Antes do advento dos serviços em nuvem, as empresas geralmente tinham de comprar seus ativos de infraestrutura de TI - uma despesa de capital (CapEx) - ou alugá-los - uma despesa operacional (OpEx). No entanto, com a adoção dos modelos de infraestrutura como serviço (IaaS) e software como serviço (SaaS), as organizações puderam transferir mais de seus gastos com TI para as despesas operacionais (OpEx). Neste blog, vamos dar uma olhada no motivo pelo qual o OpEx leva vantagem sobre o CapEx quando se trata de orçamento de TI.
Mas, primeiro, vamos entender basicamente as diferenças entre CapEx e OpEx, pois isso é essencial para qualquer pessoa envolvida na tomada de decisões financeiras. O CapEx e o OpEx são tratados de forma muito diferente no que diz respeito à contabilidade e à tributação da empresa.
O que significa CapEx?
CapEx, ou despesas de capital, refere-se aos custos iniciais únicos incorridos com ativos que serão utilizados no futuro. Uma aquisição de capital consta no balanço patrimonial da empresa e sofre depreciação ao longo de sua vida útil. A empresa espera obter valor desse ativo por um período superior a um único exercício fiscal.
Como o custo inicial pode ser substancial, o orçamento para CapEx envolve a reserva de algum dinheiro para esses tipos de compras. Geralmente, isso também significa que é necessário seguir um processo mais rigoroso para obter aprovações para essas compras.
Quando se trata de tributação, as deduções de CapEx devem ser amortizadas ao longo da vida útil do ativo.
O que significa OpEx?
OpEx refere-se às despesas operacionais diárias que sustentam os negócios. Normalmente, incluem despesas gerais e administrativas, salários dos funcionários, pesquisa e desenvolvimento, custo dos produtos vendidos (COGS), manutenção, custos de reparos, aluguéis, etc.
Ao contrário do CapEx, o OpEx não tem custos iniciais, ou estes são baixos, e permite que as empresas distribuam suas despesas ao longo de um período. As despesas operacionais são incluídas na demonstração de resultados da empresa no período em que são incorridas. Para fins fiscais, as despesas operacionais realizadas em um único exercício fiscal podem ser deduzidas integralmente. Não haverá amortização dessas despesas, uma vez que esses itens são totalmente consumidos no exercício fiscal.
CapEx e OpEx em TI
Em TI, o CapEx corresponde aos custos incorridos para a compra de infraestrutura, como hardware (por exemplo, servidores) e equipamentos, que geralmente têm uma vida útil de dois a dez anos, dependendo do valor da depreciação. Com um item orçamentário de CapEx, a empresa incorre na despesa no presente e espera gerar lucro no futuro.
O OpEx em TI inclui custos de licenças de SaaS, assinaturas de IaaS, serviços baseados em contratos, Internet e serviços públicos. Como o OpEx corresponde aos custos atuais, nenhum benefício futuro para a empresa é contabilizado em um modelo OpEx.
Quais despesas de TI estão incluídas no CapEx?
Algumas despesas de TI que estão incluídas no CapEx são:
- Infraestrutura de TI, que inclui custos de aquisição de ativos de hardware e software. No caso do software, isso se aplicaria ao modelo tradicional de licença perpétua, no qual você faz um grande pagamento inicial e "possui" o software para sempre.
- Custos de atualização de ativos, como o aumento da memória do servidor.
- Patentes, marcas registradas, direitos autorais (ou seja, ativos intangíveis).
- Edifícios (por exemplo, data centers).
Quais despesas de TI estão incluídas no OpEx?
O OpEx inclui custos de TI para:
- Assinaturas de computação em nuvem (por exemplo, IaaS, SaaS ou PaaS)
- Arrendamentos de equipamentos
- Manutenção de software (por exemplo, associada a uma licença perpétua) - normalmente custos anuais
- Assinaturas de software
- Serviços de utilidade pública, telecomunicações e internet
CapEx vs. OpEx
| CapEx | OpEx |
|---|---|
| No CapEx, espera-se que os ativos adquiridos gerem valor além de um único ano, proporcionando assim valor a longo prazo para a empresa. Geralmente, isso envolve um grande custo inicial. | No OpEx, o item é totalmente "consumido" no ano fiscal em que é comprado. O custo pode ser distribuído ao longo do ano, por exemplo, como um pagamento de assinatura mensal. |
| Os ativos de CapEx devem ser depreciados e deduzidos em uma base amortizada durante a vida útil do ativo. | As despesas OpEx são totalmente dedutíveis no ano fiscal em que a despesa é incorrida. |
| O CapEx exige um orçamento preciso, o que pode tornar a estimativa de custos bastante complicada. Devido a isso, há chances de super ou suborçamentação no modelo de CapEx. É provável que sejam necessários níveis mais altos de aprovação de orçamento para uma grande compra de CapEx. | O OpEx é um custo contínuo e geralmente é incorrido mensalmente/anualmente. O custo inicial baixo ou nulo associado a uma compra OpEx significa que a aprovação do orçamento geralmente é mais fácil. |
| As compras de ativos de CapEx geralmente oferecem menos flexibilidade. Nesse modelo, é mais difícil aumentar ou diminuir a capacidade. | As compras OpEx, como as assinaturas de SaaS e IaaS, oferecem maior flexibilidade para aumentar ou diminuir a capacidade. |
Você deve usar OpEx ou CapEx?
Adquirir o hardware de TI e incorrer em uma despesa de capital lhe dá a vantagem de ter maior controle sobre esses ativos. No entanto, isso tem o custo de altos encargos iniciais e de uma contabilidade mais complexa durante a vida útil dos ativos. Além disso, a compra de equipamentos o prende a um determinado nível de capacidade que é relativamente difícil de ser alterado.
O modelo de gastos OpEx é mais simples, mais flexível e potencialmente mais econômico. Em geral, exige uma aprovação orçamentária menos rigorosa e é mais fácil de trabalhar do ponto de vista contábil. As empresas podem adquirir assinaturas de serviços em nuvem que fornecem uma parte maior de sua infraestrutura de TI e têm menos preocupações com relação à manutenção de hardware e outros custos. Elas também podem aumentar ou diminuir facilmente a capacidade do serviço. É por isso que muitas empresas preferem o modelo OpEx ao modelo CapEx para aumentar a agilidade dos negócios, diminuir os custos iniciais e reduzir os custos de gerenciamento.
Decidir qual modelo de gastos é melhor para sua empresa em um determinado caso dependerá de vários fatores, como políticas corporativas, disponibilidade de caixa e suas metas comerciais.
Confira nossa lista de verificação de orçamento de TI para 2021 para desenvolver um orçamento eficaz e garantir fundos para todas as suas iniciativas de TI.
