Madurez en la gestión de TI para pymes: ¿en qué posición se encuentra?
No escasean los modelos de madurez de TI, entendidos como directrices sobre cómo crear y optimizar una infraestructura de TI progresiva.
Estos modelos se diseñaron hace años, cuando grandes consultoras e integradores como IBM y Electronic Data Systems Corp. (EDS), actualmente propiedad de HP Enterprise, analizaban las operaciones de las grandes empresas. A partir de ahí, elaboraban un plan detallado para simplificar las TI y hacerlas más eficientes y productivas.
Microsoft también se sumó hace una década con su marco de Optimización de Infraestructura (IO), un modelo de madurez centrado principalmente en modernizar los entornos de Microsoft.
Ninguno de estos enfoques se adapta a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas (pymes). Y son precisamente las pymes las que más necesitan este tipo de ayuda. Por este motivo, Kaseya ha desarrollado un modelo de madurez en la gestión de TI diseñado específicamente para empresas con plantillas que van desde menos de 50 hasta 3000 empleados.
Además, cada año realizamos una exhaustiva investigación para comprender cómo operan los departamentos de TI de las pymes con mayor madurez y qué lecciones pueden ofrecer al resto.
Un modelo de madurez diseñado exclusivamente para pymes
A continuación se presenta un resumen del modelo de madurez de cinco pasos de Kaseya:
Establecimiento de su nivel de madurez en TI según el modelo de Kaseya
Conocer su nivel de madurez le permite establecer objetivos para alcanzar cotas más altas. Cuanto más alto llegue, más sencilla será la labor de TI y, al mismo tiempo, logrará una eficacia mucho mayor. ¿Qué podría salir mal?
En nuestro artículo «Evaluación comparativa de su madurez en TI», explicamos que, a medida que aumenta su nivel de madurez, su equipo de TI dedica menos tiempo a apagar incendios y más a contribuir a la creación y ejecución de la estrategia. Su grupo de TI deja de ser un centro de coste para convertirse en un generador de innovación que impulsa el éxito empresarial.
Estas son las cinco etapas del modelo de madurez en la gestión de TI de Kaseya:
- REACTIVO: Respuesta a las solicitudes y problemas individuales de los usuarios
- EFICIENTE: Enfoque sistemático para resolver problemas conocidos y gestionar las tareas diarias
- PROACTIVO: Enfoque proactivo de la gestión de TI, automatizando tareas repetitivas y múltiples acciones correctivas
- ALINEADO: Seguimiento y gestión en función de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) o las expectativas de disponibilidad y rendimiento
- ESTRATÉGICO: Logro de la excelencia operativa en TI y adopción de un rol estratégico para impulsar la innovación empresarial
Etapa uno: Reactiva
Como puede observar, la etapa más baja, la reactiva, es la más estresante, la menos eficiente y la que genera menor valor añadido para el negocio. Es lo más parecido a un escenario ad hoc que pueda imaginar.
Esta etapa se caracteriza por departamentos de TI que gestionan la realidad a corto plazo y carecen del tiempo necesario para pensar y actuar con una auténtica visión de futuro. No se trata de buscar culpables, pero las cosas se pueden hacer de una manera mucho mejor. Sin la planificación y los procesos adecuados, el equipo de TI está demasiado ocupado apagando incendios relacionados con el mantenimiento de los sistemas y no puede centrarse en nuevos servicios. El resultado es una lucha constante por solucionar los problemas.
Estas debilidades se hacen patentes a medida que tanto los líderes empresariales como el departamento de TI detectan las ineficiencias y no tienen más remedio que afrontarlas.
La solución consiste en aspirar a un nivel superior. Esto no se hace por mera vanidad, sino en aras de la eficiencia en TI.
Fase Dos: Eficiente
«Eficiente» suena bastante bien, y lo es. Solo que podría ser mucho mejor. En este nivel, se cuenta con un sistema para gestionar incidencias recurrentes, así como con procesos y herramientas orientados a:
- Gestionar la seguridad y el cumplimiento a un nivel básico
- Consolidar la gestión de sistemas y la generación de informes en una vista única
- Llevar a cabo auditorías y descubrimientos de dispositivos y redes
El gran avance radica en un proceso de gestión sistemático, respaldado por herramientas avanzadas que potencian la eficiencia de TI. En esta etapa, el departamento de TI dispone de soluciones para administrar y supervisar los recursos tecnológicos de forma centralizada; todos los sistemas se vigilan en cuanto a seguridad, rendimiento y operaciones; y se realizan auditorías periódicas de los recursos informáticos que ayudan a garantizar que estén identificados y sujetos a monitorización y protección.
Se han implementado medidas antivirus y antimalware, se exige que las contraseñas sean robustas y se actualicen con regularidad, y se cuenta con una autenticación de usuarios sólida.
Todo esto es muy positivo, pero aún quedan muchos problemas por resolver. En esta fase, TI todavía no actúa de manera proactiva.
Fase Tres: Proactiva
Con el nivel proactivo se empieza a avanzar de verdad, y en buena dirección. La clave consiste en utilizar la automatización de TI para que las operaciones sean más seguras y eficientes.
De este modo, se elimina la mayor parte del trabajo rutinario de TI, ya que estas tareas se automatizan y se garantiza su ejecución constante, incluyendo la aplicación de parches y actualizaciones de sistemas, la instalación de nuevas definiciones de virus, entre otros.
El mantenimiento se puede automatizar y basar en eventos. Por ejemplo, si un disco está demasiado lleno, se puede limpiar de manera automática. Las copias de seguridad se pueden reintentar en caso de un fallo previo sin la intervención del administrador.
Aún mejor, la automatización se puede aplicar a la resolución de problemas. Y no solo como reacción ante los inconvenientes, sino para identificar de forma proactiva emergencias incipientes y resolverlas a menudo sin una intervención significativa del personal de TI.
Esta etapa supone un avance enorme y quienes la han alcanzado deben estar orgullosos. Sin embargo, los servicios de TI todavía no satisfacen siempre con precisión las necesidades del negocio, como la adopción de nuevos servicios o aplicaciones para que los usuarios finales sean más productivos o la empresa más competitiva.
Fase Cuatro: Alineada
Esta penúltima etapa, Alineada, se centra en que el departamento de TI satisfaga de forma fluida y eficaz las prioridades del negocio, e incluso en identificar dichas necesidades antes de que se solicite su cobertura.
En este nivel, existe un acuerdo profundo y detallado entre TI y los líderes empresariales sobre los servicios y los niveles de servicio. Debido a que el área de TI está completamente automatizada y medida, el personal técnico puede centrar la mayor parte de sus esfuerzos en generar un valor empresarial real. Lo único que falta es permitir que TI tenga una visión completa de las necesidades estratégicas futuras que pueden impulsarse mediante la nueva tecnología.
Fase Cinco: Estratégica
El nivel estratégico es aquel en el que TI alcanza su máxima expresión y demuestra todo su potencial. En este punto, TI está involucrada al 100 % en impulsar el negocio hacia adelante. Al mismo tiempo, los servicios operan a su máxima eficiencia y están diseñados para coincidir con la esencia de la empresa. El resultado es que el negocio crece en ingresos, beneficios e innovación.
Microsoft en el camino correcto de la madurez
Hace aproximadamente una década, Microsoft creó el Modelo de Optimización de Infraestructura. Este modelo encaja bastante bien con el modelo de Kaseya. Mientras que Kaseya cuenta con cinco fases, Microsoft tiene cuatro: Básica, Estandarizada, Racionalizada y Dinámica.
Nivel básico: Muchas pymes se encuentran todavía en esta fase. En este caso, la empresa adquiere tecnología según las necesidades, por ejemplo, cuando se estropea un computadora o se agota la capacidad de un disco duro. Las sustituciones suelen ser las opciones más baratas, sin tener en cuenta los estándares, la integración o los objetivos futuros de la organización.
Estandarizada: Aunque es solo el segundo nivel, la estandarización representa un gran paso adelante. Aquí, sus aplicaciones clave y elementos de infraestructura se adhieren a algún tipo de estándar o directriz, y se seleccionan, en parte, según lo bien que se integran con el resto de su infraestructura. Lo único que falta es la automatización de los procesos clave de TI.
Racionalizada: En esta etapa, el departamento de TI está logrando avances importantes. No solo todos los componentes están estandarizados, sino que también están automatizados y perfectamente gestionados.
Dinámica: Esto representa la cúspide para los departamentos de TI, donde la gestión de sistemas está totalmente automatizada y TI actúa como un facilitador estratégico del negocio en lugar de ser un centro de costes.
Una variedad de otros modelos de optimización y madurez
Los modelos de madurez de TI llevan tanto tiempo en el mercado que ya son maduros por sí mismos. A continuación, se presenta un resumen de los modelos clave que sentaron las bases en este campo, todos diseñados para grandes empresas y poco adaptados a las pymes.
CMMI: Carnegie-Mellon no es solo un innovador técnico; al fin y al cabo, la institución creó Mach, una versión de UNIX que hoy sirve de base para el Mac OS de Apple. También fue uno de los pioneros en desarrollar un modelo de madurez de TI. El Instituto de Ingeniería de Software de la universidad creó el CMMI o Integración de Modelos de Madurez de Capacidades. Este modelo se centra de manera significativa en las organizaciones, los procesos y las personas.
MIT: Otra prestigiosa institución educativa, el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT), cuenta con un modelo operativo de TI de 4 niveles desarrollado por el Centro de Investigación de Sistemas de Información. A diferencia de otros modelos, los niveles no representan una progresión en la calidad, sino que describen diferentes enfoques de TI junto con sus fortalezas y debilidades.
Estos son los 4 niveles:
- Diversificación: La tecnología presenta un nivel mínimo de integración y estandarización.
- Unificación: En este nivel se alcanza el máximo grado tanto de integración como de estandarización.
- Coordinación: Este nivel destaca por una gran integración, pero una baja estandarización.
- Replicación: Es el caso opuesto al de coordinación, caracterizado por una baja integración y una gran estandarización.
IBM: Los servicios de consultoría de optimización y transformación de TI de IBM están diseñados para establecer directrices que ayuden al departamento de TI a simplificar su infraestructura, adaptar la tecnología ante las cambiantes condiciones del mercado y garantizar la alineación de la tecnología con los objetivos empresariales. En última instancia, esto puede influir incluso en la cultura corporativa.
Profundice en la madurez con Kaseya
Kaseya ofrece cinco eBooks que le ayudan a determinar su propio nivel de madurez y a descubrir cómo avanzar hacia un nivel superior.
El primero, "Evaluación comparativa de su madurez de TI", ofrece una visión general de la madurez tecnológica para pymes y medianas empresas.
El siguiente libro electrónico ofrece los pasos prácticos necesarios para alcanzar cada nuevo peldaño en el modelo de madurez de TI:
Por último, disponemos de un seminario web sobre buenas prácticas para evaluar comparativamente su nivel de madurez en TI.
