¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio es un término genérico que se utiliza para describir los distintos enfoques que se adoptan con el fin de preparar, ayudar y apoyar a los empleados, equipos, departamentos y organizaciones a llevar a cabo un cambio organizativo.
En lo que respecta a las TI, la gestión del cambio implica la aplicación de prácticas que pueden ayudar a minimizar la interrupción temporal de los servicios de TI cuando se realiza algún cambio en sistemas y servicios críticos.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión del cambio?
El principal objetivo de la gestión de cambios es reducir los incidentes y cumplir las normas reglamentarias. Las prácticas de gestión de cambios están diseñadas para garantizar la gestión rápida y eficaz de cualquier cambio que se realice en la infraestructura de TI.
Independientemente de si se trata de resolver problemas en el código, gestionar servicios existentes o implementar otros nuevos, la gestión de cambios ayuda a minimizar riesgos, evitar cuellos de botella, proporcionar contexto, mantener la transparencia y romper silos.
¿Por qué es importante la gestión del cambio?
Según un artículo de Forbes, la gestión del cambio es la clave para guiar a las empresas hacia la "nueva normalidad" en 2021. La gestión del cambio es importante por muchas razones. Ayuda a las organizaciones:
- Estar al día de los nuevos avances tecnológicos y de la evolución del mercado
- Implicar a cada empleado en el plan de cambio, sentando así las bases para el éxito posterior.
- Superar la resiliencia a las iniciativas de cambio radical
- Mejorar el rendimiento y la productividad generales e impulsar la innovación
- Reducir los residuos y en consecuencia, los costos
¿Cómo funciona la gestión del cambio?
La gestión del cambio implica la aplicación de un conjunto de herramientas y un proceso estructurado para implementar un cambio con el fin de lograr el resultado deseado. Una investigación de Harvard Business Review indica que un conjunto persistente de pequeños cambios orquestados es el mejor enfoque para impulsar cambios amplios y duraderos en una organización.
Sin embargo, en lo que respecta a la gestión del cambio, no existe una "talla única". No existe un único modelo o proceso de gestión del cambio que se pueda seguir en todas las situaciones. No obstante, analizaremos algunos tipos básicos y principios esenciales que se aplicarán a casi todas las actividades de gestión del cambio.
¿Cuáles son los tres niveles de la gestión del cambio?
La gestión del cambio se produce en tres niveles diferentes, como se explica a continuación:
1. El cambio individual: Como su nombre indica, la gestión del cambio individual se centra en comprender cómo experimentarán el cambio cada uno de los empleados y qué necesitarán para adaptarse con éxito al cambio. La gestión del cambio individual también implica el conocimiento de cómo una organización puede ayudar a sus empleados a realizar la transición. Implica el uso de disciplinas como la neurociencia y la psicología para comprender mejor las reacciones humanas al cambio.
2. Cambio organizativo: La gestión del cambio organizativo nos indica los pasos y las medidas que hay que adoptar a nivel de proyecto o iniciativa para apoyar a los cientos o miles de personas afectadas por un proyecto. El cambio organizativo se divide a su vez en tres categorías:
- Cambio evolutivo: El cambio evolutivo está orientado a mejorar los procesos, condiciones, métodos, competencias o niveles de rendimiento existentes. Algunos ejemplos son la mejora de los procesos de trabajo, el desarrollo de equipos, la formación en comunicación interpersonal y el aumento de la calidad o las ventas.
- Cambio transitorio: El cambio transitorio suele aplicarse para sustituir un proceso existente por otro nuevo. Algunos ejemplos habituales de cambio transitorio son las fusiones y adquisiciones y las reestructuraciones empresariales.
- Cambio transformacional: El cambio transformacional se refiere a un cambio radical que crea la necesidad de cambios en los comportamientos o la adopción de nuevos comportamientos para los empleados de la organización. Implica grandes cambios culturales o estratégicos, la aplicación de cambios operativos a gran escala, la adopción de tecnologías radicalmente diferentes, etc.
3. Cambio en la empresa: La última pata de la gestión del cambio, el cambio empresarial, se refiere al despliegue sistemático de procesos, herramientas y habilidades de gestión del cambio en toda la organización. La gestión del cambio empresarial permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y seguir mejorando hasta convertirse en una versión mejor. Toda la organización adopta colectivamente las iniciativas estratégicas que se toman para adoptar nuevas tecnologías y destacar entre la competencia.
¿Cuáles son las 7 R de la gestión del cambio?
El marco de las 7 R de la gestión del cambio representa los siete puntos más importantes que deben tenerse en cuenta al aplicar el proceso de gestión del cambio. He aquí siete preguntas que debe plantearse antes de emprender el proceso de gestión del cambio:
- Formulada - ¿Quién ha formulado la solicitud de cambio?
- Motivo - ¿Cuál es el MOTIVO del cambio?
- Retorno - ¿Qué RETORNO se requiere del cambio?
- Riesgos - ¿Qué RIESGOS conlleva el cambio?
- Responsable - ¿Quién es el RESPONSABLE de crear, probar y aplicar el cambio?
- Recursos: ¿qué RECURSOS se necesitan para llevar a cabo el cambio?
- Relación - ¿Cuál es la RELACIÓN entre el cambio sugerido y otros cambios?
¿Cuáles son los cinco pasos de la gestión del cambio?
El proceso de gestión del cambio, también conocido como ciclo de vida de la gestión del cambio, consta de cinco etapas:
- Identificación - Identificar y ser consciente de que se necesita un cambio. Proceder mediante una solicitud de cambio.
- Análisis - Evaluar y aprobar la solicitud de cambio. Realice una evaluación de riesgos, determine la viabilidad técnica, identifique los resultados deseados y analice los beneficios y los costos asociados.
- Planificación - Analizar el impacto de la solicitud de cambio, elaborar un plan de implementación del cambio y diseñar cómo funcionará.
- Aplicación - Ponga en marcha su plan y comunique el cambio.
- Revisión - Evaluar la aplicación, informar, revisar, etc.
¿Qué es la metodología de gestión del cambio?
Una vez que se ha decidido implantar un cambio, hay que determinar los mejores pasos que hay que dar para ejecutarlo con éxito. Y aquí es donde entra en escena la metodología de gestión del cambio. Las metodologías de gestión del cambio ofrecen un conjunto de directrices específicas que las organizaciones deben seguir para ejecutar la planificación y la implementación del cambio de la manera más eficiente.
¿Cuáles son los principales modelos de gestión del cambio?
En esta sección le explicaremos cómo son las principales metodologías o modelos de gestión del cambio:
Modelo de cambio en 8 pasos de Kotter
Desarrollado por el profesor de Harvard y experto en gestión del cambio John Kotter, el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter se centra principalmente en las personas implicadas en cambios organizativos a gran escala y en el impacto psicológico que tienen sobre ellas. Los ocho pasos son:
- Crear un sentido de urgencia para motivar a la gente
- Crear una coalición fuerte
- Defina su visión estratégica de lo que quiere conseguir
- Implicar a todos y asegurarse de que conocen su papel
- Identificar y eliminar los obstáculos
- Crear objetivos a corto plazo
- Mantener el impulso
- Instaurar los cambios
Modelo 7S de McKinsey
Desarrollado por Thomas J. Peters y Robert H. Waterman en la consultora McKinsey en los años 70, este modelo se centra en la evaluación del funcionamiento conjunto de las distintas partes de una organización. Este modelo comprende siete elementos fundamentales que las organizaciones deben tener en cuenta a la hora de implantar el cambio:
- Estrategia de cambio
- Estructura de la organización
- Sistemas y procesos empresariales
- Valores y cultura compartidos
- Estilo o forma de aplicar el cambio
- Personal implicado
- Competencias de sus empleados
Modelo ADKAR
Desarrollado por el fundador de Prosci, Jeff Hiatt, el modelo ADKAR proporciona cinco objetivos clave en los que basar su proceso de gestión del cambio. Entre ellos figuran:
- Concienciación: asegúrese de que todos los miembros de su organización comprenden la necesidad del cambio.
- Deseo - Asegúrese de que todos los implicados desean el cambio
- Conocimientos - Proporcionar información sobre cómo llevar a cabo el cambio
- Capacidad - Asegúrese de que todos los empleados tienen las habilidades y la formación necesarias para incorporar el cambio de forma regular.
- Refuerzo - Asegúrese de que el cambio se aplique y se refuerce posteriormente
Modelo de cambio de Lewin
El modelo de gestión del cambio de Lewin, uno de los más populares y aceptados, permite a las organizaciones comprender mejor el cambio estructurado y organizativo. Desarrollado por Kurt Lewin en la década de 1950, este modelo categoriza el proceso de cambio en tres pasos distintos:
- Descongelar - La fase de preparación que pretende superar la resiliencia de los empleados al cambio.
- Cambio - Etapa en la que se aplica el cambio.
- Recongelación - Etapa en la que el cambio ha sido aceptado y los empleados vuelven a su rutina.
Biblioteca de infraestructuras informáticas
La ITIL o Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de la Información ofrece un conjunto de buenas prácticas que las organizaciones deben seguir para agilizar el proceso de gestión del cambio y facilitar al equipo de TI la priorización y aplicación eficaz de los cambios sin causar ningún impacto adverso en los niveles de servicio acordados.
Asistencia en la gestión del cambio con Kaseya
Kaseya ofrece la metodología y las herramientas necesarias para ayudar a una empresa a adoptar ITIL, el estándar más utilizado para el funcionamiento eficiente de una organización de TI.Ponte en contacto con nosotrospara obtener más información.
