Crear una cultura de la documentación
Por Joshua Oakes, IT Glue, colaborador especial de Kaseya
¿Con qué frecuencia evalúas tu cultura organizativa? No muy a menudo, ¿verdad? La cultura organizativa es uno de esos conceptos difusos: la reconoces cuando la ves, pero es muy difícil de definir con precisión y aún más difícil de cambiar. Sin embargo, a menudo es necesario cambiar la cultura, sobre todo cuando todo el sector de los MSP se está transformando a tu alrededor. Por si el flujo constante de nuevas tecnologías y oportunidades de negocio no fuera ya lo suficientemente caótico, también está el hecho de que los MSP están ganando cada día más madurez operativa. Si la cultura de tu empresa se queda estancada, corres el riesgo de quedarte atrás.
Tomemos como ejemplo la documentación. Según nuestra experiencia, la mayoría de los responsables de MSP son plenamente conscientes del valor que tiene una buena documentación. El problema es conseguir que sus equipos la elaboren. Pero, ¿cómo? Tras haber colaborado con miles de MSP para implementar IT Glue, tenemos una idea bastante clara de lo que hace falta para crear una cultura de documentación en tu equipo. Por eso, vamos a compartir algunos de los conocimientos que hemos adquirido.
Todo empieza por arriba
Los líderes lideran. No hay otra forma de decirlo. Si tu equipo directivo no se implica en la documentación, nadie más lo hará tampoco. Pero cuando el director general declara que la documentación es una prioridad, eso marca la pauta. Sin embargo, no puede quedarse solo en palabras. La dirección debe crear incentivos para que el equipo documente, invertir en automatización para facilitar la tarea y asegurarse de que los técnicos dispongan de tiempo suficiente para documentar adecuadamente. La documentación debe integrarse en tus procesos.
Automatizar
A tus técnicos no les apetece realizar un montón de tareas rutinarias, igual que a ti. Lo harán si se lo pides, pero eso no contribuye a crear una cultura de documentación. Automatiza toda la documentación que puedas. Cuando no existan integraciones nativas, se pueden desarrollar. Cuanto más se automatice el trabajo rutinario, más comprometido estará tu equipo con las tareas que queden por hacer.
Gamificar
Crea incentivos para completar la documentación. Ofrece recompensas al mejor documentador de la semana. Vincula una pequeña bonificación a la finalización de la documentación por parte del equipo, de modo que sea un esfuerzo colectivo. Si quieres que la gente venga durante el fin de semana para una sesión intensiva de documentación, asegúrate de que sea un fin de semana divertido. Pero la gamificación proporciona una motivación intrínseca para documentar, especialmente cuando se combina con pequeñas recompensas.
Bucle de retroalimentación positiva
Cuanto más documentes, más se darán cuenta tus técnicos de las ventajas de la documentación. Nuestros socios nos lo repiten constantemente: incluso los técnicos más escépticos se convencen cuando ven lo mucho que se les facilita el trabajo con un entorno bien documentado. Debería llegar un momento en el que también se exijan mutuamente que la documentación esté completa.
Cada uno de estos cuatro pasos puede contribuir a crear una cultura de la documentación. Sin duda, todo empieza desde arriba y termina con la implicación total de todos los miembros de tu equipo en la documentación. Las respuestas de nuestros socios varían en cuanto al tiempo que lleva lograrlo, pero sabemos que cuantos más de estos elementos tengas implementados, más sólida será tu cultura de la documentación.
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