CapEx ou OpEx : quelle est la meilleure option pour la gestion du budget informatique ?
Avant l'avènement des services cloud, les entreprises devaient généralement soit acheter leurs équipements informatiques – ce qui correspondait à des dépenses d'investissement (CapEx) –, soit les louer – ce qui correspondait à des dépenses d'exploitation (OpEx). Cependant, grâce à l'adoption des modèles « Infrastructure as a Service » (IaaS) et « Software as a Service » (SaaS), les organisations ont pu réorienter une plus grande partie de leurs dépenses informatiques vers les dépenses d'exploitation (OpEx). Dans cet article, nous allons examiner pourquoi les dépenses d'exploitation (OpEx) présentent un avantage par rapport aux dépenses d'investissement (CapEx) en matière de budgétisation informatique.
Mais commençons par acquérir une compréhension de base des différences entre les dépenses d'investissement (CapEx) et les dépenses d'exploitation (OpEx), car cela est essentiel pour toute personne impliquée dans la prise de décisions financières. Les dépenses d'investissement et les dépenses d'exploitation sont traitées de manière très différente sur le plan comptable et fiscal pour l'entreprise.
Que signifie « CapEx » ?
Le terme « CapEx », ou dépenses d'investissement, désigne les coûts initiaux ponctuels engagés pour l'acquisition d'actifs qui seront utilisés à l'avenir. Un achat d'actif figure au bilan de l'entreprise et s'amortit au cours de sa durée de vie. L'entreprise prévoit de tirer profit de cet actif pendant une période supérieure à un seul exercice fiscal.
Étant donné que le coût initial peut être considérable, la gestion budgétaire des dépenses d'investissement (CapEx) implique de mettre de côté des fonds destinés à ce type d'achats. Cela implique généralement aussi de suivre une procédure plus rigoureuse pour obtenir les autorisations nécessaires à ces achats.
Sur le plan fiscal, les déductions au titre des dépenses d'investissement doivent être amorties sur la durée de vie de l'actif.
Que signifie « OpEx » ?
Le terme « OpEx » désigne les dépenses opérationnelles courantes qui permettent le fonctionnement de l'entreprise. Elles comprennent généralement les frais généraux et administratifs, les salaires des employés, la recherche et le développement, le coût des marchandises vendues (COGS), l'entretien, les frais de réparation, les loyers, etc.
Contrairement aux dépenses d'investissement (CapEx), les dépenses d'exploitation (OpEx) n'entraînent pas ou peu de coûts initiaux et permettent aux entreprises d'étaler leurs dépenses sur une certaine période. Les dépenses d'exploitation sont comptabilisées dans le compte de résultat de l'entreprise pour la période au cours de laquelle elles sont engagées. Sur le plan fiscal, les dépenses d'exploitation engagées au cours d'un même exercice fiscal peuvent être intégralement déduites. Ces dépenses ne feront l'objet d'aucun amortissement, car elles sont entièrement consommées au cours de l'exercice fiscal concerné.
Dépenses d'investissement (CapEx) et dépenses d'exploitation (OpEx) dans le domaine informatique
Dans le domaine informatique, les dépenses d'investissement (CapEx) correspondent aux coûts liés à l'acquisition d'infrastructures, telles que le matériel (par exemple, les serveurs) et les équipements, dont la durée de vie est généralement comprise entre deux et dix ans, en fonction de leur taux d'amortissement. Avec un poste budgétaire « CapEx », l'entreprise engage une dépense dans le présent et s'attend à générer des bénéfices à l'avenir.
Les dépenses d'exploitation (OpEx) dans le domaine informatique comprennent les coûts liés aux licences SaaS, aux abonnements IaaS, aux services sous contrat, à Internet et aux services publics. Les dépenses d'exploitation correspondant à des coûts courants, aucun avantage futur pour l'entreprise n'est pris en compte dans un modèle OpEx.
Quelles dépenses informatiques sont incluses dans les dépenses d'investissement (CapEx) ?
Voici quelques dépenses informatiques qui sont incluses dans les dépenses d'investissement (CapEx) :
- L'infrastructure informatique, qui comprend les coûts d'acquisition du matériel et des logiciels. En ce qui concerne les logiciels, cela s'applique au modèle traditionnel de licence perpétuelle, dans lequel vous effectuez un paiement initial important et « possédez » le logiciel à vie.
- Coûts liés à la mise à niveau des équipements, tels que l'augmentation de la mémoire du serveur.
- Brevets, marques déposées, droits d'auteur (c'est-à-dire les actifs incorporels).
- Bâtiments (par exemple, centres de données).
Quelles dépenses informatiques sont incluses dans les coûts d'exploitation (OpEx) ?
Les dépenses d'exploitation (OpEx) comprennent les coûts informatiques liés à:
- Abonnements au cloud computing (par exemple, IaaS, SaaS ou PaaS)
- Contrats de location d'équipements
- Maintenance logicielle (par exemple, liée à une licence perpétuelle) – coûts généralement annuels
- Abonnements logiciels
- Services publics, télécommunications et services Internet
Dépenses d'investissement (CapEx) vs. Dépenses d'exploitation (OpEx)
| Dépenses d'investissement | OpEx |
|---|---|
| Dans le cadre des dépenses d'investissement (CapEx), les actifs acquis sont censés générer de la valeur au-delà d'une seule année, apportant ainsi une valeur à long terme à l'entreprise. Cela implique généralement un coût initial important. | Dans le cadre des charges d'exploitation (OpEx), le bien est entièrement « consommé » au cours de l'exercice fiscal au cours duquel il est acquis. Son coût peut être réparti sur l'ensemble de l'année, par exemple sous la forme d'un abonnement mensuel. |
| Les immobilisations doivent être amorties et déduites selon la méthode de l'amortissement linéaire sur la durée de vie de l'actif. | Les charges d'exploitation sont entièrement déductibles au cours de l'exercice fiscal au cours duquel elles sont engagées. |
| Les dépenses d'investissement (CapEx) nécessitent une budgétisation précise, ce qui peut rendre l'estimation des coûts assez complexe. De ce fait, le modèle CapEx comporte un risque de surestimation ou de sous-estimation du budget. Un achat CapEx d'envergure est susceptible de nécessiter des niveaux d'approbation budgétaire plus élevés. | Les dépenses d'exploitation (OpEx) constituent des coûts récurrents qui surviennent généralement chaque mois ou chaque année. Le faible coût initial, voire nul, associé à un achat de type OpEx facilite souvent l'approbation du budget. |
| Les acquisitions d'actifs au titre des dépenses d'investissement (CapEx) offrent généralement moins de souplesse. Dans ce modèle, il est plus difficile d'augmenter ou de réduire la capacité. | Les achats OpEx, tels que les abonnements SaaS et IaaS, offrent une plus grande flexibilité pour augmenter ou réduire la capacité. |
Faut-il privilégier les dépenses d'exploitation (OpEx) ou les dépenses d'investissement (CapEx) ?
L'achat de votre matériel informatique, qui représente une dépense d'investissement, vous offre l'avantage d'un meilleur contrôle sur ces actifs. Cependant, cela implique des coûts initiaux élevés et une comptabilité plus complexe tout au long du cycle de vie des actifs. De plus, l'achat de matériel vous lie à un certain niveau de capacité qu'il est relativement difficile de modifier.
Le modèle de dépenses OpEx est plus simple, plus flexible et potentiellement plus économique. Il nécessite généralement une procédure d’approbation budgétaire moins stricte et est plus facile à gérer d’un point de vue comptable. Les entreprises peuvent souscrire à des abonnements à des services cloud qui couvrent une plus grande partie de leur infrastructure informatique et ont ainsi moins de soucis à se faire en matière de maintenance du matériel et d’autres coûts. Elles peuvent également augmenter ou réduire facilement la capacité du service. C’est pourquoi de nombreuses entreprises préfèrent le modèle OpEx au modèle CapEx, car il leur offre une plus grande agilité opérationnelle, des coûts initiaux moins élevés et des coûts de gestion réduits.
Le choix du modèle de dépenses le mieux adapté à votre entreprise dans un cas donné dépendra d'un certain nombre de facteurs, tels que les politiques de l'entreprise, la disponibilité des liquidités et vos objectifs commerciaux.
Consultez notre liste de contrôle pour la préparation du budget informatique 2021 afin d'élaborer un budget efficace et d'obtenir les fonds nécessaires à toutes vos initiatives informatiques.
