Versión 2

El reto

Version2 es un proveedor de servicios de TI con sede en Chicago que cuenta con 14 empleados y presta servicio a clientes de todo el país. La empresa no disponía de un sistema claro para documentar los entornos informáticos a los que prestaba servicio. Se utilizaban ampliamente documentos de Word y hojas de cálculo de Excel para gestionar todo, desde el inventario de los clientes hasta los mapas de red y los números de serie. Esto resultó ser bastante complicado y requería mucho tiempo.

Además, Version2 tenía dificultades para mantener la seguridad de sus contraseñas, ya que se limitaba a proteger esta información vital en un gestor de contraseñas con una «llave maestra». El proveedor de servicios gestionados (MSP) también se enfrentaba a una dispersión de la información debido al uso de documentos independientes para cada cliente y sus activos. Como consecuencia, se dedicaba demasiado tiempo a buscar la información necesaria, día tras día.

Version2 necesitaba centralizar toda la información informática de sus clientes en un único lugar. De este modo, todo estaría conectado y se obtendría una visión general precisa de la red de cada cliente.

La solución

IT Glue ser la herramienta de documentación que Version2 necesitaba para integrar las diferentes infraestructuras de TI que gestiona. Gracias a IT Glue, Version2 pudo almacenar y gestionar contraseñas de forma segura, vincular activos y documentos entre sí y localizar rápidamente cualquier dato que necesitara en cuestión de segundos.

Además de ofrecerles una estructura, IT Glue les proporcionó la flexibilidad necesaria para personalizar su propio «Flexible Asset» con el fin de llevar a cabo tareas propias de un vCIO. Version2 creó y personalizó un «Flexible Asset» para realizar un seguimiento de la lista de asuntos pendientes que debían tratar con los clientes durante las revisiones trimestrales de negocio.

Esta herramienta de gestión de activos permitió a los ingenieros que trabajan in situ realizar un seguimiento de la lista de tareas pendientes, como estaciones de trabajo obsoletas, equipos que necesitaban una actualización o equipos que se acercaban al final de su vida útil o al fin del soporte técnico. Esta información estructurada ayuda al vCIO a analizar la lista de tareas pendientes y a priorizar los proyectos en función de su importancia y su impacto en el negocio.

Además, Version2 utiliza MyGlue colaborar con sus clientes y crear un canal de comunicación bidireccional, de modo que estos puedan consultar y utilizar la documentación que ya han configurado en IT Glue.

«Con MyGlue, en lugar de que nuestros clientes tengan que pedir información o llamarnos si surge algún problema, disponen de acceso directo a datos como los datos de contacto de los proveedores, la red LAN, las contraseñas y las licencias», afirmó Craig Weber, ingeniero sénior y socio de Version2.

Añadió: «Además, nuestros clientes también pueden llevar un registro de sus activos. Nuestros clientes del sector manufacturero tienen la opción de guardar la información sobre la garantía y los números de serie de sus equipos. Esto facilita a nuestros clientes el acceso a la información. Además, nos permite mantener toda la información de nuestros clientes actualizada y fácilmente accesible».

Los resultados

IT Glue ser una gran inversión para Version2. IT Glue les IT Glue ayudado a establecer nuevos estándares y procesos en su empresa. Esto ha sido posible gracias al uso de las funciones «Core» y «Flexible Assets» de la herramienta, al mapeo de relaciones y al acceso y almacenamiento seguros de contraseñas.

Con MyGlue, pueden transmitir su valor y mantener a los clientes al tanto de lo que están haciendo. Y lo que es más importante, ha permitido a Version2 colaborar con sus clientes y fortalecer esas relaciones.

El uso de una solución de documentación diseñada específicamente para profesionales de TI ha permitido a Version2 aumentar su eficiencia gracias a la automatización y la consolidación. Además, garantiza que la información confidencial esté siempre protegida y que los procesos cotidianos se optimicen mediante integraciones y flujos de trabajo flexibles.