CapEx x OpEx: o que é melhor para o orçamento de TI?
Antes do advento dos serviços em nuvem, as empresas geralmente precisavam adquirir seus ativos de infraestrutura de TI — um gasto de capital (CapEx) — ou alugá-los — um gasto operacional (OpEx). No entanto, com a adoção dos modelos Infraestrutura como Serviço (IaaS) e Software como Serviço (SaaS), as organizações têm conseguido direcionar uma parcela maior de seus gastos com TI para as despesas operacionais (OpEx). Neste blog, vamos analisar por que a OpEx apresenta vantagens em relação ao CapEx quando se trata de orçamento de TI.
Mas, antes de mais nada, vamos entender o básico sobre as diferenças entre CapEx e OpEx, já que isso é essencial para qualquer pessoa envolvida na tomada de decisões financeiras. O CapEx e o OpEx são tratados de maneira muito diferente no que diz respeito à contabilidade e à tributação da empresa.
O que significa CapEx?
CapEx, ou despesa de capital, refere-se aos custos iniciais únicos incorridos com ativos que serão utilizados no futuro. Uma aquisição de capital aparece no balanço patrimonial da empresa e sofre depreciação ao longo de sua vida útil. A empresa espera obter valor desse ativo por um período superior a um único ano fiscal.
Como o custo inicial pode ser considerável, o planejamento do orçamento para CapEx envolve reservar uma verba para esse tipo de aquisição. Isso geralmente também significa que é necessário seguir um processo mais rigoroso para obter as aprovações necessárias para essas aquisições.
No que diz respeito à tributação, as deduções de CapEx devem ser amortizadas ao longo da vida útil do ativo.
O que significa OpEx?
OpEx refere-se às despesas operacionais diárias que sustentam os negócios. Normalmente, elas incluem despesas gerais e administrativas, salários dos funcionários, pesquisa e desenvolvimento, custo dos produtos vendidos (COGS), manutenção, custos de reparo, aluguéis, etc.
Ao contrário do CapEx, o OpEx não apresenta custos iniciais ou apresenta custos iniciais baixos e permite que as empresas distribuam suas despesas ao longo de um período. As despesas operacionais são incluídas na demonstração de resultados da empresa referente ao período em que são incorridas. Para fins fiscais, as aquisições de OpEx realizadas em um único ano fiscal podem ser deduzidas integralmente. Não haverá amortização dessas despesas, uma vez que esses itens são totalmente consumidos no ano fiscal.
CapEx e OpEx em TI
Na área de TI, o CapEx corresponde aos custos incorridos com a aquisição de infraestrutura, como hardware (por exemplo, servidores) e equipamentos, que geralmente têm uma vida útil de dois a dez anos, dependendo do valor da depreciação. Com um item orçamentário de CapEx, a empresa incorre na despesa no presente e espera gerar lucro no futuro.
As despesas operacionais (OpEx) em TI incluem custos com licenças de SaaS, assinaturas de IaaS, serviços prestados por contrato, internet e serviços públicos. Como as despesas operacionais correspondem a custos correntes, nenhum benefício futuro para a empresa é contabilizado em um modelo de OpEx.
Quais despesas de TI estão incluídas no CapEx?
Algumas despesas de TI incluídas no CapEx são:
- Infraestrutura de TI, que inclui os custos de aquisição de ativos de hardware e software. No caso do software, isso se aplicaria ao modelo tradicional de licença perpétua, no qual se faz um grande pagamento inicial e se “possui” o software para sempre.
- Custos de atualização de ativos, como o aumento da memória do servidor.
- Patentes, marcas registradas, direitos autorais (ou seja, ativos intangíveis).
- Edifícios (por exemplo, centros de dados).
Quais despesas de TI estão incluídas no OpEx?
As despesas operacionais (OpEx) incluem os custos de TI para:
- Assinaturas de computação em nuvem (por exemplo, IaaS, SaaS ou PaaS)
- Arrendamentos de equipamentos
- Manutenção de software (por exemplo, associada a uma licença perpétua) – normalmente custos anuais
- Assinaturas de software
- Serviços públicos, de telecomunicações e de internet
CapEx x OpEx
| CapEx | OpEx |
|---|---|
| No CapEx, espera-se que os ativos adquiridos gerem valor além de um único ano, proporcionando assim valor de longo prazo à empresa. Geralmente, isso envolve um grande custo inicial. | No OpEx, o item é totalmente “consumido” no exercício fiscal em que é adquirido. O custo pode ser distribuído ao longo do ano, por exemplo, na forma de um pagamento mensal de assinatura. |
| Os ativos de CapEx devem ser depreciados e deduzidos de forma amortizada ao longo da vida útil do ativo. | As despesas operacionais (OpEx) são integralmente dedutíveis no exercício fiscal em que são incorridas. |
| O CapEx exige um orçamento preciso, o que pode tornar a estimativa de custos bastante complicada. Por isso, há risco de superestimar ou subestimar o orçamento no modelo de CapEx. É provável que sejam necessários níveis mais altos de aprovação orçamentária para uma grande aquisição de CapEx. | O OpEx é um custo recorrente e geralmente é incorrido mensalmente ou anualmente. O baixo custo inicial — ou a ausência dele — associado a uma aquisição de OpEx significa que a aprovação do orçamento costuma ser mais fácil. |
| As aquisições de ativos de CapEx geralmente oferecem menos flexibilidade. É mais difícil aumentar ou diminuir a capacidade nesse modelo. | As aquisições de OpEx, como assinaturas de SaaS e IaaS, oferecem maior flexibilidade para aumentar ou diminuir a capacidade. |
É melhor usar OpEx ou CapEx?
A aquisição de hardware de TI e a realização de um gasto de capital oferecem a vantagem de um maior controle sobre esses ativos. No entanto, isso acarreta altos custos iniciais e uma contabilidade mais complexa ao longo da vida útil dos ativos. Além disso, a compra de equipamentos limita você a um determinado nível de capacidade que é relativamente difícil de alterar.
O modelo de gastos OpEx é mais simples, mais flexível e potencialmente mais econômico. Geralmente, ele exige um processo de aprovação orçamentária menos rigoroso e é mais fácil de administrar do ponto de vista contábil. As empresas podem adquirir assinaturas de serviços em nuvem que fornecem uma parcela maior de sua infraestrutura de TI e têm menos com o que se preocupar no que diz respeito à manutenção de hardware e outros custos. Elas também podem aumentar ou diminuir facilmente a capacidade do serviço. É por isso que muitas empresas preferem o modelo OpEx ao modelo CapEx, em busca de maior agilidade nos negócios, menores custos iniciais e custos de gestão reduzidos.
A decisão sobre qual modelo de gastos é o mais adequado para a sua empresa em um determinado caso dependerá de vários fatores, como políticas corporativas, disponibilidade de caixa e seus objetivos comerciais.
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