Simplifiez votre processus de vente : tirez pleinement parti de l'intégration entre Kaseya Quote Manager et Autotask

Les devis tardifs et les processus de gestion des opportunités fragmentés ne se contentent pas de vous ralentir : ils vous font perdre des contrats. C’est pourquoi l’intégration entre Kaseya Quote Manager (KQM) et Autotask PSA a été conçue pour rationaliser vos processus de vente, de devis, de gestion des opportunités et d’approvisionnement, en éliminant les obstacles qui empêchent de conclure des contrats plus rapidement et d’assurer une facturation plus claire.

Kaseya Quote Manager, une plateforme cloud dédiée aux devis et au commerce électronique, aide les MSP à rationaliser la vente de leurs produits et services informatiques. Autotask, un outil de référence dans le domaine de l'automatisation des services professionnels (PSA), optimise la prestation de services et les opérations administratives. Ensemble, ces deux solutions créent un flux continu, de la proposition à l'encaissement, en reliant les équipes commerciales et de service tout en réduisant les tâches manuelles, les erreurs et les retards.

Découvrons ensemble les quatre composantes principales de l'intégration entre KQM et Autotask : la synchronisation des organisations, la synchronisation des opportunités, la synchronisation des tickets et la synchronisation des stocks — ainsi qu'une nouvelle fonctionnalité qui intègre les coûts de main-d'œuvre issus des propositions de projet d'Autotask dans vos devis, pour une meilleure visibilité des coûts.

1. Synchronisation des organisations : une synchronisation bidirectionnelle qui permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde

Synchronisation des organisationsgarantit la cohérence des informations relatives aux entreprises et aux contacts entre Autotask et Kaseya Quote Manager, ce qui évite les doublons et assure la mise à jour des données. Pour les MSP expérimentés, l'approche recommandée consiste à créer vos organisations sur Autotask et à lancer le processus de devis à partir d'une opportunité sur ce site.

Grâce à cette synchronisation, vous pouvez :

• Synchronisez les contacts et les organisations dans les deux sens.
• Filtrez les comptes à transférer pour garder le contrôle.
• Accédez facilement aux données synchronisées et gérez-les depuis KQM.

Remarque : les relations société mère/filiale ne sont pas prises en charge, et il peut être nécessaire de vérifier rapidement et manuellement les régions fiscales par défaut des sociétés « Autotask » récemment synchronisées.

2. Synchronisation des opportunités : les opportunités qui vont du devis à l'encaissement

Vos actions commerciales menées dans Kaseya Quote Manager peuvent être transférées en toute transparence vers Autotask grâce à Opportunities Sync, comblant ainsi le fossé entre l'établissement des devis et la prestation de services.

Cela vous permet de :

• Importez les services et produits faisant l'objet d'un devis dans Autotask afin de créer ou de mettre à jour des opportunités.
• Simplifiez la transition entre la vente et le service après-vente grâce à l'assistant « Won Opportunity Wizard » (WoW), qui vous aide à créer ou à mettre à jour automatiquement les factures de tickets, à configurer ou à ajuster les contrats de service récurrents, à activer les projets liés aux propositions et à gérer d'autres tâches clés post-vente.
• Mettre en correspondance les catégories de produits et les codes de facturation afin de garantir une adéquation parfaite.

3. Synchronisation des billets : bénéficiez d'une meilleure visibilité sur vos ventes

Chaque fois qu'une commande client est générée dans Kaseya Quote Manager, Tickets Synccrée un ticket d'information dans Autotask, ce qui permet à votre équipe de service de rester informée.

Cette fonctionnalité vous permet de :

• Offrez à votre équipe commerciale une visibilité en temps réel sur l'activité commerciale.
• Configurez les valeurs par défaut des tickets et associez-les aux catégories de produits afin d'assurer la cohérence.

Remarque : la synchronisation des tickets n'est pas destinée aux éléments de facturation ; pour cela, il convient d'utiliser la synchronisation des opportunités.

4. Synchronisation des stocks : assurez-vous d'avoir toujours des stocks disponibles et d'être prêt

Synchronisation des stockstransfère les données relatives aux produits et à leur emplacement dans l'entrepôt depuis Autotask vers Kaseya Quote Manager, ce qui vous permet d'établir à tout moment des devis à partir d'informations à jour et précises.

Grâce à cette synchronisation, vous pouvez :

• Accédez aux données de stock en temps réel pendant le processus d'établissement du devis.
• Évitez de proposer des produits en rupture de stock ou indisponibles.
• Accéder aux produits stockés dans les emplacements de stock synchronisés dans KQM afin d'établir des devis.

Avantage supplémentaire : une meilleure visibilité sur les coûts de main-d'œuvre grâce à la synchronisation « Proposal Project Labor Sync »

Outre les quatre composants de synchronisation principaux, Kaseya Quote Manager prend désormais en charge la synchronisation automatique des coûts de main-d’œuvre issus des propositions de projet d’ Autotask , une fonctionnalité qui peut être activée via WoW. Cette amélioration permet d’inclure les coûts de main-d’œuvre dans les devis, ce qui vous offre une vision plus complète de la rentabilité du projet lorsque le devis est accepté.

Il s'agit d'une amélioration subtile mais efficace qui optimise l'analyse des coûts et garantit que vos devis reflètent l'ensemble des travaux du projet. Pour plus de détails sur la configuration, consultez la section « Établissement de devis depuis le Centre d'administration » dans l'aide d'Quote Manager .

Une expérience de devis fluide et sans heurts

Toutes ces fonctionnalités d’intégration — Synchronisation des organisations, Synchronisation des opportunités, Synchronisation des tickets, Synchronisation des stocks, ainsi que la synchronisation des projets, de la main-d’œuvre et des devis dans « Autotask » — fonctionnent de concert pour créer une expérience parfaitement intégrée entre Kaseya Quote Manager et Autotask PSA. Ensemble, elles offrent une solution moderne et complète de gestion des devis qui reproduit les fonctionnalités des outils de devis internes de Autotasktout en apportant davantage de flexibilité et d’automatisation.

S'appuyant sur une API personnalisée, cette suite d'intégrations permet :

• Extraits tirés respectivement de Autotask et de Kaseya Quote Manager.
• Consulter les informations sur les devis en temps réel directement depuis les opportunités d'Autotask .
• Gagner ou perdre des opportunités directement depuis Kaseya Quote Manager.
• Génération automatique des commandes client, des commandes d'achat et des bons dans le cadre du flux de travail.

Pour faciliter la transition, Autotask intègre une fonctionnalité d’aide à la création de devis, permettant ainsi aux équipes de passer progressivement de l’ancien système de devis à une expérience plus fluide, de type e-commerce, disponible sur Kaseya Quote Manager. Grâce à cette intégration, la création de devis gagne en rapidité et en précision, et s’adapte parfaitement au fonctionnement de votre entreprise.

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