MSP-Preisgestaltung und Abrechnung: Flexible Modelle

Einleitung

Managed Service Provider (MSPs) nutzen für ihre IT-Dienstleistungen häufig verschiedene Abrechnungsmodelle. Dazu gehören wertbasierte, geräte- oder endpunktbasierte, nutzerbasierte und projektbasierte Abrechnungsmodelle. Ihr Professional Services Automation (PSA)-Tool sollte all diese Abrechnungsmodelle im Abrechnungsprozess unterstützen. Darüber hinaus sollte die PSA-Lösung auch eine automatisierte anteilige Abrechnung ermöglichen.

Details zum MSP-Preis- und Abrechnungsmodell

Wertorientierte Preisgestaltung

Das wertorientierte Preismodell basiert auf einer Pauschalgebühr für das gesamte Leistungsspektrum, das einem Kunden angeboten wird. Anstatt dem Kunden einzelne Leistungen in Rechnung zu stellen, zielt das wertorientierte Preismodell darauf ab, das gesamte Spektrum der MSP-Dienstleistungen zu einem einheitlichen Preis bereitzustellen. Die Pauschalgebühr umfasst den gesamten IT-Support, der dem Kunden jeden Monat zur Verfügung gestellt wird.

Dieses Modell wird in der Regel als Monats- oder Jahresabonnement angeboten, was für den MSP eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt. Erstens sorgt es für eine planbare Einnahmequelle. Zweitens führt es im Vergleich zu anderen Modellen zu höheren Bruttomargen. Und schließlich erleichtert es die Personalplanung und die Auslastung der Techniker.

Bei diesem Modell übernimmt der MSP in der Regel den gesamten IT-Betrieb für den Kunden – und wird damit im Grunde zu dessen ausgelagerter IT-Abteilung. Den Kunden werden, wie der Name schon sagt, die Kosten für den Mehrwert in Rechnung gestellt, den diese Dienstleistungen ihrem Unternehmen bringen.

In der Regel ist die wertorientierte Preisgestaltung im Vergleich zu anderen Preismodellen komplexer. Der Endpreis richtet sich nach den Kosten pro Nutzer, und der MSP kann im Laufe der Zeit oft höhere Margen erzielen. Bei diesem Modell werden die einzelnen Kosten der Dienstleistungen dem Kunden in der Regel nicht offengelegt.

Daher variiert der tatsächliche Preis für die Komplettlösung von Kunde zu Kunde und hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter dem Umfang der Dienstleistungen und des Supports (basierend auf Service Level Agreements), den Branchen und so weiter. Während der MSP den Preis der Lösungen in jedem Dienstleistungsvertrag individuell anpassen kann, um eine maximale Rentabilität zu erzielen, profitieren die Kunden von der Einfachheit einer Komplettlösung für ihren gesamten IT-Bedarf zu einem Pauschalpreis.

Gestaffelte Preisgestaltung

Das gestaffelte Preismodell, eines der beliebtesten Preismodelle unter MSPs, sieht vor, dass dem Kunden mehrere verschiedene Servicepakete zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden. Diese Servicepakete können beispielsweise als Bronze-, Silber-, Gold- und Platin-Stufen bezeichnet werden, wobei die Preise steigen, je mehr Leistungen in die Pakete aufgenommen werden.

Jede dieser Stufen bietet ein spezifisches Leistungs- und Supportangebot. So kann beispielsweise ein „Bronze“-Paket für das Desktop-Management Patch-Management, Fernverwaltung, Virenschutz und telefonischen Support während der Geschäftszeiten zu einem Einstiegspreis umfassen. Auf den höheren Stufen bieten erweiterte „Silver“- oder „Gold“-Pakete dem Kunden möglicherweise zusätzliche Leistungen wie Vor-Ort-Einsätze, Support rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr und vieles mehr.

Im Wesentlichen bietet das gestaffelte Preismodell den Kunden die Flexibilität, eine Paketstufe zu wählen, die ihren Anforderungen und ihrem Budget am besten entspricht. Jede dieser Stufen ist auf Ressourcen und Kosten ausgerichtet und zu einem Preis gestaltet, der die Rentabilität des MSP sicherstellt und dem Kunden die versprochenen Leistungen bietet.

Genau wie das wertbasierte Modell wird auch das gestaffelte Modell als Monats- oder Jahresabonnement angeboten und bietet dieselben oben genannten Vorteile.

Gerätebasierte Preisgestaltung

Das gerätebasierte Modell, auch als „Per-Device“-Preismodell bekannt, sieht vor, dass der Kunde für jedes vom MSP verwaltete Gerät eine Pauschalgebühr entrichtet, die in regelmäßigen Abständen in Rechnung gestellt wird. Bei diesem Modell muss der MSP nicht nachverfolgen, wie viele Nutzer es in der Organisation des Kunden gibt. Es handelt sich um ein relativ unkompliziertes und einfach umzusetzendes Modell für MSPs, bei dem die Preise je nach Art der verwalteten Geräte (z. B. Server, Desktop-PC, Laptop, Tablet, Mobilgerät) variieren können. So ist es beispielsweise üblich, dass MSPs für Server einen Preis pro Gerät und für Endbenutzergeräte einen niedrigeren Preis berechnen. Der MSP kann potenziellen Kunden problemlos Preisangebote unterbreiten. In der Regel erfolgt die Abrechnung für den Kunden monatlich pro Gerät.

Das gerätebasierte Modell ist sehr flexibel, da Kunden je nach ihren sich ändernden Anforderungen problemlos Geräte hinzufügen oder entfernen können und die Abrechnung entsprechend angepasst wird. Bei guter Integration kann Ihre PSA-Lösung täglich aktualisierte Bestandsdaten aus Ihrem RMM-Tool abrufen und die monatliche Abrechnung automatisch anteilig berechnen, entsprechend der sich ändernden Anzahl der verwalteten Geräte. (Siehe Abschnitt zur anteiligen Abrechnung weiter unten.) Laut der MSP-Benchmark-Umfrage 2020 berechneten fast 24 Prozent der MSPs mehr als 50 Prozent ihres gesamten Kundenstamms auf Basis des gerätebezogenen Preismodells.

Allerdings weist dieses Preismodell auch gewisse Nachteile auf. Das Modell ist möglicherweise weniger attraktiv für KMUs mit vielen Nutzern, die jeweils über mehrere Geräte verfügen – zum Beispiel einen Desktop-PC, einen Laptop, ein Tablet und/oder ein Smartphone. In diesem Fall könnte das „Pro-Nutzer“-Modell eine gute Alternative sein (siehe unten). Da der MSP zudem mehrere Dienste für jedes Gerät anbietet, kann die Pauschalgebührenstruktur die Gesamtkosten der Dienstleistungserbringung nicht genau ermitteln und die Gewinne beeinträchtigen.

Nutzerbasierte Preisgestaltung

Wie der Name schon sagt, wird dem Kunden beim nutzerbasierten Preismodell jeden Monat ein Pauschalpreis pro Nutzer in Rechnung gestellt, unabhängig von der Anzahl der von ihm genutzten Geräte. Im Wesentlichen deckt dieses Modell den IT-Bedarf jedes einzelnen Nutzers und aller von ihm genutzten Geräte ab.

Dieses Preismodell eignet sich besonders für MSPs, die Unternehmen betreuen, in denen viele einzelne Nutzer mehrere Geräte verwenden. Laut der MSP-Benchmark-Umfrage 2020 berechnen 25 Prozent der MSPs mehr als 50 Prozent ihrer Kunden nach dem nutzerbasierten Preismodell. Dieses Modell ist sehr flexibel und für Kunden leicht verständlich, ähnlich wie das gerätebasierte Modell.

Um das nutzerbasierte Modell anzuwenden, müssen MSPs zunächst den Gesamtpreis pro Arbeitsplatz ermitteln, der die Gesamtkosten für die Bereitstellung aller Dienste für einen einzelnen Nutzer umfasst. Sobald dies geschehen ist, kann der MSP den Mindestpreis, den Break-even-Preis und die Gewinnmarge festlegen. Zu den wichtigsten Faktoren, die der MSP bei der Festlegung des endgültigen nutzerbasierten Preises für einen Kunden berücksichtigen muss, gehören:

• Computerkenntnisse des Kunden
• Technische Komplexität des Netzwerks
• Alter der Technologie/Geräte

Projektbezogene Preisgestaltung

Häufig erbringen MSPs Dienstleistungen für ihre Kunden auf Projektbasis. In der Leistungsbeschreibung (SOW) für das Projekt werden alle Meilensteine und zu erbringenden Leistungen festgelegt und das Honorar vereinbart. Anschließend stellen sie dem Kunden die entsprechenden Rechnungen aus.

Stundensatz (Zeitaufwand und Materialkosten)

Beim Abrechnungsmodell auf Stundenbasis müssen MSPs den Zeit- und Materialaufwand berechnen, der für die Verwaltung der IT-Umgebungen ihrer Kunden anfällt. Dieses Modell wird in der Regel im Rahmen des „Break-Fix“-Modells angewendet, bei dem der MSP Dienstleistungen auf Abruf und entsprechend den Anforderungen des Kunden erbringt. Um einen angemessenen und rentablen Stundensatz für die Abrechnung mit den Kunden festlegen zu können, müssen MSPs einen klaren Überblick über ihre eigenen Personalkosten haben.

Es gibt mehrere Faktoren, die die Festlegung des Stundensatzes für IT-Dienstleistungen im Bereich „Break-Fix“ beeinflussen, wobei die Berechnung der potenziellen abrechnungsfähigen Stunden pro Jahr der wichtigste ist. Darüber hinaus müssen MSPs auch die durchschnittliche Auslastungsrate ihrer Techniker ermitteln – also den Prozentsatz der abrechnungsfähigen Zeit, den ein Techniker mit der Arbeit beim Kunden verbringt.

Einer der wichtigsten Faktoren, die ein MSP bei der Preisgestaltung berücksichtigen muss, um rentabel zu sein, ist die Berechnung seines vollen Stundensatzes. Dieser setzt sich aus den folgenden beiden Komponenten zusammen:

• Der gesamte abrechnungsfähige Personalaufwand – Die gesamten abrechnungsfähigen Personalkosten.
• Gesamte Gemeinkostenbelastung – Die Summe aller Gemeinkosten des MSP, darunter nicht abrechenbares Personal sowie sonstige Kosten wie Schulungen, Miete, Kraftstoff, Telekommunikationsdienste, Nebenkosten und so weiter.

Die größte Schwierigkeit beim „Break-Fix“-MSP-Dienstleistungsmodell, bei dem nach Zeitaufwand und Materialkosten abgerechnet wird, ist die mangelnde Vorhersehbarkeit der Einnahmequellen für den MSP. Aus diesem Grund sind viele MSPs von diesem Modell zu abonnementbasierten Modellen übergegangen, die die Einnahmequellen glätten.

Wie eine PSA-Lösung diese Modelle im Abrechnungsprozess unterstützt

Eine leistungsstarke PSA-Lösung (Professional Services Automation) kann dazu beitragen, Ihren Abrechnungsprozess mit Kunden zu optimieren und es Ihnen zu erleichtern, Ihre Finanzen effizienter und genauer zu verwalten. Die richtige PSA-Lösung unterstützt alle oben genannten Preismodelle und hilft MSPs dabei, loyale und dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen.

Hier sind einige wichtige Aspekte, wie eine PSA-Lösung zur Verwaltung des Abrechnungsprozesses beitragen sollte:

Überlegungen zur gerätebasierten Abrechnung

Ihre PSA-Lösung sollte mit Ihrem RMM-Tool (Remote Monitoring and Management) integriert sein, um im Rahmen eines täglichen Synchronisierungsprozesses die aktuellsten IT-Asset-Informationen abzurufen. Mit diesen aktuellen Asset-Informationen kann Ihr PSA-Tool präzise, gerätebasierte Rechnungen erstellen. Jedes Mal, wenn Ihr Kunde Geräte zu seinem „ managed services “-Abonnement hinzufügt oder daraus entfernt, kann Ihre PSA-Lösung die aktualisierten Bestandsdaten aus Ihrem RMM-Tool nutzen und die monatliche Abrechnung automatisch anteilig berechnen, entsprechend der sich ändernden Anzahl der verwalteten Geräte.

Überlegungen zur nutzerbasierten Abrechnung

Genau wie das gerätebasierte Abrechnungsmodell lässt sich auch das benutzerbasierte Abrechnungsmodell mithilfe von Integrationen zu anderen Quellen für Benutzerdaten einfach umsetzen. Die PSA-Lösung kann Benutzerinformationen aus Active Directory abrufen und diese zur Berechnung der monatlichen Rechnungen Ihrer Kunden verwenden. Wenn die Unternehmen Ihrer Kunden wachsen und sie ihrem MSP-Service-Abonnement immer mehr Nutzer hinzufügen, kann Ihre PSA-Lösung die aktualisierten Nutzerinformationen aus Active Directory nutzen und die monatliche Abrechnung automatisch anteilig berechnen, basierend auf der sich ändernden Anzahl der verwalteten Nutzer. Die Integration zwischen Ihrer PSA-Lösung und Active Directory macht zudem die Einbindung neuer Nutzer schneller und einfacher.

Anteilige Abrechnung für Nutzer und Geräte

Eine anteilige Abrechnung bedeutet einfach, dass die Rechnung alle Änderungen berücksichtigt, die während eines Abrechnungszeitraums vorgenommen wurden. Mit anderen Worten: Wenn Sie monatlich abrechnen, stellen Sie Ihren Kunden neue Nutzer oder Geräte, die im Laufe des Monats hinzugefügt wurden, für den Teil des Monats in Rechnung, in dem diese verwaltet werden. Bei Änderungen der Gültigkeitsdaten von Dienstleistungen oder der Leistungseinheiten innerhalb eines Abrechnungszeitraums werden die Rechnungen entsprechend angepasst. Durch die anteilige Abrechnung entgehen Ihnen keine Zahlungen für Leistungseinheiten, die für einen Teil des Abrechnungszeitraums abrechnungsfähig sind.

Die Funktion zur anteiligen Abrechnung ist für eine umfassende PSA-Lösung unverzichtbar. Die richtige PSA-Lösung automatisiert die anteilige Abrechnung, um Zeit zu sparen, und stellt sicher, dass Sie Ihren Kunden Teilmonate korrekt in Rechnung stellen.

Überlegungen zur Abrechnung auf Stundenbasis

Bei einem stundenbasierten Abrechnungsmodell ist es unerlässlich, dass ein MSP alle abrechnungsfähigen Stunden erfasst, um die vom Kunden zu zahlende Summe genau zu berechnen. Bei der Abrechnung nach diesem Modell sollten Ihre Techniker darauf achten, für jedes Problem, das für den Kunden bearbeitet und gelöst wird, ein neues Service-Ticket anzulegen – selbst wenn dies nur 10 Minuten dauert. Mithilfe Ihrer PSA-Lösung können Sie die gesamte abrechnungsfähige Zeit problemlos erfassen, um eine genaue Abrechnung zu gewährleisten und Einblicke in die Auslastungsraten der Techniker zu gewinnen.

Damit Ihre Techniker den Überblick über die Tickets für alle beim Kunden erbrachten Serviceleistungen behalten, ist eine PSA-Lösung, auf die über eine mobile App zugegriffen und die über diese verwaltet werden kann, ein echter Vorteil. Eine mobile App optimiert die Verwaltung von Service-Tickets, wenn die Techniker vor Ort beim Kunden sind.

Wichtige PSA-Funktionen zur Optimierung der Rechnungsstellung

Finanz-Dashboard

Um Ihren Abrechnungsprozess zu optimieren, sollte Ihre PSA-Lösung Ihnen eine Dashboard-Ansicht der verschiedenen Details im Zusammenhang mit der Kundenabrechnung bieten. Sie sollte Ihnen in einer übersichtlichen Gesamtansicht Einblicke in wichtige Informationen liefern, wie beispielsweise den Umsatz pro Kunde, Verträge, deren Laufzeit bald abläuft, die Leistungen, die monatlich in Rechnung gestellt werden müssen, Ihre Aufgabenliste und so weiter.

Rechnungsautomatisierung

Die monatliche Rechnungsstellung an Ihre Kunden kann für Ihr Serviceteam eine mühsame Aufgabe sein. Eine PSA-Lösung, die Ihren Abrechnungsprozess automatisiert, kann jedoch einen entscheidenden Unterschied machen. Mit der richtigen PSA-Lösung können Sie Ihren gesamten Abrechnungsprozess automatisieren – von „ managed services “ bis hin zu Festpreisprojekten. Die Automatisierung der Rechnungsstellung spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch Genauigkeit.

Rechnungsprüfung

Die richtige PSA-Lösung sollte nicht nur zur Automatisierung des Abrechnungsprozesses beitragen, sondern Ihnen auch die Möglichkeit bieten, die Rechnungen auf Fehler zu überprüfen. Die Funktion zur Rechnungsprüfung Ihrer PSA-Lösung hilft Ihnen dabei, das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihren MSP zu wahren.

Rechnungen

Eine umfassende PSA-Lösung kann die Rechnungsstellung vereinfachen, indem sie Rechnungen automatisch auf der Grundlage Ihrer Zeit- und Spesenabrechnungen erstellt.

Integrationen

Das Abrechnungs- und Rechnungsmodul Ihrer PSA-Lösung sollte eine nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware von Drittanbietern wie QuickBooks unterstützen, um die Verwaltung von Geschäftszahlungen schnell und einfach zu gestalten.

Kaseya BMS erfüllt alle Ihre Anforderungen an die MSP-Abrechnung

Kaseya BMS hilft Ihnen und Ihren Kunden dabei, die IT-Abrechnung und Rechnungsstellung zu vereinfachen. Zu den wichtigsten Funktionen, mit denen Sie den Überblick über Ihre MSP-Abrechnung behalten können, gehören:

• Finanz-Dashboard
• Anteilige Abrechnung
• Automatisierte Rechnungsstellung
• Rechnungsverwaltung
• Erfassung der abrechnungsfähigen Stunden
• Integration mit gängigen Finanzanwendungen wie QuickBooks und Xero

Mit der Kaseya Fusion Mobile App können Sie BMS-Service-Tickets erstellen, verwalten und aktualisieren, wann immer Sie ein Problem für Ihre Kunden beheben – jederzeit und überall. Dies hilft Ihnen dabei, die insgesamt abrechnungsfähigen Stunden für jeden Ihrer Kunden genau nachzuverfolgen und zu berechnen, und stellt sicher, dass Sie für den gesamten Aufwand, den Sie in die IT-Verwaltung für Ihre Kunden investieren, bezahlt werden.

Treffen Sie noch heute die richtige Entscheidung

Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Optionen kann die Auswahl der richtigen PSA-Lösung eine schwierige Aufgabe sein. Da Sie nun jedoch eine bessere Vorstellung davon haben, worauf Sie bei der Suche nach einer PSA-Lösung achten müssen, sind Sie besser gerüstet, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, die Ihren Anforderungen in Bezug auf Preisgestaltung und Abrechnung entspricht.