Preços e faturamento do MSP: modelos flexíveis

Introdução

Os Provedores de Serviços Gerenciados (MSPs) costumam utilizar diversos modelos de precificação para seus serviços de TI. Entre eles estão os modelos de faturamento baseados em valor, em dispositivos ou terminais, em usuários e em projetos. Sua ferramenta de Automação de Serviços Profissionais (PSA) deve oferecer suporte a todos esses modelos de precificação no processo de faturamento. Além disso, a solução PSA também deve oferecer o rateio automatizado do faturamento.

Detalhes do modelo de preços e faturamento do MSP

Precificação baseada no valor

O modelo de precificação baseado em valor se concentra em uma taxa fixa para toda a gama de serviços oferecidos a um cliente. Em vez de cobrar do cliente por serviços individuais, o modelo de precificação baseado em valor visa fornecer toda a gama de serviços de MSP por um único custo. A taxa fixa inclui todo o suporte de TI prestado ao cliente mensalmente.

Esse modelo é geralmente vendido como uma assinatura mensal ou anual, o que traz várias vantagens para o MSP. Em primeiro lugar, proporciona um fluxo de receita previsível. Em segundo lugar, gera margens brutas mais elevadas em comparação com outros modelos. E, por fim, facilita o gerenciamento do quadro de funcionários e da utilização dos técnicos.

Nesse modelo, o MSP geralmente cuida de toda a área de TI do cliente — tornando-se, na prática, seu departamento de TI terceirizado. Os clientes são cobrados pelo valor que esses serviços agregam aos seus negócios, como o próprio nome sugere.

Normalmente, a definição de preços com base no valor é mais complexa em comparação com outros modelos de precificação. O preço final é determinado com base no custo por usuário, e o MSP costuma obter margens maiores ao longo do tempo. Nesse modelo, os custos individuais dos serviços geralmente não são divulgados ao cliente.

Assim, o preço efetivo da solução completa varia de um cliente para outro, dependendo de diversos fatores, incluindo níveis de serviço e suporte (com base nos Acordos de Nível de Serviço), mercados verticais e assim por diante. Embora o MSP possa personalizar o preço das soluções em cada contrato de serviço para obter o máximo de lucratividade, os clientes desfrutam da simplicidade de uma solução completa para todas as suas necessidades de TI por um único preço.

Preços por faixas

Um dos modelos de precificação mais populares entre os MSPs, a precificação em níveis consiste em oferecer ao cliente diversos pacotes de serviços agrupados, com diferentes faixas de preço. Esses pacotes de serviços podem ser classificados em níveis como Bronze, Prata, Ouro e Platina, por exemplo, com os preços aumentando à medida que mais serviços são adicionados aos pacotes.

Cada um desses níveis oferece um conjunto específico de serviços e suporte. Por exemplo, um pacote básico de gerenciamento de desktops (nível Bronze) pode incluir gerenciamento de patches, gerenciamento remoto, antivírus e suporte por telefone durante o horário comercial, a um preço inicial. Em níveis superiores, pacotes avançados (níveis Prata ou Ouro) podem oferecer ao cliente serviços adicionais, como visitas no local, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano e muito mais.

Em essência, o modelo de preços por níveis oferece aos clientes a flexibilidade de escolher o nível de pacote que melhor atenda às suas necessidades e aos parâmetros de orçamento. Cada um desses níveis é estruturado com base em recursos e custos, a um preço que garante a rentabilidade para o MSP e fornece os serviços prometidos ao cliente.

Assim como o modelo baseado em valor, o modelo por níveis é oferecido como uma assinatura mensal ou anual e oferece as mesmas vantagens mencionadas acima.

Preços baseados no dispositivo

Também conhecido como modelo de precificação por dispositivo, o modelo baseado em dispositivos exige que o cliente pague uma taxa fixa por cada dispositivo gerenciado pelo MSP, cobrada em intervalos regulares. Nesse modelo, o MSP não precisa acompanhar quantos usuários existem na organização do cliente. Trata-se de um modelo bastante simples e fácil de implementar para os MSPs, no qual os preços podem variar de acordo com os tipos de dispositivos (por exemplo, servidor, desktop, laptop, tablet, dispositivo móvel) sob gerenciamento. É comum que os MSPs cobrem um preço por dispositivo para servidores e um preço menor para dispositivos de usuários finais, por exemplo. O MSP pode facilmente apresentar cotações de preços para seus clientes em potencial. Normalmente, o cliente é cobrado por dispositivo mensalmente.

O modelo baseado em dispositivos é muito flexível, pois os clientes podem facilmente adicionar ou remover dispositivos de acordo com suas necessidades em constante mudança, e o faturamento é ajustado de acordo. Se bem integrada, sua solução PSA pode extrair diariamente informações atualizadas sobre os ativos da sua ferramenta RMM e ratear automaticamente o faturamento mensal de acordo com a variação no número de dispositivos sob gestão. (Veja a seção sobre faturamento rateado abaixo). De acordo com a Pesquisa de Referência de MSPs de 2020, quase 24% dos MSPs cobravam mais de 50% de sua clientela total com base no modelo de preços por dispositivo.

No entanto, esse modelo de precificação também apresenta algumas desvantagens. O modelo pode ser menos atraente para pequenas e médias empresas que possuem muitos usuários, cada um com vários dispositivos — por exemplo, um computador de mesa, laptop, tablet e/ou smartphone. Nesse caso, o modelo “por usuário” pode ser uma boa alternativa (veja abaixo). Além disso, como o MSP oferece vários serviços para cada dispositivo, a estrutura de taxa fixa pode não determinar com precisão o custo total da prestação de serviços e prejudicar os lucros.

Preços baseados no número de usuários

Como o nome sugere, no modelo de precificação por usuário, o cliente paga um valor fixo por usuário a cada mês, independentemente do número de dispositivos que utilize. Em essência, esse modelo cobre as necessidades de TI de cada usuário e de todos os dispositivos que ele utiliza.

Esse modelo de precificação é uma boa opção para MSPs que atendem empresas com muitos usuários individuais que utilizam vários dispositivos. De acordo com a Pesquisa de Referência de MSPs de 2020, 25% dos MSPs cobram mais de 50% de seus clientes utilizando o modelo de precificação baseado no número de usuários. Esse modelo é muito flexível e de fácil compreensão para os clientes, semelhante ao modelo por dispositivo.

Para utilizar o modelo baseado no usuário, os MSPs precisam, em primeiro lugar, determinar o preço total por usuário, incluindo o custo total da prestação de todos os serviços para um único usuário. Feito isso, o MSP pode então determinar um preço mínimo, um preço de equilíbrio e a margem de lucro. Alguns dos principais fatores que o MSP precisa levar em consideração ao definir o preço final baseado no usuário para um cliente incluem:

• Conhecimentos de informática do cliente
• Complexidade técnica da rede
• Idade da tecnologia/dos dispositivos

Precificação baseada em projetos

Muitas vezes, os MSPs prestam serviços aos seus clientes com base em projetos. A declaração de trabalho (SOW) do projeto define todas as etapas e entregas e estabelece o valor a ser cobrado. Em seguida, eles faturam o cliente de acordo com isso.

Taxa horária de mão de obra (tempo e materiais)

No modelo de precificação por taxa horária de mão de obra, os MSPs precisam calcular o tempo e os materiais investidos na gestão dos ambientes de TI de seus clientes. Esse modelo é normalmente utilizado no modelo “break-fix”, em que o MSP presta serviços sob demanda e conforme a necessidade do cliente. Para determinar uma taxa razoável e lucrativa na hora de faturar os clientes, os MSPs devem ter uma compreensão clara de seus próprios custos de mão de obra.

Existem várias variáveis que influenciam a determinação da taxa de mão de obra para serviços de TI do tipo “break-fix”, sendo o cálculo das horas faturáveis potenciais em um ano a mais importante delas. Além disso, os MSPs também devem determinar a taxa média de utilização de seus técnicos — a porcentagem de tempo faturável que um técnico dedicaria ao trabalho com o cliente.

Uma das principais considerações para que um MSP seja lucrativo na escolha da estrutura de preços é o cálculo de sua taxa horária total, incluindo custos indiretos. Isso inclui os dois componentes a seguir:

• Custo total da mão de obra faturável — O custo total da mão de obra do pessoal faturável.
• Custo total de despesas gerais — A soma de todas as despesas gerais do MSP, o que inclui pessoal não faturável e outros custos, como treinamento, aluguel, combustível, serviços de telecomunicações, serviços públicos e assim por diante.

A principal dificuldade do modelo de serviços MSP do tipo “break-fix”, que utiliza faturamento por tempo e material, é a falta de previsibilidade do fluxo de receita para o MSP. É por isso que muitos MSPs abandonaram esse modelo em favor de modelos baseados em assinatura, que tornam o fluxo de receita mais estável.

Como uma solução PSA dá suporte a esses modelos no processo de faturamento

Uma solução robusta de Automação de Serviços Profissionais (PSA) pode ajudar a otimizar seu processo de faturamento de clientes e facilitar o gerenciamento de suas finanças com mais eficiência e precisão. A solução PSA adequada oferecerá suporte a todos os modelos de precificação mencionados acima e ajudará os MSPs a construir relacionamentos leais e duradouros com os clientes.

Aqui estão algumas considerações importantes sobre como uma solução de PSA deve auxiliar na gestão do processo de faturamento:

Considerações sobre o faturamento baseado em dispositivos

Sua solução PSA deve se integrar à sua ferramenta de Monitoramento e Gerenciamento Remoto (RMM) para obter as informações mais recentes sobre os ativos de TI por meio de um processo diário de sincronização de ativos. Com essas informações atualizadas, sua ferramenta PSA pode gerar faturas precisas com base nos dispositivos. Sempre que seu cliente adicionar ou remover dispositivos de sua assinatura do “ managed services ”, sua solução PSA poderá usar as informações atualizadas dos ativos provenientes da sua ferramenta RMM e ratear automaticamente o faturamento mensal de acordo com a variação no número de dispositivos sob gerenciamento.

Considerações sobre o faturamento por usuário

Assim como o modelo de cobrança baseado em dispositivos, o modelo de cobrança baseado em usuários também é fácil de implementar com a ajuda de integrações a outras fontes de dados de usuários. A solução PSA pode obter informações dos usuários a partir do Active Directory e utilizá-las para calcular as faturas mensais dos seus clientes. À medida que os negócios de seus clientes crescem e eles continuam adicionando usuários à assinatura de serviços MSP, sua solução PSA pode utilizar as informações atualizadas dos usuários do Active Directory e ratear automaticamente o faturamento mensal com base na variação do número de usuários sob gestão. A integração entre sua solução PSA e o Active Directory também torna a integração de novos usuários mais rápida e fácil.

Faturamento proporcional para usuários e dispositivos

O faturamento proporcional significa simplesmente que a fatura reflete quaisquer alterações feitas no meio de um ciclo de faturamento. Em outras palavras, você faturaria seus clientes por novos usuários ou dispositivos adicionados no meio do mês, pela parcela do mês em que estiverem sob gestão, caso o faturamento seja mensal. Sempre que houver modificações nas datas de vigência do serviço ou nas unidades de serviço dentro de um período de faturamento, as faturas são ajustadas de acordo. Com o faturamento proporcional, você não perde pagamentos por unidades de serviço que são faturáveis por uma parte do ciclo de faturamento.

O recurso de faturamento proporcional é indispensável para uma solução PSA completa. A solução PSA adequada automatiza o cálculo proporcional para economizar tempo e garante que você fature seus clientes com precisão em meses parciais.

Considerações sobre o faturamento com base em tarifa por hora

No modelo de precificação por hora, é fundamental que um MSP registre todas as horas faturáveis para calcular com precisão o valor devido pelo cliente. Ao faturar nesse modelo, seus técnicos devem se certificar de criar um novo ticket de serviço para cada problema atendido e resolvido para o cliente, mesmo que isso leve apenas 10 minutos. Com a ajuda de sua solução de PSA, você pode registrar facilmente todo o tempo faturável para garantir um faturamento preciso e obter insights sobre as taxas de utilização dos técnicos.

Para que seus técnicos possam acompanhar de perto os tickets de todos os serviços prestados ao cliente, uma solução de PSA que possa ser acessada e gerenciada por meio de um aplicativo móvel é uma vantagem real. Um aplicativo móvel agiliza o gerenciamento dos tickets de serviço quando os técnicos estão no local do cliente.

Principais recursos do PSA necessários para otimizar o faturamento

Painel Financeiro

Para otimizar seu processo de faturamento, sua solução de PSA deve oferecer um painel de controle com os diversos detalhes associados ao faturamento de clientes. Ela deve fornecer uma visão geral de informações importantes, como a receita por cliente, contratos que estão prestes a vencer, os serviços que precisam ser faturados mensalmente, sua lista de tarefas e assim por diante, tudo em uma única visualização completa.

Automação de faturamento

Faturar seus clientes mensalmente pode ser uma tarefa trabalhosa para sua equipe de serviços. No entanto, uma solução PSA que automatize seu processo de faturamento pode ser um divisor de águas. Com a solução PSA certa, você pode automatizar todo o seu processo de faturamento, desde serviços prestados por hora ( managed services ) até projetos com preço fixo. A automação do faturamento não só economiza tempo, mas também garante a precisão.

Revisão de faturamento

A solução de PSA ideal não deve apenas ajudar a automatizar o processo de faturamento, mas também permitir que você verifique se há erros nas faturas. O recurso de revisão de faturas da sua solução de PSA ajuda a manter a confiança dos seus clientes no seu MSP.

Faturas

Uma solução abrangente de PSA pode simplificar o faturamento, gerando automaticamente as notas fiscais com base nos seus registros de controle de horas e despesas.

Integrações

O módulo de cobrança e faturamento da sua solução PSA deve oferecer integração perfeita com softwares de contabilidade de terceiros, como o QuickBooks, para um gerenciamento rápido e fácil dos pagamentos da empresa.

O Kaseya BMS atende a todas as suas necessidades de faturamento como MSP

O Kaseya BMS ajuda a simplificar o faturamento de TI para você e seus clientes. Alguns de seus principais recursos, que permitem que você mantenha o controle do faturamento do seu MSP, incluem:

• Painel financeiro
• Faturamento proporcional
• Faturamento automatizado
• Gerenciamento de faturas
• Registro de horas faturáveis
• Integração com aplicativos financeiros comuns, como o QuickBooks e o Xero

Com o aplicativo móvel Kaseya Fusion, você pode criar, gerenciar e atualizar tickets de serviço do BMS sempre que resolver um problema para seus clientes, a qualquer hora e em qualquer lugar. Isso ajuda a acompanhar e calcular com precisão o total de horas faturáveis para cada um de seus clientes e garante que você seja remunerado por todo o esforço que investe na gestão de TI para eles.

Tome a decisão certa hoje mesmo

Com tantas opções disponíveis no mercado, escolher a solução de PSA certa pode ser uma tarefa desafiadora. Mas, agora que você tem uma ideia mais clara do que deve levar em consideração ao procurar uma solução de PSA, está mais bem preparado para tomar uma decisão bem informada com base nas suas necessidades de preços e faturamento.