmens nahm auch der Verwaltungsaufwand zu. Die Rechnungsstellung wurde immer komplexer. Die Serverwartung nahm die Nächte und Wochenenden in Anspruch. Die Überwachung und das Patch-Management wurden manuell durchgeführt. Die Backup-Prozesse erforderten eine ständige Überwachung.

„In manchen Situationen waren wir ziemlich überfordert“, sagt Waedt. „Vor allem Dinge wie die Rechnungsstellung und die Installation von Patches waren völlig außer Kontrolle geraten.“

Das Geschäft wuchs, doch das Betriebsmodell war nicht skalierbar.

Ersetzung manueller Arbeit durch Automatisierung

Damals nahm allein die Rechnungsstellung enorm viel Zeit in Anspruch.
Für die Erstellung von Rechnungen mussten Daten aus verschiedenen Systemen zusammengetragen, Berichte manuell erstellt und Informationen unternehmensweit zusammengeführt werden.

„Das Sammeln aller relevanten Informationen für die Erstellung einer Rechnung dauerte bis zu zwei oder drei Tage“, sagt Waedt. „Daran waren zwei Personen beteiligt. Es war furchtbar.“

Das Gleiche galt für das Infrastrukturmanagement. Für die Installation von Server-Patches mussten die Techniker manuell eine Verbindung zu jedem einzelnen Server herstellen, Updates herunterladen, Patches installieren, die Systeme neu starten und die erfolgreiche Installation überprüfen.

Der leitende Systemingenieur Simon Jani erinnert sich noch gut an diesen Vorgang. „Wir hatten damals etwa 100 Server, und ein Techniker brauchte etwa sechs bis zehn Stunden, um die Patches manuell zu installieren“, sagt er. „Es war ein Albtraum.“

Das Unternehmen erkannte, dass für weiteres Wachstum manuelle Prozesse wo immer möglich abgeschafft werden müssten.

Diese Umstellung begann, als Waedt IT Services Datto SaaS Protection einführte; kurz darauf folgten Autotask PSA, Datto RMM, IT Glue, Datto BCDR, RocketCyber, SaaS Alerts und Kaseya 365.

Rückblickend bezeichnet Waedt diese Entscheidung als eine der besten geschäftlichen Entscheidungen, die er je getroffen hat.

Aufbau einer skalierbaren Betriebsplattform

Der erste Durchbruch gelang mit Datto SaaS Protection.

Vor der Einführung der Lösung hatte Waedt IT Services eine eigene Microsoft 365-Backup-Plattform auf Microsoft Azure aufgebaut. Das System war zwar funktionsfähig, wurde jedoch mit zunehmender Verbreitung von Microsoft 365 immer kostspieliger und schwieriger zu warten. Schließlich kam es zu einem Punkt, an dem die Bereitstellung der Backup-Dienste mehr kostete, als sie an Einnahmen generierten.

Nachdem wir Datto SaaS Protection getestet hatten, änderte sich alles.

Die Einarbeitung dauerte nur noch Minuten statt Stunden, die Verwaltung wurde zentralisiert und die Rentabilität verbesserte sich fast sofort.

Innerhalb von zwei Monaten migrierte das Unternehmen rund 1.000 Microsoft 365-Benutzer auf Datto SaaS Protection.

„Plötzlich haben wir damit Geld verdient“, sagt Waedt. „Das Produkt, mit dem wir zuvor nichts verdient hatten, wurde plötzlich zu unserer Cash Cow.“

Ebenso wichtig ist, dass das Team jeden Tag ein bis zwei Stunden Zeit zurückgewonnen hat, die zuvor für die Verwaltung der Sicherungsvorgänge aufgewendet worden waren.

Standardisierung der Dienstleistungserbringung mit „ Autotask “ und IT Glue

Nach dem Erfolg von Datto SaaS Protection hat Waedt IT Services seine Investitionen auf die umfassendere Kaseya-Plattform ausgeweitet. Das Unternehmen führte Autotask PSA, Datto RMM und IT Glue ein und ersetzte damit eine Reihe von nicht miteinander verbundenen Tools und manuellen Prozessen.

Die Auswirkungen waren sofort spürbar.

Innerhalb von zwei Monaten stellte das Unternehmen vollständig auf „ Autotask PSA“ um und begann mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen im gesamten Unternehmen.

„Unsere Professionalität hat sich enorm gesteigert“, sagt Waedt. Prozesse, die früher manuelle Eingriffe erforderten, wurden automatisiert. Überwachung, Patch-Management, Softwarebereitstellung, Ticketerstellung, Abrechnung und Kunden-Onboarding wurden durch Workflows und Integrationen standardisiert.

Die vielleicht größte operative Verbesserung wurde im Bereich der Rechnungsstellung erzielt.

Für Support-Techniker Glen Kenzi sorgte „ Autotask “ für die dringend benötigte Struktur im Tagesgeschäft. Das Team nutzt separate Warteschlangen für Hardware-Bereitstellungen, die Überwachung von Backups und Support-Eskalationen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Techniker weitergeleitet werden.

„Es hilft wirklich sehr, sie zu ordnen und zu sortieren und sicherzustellen, dass die Aufgabe an die richtige Person geht“, sagt Kenzi.

Inzwischen hat sich „ IT Glue “ zur zentralen Quelle für betriebliches Wissen des Unternehmens entwickelt. Anstatt Hunderte einzelner Dokumente zu verwalten, haben die Techniker nun über eine zentralisierte Wissensdatenbank sofortigen Zugriff auf Zugangsdaten, Verfahren und Kundendokumentation.

Angesichts der zunehmenden Bedrohungen für die Cybersicherheit erweiterte Waedt IT Services sein Angebot über die klassischen MSP-Dienstleistungen hinaus zu einem umfassenden Sicherheitsangebot. 

Heute nutzt das Unternehmen Kaseya 365 Endpoint, RocketCyber , SaaS Alerts, MDR, Schwachstellenscans, Network Detective sowie automatisierte Penetrationstests, um mehrschichtige Cybersicherheitsdienste bereitzustellen. Das Ergebnis ist Schutz auf Unternehmensniveau zu Preisen für kleine und mittlere Unternehmen. 

Einer der größten Vorteile ist die Transparenz. Durch die Zusammenführung von Sicherheitsinformationen aus verschiedenen Systemen auf einer einzigen Plattform kann das Unternehmen verdächtige Aktivitäten weitaus schneller als bisher erkennen. 

„Der größte Vorteil ist, dass alle Informationen aus den verschiedenen Tools zusammengeführt werden“, sagt Waedt. „Man hat einen zentralen Überblick.“ 

Jani sagt, das Sicherheitsteam könne Bedrohungen nun innerhalb von Minuten statt innerhalb von Stunden oder Tagen erkennen und darauf reagieren. 

Die Einführung von verwalteter SOC-Dienste war ebenso wichtig. „Es ist wichtiger denn je, dass ein Managed SOC ein Unternehmen rund um die Uhr überwacht“, sagt Jani. „Die Bösewichte haben keine Feiertage. Sie haben keine Wochenenden.“ 

Für das Team bedeutet die Rund-um-die-Uhr-Überwachung sowohl mehr Sicherheit als auch größere Gelassenheit. „Heute können wir die Nacht durchschlafen, ohne aufzuwachen und uns zu fragen: ‚Habe ich etwas verpasst?‘“ 

Compliance als Umsatztreiber nutzen 

Einer der unerwartetsten Vorteile ergab sich aus automatisierten Penetrationstests. 

Da Compliance-Anforderungen wie DORA, TISAX und ISO-Normen immer mehr an Bedeutung gewannen, benötigten Kunden zunehmend regelmäßige Sicherheitsbewertungen. In der Vergangenheit waren Penetrationstests kostspielig und ließen sich für KMU-Kunden nur schwer rentabel durchführen. 

Da automatisierte „ pen testing “ nun Teil des Sicherheitsportfolios des Unternehmens sind, kann Waedt IT Services vierteljährliche Bewertungen zu einem Bruchteil der herkömmlichen Kosten anbieten. Und dies hat sich zu einer der am schnellsten wachsenden Einnahmequellen des Unternehmens entwickelt. 

„Das ist geschenktes Geld“, sagt Waedt lachend. 

Der Nutzen geht über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinaus. Automatisierte Tests helfen dabei, Konfigurationsfehler zu erkennen, Korrekturmaßnahmen zu überprüfen und Sicherheitslücken aufzudecken, bevor Angreifer dies tun. 

„Das hilft uns wirklich sehr“, sagt er. „Wenn wir einen Fehler gemacht oder etwas vergessen haben, können wir sofort sehen, ob das, was wir korrigiert haben, das Problem tatsächlich behoben hat.“ 

Skalierung durch Automatisierung 

Die Automatisierung ist zu einer zentralen Leitlinie im gesamten Unternehmen geworden. Waedt fasst den Ansatz des Unternehmens kurz und bündig zusammen: „Wenn man etwas mehr als zweimal macht, automatisieren wir es.“ 

Diese Denkweise hat nahezu jeden Aspekt des Betriebs verändert. Die Kundeneinrichtung, die früher Monate dauerte, ist nun in wenigen Tagen erledigt. Die Einrichtung von Backups, die früher Stunden in Anspruch nahm, dauert nun etwa fünf Minuten. Das Patch-Management, das früher ganze Wochenenden beanspruchte, erfordert nun nur noch ein bis zwei Stunden Überwachung. 

All diese Verbesserungen ermöglichten es dem Unternehmen, drastisch zu wachsen, ohne den Personalbestand zu erhöhen. Heute betreut Waedt IT Services etwa 420 Nutzerplätze pro First-Line-Techniker und geht davon aus, dass diese Zahl letztendlich auf 600 oder 700 ansteigen könnte. 

„Mit derselben Teamgröße können wir mehr Kunden betreuen“, sagt Waedt. „Das bringt mehr Umsatz und mehr Chancen.“ 

Auf weiteres Wachstum ausgerichtet 

Die Umstrukturierung hat das Unternehmen grundlegend verändert. 

• Der Umsatz ist im Vergleich zum Vorjahr um etwa 20–30 % gestiegen. 

• Der durchschnittliche wiederkehrende Umsatz pro Arbeitsplatz hat sich mehr als verdoppelt. 

• Die betriebliche Effizienz hat sich in allen Abteilungen verbessert. 

Vor allem aber ist das Unternehmen nun in der Lage, größere Kunden, regulierte Branchen und immer komplexere Sicherheitsanforderungen zu bedienen, ohne dass dadurch nennenswerte zusätzliche Betriebskosten entstehen. 

„Es gibt keine Begrenzung mehr“, sagt Waedt. „Es spielt keine Rolle, ob der Kunde 50, 500 oder 5.000 Arbeitsplätze hat.“ 

Für Waedt ist die Erkenntnis klar. „Automatisierung ist entscheidend, und Integration ist entscheidend. Man muss die manuellen Arbeitsschritte abschaffen.“ 

Durch die Standardisierung auf die Kaseya-Plattform und die umfassende Automatisierung aller Betriebsabläufe hat Waedt IT Services eine skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen. Diese ermöglicht es dem Unternehmen, IT- und Cybersicherheitsdienste auf Unternehmensniveau anzubieten und gleichzeitig die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten, die Kunden von einem vertrauenswürdigen MSP erwarten. Und das alles zu Preisen, die sich kleine und mittlere Unternehmen leisten können. 

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