Planificación empresarial de MSP para el crecimiento del negocio

Hay tres pilares fundamentales para que cualquier negocio tenga éxito: elaborar un plan de negocio, llevarlo a cabo y medir los resultados. Ah, se me olvidaba. También hay que ser capaz de cambiar de rumbo sobre la marcha, incluso en aspectos fundamentales.

En este artículo daremos por hecho que tu empresa de MSP ya está en marcha, por lo que la planificación empresarial no se centra tanto en crear una nueva empresa como en ampliar la ya existente.

Antes de empezar, comencemos con una afirmación rotunda. ¿Cuál es el mayor error que cometen demasiados MSPS?

No tienen un plan de negocio.

Así de sencillo. Algunos MSP quieren ponerse manos a la obra desde el primer momento. Para ellos, la idea de dedicar un tiempo precioso a redactar declaraciones de misión y proyecciones financieras les parece una pérdida de tiempo. ¿Quién tiene tiempo para planificar cuando el día se pasa buscando nuevos clientes, lanzando nuevos servicios y contratando a uno o dos técnicos?

Si ese es tu caso, te ruego que te lo replantees. No tiene por qué ser todo o nada. De hecho, lo más importante de cualquier plan no es lo completo que sea. Lo más importante es queexista un plan, es decir, que hayas reflexionado y documentado algunos aspectos básicos de tu negocio:

Cómo elaborar un plan de negocio

Muchos expertos consideran que el proceso debe comenzar por el plan de negocio —qué eres y qué quieres ser— y continuar con la estrategia —cómo vas a utilizar los recursos de los que dispones para llevar a cabo tu plan de negocio—. Otros, especialmente las auténticas startups, adoptan el enfoque contrario. Primero piensan a gran escala y luego se adentran en los detalles.

TruMethods El director general, Gary Pica, tiene unas ideas muy claras sobre la planificación empresarial. «Para elaborar un plan de negocio para un MSP que te ayude a alcanzar tus objetivos de crecimiento, tienes que evaluar cuál es la situación actual de tu empresa y cuál ha sido su trayectoria. Echa un vistazo a los resultados y recursos de tu MSP en los últimos años», argumentó Pica.

Es evidente que existen zonas grises y solapamientos entre un plan de negocio y el desarrollo de una estrategia de alto nivel. Al fin y al cabo, tu plan de negocio no serviría de mucho si no contaras con una estrategia sólida, sobre todo en el caso de los planes de negocio a largo plazo, que abarcan varios años.

Aunque muchos piensan en planes trimestrales, los llamados planes 30/60/90, la planificación empresarial debe ir más allá de estas perspectivas a corto plazo, en gran medida de carácter financiero. Tu plan define la estructura de cómo llevas a cabo tu actividad empresarial. Y esto incluye detallar aspectos como las finanzas, la estructura organizativa y, por supuesto, el personal.

En el caso de las empresas emergentes, el plan de negocio detalla la estrategia general, y este documento puede utilizarse para recaudar fondos con los que poner en marcha la empresa.

De hecho, tu plan de negocio y tu plan estratégico deben estar estrechamente relacionados: deben funcionar como un equipo.

Conceptos básicos de la planificación empresarial

Los planes de negocio, aunque suelen centrarse en los aspectos financieros, también deben incluir apartados detallados sobre operaciones, marketing, personal y otras cuestiones.

En lo que respecta a las operaciones, ¿cómo vais a alcanzar exactamente vuestros objetivos a corto y largo plazo? ¿Contáis con el espacio de oficinas adecuado, con personal suficiente y con una estructura organizativa que se adapte al tipo de crecimiento que pretendéis alcanzar?

Antes de poder definir realmente tu estrategia de marketing, debes tener en cuenta qué es lo que vendes y cómo podría cambiar eso en el futuro. A continuación, podrás profundizar en el mercado objetivo y en cómo piensas diferenciarte de la competencia, así como en qué herramientas y técnicas de marketing vas a utilizar.

La elaboración de los aspectos financieros suele ser lo que más tiempo lleva, y no se les debe dar un trato superficial. En primer lugar, es necesario disponer de una visión precisa de los resultados anteriores. Esto puede servir de base para elaborar proyectos sólidos en cuanto a tus cifras futuras.

3 elementos imprescindibles para la planificación empresarial

1. Identifica a tus clientes ideales. Durante el primer año de actividad, es posible que te sientas tentado a aceptar a cualquier cliente que respire y esté dispuesto a pagarte. Sin embargo, debes identificar a tu cliente ideal y elaborar planes concretos para encontrar clientes potenciales que se ajusten a tus criterios. Aquí tienes algunas preguntas para empezar:

• ¿Qué tamaño tiene la empresa, tanto en términos de ingresos como de número de empleados?
• ¿Qué sector o sectores? ¿Las normas de cumplimiento son una ventaja o un inconveniente para ti?
• ¿Quieren servicios informáticos de vanguardia o les basta con hacer lo mínimo para que el negocio siga funcionando?

1. Define el alcance de los servicios empresariales. Ningún proveedor de servicios gestionados (MSP) puede ofrecerlo todo a todo tipo de clientes. Debes elaborar una estrategia sobre qué servicios necesita tu segmento de mercado, cuáles puedes ofrecer y cuáles te permitirán obtener un margen de beneficio sólido. A continuación, sé claro tanto con los clientes potenciales como con los actuales sobre los servicios que prestas y cómo los prestas. La mejor forma de hacerlo es documentar el alcance de tus servicios empresariales para minimizar las desviaciones del alcance.

Por supuesto, puedes aceptar clientes que no se ajusten al modelo ideal. Sin embargo, al contar con un plan, ahora estás tomando una decisión consciente en cada caso concreto. Aceptar a un cliente que no se ajusta al modelo ideal ya no es algo que hagas de forma automática por falta de información. Por ejemplo, tal vez hayas decidido estandarizar la infraestructura —incluido el hardware, los servidores, los computadoraes de sobremesa, los dispositivos periféricos, los sistemas operativos y las versiones— que gestionas. Si un cliente potencial tiene una infraestructura no compatible que no está dispuesto a cambiar, aún así puedes aceptarlo. Sin embargo, sabes qué recargo aplicar por gestionar sistemas no estándar, de modo que cubras adecuadamente el trabajo y el tiempo adicionales que requiere su gestión.

1. Establece los objetivos empresariales. ¿ Qué hitos quieres alcanzar durante el próximo año o los dos próximos años? Si no quieres pensar a cinco años vista, no pasa nada. Pero tienes que mirar hacia el futuro al menos uno o dos años. ¿Cuántos clientes quieres tener y con qué margen? ¿Qué medidas debes tomar hoy para alcanzar ese objetivo?

Es posible que algunos de tus objetivos tengan que ver con el equilibrio entre la vida personal y laboral. Tenlos también en cuenta. Querías convertirte en MSP por una razón. Si no defines claramente tus objetivos, puede que nunca los alcances.

Tomar la decisión correcta a la hora de salir

Muchos propietarios de MSP pueden seguir adelante durante cinco, diez o quince años antes de plantearse la jubilación. Al fin y al cabo, solo hay unas pocas opciones: vender, fusionarse, traspasar el negocio o cerrarlo. Tómate tu tiempo para analizar estas opciones de forma realista e identifica cuál es la que te interesa perseguir. Teniendo en cuenta tu objetivo final, podrás desarrollar tu negocio para avanzar en esa dirección. Así, cuando surja una oportunidad, estarás preparado para evaluarla y llevar a cabo un exhaustivo proceso de diligencia debida.

Por supuesto, la tecnología, las tendencias del mercado y las necesidades de los clientes cambian rápidamente. De hecho, tus propios objetivos empresariales y personales pueden cambiar con la misma rapidez. Ningún plan permanece vigente para siempre. Por eso, revisa tu plan al menos una vez al año, incluso si tras revisarlo decides que no es necesario introducir cambios.

No dejes que la búsqueda de la perfección te impida llevar a cabo tu proyecto. Aunque tu documento final no vaya a ganar ningún premio como el «plan de negocio» más exhaustivo de todos los tiempos, asegúrate de reflexionar y plasmar por escrito los aspectos más importantes de tu negocio. De ese modo, las pequeñas decisiones cotidianas que tomes no te llevarán sin darte cuenta por un camino que nunca tuviste intención de seguir.

Para obtener más consejos sobre estrategias de salida, recurramos a un auténtico experto. Philip Vorobeychik, socio sénior de Insight Venture Partners, ha estado en primera línea, tanto en el lado de los compradores como en el de los vendedores. Vorobeychik tiene una lista de puntos clave para mejorar el atractivo de tu empresa:

• «Adopta una orientación fanática hacia el cliente»
• Asegúrate de que la fidelidad de los clientes sea hacia la empresa (y no hacia ti)
• Mejorar los procesos y seguir mejorándolos (una y otra vez)
• Mejora tu reserva de talento y tus índices de retención
• Mejora tus sistemas / conoce tu negocio
• «Abandonar los negocios y los clientes que no son rentables»

Quizás estés barajando la posibilidad de realizar adquisiciones para impulsar el crecimiento de tu empresa. A continuación te indicamos algunas señales de alerta a las que debes prestar atención a la hora de evaluar un posible objetivo de adquisición, según Vorobeychick:

• «Tercia de datos (financieros, etc.)»
• Obstrucción
• Descenso de los ingresos
• Rotación de clientes
• Concentración de riesgos (empleado o cliente clave)
• «Calidad y moral de los empleados»

Cómo valorar tu MSP

Una vez más, aunque no tengas previsto vender tu empresa a corto plazo, es importante, como parte de tu planificación empresarial continua, tener una idea del valor de tu negocio. Los MSP pueden ser difíciles de valorar, ya que hay de todo tipo y tamaño, y los mercados a los que prestan servicio sufren cambios constantes y drásticos. Eso significa que, si bien los indicadores tienen su valor, no constituyen una forma infalible de determinar un valor definitivo. En cambio, el valor «depende en gran medida de los ingresos, los márgenes, la cartera de servicios, la ubicación geográfica, la calidad de los consultores y muchos otros factores de cada empresa en particular», sostiene Mergertech, un banco de inversión, en suinforme «MSP Performance & Valuation Report».

«Como regla general, los MSP mejor valorados no tienen ningún cliente que represente más del 12 % de sus ingresos, y los diez principales clientes suman menos del 40 % de dichos ingresos», concluye la empresa.

A continuación se indican otros indicadores que ayudan a determinar el estado y el valor de tu operación de MSP:

• Ingresos por empleado — $250,000 is an ideal number
• Tasa de crecimiento: es imprescindible que el crecimiento sea positivo, pero hay límites en cuanto a la rapidez con la que puede expandirse una empresa con un alto nivel de mano de obra.
• Porcentaje de ingresos procedentes de los servicios: lo ideal es que los servicios representen la gran mayoría de tus ingresos
• Capacidad para retener a los mejores empleados: tu plantilla es fundamental para tu valor. Una rotación excesiva supone un riesgo para la salud futura de la empresa.

El efecto multiplicador

Los multiplicadores, ya sean de ventas o de beneficios, se utilizan a menudo para fijar un precio. El EBITDA suele ser el multiplicador preferido para las valoraciones. Por ejemplo, algunos expertos afirman que los MSP que cuentan con su propia infraestructura de alojamiento y unos ingresos garantizados pueden venderse por 10 veces el EBITDA, mientras que a los MSP más pequeños, sin infraestructura real y con una pequeña parte de ingresos recurrentes, se les ofrecerá la mitad de esa cifra, o incluso menos.

Pero, por supuesto, el EBITDA no lo dice todo. La solidez de un MSP depende de su cartera de servicios, y sus valoraciones están estrechamente vinculadas al crecimiento de los ingresos recurrentes. Si más de la mitad de tus ingresos son recurrentes, en términos generales, te encuentras en una buena posición.

La forma en que gestionas tu negocio también es importante. Del mismo modo que quieres automatizar la infraestructura y las operaciones de TI de tus clientes, también te interesa que tus propios procesos empresariales estén automatizados para estar preparado y listo para el crecimiento. Además, cuanto más integrado estés en el negocio de tus clientes y más te perciban como un asesor de confianza —en lugar de limitarte a resolver problemas—, mayor será el valor que aportes.

Otros componentes fundamentales del plan de negocio

Cada plan de negocio es único y cada propietario de una empresa de servicios gestionados (MSP) debe descubrir por sí mismo qué formato le conviene más. Como se ha mencionado anteriormente, lo más importante es tener un plan de negocio, más que tener el plan de negocio perfecto.

A continuación se incluye una lista de otros elementos que suelen figurar en un plan de negocio viable. Muchos de estos elementos se tratan con más detalle en capítulos posteriores de esta guía.

Visión de la empresa

Prepárate para hacer un poco de introspección. Define tu propósito —por qué haces lo que haces— y los valores fundamentales que guían el «cómo» de tu negocio. A continuación, fíjate un objetivo de patrimonio neto a 10 años vista.

Objetivos y metas a largo plazo

En un plazo de tres años, define la estructura de tu empresa y tus objetivos de ventas en relación con tu visión. Establece prioridades y comprueba los márgenes de beneficio para asegurarte de que se ajustan a los objetivos.

Plan de un año

Una vez establecidos los objetivos, elabora un plan anual con las metas y prioridades de ventas que se ajusten a tu visión.

Plan de acción trimestral

Es hora de pasar a la fase de ejecución: la parte más importante de un plan de negocio y, al mismo tiempo, aquella en la que se cometen más errores. Piensa en los objetivos trimestrales en términos de ventas, ingresos y nuevos clientes. Elabora una lista de tareas pendientes para avanzar hacia tus objetivos. Pero haz también una lista de «cosas que no hay que hacer», para no dispersar demasiado los recursos.

Una vez que aprendas a centrarte en las tareas más importantes de cada trimestre, el éxito empresarial será espectacular.

Gary sugiere que vas por buen camino para convertirte en un MSP de talla mundial cuando puedas responder «sí» a estas preguntas:

1. ¿Tienes un plan de negocio actualizado que incluya un objetivo y una visión?
2. ¿Tienes un plan de acción trimestral?
3. ¿Todos los miembros del equipo son responsables de los resultados?
4. ¿Dedicas un día al trimestre a la planificación estratégica?

Precios

Una vez que sepas cuáles son tus servicios (incluidos la reparación de averías, la reventa de hardware o software, managed services, etc.), debes establecer cuánto vas a cobrar por ellos. En algunos casos, lo más adecuado puede ser cobrar por usuario, por dispositivo o mediante una tarifa fija global. Incluso en el caso de los servicios continuados, deberás tener en cuenta las tarifas de instalación.

A la hora de fijar los precios, es fundamental tener en cuenta qué servicios similares se ofrecen en tu mercado (ya sea por zona geográfica o por sector). Sin embargo, la encuesta anual sobre precios de los MSP de Kaseya indica que los MSP que conocen —y saben comunicar— el valor que aportan pueden fijar precios más elevados que aquellos que solo tienen en cuenta el coste de la prestación de los servicios.

Márgenes

Debes conocer los márgenes objetivo que necesitas alcanzar para cumplir tus metas empresariales y personales generales. Asegúrate de dedicar el tiempo necesario a investigar los productos y servicios que vas a vender, y calculaexactamentecuánto tendrás que pagar para ofrecerlos, incluidos los costes de proveedores, personal y tecnología.  Tus proveedores y proveedores de tecnología son fundamentales para tu éxito, así que asegúrate de elegir a aquellos que actúen como auténticos socios. Las soluciones tecnológicas que constituyen la base de tu managed services deben ser fáciles de usar, de modo que tu personal sea más productivo y eficiente, tus clientes estén más satisfechos y sean más fieles, y tus márgenes sean holgados y mejoren constantemente.

Imagen de marca

La estrategia de marca consiste en definir quién eres y hacerlo de una forma que resulte atractiva para los clientes. Dediquemos un momento a repasar algunos conceptos básicos generales sobre cómo comercializar y posicionar tu empresa de servicios de gestión (MSP).

Tu empresa debería tener una identidad —una imagen— que transmita el valor de quiénes sois y qué ofrecéis. No todo el mundo tiene un nombre pegadizo como «Google» en torno al cual construir su marca. Lo más importante es que los clientes os vean como una empresa competente, profesional y con visión de futuro.

Tu marca también debe reflejar la cultura de tu empresa, y tu cultura debe representar a tu marca de forma coherente. Esto podría incluir, por ejemplo, un determinado estilo de vestir que refleje si tu estilo es más «geek» o más puramente empresarial.

También puede implicar decidir si se cuenta con un único líder visible o si se fomenta un enfoque de equipo.

Por último, todos tus materiales escritos, tu página web y tus blogs deben estar redactados de tal forma que reflejen la esencia de la empresa.

Personal y estructura organizativa

Después de tus clientes, lo más importante de tu negocio es tu plantilla. Son las personas que interactuarán con tu activo más valioso: tus clientes.

También son responsables de la calidad de los servicios que prestas. Esto significa que debes asegurarte de poder permitirte contratar al tipo de personal adecuado para tu negocio. Por supuesto, se trata siempre de una decisión personal, y depende de cómo quieras gestionar tu negocio.

Hay varios aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar al personal adecuado, desde su carácter hasta su ubicación. A efectos del plan de negocio de MSP, lo que más nos preocupa son las funciones que desempeñan y el esfuerzo que supondrá encontrar a la persona adecuada.

Si analizas con claridad los puestos que necesitas cubrir en la empresa, podrás calcular cuánto tendrás que destinar a cada uno de ellos. Hay tres áreas principales en las que los MSP deben centrarse para satisfacer las necesidades de la empresa: los servicios a distancia, la asistencia in situ y la gestión y las ventas.

Revisión del plan de negocio

Tu plan de negocio no es algo que se elabora una sola vez en la vida ni una tarea anual. Debe revisarse periódicamente. Y ese es el consejo de nada menos que el gurú de los MSP, Gary Pica, presidente de la Asociación de Proveedores de Servicios de Gestión ( TruMethods). Pica defendió la importancia de las revisiones del plan de negocio a mitad de año. Todo ello comienza por analizar cómo te fue el año pasado y si se alcanzaron los objetivos clave. Pica sugiere examinar detenidamente:

• **«**Ingresos
• Márgenes brutos
• Nuevas ventas que generan ingresos recurrentes mensuales
• Tasa de cancelación
• Precio medio por asiento (AISP, «all-in seat price»)
• «Ingresos mensuales recurrentes medios»

Partiendo de ahí, puedes modificar tus planes. «¿Vas por buen camino para alcanzar los objetivos que te fijaste a principios de año? O, si acabas de empezar a elaborar un plan de negocio, ¿estás en condiciones de cumplir esos objetivos? Si no es así, tienes que enderezar el rumbo. Hay dos ajustes que podrías hacer: el primero, en tus objetivos, y el segundo, en tu rendimiento», argumentó Pica. «Por otro lado, la incapacidad para alcanzar tus objetivos podría deberse a que simplemente no estás operando con la suficiente eficiencia. ¿Estás perdiendo tiempo conlas incidencias de TI? ¿No estás generando suficientesingresos recurrentes mensuales? Cuando te enfrentes a problemas como estos, centra tus esfuerzos en mejorar el rendimiento. Si tus ventas están estancadas, invierte más recursos en tu equipo de ventas. Determina en qué aspectos se pueden introducir mejoras y anima a tu equipo a llevarlas a cabo».

Recuerda que un plan de negocio no se elabora para que se quede en una estantería como una tarea que ya has tachado de tu lista. Es una herramienta muy eficaz que te ayudará a mantenerte a ti, a tu empresa y a tus empleados en el buen camino para alcanzar vuestros objetivos a corto y largo plazo.

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