Por Joshua Oakes, IT Glue, artigo especial para a Kaseya
Com que frequência você avalia a cultura da sua organização? Não com muita frequência, certo? A cultura organizacional é um daqueles conceitos difusos — você sabe o que é quando vê, mas é muito difícil defini-la com precisão e ainda mais difícil mudá-la. No entanto, mudar sua cultura é muitas vezes necessário, especialmente quando todo o setor de MSP está se transformando ao seu redor. Como se o fluxo constante de novas tecnologias e oportunidades de negócios não fosse caótico o suficiente, há também o fato de que os MSPs estão se tornando cada vez mais maduros operacionalmente. Se a cultura da sua empresa for estática, você corre o risco de ficar para trás.
Tomemos a documentação como exemplo. Pela nossa experiência, a maioria dos líderes de MSPs está plenamente ciente do valor de uma boa documentação. O problema é fazer com que suas equipes a elaborem. Mas como? Depois de trabalhar com milhares de MSPs na implementação IT Glue, temos uma boa compreensão do que é necessário para construir uma cultura de documentação em sua equipe. Por isso, vamos compartilhar um pouco do conhecimento que adquirimos.
Começa no topo
Os líderes lideram. Não há outra maneira de dizer isso. Se a sua liderança executiva não estiver envolvida com a documentação, ninguém mais estará. Mas quando o CEO declara que a documentação é uma prioridade, isso dá o tom. Mas isso não pode ser apenas conversa. A gerência precisa criar incentivos para que a equipe documente, fazer investimentos em automação para facilitar o processo e garantir que os técnicos tenham tempo suficiente para documentar adequadamente. A documentação deve ser incorporada em seus processos.
Automatizar
Seus técnicos não querem fazer um monte de tarefas rotineiras, assim como você não quer. Eles farão isso se você pedir, mas isso não é criar uma cultura de documentação. Automatize o máximo de documentação que puder. Onde não existem integrações nativas, elas podem ser criadas. Quanto mais o trabalho de rotina for automatizado, mais a sua equipe se envolverá com o trabalho restante.
Gamificar
Crie incentivos para a conclusão da documentação. Ofereça prêmios para o melhor documentador da semana. Associe um pequeno bônus à conclusão da documentação da equipe para que seja um esforço de equipe. Se você quiser reunir as pessoas no fim de semana para uma explosão heróica de documentação, faça disso um fim de semana divertido. Mas a gamificação fornece motivação intrínseca para documentar, especialmente quando associada a pequenas recompensas.
Loop de feedback positivo
Quanto mais você documentar, mais os técnicos perceberão os benefícios da documentação. Ouvimos isso o tempo todo de nossos parceiros - até mesmo os técnicos céticos são conquistados quando veem como o trabalho deles fica mais fácil com um ambiente bem documentado. Deve chegar um ponto em que eles também se responsabilizem uns pelos outros para garantir que a documentação esteja completa.
Cada uma dessas quatro etapas pode ajudar a criar uma cultura de documentação. Isso começa no topo, sem dúvida, e termina com todos os membros da sua equipe envolvidos com a documentação. As respostas de nossos parceiros variam quanto ao tempo que isso leva, mas sabemos que quanto mais desses elementos você tiver, mais forte se tornará sua cultura de documentação.
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