Wie Waedt IT Services seine Geschäftsabläufe mit Kaseya umgestaltet hat

Highlights der Fallstudie

• Durch die PSA-Integrationen und Automatisierung v Autotask wurde der monatliche Aufwand für die Rechnungsstellung von 2–3 Tagen auf nur 2 Stunden reduziert.
• Reduzieren Sie die Zeit für Server-Patches um bis zu 90 % und verkürzen Sie so einen manuellen Prozess, der bei 100 Servern 8 bis 10 Stunden dauert, auf lediglich 1 bis 2 Stunden Überwachungszeit.
• In weniger als zwei Monaten wurden mehr als 1.000 Microsoft 365-Benutzer auf Datto SaaS Protection migriert, wodurch aus einem unrentablen Dienst eine Quelle wiederkehrender Einnahmen wurde.
• Erzielte ein Umsatzwachstum von 20–30 % gegenüber dem Vorjahr und steigerte gleichzeitig den durchschnittlichen wiederkehrenden Umsatz pro Nutzer von 20–50 € auf 67–130 €.
• Unterstützt etwa 420 Supportfälle pro First-Line-Techniker, was eine erhebliche Skalierung ermöglicht, ohne den Personalbestand zu erhöhen.

Vom Ein-Mann-IT-Betrieb zum hochautomatisierten MSP

Als Martin Waedt sein Unternehmen im Jahr 2004 gründete, sah es so aus, wie es bei vielen erfolgreichen MSPs in der Anfangsphase der Fall ist: Eine Person, die alles alleine erledigt.

Ein Freund bat ihn, die ausgelagerte IT-Administration für dessen Unternehmen zu übernehmen. Aus diesem Nebenjob entwickelte sich schnell „Waedt IT Services“, ein Anbieter von „ managed services “-Dienstleistungen für Unternehmen im Großraum München.

Im Laufe der Zeit baute das Unternehmen seinen Kundenstamm aus und betreute Organisationen mit 10 bis über 250 Nutzern, wobei es ein umfassendes Spektrum an Dienstleistungen anbot – vom Endbenutzersupport bis hin zu Cybersicherheits- und Compliance-Dienstleistungen.

Das Wachstum brachte jedoch Herausforderungen mit sich.

Mit dem Wachstum des Unternehmens nahm auch der Verwaltungsaufwand zu. Die Rechnungsstellung wurde immer komplexer. Die Serverwartung nahm die Nächte und Wochenenden in Anspruch. Die Überwachung und das Patch-Management wurden manuell durchgeführt. Die Backup-Prozesse erforderten eine ständige Überwachung.

„In manchen Situationen waren wir ziemlich überfordert“, sagt Waedt. „Vor allem Dinge wie die Rechnungsstellung und die Installation von Patches waren völlig außer Kontrolle geraten.“

Das Geschäft wuchs, doch das Betriebsmodell war nicht skalierbar.

Ersetzung manueller Arbeit durch Automatisierung

Damals nahm allein die Rechnungsstellung enorm viel Zeit in Anspruch.
Für die Erstellung von Rechnungen mussten Daten aus verschiedenen Systemen zusammengetragen, Berichte manuell erstellt und Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammengeführt werden.

„Das Sammeln aller relevanten Informationen für die Erstellung einer Rechnung dauerte bis zu zwei oder drei Tage“, sagt Waedt. „Daran waren zwei Personen beteiligt. Es war furchtbar.“

Das Gleiche galt für das Infrastrukturmanagement. Für die Installation von Server-Patches mussten die Techniker manuell eine Verbindung zu jedem einzelnen Server herstellen, Updates herunterladen, Patches installieren, die Systeme neu starten und die erfolgreiche Installation überprüfen.

Der leitende Systemingenieur Simon Jani erinnert sich noch gut an diesen Vorgang. „Wir hatten damals etwa 100 Server, und ein Techniker brauchte etwa sechs bis zehn Stunden, um die Patches manuell zu installieren“, sagt er. „Es war ein Albtraum.“

Das Unternehmen erkannte, dass für weiteres Wachstum manuelle Prozesse wo immer möglich abgeschafft werden müssten.

Diese Umstellung begann, als Waedt IT Services Datto SaaS Protection einführte; kurz darauf folgten Autotask PSA, Datto RMM, IT Glue, Datto BCDR, RocketCyber, SaaS Alerts und Kaseya 365.

Rückblickend bezeichnet Waedt diese Entscheidung als eine der besten geschäftlichen Entscheidungen, die er je getroffen hat.

 Aufbau einer skalierbaren Betriebsplattform

Der erste Durchbruch gelang mit Datto SaaS Protection.

Vor der Einführung der Lösung hatte Waedt IT Services eine eigene Microsoft 365-Backup-Plattform auf Microsoft Azure aufgebaut. Das System war zwar funktionsfähig, wurde jedoch mit zunehmender Verbreitung von Microsoft 365 immer kostspieliger und schwieriger zu warten. Schließlich kam es zu einem Punkt, an dem die Bereitstellung der Backup-Dienste mehr kostete, als sie an Einnahmen einbrachte.

Nachdem wir Datto SaaS Protection getestet hatten, änderte sich alles.

Die Einarbeitung dauerte nur noch Minuten statt Stunden, die Verwaltung wurde zentralisiert und die Rentabilität verbesserte sich fast sofort.

Innerhalb von zwei Monaten migrierte das Unternehmen rund 1.000 Microsoft 365-Benutzer auf Datto SaaS Protection.

„Plötzlich haben wir damit Geld verdient“, sagt Waedt. „Das Produkt, mit dem wir zuvor nichts verdient hatten, wurde plötzlich zu unserer Cash Cow.“

Ebenso wichtig ist, dass das Team jeden Tag ein bis zwei Stunden Zeit zurückgewonnen hat, die zuvor für die Verwaltung der Sicherungsvorgänge aufgewendet worden waren.

Standardisierung der Dienstleistungserbringung mit „ Autotask “ und IT Glue

Nach dem Erfolg von Datto SaaS Protection hat Waedt IT Services seine Investitionen auf die umfassendere Kaseya-Plattform ausgeweitet. Das Unternehmen führte Autotask PSA, Datto RMM und IT Glue ein und ersetzte damit eine Reihe von nicht miteinander verbundenen Tools und manuellen Prozessen.

Die Auswirkungen waren sofort spürbar.

Innerhalb von zwei Monaten stellte das Unternehmen vollständig auf „ Autotask PSA“ um und begann mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen im gesamten Unternehmen.

„Unsere Professionalität hat sich enorm gesteigert“, sagt Waedt. Prozesse, die früher manuelle Eingriffe erforderten, wurden automatisiert. Überwachung, Patch-Management, Softwarebereitstellung, Ticketerstellung, Abrechnung und Kunden-Onboarding wurden durch Workflows und Integrationen standardisiert.

Die vielleicht größte operative Verbesserung wurde im Bereich der Rechnungsstellung erzielt.

Unsere Bearbeitungszeit für die Rechnungsstellung hat sich von zwei Tagen auf zwei Stunden verkürzt.

Martin Waedt, Inhaber, Waedt IT Services

Betriebseffizienz. Die Kundeneinbindung, die früher Monate dauerte, ist nun in wenigen Tagen erledigt. Die Bereitstellung von Backups, die früher Stunden in Anspruch nahm, dauert nun etwa fünf Minuten. Das Patch-Management, das früher ganze Wochenenden beanspruchte, erfordert nun nur noch ein bis zwei Stunden Überwachung. 

All diese Verbesserungen ermöglichten es dem Unternehmen, drastisch zu wachsen, ohne den Personalbestand zu erhöhen. Heute betreut Waedt IT Services etwa 420 Nutzerplätze pro First-Line-Techniker und geht davon aus, dass diese Zahl letztendlich auf 600 oder 700 ansteigen könnte. 

„Mit derselben Teamgröße können wir mehr Kunden betreuen“, sagt Waedt. „Das bringt mehr Umsatz und mehr Chancen.“ 

Auf weiteres Wachstum ausgerichtet 

Die Umstrukturierung hat das Unternehmen grundlegend verändert. 

• Der Umsatz ist im Vergleich zum Vorjahr um etwa 20–30 % gestiegen. 

• Der durchschnittliche wiederkehrende Umsatz pro Arbeitsplatz hat sich mehr als verdoppelt. 

• Die betriebliche Effizienz hat sich in allen Abteilungen verbessert. 

Vor allem aber ist das Unternehmen nun in der Lage, größere Kunden, regulierte Branchen und immer komplexere Sicherheitsanforderungen zu bedienen, ohne dass dadurch nennenswerte zusätzliche Betriebskosten entstehen. 

„Es gibt keine Begrenzung mehr“, sagt Waedt. „Es spielt keine Rolle, ob der Kunde 50, 500 oder 5.000 Arbeitsplätze hat.“ 

Für Waedt ist die Erkenntnis klar. „Automatisierung ist entscheidend, und Integration ist entscheidend. Man muss die manuellen Arbeitsschritte abschaffen.“ 

Durch die Standardisierung auf die Kaseya-Plattform und die umfassende Automatisierung aller Betriebsabläufe hat Waedt IT Services eine skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen. Diese ermöglicht es dem Unternehmen, IT- und Cybersicherheitsdienste auf Unternehmensniveau anzubieten und gleichzeitig die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten, die Kunden von einem vertrauenswürdigen MSP erwarten. Und das alles zu Preisen, die für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich sind.