¿Qué es la presupuestación informática?
La presupuestación informática es el proceso de asignar dinero a los sistemas y servicios informáticos de una organización. Incluye la presupuestación de todas las tecnologías y proyectos en todos los departamentos de la organización. Incluye gastos puntuales, como los dedicados a iniciativas o proyectos específicos de TI, así como gastos recurrentes relacionados con la dotación de personal y el mantenimiento de la infraestructura de TI.
¿Por qué es importante el presupuesto informático?
Como parte integral de la planificación financiera de su empresa, la elaboración del presupuesto de TI es fundamental para realizar un seguimiento y controlar los gastos en TI, así como para diseñar estrategias que permitan optimizar y ahorrar dinero siempre que sea posible. Constituye la columna vertebral de varias iniciativas clave de la empresa y ayuda a asignar los recursos necesarios para los planes de negocio de todo el año.
La elaboración del presupuesto de TI contribuye a proporcionar los fondos necesarios para el funcionamiento de su departamento. Ayuda a identificar y poner en marcha iniciativas de TI que son fundamentales para su departamento. La elaboración del presupuesto de TI puede considerarse una inversión en recursos de TI que no solo contribuye a mejorar la eficiencia empresarial, sino que también impulsa el crecimiento y los beneficios a largo plazo.
La elaboración de presupuestos de TI puede impulsar la productividad de tu empresa y garantizar que tomes decisiones empresariales rentables. Te puede ayudar a centrarte en actualizar tu tecnología y a atraer a más clientes. A menudo se da por sentado que la elaboración de presupuestos de TI solo es necesaria para conocer los costes que conlleva la adquisición de nueva tecnología o equipos y para determinar cómo financiar dichos gastos. Si bien eso puede ser cierto hasta cierto punto, la elaboración de presupuestos de TI también contribuye a garantizar que estés haciendo un uso óptimo y eficiente de tus recursos.
Planificar el mantenimiento y las reparaciones periódicas también ayuda a evitar fallos y averías costosas en una fase posterior. No solo ayuda a garantizar que el equipo funcione sin problemas, sino que también minimiza el tiempo de inactividad y la interrupción de la actividad.
¿Con qué frecuencia debe elaborarse un presupuesto informático?
Normalmente, la mayoría de las organizaciones planifican su presupuesto de TI al principio del ejercicio y lo revisan anualmente. Sin embargo, los empresarios deberían dedicar tiempo a revisar su presupuesto de TI a intervalos periódicos a lo largo del año.
Establecer una práctica de revisiones más frecuentes del presupuesto de TI puede ayudar a las empresas a identificar con antelación cualquier punto problemático o gasto inesperado y garantizar que disponen de capital suficiente para atender sus necesidades específicas en cada momento.
¿Cuál es el presupuesto típico de TI?
La mayoría de las empresas calculan sus niveles de gasto en TI utilizando como indicador clave el porcentaje que este representa sobre sus ingresos. Estos niveles se calculan dividiendo el gasto operativo en TI de la organización (incluida la amortización) entre sus ingresos totales. Sin embargo, este indicador varía considerablemente en función de diversos factores, como la región, el tamaño de la empresa y el sector.
Un estudio realizado por Ailean Inc. reveló que, mientras que las pequeñas y medianas empresas dedican alrededor del 6,9 % de sus ingresos a las tecnologías de la información, las empresas medianas destinan aproximadamente el 4,1 %. Además, el Informe de la Encuesta sobre Operaciones de TI de 2021 de Kaseya señaló que el 38 % de los encuestados había aumentado su presupuesto de TI en 2021.
¿Quién controla los presupuestos de TI?
El director de sistemas de información (CIO) suele ser el responsable de elaborar el presupuesto de TI de una empresa. Sin embargo, el CIO no es el único responsable de diseñar y aprobar el conjunto del presupuesto de TI. Por lo general, el CIO trabaja en colaboración con comités ejecutivos de dirección de TI, responsables de información, directores y otros altos directivos, como el director de análisis, el director de datos y el director digital, para analizar y tomar decisiones sobre los distintos aspectos del presupuesto centralizado de TI.
¿Qué incluye un presupuesto de TI?
Un presupuesto de TI suele dividirse en tres categorías de gastos:
Personal informático
La primera categoría de gastos incluidos en un presupuesto de TI son los costos de personal de TI o los costos de remuneración de los profesionales de TI, que también incluyen los costos de los consultores externos a los que recurre el departamento de TI en función de un proyecto.
Gastos de infraestructura informática
Los gastos asociados a la creación y mantenimiento de sistemas y redes de toda la empresa se clasifican como gastos de infraestructura informática. Entre ellos se incluyen:
- Hardware: dispositivos móviles, ordenadores portátiles y equipos de red de la organización, como routers y servidores.
- Software: herramientas utilizadas para gestionar las operaciones diarias de la empresa, como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y el software de seguridad, por ejemplo, antivirus y antispam.
- Servicios - Alojamiento de servidores, implementación de servicios como Microsoft 365, mantenimiento de redes
- Suscripciones - Suscripciones para Zoom, Calendly, etc.
Categorías de gasto en TI
Los gastos en TI pueden clasificarse en tres categorías.
- Gastos de capital (CapEx) - Cualquier compra importante que realice una organización para utilizarla a largo plazo se clasifica como gastos de capital o CapEx.
- Gastos de explotación (OpEx) - Los gastos cotidianos en los que incurre una organización para mantener la empresa en funcionamiento se denominan gastos de explotación u OpEx.
- Gastos de proyecto - Los fondos necesarios para ejecutar y completar con éxito un proyecto informático se clasifican como gastos de proyecto. Estos gastos se efectúan caso por caso.
Consejos y buenas prácticas para los presupuestos informáticos
La elaboración eficaz de presupuestos de TI puede ser un factor importante para mejorar la eficiencia empresarial, optimizar los costos operativos y aumentar los ingresos. Veamos algunas de las mejores prácticas que pueden ayudar a que su presupuestación de TI sea más eficiente:
Definir tipos y categorías de gastos de TI
Esencialmente, usted quiere tener una visión clara de dónde se gasta su dinero y qué áreas representan qué porcentajes de su presupuesto. En la siguiente sección se habla con más detalle de estos distintos tipos y categorías de gastos.
Revisión y auditoría de presupuestos anteriores
Revisar y auditar presupuestos anteriores puede ser una estrategia eficaz para aprender del pasado. Por supuesto, al final acabará modificando muchas cosas de los presupuestos de años anteriores para satisfacer las necesidades cambiantes de su empresa.
Mantener un nivel de flexibilidad
Debes tener cierto margen de maniobra en caso de que surjan gastos imprevistos. No llegues al límite y te quedes sin margen de maniobra.
Planifique su presupuesto
Asegúrate de que tu presupuesto refleje los objetivos de la empresa y del departamento. Lo que quieres es sentar las bases para alcanzar el éxito.
Identificar funciones y fechas importantes
Asegúrese de que las partes interesadas sepan cuándo vencen determinados gastos, qué pagos están en línea y contabilizados, etc., para garantizar una ejecución fluida de su presupuesto de TI.
Lo último en presupuestos informáticos para profesionales de TI
Un presupuesto de TI bien definido puede servir de guía para tu estrategia de TI. Los presupuestos de TI no solo se elaboran para obtener fondos de los altos directivos, sino también para ayudarte a identificar y poner en marcha iniciativas de TI fundamentales para tu organización.
Si usted es como la mayoría de los responsables de TI que aspiran a reducir sus costos operativos de TI y hacer más con menos, entonces necesita planificar y aplicar una estrategia de presupuestación inteligente para su empresa.
¿Quiere crear un presupuesto anual de TI más eficiente y maximizar los beneficios de sus inversiones en TI? Nuestra lista de verificación de presupuestos de TI le ofrece una guía sencilla.
