IT-Management-Reifegrad für KMU – Wo stehen Sie?

An IT-Reifegradmodellen mangelt es nicht; dabei handelt es sich um Leitfäden für den Aufbau und die Optimierung einer fortschrittlichen IT-Infrastruktur.

Diese Modelle wurden vor Jahren entwickelt, als große Beratungsunternehmen und Systemintegratoren wie IBM und die Electronic Data Systems Corp. (EDS), die mittlerweile zu HP Enterprise gehört, die Abläufe großer Unternehmen analysierten. Anschließend erarbeiteten sie einen detaillierten Plan, um die IT zu vereinfachen und sie effizienter und produktiver zu gestalten.

Sogar Microsoft stieg vor einem Jahrzehnt mit seinem „Infrastructure Optimization“ (IO)-Framework in diesen Bereich ein – einem Reifegradmodell, das vor allem darauf abzielt, Microsoft-Umgebungen zu modernisieren.

Keiner dieser Ansätze ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) geeignet. Dabei sind es gerade die KMU, die diese Art von Unterstützung am dringendsten benötigen. Aus diesem Grund hat Kaseya ein IT-Management-Reifegradmodell speziell für Unternehmen mit weniger als 50 bis zu 3.000 Mitarbeitern entwickelt.

Und nicht nur das: Wir führen jedes Jahr umfangreiche Untersuchungen durch, um herauszufinden, wie die erfahrensten IT-Abteilungen in KMU vorgehen und welche Erkenntnisse sie uns anderen vermitteln können.

Ein Reifegradmodell speziell für KMU

Hier finden Sie eine Übersicht über das fünfstufige Reifegradmodell von Kaseya:

Ermittlung Ihres IT-Reifegrades nach dem Kaseya-Modell

Wenn Sie Ihren Reifegrad kennen, können Sie sich Ziele setzen, um höhere Stufen zu erreichen. Und je höher Sie aufsteigen, desto einfacher wird die Arbeit in der IT. Ach ja, und gleichzeitig werden Sie auch noch viel effektiver. Was kann da schon schiefgehen?

In unserem Artikel „Benchmarking Ihrer IT-Reife“ erläutern wir, dass Ihr IT-Team mit steigendem Reifegrad weniger Zeit damit verbringt, „Brände zu löschen“, und stattdessen mehr Zeit in die Entwicklung und Umsetzung von Strategien investieren kann. Ihre IT-Abteilung wandelt sich von einer Kostenstelle zu einem Innovationsmotor, der den Geschäftserfolg vorantreibt.

Hier sind die fünf Stufen des IT-Management-Reifegradmodells von Kaseya:

• REAKTIV: Auf individuelle Herausforderungen und Anfragen der Nutzer eingehen
• EFFIZIENT: Systematisches Vorgehen bei der Lösung bekannter Probleme und der Bewältigung alltäglicher Aufgaben
• PROAKTIV: Ein proaktiver Ansatz beim IT-Management, der wiederkehrende Aufgaben und zahlreiche Korrekturmaßnahmen automatisiert
• ABGESTIMMT: Überwachung und Steuerung im Hinblick auf Service Level Agreements (SLAs) oder Verfügbarkeits-/Leistungserwartungen
• STRATEGISCH: Erreichen von operativer Exzellenz im IT-Bereich und Übernahme einer strategischen Rolle bei der Förderung geschäftlicher Innovationen

Phase 1 – Reaktiv

Wie Sie sehen können, ist die unterste Stufe, „Reaktiv“, die stressigste, die ineffizienteste und bringt den geringsten Mehrwert für das Unternehmen. Sie kommt einem Ad-hoc-Szenario so nahe, wie man es sich nur vorstellen kann.

Diese Phase ist dadurch gekennzeichnet, dass sich IT-Abteilungen mit kurzfristigen Herausforderungen auseinandersetzen und keine Zeit haben, wirklich vorausschauend zu denken und zu handeln. Das ist kein Vorwurf, aber es gibt weitaus bessere Möglichkeiten, die Dinge anzugehen. Ohne angemessene Planung und Prozesse ist die IT zu sehr damit beschäftigt, Brände zu löschen, um den Betrieb am Laufen zu halten, und kann sich nicht auf neue Dienste konzentrieren. Das Ergebnis ist ein ständiger Kampf und ein hektisches Hin und Her, um Probleme zu beheben.

Diese Schwachstellen treten zutage, wenn sowohl die Führungskräfte als auch die IT-Abteilung die Ineffizienzen erkennen und keine andere Wahl haben, als sich damit auseinanderzusetzen.

Die Lösung besteht darin, ein höheres Niveau anzustreben. Dabei geht es nicht um das eigene Ego, sondern um die Effizienz der IT.

Phase 2 – Effizient

„Effizient“ klingt ziemlich gut, und das ist es auch. Nur könnte es noch viel besser sein. Auf dieser Ebene gibt es ein System zur Bewältigung wiederkehrender Probleme sowie Prozesse und Werkzeuge, um:

• Sicherheit und Compliance auf grundlegender Ebene gewährleisten
• Systemverwaltung und Berichterstellung in einer einzigen Übersicht zusammenfassen
• Prüfungen durchführen sowie Geräte und Netzwerke erfassen

Der große Durchbruch besteht in einem systematischen Managementprozess, der durch fortschrittliche Tools unterstützt wird, welche die IT-Effizienz steigern. In dieser Phase verfügt die IT über Lösungen, mit denen IT-Ressourcen zentral verwaltet und ausgewertet werden; alle Systeme werden hinsichtlich Sicherheit, Leistung und Betrieb überwacht; und es finden regelmäßige Prüfungen der IT-Ressourcen statt, um sicherzustellen, dass diese vollständig erfasst sind und einer Überwachung sowie Schutzmaßnahmen unterliegen.

Es wurden Maßnahmen zum Schutz vor Viren und Malware ergriffen, Passwörter müssen sicher sein und regelmäßig aktualisiert werden, und es gibt eine strenge Benutzerauthentifizierung.

Das ist alles gut und schön, aber es gibt noch viele Probleme, die angegangen werden müssen. In dieser Phase handelt die IT noch nicht proaktiv.

Phase 3 – Proaktiv

Mit der Stufe „Proaktiv“ kommen Sie wirklich voran – und zwar in die richtige Richtung. Der Schlüssel liegt darin, mithilfe von IT-Automatisierung die Betriebsabläufe sicherer und effizienter zu gestalten.

Auf diese Weise entfällt ein Großteil der Routinearbeit im IT-Bereich, da diese Aufgaben automatisiert werden und garantiert regelmäßig ausgeführt werden – darunter das Installieren von Patches und Updates, das Einrichten neuer Virendefinitionen und vieles mehr.

Die Wartung kann automatisiert und ereignisgesteuert erfolgen. Ist beispielsweise eine Festplatte zu voll, kann sie automatisch bereinigt werden. Im Falle eines früheren Ausfalls können Backups ohne Eingreifen eines Administrators erneut durchgeführt werden.

Noch besser ist, dass Automatisierung auch zur Problemlösung eingesetzt werden kann. Und zwar nicht nur als Reaktion auf Probleme, sondern auch, um aufkommende Probleme proaktiv zu erkennen und sie oft ohne nennenswerten Eingriff des IT-Personals zu lösen.

Diese Phase stellt einen enormen Durchbruch dar, und diejenigen, die sie erreicht haben, können stolz darauf sein. Allerdings entsprechen IT-Dienstleistungen noch nicht immer genau den geschäftlichen Anforderungen – wie beispielsweise die Einführung neuer Dienste oder Anwendungen, um die Produktivität der Endnutzer zu steigern oder die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern.

Stufe 4 – Ausgerichtet

In dieser vorletzten Phase, „Aligned“, geht es darum, dass die IT die geschäftlichen Prioritäten nahtlos und effektiv erfüllt – und diese Anforderungen sogar bereits erkennt, bevor sie aufgefordert wird, sie zu erfüllen.

Auf dieser Ebene besteht zwischen der IT und den Führungskräften aus dem Geschäftsbereich eine umfassende und detaillierte Einigung über die Dienstleistungen und Service-Levels. Da die IT vollständig automatisiert und messbar ist, kann das technische Personal den Großteil seiner Arbeit darauf konzentrieren, echten geschäftlichen Mehrwert zu schaffen. Das Einzige, was noch fehlt, ist, der IT einen umfassenden Überblick über zukünftige strategische Anforderungen zu verschaffen, die durch neue Technologien ermöglicht werden können.

Fünfte Phase – Strategisch

Auf der strategischen Ebene erreicht die IT ihren Höhepunkt und zeigt, was sie kann. Nun ist die IT zu 100 % daran beteiligt, das Unternehmen voranzubringen. Gleichzeitig laufen die Dienste mit maximaler Effizienz und sind genau auf die Kerngeschäftsziele des Unternehmens zugeschnitten. Das Ergebnis ist, dass das Unternehmen bei Umsatz, Gewinn und Innovation wächst.

Microsoft auf dem richtigen Weg zur Reife

Vor etwa einem Jahrzehnt hat Microsoft das Modell zur Infrastrukturoptimierung entwickelt. Dieses Modell stimmt ziemlich gut mit dem Kaseya-Modell überein. Während Kaseya fünf Stufen unterscheidet, gibt es bei Microsoft vier: „Basic“, „Standardized“, „Rationalized“ und „Dynamic“.

Grundstufe: Viele kleine und mittlere Unternehmen befinden sich noch in dieser Phase. Hier kauft das Unternehmen Technik nach Bedarf ein, beispielsweise wenn ein PC ausfällt oder eine Festplatte den Geist aufgibt. Als Ersatz werden oft die günstigsten Lösungen gewählt, ohne Rücksicht auf Standards, Integration oder die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens.

Standardisiert: Auch wenn es sich erst um die zweite Stufe handelt, ist die Standardisierung bereits ein großer Fortschritt. Hier entsprechen Ihre wichtigsten Anwendungen und Teile der Infrastruktur einem Standard oder einer Vorlage und werden unter anderem danach ausgewählt, wie gut sie mit dem Rest Ihrer Infrastruktur zusammenarbeiten. Was hier vor allem noch fehlt, ist die Automatisierung wichtiger IT-Prozesse.

Optimiert: In dieser Phase macht die IT-Abteilung große Fortschritte. Alle Komponenten sind nicht nur standardisiert, sondern auch automatisiert und gut verwaltet.

Dynamisch: Dies stellt die Spitzenklasse für IT-Abteilungen dar, in denen das Systemmanagement vollständig automatisiert ist und die IT nicht als Kostenstelle, sondern als strategischer Geschäftsfaktor fungiert.

Eine Vielzahl weiterer Optimierungs- und Reifegradmodelle

IT-Reifegradmodelle gibt es schon so lange, dass sie selbst mittlerweile ausgereift sind. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Modelle, die diesen Bereich geprägt haben – sie alle sind auf große Unternehmen zugeschnitten und eignen sich nicht für kleine und mittlere Unternehmen.

CMMI: Die Carnegie-Mellon-Universität ist nicht nur ein technischer Vorreiter. Schließlich hat die Hochschule Mach entwickelt, eine UNIX-Variante, die heute die Grundlage für Apples Mac OS bildet. Sie gehörte zudem zu den ersten Entwicklern eines IT-Reifegradmodells. Das Software Engineering Institute der Universität hat das CMMI (Capability Maturity Model Integration) entwickelt. Dieses Modell legt einen starken Fokus auf Organisationen, Prozesse und Menschen.

MIT: Eine weitere Bildungseinrichtung, das renommierte Massachusetts Institute of Technology (MIT), verfügt über ein vierstufiges IT-Betriebsmodell, das vom Center for Information Systems Research entwickelt wurde. Im Gegensatz zu anderen Modellen stellen die Stufen keine qualitative Abstufung dar, sondern beschreiben verschiedene IT-Ansätze sowie deren Stärken und Schwächen.

Hier sind diese vier Stufen:

• Diversifizierung: Die Technologie weist nur ein minimales Maß an Integration und Standardisierung auf.
• Vereinheitlichung: Auf dieser Ebene sind sowohl eine maximale Integration als auch eine maximale Standardisierung gegeben.
• Koordination: Diese Ebene zeichnet sich durch eine hervorragende Integration aus, weist jedoch eine mangelhafte Standardisierung auf.
• Replikation: Dies ist das Gegenteil von Koordination, bei der zwar eine mangelhafte Integration, dafür aber eine hohe Standardisierung vorliegt.

IBM: Die Beratungsdienste von IBM im Bereich IT-Transformation und -Optimierung zielen darauf ab, Konzepte zu entwickeln, die die IT dabei unterstützen, ihre Infrastruktur zu vereinfachen, technologische Anpassungen als Reaktion auf sich wandelnde Marktbedingungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die IT auf die Unternehmensziele abgestimmt ist. Dies kann letztlich sogar Auswirkungen auf die Unternehmenskultur haben.

Erfahren Sie mehr über den Kaseya Maturity-Ansatz

Kaseya bietet fünf E-Books an, die Ihnen dabei helfen, Ihren eigenen Reifegrad zu ermitteln und herauszufinden, wie Sie eine höhere Stufe erreichen können.

Der erste, „Benchmarking Ihrer IT-Reife“, bietet einen Überblick über die IT-Reife von KMU und mittelständischen Unternehmen.

Das folgende E-Book enthält konkrete nächste Schritte, die Ihnen helfen sollen, jede höhere Stufe im IT-Reifegradmodell zu erreichen:

• Vom reaktiven zum effizienten Handeln

Zum Schluss bieten wir noch ein Webinar zum Thema „Bewährte Verfahren zur Bewertung Ihres IT-Reifegrades“ an.