Die 10 wichtigsten Kennzahlen für MSP-Unternehmen – Wie schneiden Sie ab?

In der MSP-Branche gibt es Dutzende möglicher Kennzahlen, die Sie nutzen können. Wenn Sie das jedoch versuchen, werden Sie Ihre gesamte Zeit mit dem Erfassen von Kennzahlen verbringen und nur sehr wenig Zeit dafür haben, das Wachstum voranzutreiben. Der Trick besteht darin, jene Kennzahlen auszuwählen, die zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Führungsstil passen.

Die MSP-Beratungsfirma Taylor Business Group(TBG) hat es sich zum Ziel gesetzt, ihren Kunden dabei zu helfen, ihren Gewinn zu steigern, und hat 10 Kennzahlen identifiziert, die ihrer Ansicht nach am wichtigsten sind, um MSPs auf Kurs zu halten, damit sie ihre Ziele erreichen können.

Es ist wichtig zu beachten, dass der erste Schritt, den Sie unternehmen sollten, bevor Sie mit der Einführung neuer Kennzahlen beginnen, darin besteht, sich zu fragen, um welche Art von Unternehmen es sich bei Ihrem eigenen oder Ihrem Arbeitgeber handelt. Es gibt MSPs, die „Lifestyle-Unternehmen“ sind. Der Inhaber kennt und liebt Technologie, arbeitet gerne mit einem kleinen, engen Kundenkreis zusammen, verdient gut und ist vollkommen zufrieden damit, das Unternehmen auf diese Weise zu führen. In diesem Fall ist die strenge Disziplin einer genauen Kennzahlenüberwachung möglicherweise nicht entscheidend für den Erfolg dieses Unternehmens.

Kennzahlen sind für wachstumsorientierte Unternehmen gedacht, argumentiert John Christophersen von TBG. Diese Unternehmen sind unternehmerisch geprägt, haben eine Vision, setzen auf eine leistungsstarke Vertriebsmaschine, investieren ihre Gewinne wieder in die Unternehmensentwicklung und steuern ihr Geschäft anhand von Zahlen und Kennzahlen.

Nachdem wir diesen Vorbehalt nun aus dem Weg geräumt haben, wollen wir uns die Kennzahlen ansehen, beginnend mit Platz 10 bis hin zu Platz 1.

10. Produktmarge

Die Produktmarge ist, um Investopedia zu zitieren, „die Differenz zwischen den Kosten der Ware oder Dienstleistung und dem Verkaufspreis; je größer die Differenz, desto höher die Marge.“

Auch TBG verwendet diese grundlegende Definition, wobei der „Verkaufserlös“ an die Stelle des „Verkaufspreises“ tritt.

Laut TBG sollte eine Marge von über 17,5 % angestrebt werden, wobei eine Marge von über 20 % bevorzugt wird. Darüber hinaus ist TBG der Ansicht, dass die Marge zumindest teilweise vom jeweiligen Produkt abhängen sollte, wobei für manche Produkte eine höhere Zielmarge erforderlich ist als für andere.

Für einen Dienstleister kann die Berechnung der tatsächlichen Kosten der verkauften Waren jedoch schwieriger sein als für einen Hersteller. Berücksichtigen Sie direkte Arbeitskosten, etwaige Kosten für die Leistungserbringung (wie beispielsweise Transportkosten, falls Reisen erforderlich sind) sowie Verkaufsprovisionen. Berücksichtigen Sie keine Gemeinkosten oder Betriebsausgaben wie Miete, Nebenkosten oder Gehälter für Mitarbeiter, die nicht direkt mit der Erbringung der Dienstleistung in Verbindung stehen.

9. Stundensätze

Diese Kennzahl erklärt sich eigentlich von selbst. Um sie als Messgröße nutzen zu können, sollte der MSP über eine klar definierte Service-Organisationsstruktur verfügen. Dazu gehören klare Stellenbeschreibungen, gut durchdachte Strategien zur Karriereplanung sowie „vordefinierte Vergütungspläne“. Die Klarheit hinsichtlich der Tarife für verschiedene Mitarbeiterebenen erleichtert die Berechnung dieser Kennzahl.

Ihre Servicepreise sollten dabei den Beträgen entsprechen, die Sie berechnen, bevor Mengen- oder sonstige Rabatte gewährt werden.

Allerdings sollte der Stundensatz, den ein MSP erhält, das 4,5-Fache des „Stundensatzes inklusive Nebenkosten“ betragen, der Steuern, Materialkosten, Versicherungen und sonstige damit verbundene Personalkosten umfasst.

8. Vertriebsvergütung

Sie sollten in den Vertrieb investieren und Ihre Vertriebsmitarbeiter angemessen vergüten, unter anderem durch ein Grundgehalt, Provisionen und Prämien. Gleichzeitig sollten Sie nicht mehr als ein Drittel Ihres Bruttogewinns für den Vertrieb ausgeben.

7. Vertriebskosten

In Bezug auf das Thema Vertriebsausgaben ist TBG der Ansicht, dass nicht mehr als 10 % Ihres Gesamtumsatzes für den Vertrieb aufgewendet werden sollten. Diese Ausgaben sollten alle Kosten für Gehälter, Provisionen und Boni umfassen. Dazu gehören auch Ausgaben für Vertriebsschulungen, Werbe- und Marketingmaßnahmen sowie sonstige Vertriebsausgaben.

6. Verwaltungskosten

Die Verwaltung ist zwar von entscheidender Bedeutung, trägt aber nicht direkt zum Aufbau des Unternehmens bei, so wie es der Vertrieb und die technische Entwicklung tun. Daher sollten diese Kosten unter Kontrolle gehalten werden – und weniger als 20 % des Umsatzes betragen.

Zu diesen Aufwendungen zählen Gehälter im Verwaltungsbereich, Sozialleistungen, damit verbundene Steuern, interne IT-Kosten sowie Gebäude- und Bürokosten. Auch wenn TBG dies nicht ausdrücklich erwähnt, umfassen die Verwaltungskosten zudem alle IT-Systeme, die das Geschäft unterstützen, wie beispielsweise Abrechnung, CRM, Finanzwesen, Projektmanagement usw.

In diesem Zusammenhang betont TBG, dass MSPs „alle nicht strategischen Kosten beseitigen oder minimieren sollten!“ Und ja, das Ausrufezeichen stammt tatsächlich von TBG.

5. Dienstnutzung

Zunächst wollen wir den Begriff „Serviceauslastung“ definieren. Laut TBG handelt es sich dabei um den „Prozentsatz der Service-Verfügbarkeitszeit, der pro Techniker abrechnungsfähig ist“.

Dieser Ansatz ähnelt einer anderen Kennzahl,diewir in einem kürzlicherschienenenBlogbeitrag mitdem Titel „Die Enzyklopädie der MSP-Kennzahlen“beschrieben haben. In diesem Beitrag haben wir die „Abrechnungsbezogene Ressourcenauslastung“ erläutert, bei der der Schwerpunkt ebenfalls auf abrechnungsfähigen Stunden liegt. In diesem Fall bewertet der MSP die Effizienz seiner Mitarbeiter, indem er das Verhältnis von abrechnungsfähigen zu unproduktiven Stunden berechnet. Wenn Sie den Stundensatz Ihrer Techniker hinzurechnen, werden Sie feststellen, wie viel Geld verloren geht, wenn die Techniker nicht an abrechnungsfähigen Aufträgen arbeiten.

4. Rentabilität von Managed-Service-Verträgen

Zu dieser Kennzahl gibt es einige ähnliche Messgrößen, darunter:

Kundenbeitrag (CC): Der Betrag, den ein MSP mit jedem Kunden erzielt, abzüglich der Kosten für die Erzielung dieser Einnahmen.

Kundeneffektivsatz (CER): Der Betrag, den ein MSP pro Kunde auf Basis des für dessen Betreuung aufgewendeten Zeitaufwands erzielt. Er ergibt sich aus den in Rechnung gestellten monatlichen Festgebühren geteilt durch die Anzahl der für diesen Kunden aufgewendeten Stunden. Daraus ergibt sich der Umsatz pro Stunde.

TBG empfiehlt die Anwendung der „ Managed Services -Vereinbarung zur Rentabilität“. Das Unternehmen ist der Ansicht, dass bei jedem Vertrag eine Bruttomarge von mindestens 65 % erzielt werden sollte. Wenn Sie weniger als diesen Wert erreichen, sind Ihre Preise zu niedrig, Ihr Servicepersonal nicht ausreichend oder Ihre Abläufe und Prozesse nicht optimal.

3. Gehälter im Dienstleistungsbereich

Zu den Funktionen und Bezeichnungen im Servicebereich zählen unter anderem Helpdesk-Mitarbeiter, NOC-Techniker und -Ingenieure, Servicemanager, leitende Ingenieure und Techniker sowie Servicekoordinatoren. Die Gehälter dieser Mitarbeiter sollten nicht mehr als ein Drittel der gesamten Serviceumsätze betragen.

Um den Service effizient zu gestalten, empfiehlt TBG, die Struktur der Serviceorganisation klar zu definieren. Dazu gehören klare Stellenbeschreibungen, gut durchdachte Strategien zur Karriereplanung und „vordefinierte Vergütungspläne“. Das Unternehmen empfiehlt außerdem, Mitarbeiter auf Einstiegsebene einzustellen und sie dann intern zu befördern. Auf diese Weise können Sie neue Mitarbeiter in Ihren spezifischen Arbeitsprozessen schulen (und müssen keine Techniker umschulen, die an andere Arbeitsweisen gewöhnt sind).  Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie durch das Angebot von Karrierewegen – und die aktive Beförderung aus den eigenen Reihen – die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung steigern.

2. Rentabilität der Serviceabteilung

Im Allgemeinen sollten Sie nicht mehr als 55 % Ihres Bruttogewinns für Dienstleistungen ausgeben. Ähnlich wie bei der Produktmarge berechnen Sie diesen Wert, indem Sie alle Ihre Dienstleistungsumsätze addieren und die Kosten der verkauften Waren – bzw. die Kosten der verkauften Dienstleistungen – abziehen. Berechnen Sie die Gehaltskosten, die in direktem Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen stehen, sowie Schulungs- oder Reisekosten, Verkaufsprovisionen und etwaige Transaktionsgebühren im Zusammenhang mit Annuitätenumsätzen.  Auch hier gilt: Gemeinkosten wie Miete und Nebenkosten sowie alle Personalkosten, die nicht direkt mit der Erbringung von Dienstleistungen zusammenhängen, werden nicht in die Kosten der verkauften Dienstleistungen einbezogen.

Ein MSP also, der Dienstleistungsumsätze in Höhe von 1,2 Millionen Dollar erzielte und Ausgaben in Höhe von 540.000 Dollar im Zusammenhang mit der Erbringung dieser Dienstleistungen hatte, würde eine Bruttogewinnmarge von mindestens 55 % bei den Dienstleistungen erzielen.

MSPs müssen Preise und Ausgaben genau im Auge behalten, um ihr Ziel zu erreichen.

Die wichtigste Kennzahl ist das Nettobetriebsergebnis

TBG ist ein großer Fan des Nettobetriebsergebnisses – einer Kennzahl, die den aktuellen Zustand eines MSP-Unternehmens ziemlich gut zusammenfasst.

Das Betriebsergebnis ähnelt dem EBITDA, mit dem Unterschied, dass das EBITDA auch Abschreibungen berücksichtigt. Das Nettobetriebsergebnis wird häufiger verwendet, da es etwas einfacher zu berechnen ist als das EBITDA.

Laut TBG sollte Ihr Nettobetriebsergebnis mindestens 10 % betragen. Gleichzeitig legt TBG Wert darauf, dass Dienstleistungen mehr als 60 % des Gesamtumsatzes ausmachen. Was die Dienstleistungsumsätze betrifft, sollten die monatlich wiederkehrenden Umsätze (MRR) mehr als 60 % des Gesamtumsatzes ausmachen.

Möchten Sie mehr erfahren?

Weitere Informationen finden Sie in der On-Demand-Version des TBG-Vortrags „Die zehn wichtigsten Zahlen“.

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