Les avantages de la gestion informatique en collaboration pour les entreprises en pleine croissance

Si votre entreprise a besoin de services informatiques mais ne dispose pas des moyens nécessaires pour embaucher du personnel informatique à temps plein, la gestion informatique en co-gestion est exactement ce qu'il vous faut. Ce modèle allie les avantages de l'externalisation de la gestion informatique au contrôle qu'offre une administration informatique en interne. Cela vous permet de consacrer davantage de temps à votre stratégie d'entreprise tout en bénéficiant d'une assistance informatique fiable en cas de problème.

Voyons en quoi consiste la gestion informatique partagée et comment elle fonctionne avant de déterminer si c'est la solution qui convient à votre entreprise.

Qu'est-ce que l'informatique en gestion partagée ?

Le terme « services informatiques cogérés » désigne un modèle d’assistance informatique dans lequel une organisation et un prestataire de services informatiques, tel qu’un fournisseur de services gérés (MSP), se partagent la responsabilité de la gestion de l’infrastructure informatique de l’organisation. Bien que cet accord puisse prendre différentes formes, il implique généralement que l’entreprise externalise une partie ou la plupart de ses fonctions de gestion informatique à un prestataire de services informatiques. Le prestataire de services est chargé de veiller à ce que les systèmes du client ou les fonctions informatiques externalisées fonctionnent sans heurts et répondent aux besoins de l’entreprise. Il arrive parfois que les prestataires de services informatiques fournissent des conseils et une assistance spécialisés, tandis que le client contrôle l’environnement informatique en interne.

Comment fonctionne la gestion informatique partagée ?

Les modèles de gestion partagée présentent de nombreux avantages, notamment des économies, une efficacité accrue et une plus grande flexibilité. On estime que la mise en œuvre réussie d’une solution « managed services » permettra de réduire les coûts informatiques de 25 % à 45 % et d’augmenter l’efficacité opérationnelle de 45 % à 65 %.

Il est toutefois important de noter que l'informatique en cogestion n'est pas une solution universelle. L'approche qui convient à une entreprise ne conviendra pas forcément à une autre. Chaque entreprise doit examiner attentivement ses propres besoins et ressources avant de décider si un modèle d'informatique en cogestion lui convient. Les services informatiques en cogestion peuvent également aider les entreprises à passer à un nouveau système ou à une nouvelle plateforme informatique en leur apportant un soutien tout au long du processus de mise en œuvre.

Comment choisir le bon prestataire de services en cogestion ?

Avant d’envisager l’externalisation, vous devriez analyser votre service informatique afin d’identifier ses lacunes. Déterminez les atouts et les limites de votre service et soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir en recrutant du nouveau personnel ou en recourant à l’externalisation. Si vous n’avez pas réussi à recruter un nouvel administrateur système depuis plus de SIX mois, envisagez l’externalisation. Environ 42 % des organisations dont au moins les trois quarts de leur infrastructure informatique sont actuellement gérés par des tiers cherchent à tirer parti de cet avantage pour saisir les opportunités du marché ou se développer rapidement.

Il convient de prendre en compte plusieurs facteurs clés lors du choix d'un prestataire de services informatiques en gestion partagée :

Services proposés : assurez-vous que l'entreprise que vous envisagez de choisir propose les services dont vous avez besoin. Elle doit justifier d'une solide expérience dans la gestion informatique d'autres entreprises de votre secteur ou dont le modèle économique est similaire au vôtre.
Expérience : Il est important de choisir une entreprise qui possède une expérience dans la gestion des services informatiques. Elle doit bien maîtriser les méthodes permettant de rationaliser les processus et de gérer efficacement les opérations quotidiennes.
Évolutivité : vos besoins informatiques évolueront au fur et à mesure que votre entreprise se développera. Il est important de choisir une entreprise capable d'adapter ses capacités à la hausse ou à la baisse selon vos besoins, afin de ne pas payer pour des services dont vous n'avez pas besoin.
Tarification : Bien sûr, le prix est toujours un facteur à prendre en compte. Il est conseillé de demander des devis à plusieurs entreprises avant de prendre une décision, afin de pouvoir comparer les structures tarifaires et trouver le meilleur rapport qualité-prix.
Références : Demandez des références à d'anciens clients et vérifiez-les sur Internet.

Pourquoi envisager une gestion informatique en co-gestion ?

À mesure que vos besoins ou vos ressources évoluent, votre stratégie de cogestion doit elle aussi s'adapter. Les besoins informatiques variant d'une entreprise à l'autre, la cogestion informatique prend une forme différente pour chaque organisation. La cogestion informatique constitue la solution idéale dans plusieurs situations :

Votre personnel est surchargé : la surcharge de travail d'un service informatique peut s'expliquer par un effectif insuffisant ou par une croissance trop rapide de l'entreprise. Si votre équipe informatique interne n'est pas en mesure de répondre à vos besoins pendant une certaine période, votre prestataire de services informatiques en cogestion peut prendre le relais. Si vous connaissez des pics de demande saisonniers ou cycliques en matière de services informatiques, les services informatiques en cogestion peuvent aider votre entreprise à gagner en flexibilité et en évolutivité.
Vous vous lancez dans un nouveau projet d'envergure : vous avez peut-être confiance en votre capacité à mener à bien ce nouveau projet d'envergure. Cependant, si vous ne disposez pas des ressources informatiques internes nécessaires pour vous accompagner tout au long de son cycle de vie, la charge de travail peut s'avérer écrasante. Les prestataires de services informatiques en cogestion peuvent vous apporter le soutien supplémentaire dont vous avez besoin pour mener à bien ce projet.
Il existe un déficit de compétences : si votre équipe informatique interne présente des lacunes en matière de connaissances ou d'expertise dans certains domaines spécifiques, il peut s'avérer judicieux de faire appel à un prestataire de services informatiques en cogestion. Vous pourrez ainsi combler les lacunes de votre équipe et garantir la réussite de vos projets.
Une sécurité solide : la sécurité est un véritable défi. Rien qu’au premier semestre 2022, on a recensé au total 236,1 millions d’attaques par ransomware à l’échelle mondiale. Si vous ne disposez pas d’un expert en interne, il peut être judicieux de faire appel à une aide extérieure. Les prestataires informatiques en cogestion ont souvent mis en place des protocoles de sécurité solides, ce qui vous offre une tranquillité d’esprit inestimable, car vous savez que vos données sont en sécurité.

Avantages de la gestion informatique partagée

Les services informatiques en co-gestion offrent de nombreux avantages. Tout d’abord, ils peuvent contribuer à réduire le coût global de la gestion informatique de votre entreprise. Lorsque deux équipes travaillent ensemble, elles peuvent se partager la charge liée au bon fonctionnement de votre infrastructure informatique. Voici quelques avantages courants de la co-managed services:

La gestion informatique devient plus simple : en mettant à la disposition de votre équipe informatique interne un partenaire capable de surveiller et de gérer vos systèmes, la gestion informatique en co-gestion peut contribuer à alléger la charge de travail de cette dernière. Cela permettra à votre équipe informatique de se consacrer pleinement à des projets ou tâches essentiels à votre activité.
Restez à la pointe des tendances informatiques : la gestion de votre infrastructure informatique peut représenter un travail à temps plein, et il peut s'avérer difficile de se tenir au courant de toutes les dernières tendances. Les prestataires informatiques en gestion partagée se tiennent informés des dernières évolutions technologiques. Votre entreprise peut ainsi bénéficier de leur expertise et de leurs connaissances.
Assistance 24 heures sur 24 : les prestataires de services informatiques en cogestion proposent généralement une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an. Cette assistance permanente peut, en soi, constituer une valeur ajoutée pour votre entreprise, en garantissant une disponibilité accrue des systèmes, une meilleure cybersécurité et une résolution immédiate des incidents critiques.
Réduisez vos coûts de recrutement : embaucher une équipe informatique en interne peut s'avérer coûteux, sans parler des frais de formation et de mise à niveau avec les dernières technologies. Grâce à la gestion informatique partagée, vous bénéficiez de tous les avantages d'une équipe d'experts sans en supporter le coût élevé.
Renforcer le moral des collaborateurs : la productivité et le moral des collaborateurs s'améliorent lorsqu'ils n'ont pas à faire face à des problèmes techniques. Leur enthousiasme grandit également lorsqu'ils ont accès aux dernières technologies et qu'ils savent que leur entreprise investit en eux. Cela aura un impact positif sur la productivité et le taux de fidélisation.
Bénéficiez d'une sécurité renforcée : enfin, le renforcement de la sécurité est un autre avantage de la gestion informatique en co-gestion, puisque votre prestataire vous aidera à mettre en œuvre et à maintenir des mesures de sécurité efficaces.

Pièges courants de la gestion informatique partagée

En matière d'informatique en gestion partagée, il convient de garder à l'esprit certains inconvénients.

Veillez à choisir le bon partenaire : s'associer à un partenaire inadapté pourrait nuire à votre entreprise. Tous les prestataires de services ne conviendront pas forcément à votre entreprise ; faites donc des recherches approfondies et assurez-vous de collaborer avec quelqu'un qui partage vos valeurs et qui possède l'expérience et l'expertise dont vous avez besoin.

Coût initial : un autre inconvénient potentiel survient lorsque les frais facturés par le prestataire de services dépassent les gains que vous espérez réaliser. Assurez-vous de bien connaître tous les coûts impliqués avant de signer un contrat, sous peine de vous exposer à une mauvaise surprise par la suite.

Problèmes de compatibilité : la gestion informatique partagée peut parfois entraîner des problèmes de compatibilité. Si votre prestataire de services de gestion partagée utilise une plateforme différente de celle à laquelle vous êtes habitué, il faudra peut-être un certain temps pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde (au sens propre). Cela peut être source de frustration et de perte de temps ; préparez-vous donc à une période d'adaptation si vous optez pour cette solution.

Pourquoi l'informatique en gestion partagée connaît-elle un essor ?

La demande en services informatiques en cogestion est en hausse, les entreprises prenant conscience des avantages d'un partenariat avec un prestataire de services informatiques, tel qu'un MSP, pour compléter leur équipe informatique interne. Voici quatre raisons principales qui expliquent cette augmentation de la demande :

Les équipes sont surchargées : les opérations commerciales gagnent en complexité, ce qui met les équipes informatiques à rude épreuve. En s'associant à un prestataire de services gérés (MSP), les entreprises peuvent déléguer certaines tâches de gestion quotidiennes et permettre à leur équipe de se concentrer sur des initiatives stratégiques.
Le recrutement est un véritable défi : la guerre des talents est bien réelle, et il est de plus en plus difficile de trouver et de fidéliser du personnel informatique qualifié. Un MSP peut vous aider à combler les lacunes en matière de compétences au sein de votre équipe et vous fournir des ressources supplémentaires en fonction de vos besoins.
Les MSP parviennent de mieux en mieux à collaborer avec les services informatiques internes : par le passé, il existait souvent des tensions entre les MSP et les équipes informatiques internes. Cependant, les MSP ont appris à mieux travailler en collaboration avec ces équipes et à respecter leur expertise. Il en résulte une confiance et une coopération accrues entre les MSP et les services informatiques internes.
La cybercriminalité est en hausse : face à l'évolution des menaces, les entreprises doivent adopter une approche proactive en matière de cybersécurité. Un prestataire de services gérés (MSP) peut vous aider à mettre en œuvre les meilleures pratiques et à protéger vos systèmes contre les menaces les plus récentes.

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