Por Joshua Oakes, de IT Glue, en colaboración especial con Kaseya
¿Con qué frecuencia evalúas la cultura de tu organización? No muy a menudo, ¿verdad? La cultura organizativa es uno de esos conceptos difusos: la reconoces cuando la ves, pero es muy difícil de definir y aún más difícil de cambiar. Sin embargo, cambiar la cultura suele ser necesario, sobre todo cuando todo el MSP se está transformando a tu alrededor. Por si el flujo constante de nuevas tecnologías y oportunidades de negocio no fuera ya lo suficientemente caótico, también está el hecho de que los MSP están ganando madurez operativa día a día. Si la cultura de tu empresa es estática, corres el riesgo de quedarte atrás.
Tomemos como ejemplo la documentación. Según nuestra experiencia, la mayoría MSP son plenamente conscientes del valor que tiene una buena documentación. El problema es conseguir que sus equipos la elaboren. Pero, ¿cómo? Tras haber colaborado con miles de MSP para implementar IT Glue, tenemos una idea bastante clara de lo que se necesita para crear una cultura de documentación en su equipo. Por eso, vamos a compartir algunos de los conocimientos que hemos adquirido.
Todo empieza por arriba
Los líderes dirigen. No hay otra forma de decirlo. Si su dirección ejecutiva no está comprometida con la documentación, nadie más lo estará tampoco. Pero cuando el CEO declara que la documentación es una prioridad, eso marca la pauta. Pero no puede quedarse en palabras. La dirección tiene que crear incentivos para que el equipo documente, invertir en automatización para que sea más fácil y asegurarse de que los técnicos tienen tiempo suficiente para documentar correctamente. La documentación debe estar integrada en los procesos.
Automatice
Tus técnicos no quieren hacer un montón de tareas rutinarias más que tú. Lo harán si se lo pides, pero eso no es crear una cultura de documentación. Automatiza toda la documentación que puedas. Donde no existan integraciones nativas, se pueden crear. Cuanto más se automatice el trabajo rutinario, más comprometido estará tu equipo con el trabajo restante.
Gamificar
Cree incentivos para completar la documentación. Recompensa al mejor documentador de la semana. Vincula una pequeña bonificación a la finalización de la documentación en equipo para que sea un esfuerzo de equipo. Si quieres que la gente se pase el fin de semana documentando a lo grande, haz que sea un fin de semana divertido. Pero la gamificación proporciona una motivación intrínseca para documentar, especialmente cuando se combina con pequeñas recompensas.
Bucle de retroalimentación positiva
Cuanto más documente, más se darán cuenta sus técnicos de las ventajas de la documentación. Nuestros socios nos lo dicen continuamente: incluso los técnicos más escépticos se convencen cuando ven lo fácil que es su trabajo en un entorno bien documentado. Debería llegar un momento en el que también se responsabilizaran unos a otros de asegurarse de que la documentación es completa.
Cada uno de estos cuatro pasos puede ayudar a crear una cultura de documentación. Empieza por arriba, sin duda, y termina con la implicación total de todo el equipo en la documentación. Las respuestas de nuestros socios varían en cuanto al tiempo que se tarda, pero sabemos que cuantos más de estos elementos se pongan en práctica, más sólida será la cultura de documentación.
Más información sobreIT Glue.
