Automatización de servicios profesionales (PSA): software para aumentar la eficiencia, el éxito y la rentabilidad

Muchos MSP pierden un tiempo valioso alternando entre herramientas inconexas para gestionar su negocio, lo que reduce la productividad. Como consecuencia, acaban dedicando más tiempo a poner su negocio en orden que a gestionarlo realmente. Una solución de automatización de servicios profesionales (PSA) ayuda a los MSP a optimizar sus operaciones empresariales para que puedan controlar los costes, potenciar la eficiencia de los técnicos y aumentar la productividad. En este blog, analizaremos las características y ventajas de las herramientas PSA, así como la forma en que las empresas pueden identificar la solución más adecuada para ellas.

¿Qué es la automatización de los servicios profesionales?

La automatización de los servicios profesionales se refiere al uso de tecnología o soluciones modernas por parte de los proveedores de servicios profesionales para mejorar la eficiencia empresarial, reducir los gastos generales y aumentar la rentabilidad. Esto implica consolidar datos y procesos fragmentados en una única plataforma, como una herramienta de PSA, automatizar tareas repetitivas y utilizar los datos y la información que proporciona la herramienta para tomar mejores decisiones empresariales. Al utilizar la automatización de los servicios profesionales, los MSP pueden gestionar su negocio con la misma eficiencia que sus homólogos de mayor tamaño. Dadas sus limitaciones presupuestarias y de costes, una herramienta PSA ayuda a los MSP a maximizar el uso de sus recursos limitados para que puedan atender a más clientes sin incurrir en gastos adicionales.

Las empresas que cobran por horas facturables son las que más se benefician de la automatización de los servicios profesionales, ya que, de lo contrario, suelen perder tiempo y dinero al tener que llevar un control de estos detalles. Muchas de estas empresas dejan de ingresar una gran cantidad de dinero y, junto con otros procesos ineficientes, sus costes se disparan sin control. Al automatizar y agilizar estos procesos empresariales que son difíciles de controlar manualmente, las herramientas de PSA ayudan a las organizaciones a optimizar sus ingresos y reducir costes, garantizando la máxima rentabilidad.

Esta herramienta es ideal para empresas que desean crecer de forma rentable.

¿Qué son los servicios profesionales?

Las empresas dependen de diversos servicios para funcionar de manera eficiente. No todos estos servicios pueden gestionarse internamente, ya que no cuentan con los conocimientos técnicos ni con el presupuesto necesarios para contratar a personal especializado en ellos. Por ello, las pequeñas empresas recurren a empresas de servicios profesionales para que se encarguen de estas tareas, ya sea mediante un contrato de prestación de servicios o para proyectos concretos.

Los servicios profesionales no implican la venta física de productos, sino la aplicación de una competencia específica para la que el proveedor cuenta con una formación especializada y, en algunos casos, una licencia para ejercer. Entre los ejemplos se incluyen las empresas de contabilidad, los servicios jurídicos, las agencias de marketing, las consultoras, los servicios de selección de personal, la gestión de eventos y las empresas de tecnologías de la información, por citar algunos.

Los proveedores de servicios gestionados también entran dentro de la categoría de servicios profesionales. Aunque algunos MSP ofrecen productos de hardware y software, obtienen sus ingresos principalmente mediante la venta de sus conocimientos tecnológicos. Los MSP modernos trabajan para sus clientes de muchas más formas que la simple prestación de servicios de reparación. En función de las necesidades y los problemas de sus clientes, recomiendan el mejor diseño de infraestructura de TI y se encargan de su gestión diaria. Además, actúan como consultores de TI recomendando las mejores herramientas, soluciones y medidas a sus clientes. Hoy en día, los MSP son más proactivos en lo que respecta a la gestión de TI y la atención al cliente. En lugar de abordar los retos a medida que surgen, los anticipan y toman las medidas adecuadas para cortarlos de raíz.

¿Para qué sirve el software PSA?

Una herramienta moderna de gestión de proyectos (PSA) combina las funciones, la funcionalidad y las capacidades de las soluciones empresariales básicas en una única plataforma, de modo que las empresas pueden gestionar proyectos, recursos, tickets, presupuestos, facturación y atención al cliente, todo en un mismo lugar. Como resultado, llevar a cabo funciones críticas para el negocio, junto con las tareas operativas y administrativas, se convierte en algo muy sencillo, lo que supone un aumento significativo de la eficiencia.

Una herramienta PSA elimina los silos de información y las barreras que surgen al trabajar con herramientas dispares y descoordinadas. El sistema centraliza los detalles y los datos de los proyectos en un único lugar, lo que genera transparencia en el trabajo y permite a los empleados reducir los errores y resolver problemas en tiempo real. La capacidad de reunir todos los datos importantes en una sola herramienta permite a los empleados y a los directivos planificar, gestionar y medir mejor el éxito de los distintos proyectos. Además, permite a las empresas destinar más recursos a los proyectos más rentables y eliminar aquellos que no lo son.

Además, una herramienta de PSA permite a los empleados de casi todos los departamentos automatizar tareas repetitivas, lo que ayuda a ahorrar tiempo. Los responsables del servicio de asistencia pueden utilizar esta función para hacer frente al aumento sin precedentes de las solicitudes de servicio como consecuencia de los entornos de trabajo a distancia e híbridos. Los técnicos pueden minimizar los errores y reducir los tiempos de resolución de los tickets de servicio mediante la automatización de las solicitudes de servicio más habituales.

Para los MSP, PSA permite una integración perfecta del flujo de trabajo con la documentación de TI y las herramientas de supervisión y gestión remotas (RMM). De este modo, los técnicos pueden mejorar la funcionalidad de las tres herramientas clave que utilizan y potenciar su negocio.

Estas son algunas de las funciones que realiza una herramienta de PSA:

• Contabilidad
• Facturación
• Acceso de clientes
• Recorrido completo del cliente
• Facturación
• Gestión de proyectos
• Cotizando
• Servicio de atención al cliente
• Colaboración en equipo
• Control del tiempo y los gastos

¿Cuáles son las ventajas del software PSA?

La estandarización del trabajo es una de las ventajas más importantes de utilizar una solución PSA. La estandarización simplifica los procesos empresariales y permite que todos estén en sintonía. De este modo, los departamentos y los empleados pueden comunicarse con claridad, los empleados comprenden mejor lo que se espera de ellos y resulta más fácil realizar el seguimiento de los proyectos. Además, agiliza el trabajo de todos, reduce las fugas de costes, elimina otras ineficiencias operativas y contribuye al rápido crecimiento de la empresa. En esta sección, analizaremos algunas de las principales ventajas de utilizar un software PSA.

Aumento de los ingresos y la rentabilidad

La rentabilidad es el objetivo de toda empresa, y puede lograrse bien ampliando la cartera actual y captando más clientes, bien optimizando las operaciones comerciales. Conseguir más clientes y contratos es positivo, pero los costes asociados a ello pueden mermar los márgenes. Dado que una herramienta de PSA facilita tanto la gestión de recursos como la de proyectos, contribuye a optimizar el uso de los recursos y a reducir el despilfarro, lo que se traduce en un aumento de los ingresos y la rentabilidad. Además de maximizar la monetización de los proyectos, las herramientas PSA ayudan a identificar y tapar fugas de costes en todas las áreas del negocio que, de otro modo, pasarían desapercibidas. Contribuyen a mejorar el negocio en todos los frentes, de modo que las empresas puedan ganar y ahorrar más sin necesidad de invertir en recursos adicionales.

Gestión de proyectos de alto nivel

Con una herramienta PSA, las empresas pueden gestionar todos los aspectos de un proyecto de forma fluida y sin contratiempos. El panel de control reúne los distintos componentes de un proyecto en un formato fácil de entender, de modo que todas las partes interesadas puedan acceder a cualquier información desde su consola en tiempo real. La funcionalidad de gestión de proyectos de una PSA también facilita a las empresas el establecimiento de hitos y calendarios, para que los empleados puedan cumplir los plazos y satisfacer las solicitudes de los clientes.

En el caso de los servicios facturables, la herramienta garantiza que se facture a los clientes cada minuto sin excepción y ayuda a las empresas a evitar prestarles servicios en exceso. Incluso en los proyectos de precio fijo, una herramienta PSA te ayudará a aprovechar tus recursos de forma óptima y a maximizar los ingresos de cada proyecto. Además, garantiza que todos los usuarios tengan una visibilidad completa del proyecto en todo momento. Como resultado, a todo el mundo le resulta más fácil cambiar rápidamente de una tarea a otra y los nuevos empleados pueden hacerse cargo rápidamente de los proyectos de quienes abandonan la empresa.

Menor carga administrativa

Las tareas administrativas son necesarias para optimizar el trabajo y hacer que avance, pero también restan un tiempo de trabajo valioso a tus empleados. Por ejemplo, la introducción de datos es una tarea administrativa tediosa y que requiere mucho tiempo. Sin un sistema PSA, los empleados tendrían que introducir la misma información en múltiples herramientas para llevar registros y mantener pistas de auditoría. El resultado es una gran cantidad de errores y altos niveles de estrés entre sus empleados. Un sistema PSA requiere que la introducción de datos se realice una sola vez. Además, puede automatizar numerosas tareas administrativas que aumentarán la productividad de sus empleados y los harán más felices.

Mayor eficiencia operativa

La eficiencia operativa consiste en lograr el máximo rendimiento con un alto nivel de calidad utilizando los recursos disponibles. Para conseguirlo, una empresa debe optimizar todos los aspectos, incluidos los procesos, el personal, las finanzas y la tecnología. Por lo general, las empresas que utilizan una herramienta PSA son más eficientes, y aquellas que son eficientes desde el punto de vista operativo son más rentables. Si se utiliza un sistema PSA de forma inteligente, puede hacer que su negocio funcione como una máquina bien engrasada que se puede escalar fácilmente. Al automatizar las tareas repetitivas en la era digital actual, las empresas pueden mantener su competitividad reduciendo costes y tiempo. Además, libera a las personas de la carga administrativa, lo que les permite concentrarse en tareas críticas para el negocio.

Mayor satisfacción del cliente

Mantener satisfechos a unos pocos clientes con un pequeño equipo de técnicos es fácil. Sin embargo, a medida que las empresas crecen, no todas cuentan con los recursos necesarios para contratar a más empleados. En algunos casos, esto impide que las empresas consigan más clientes, ya que temen no poder ofrecer el mismo nivel de calidad en el servicio a todo el mundo. Una herramienta de PSA permite adoptar un enfoque estructurado y estandarizado del ciclo de vida de la prestación de servicios profesionales, de modo que los clientes siempre califiquen a la empresa con cinco estrellas. Además, la herramienta ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de cada interacción con los clientes. Los empleados pueden consultar rápidamente todas las comunicaciones anteriores y ofrecer soluciones rápidas a las solicitudes de los clientes. Gracias a la información sobre los clientes que proporciona el PSA, las empresas pueden incluso aumentar sus ingresos mediante la venta cruzada y la venta ascendente de servicios de mayor margen a los clientes existentes.

¿Qué características debe tener un software de PSA?

Debido a la gran cantidad de herramientas de PSA disponibles en el mercado, a las empresas les suele resultar difícil encontrar una que se adapte a sus necesidades específicas. Para elegir una solución de PSA moderna que se ajuste a sus necesidades, debe tener en cuenta una serie de factores. A continuación se enumeran algunos de ellos:

• Facilidad de uso: al implementaruna solución PSA moderna, podrás realizar una amplia variedad de tareas sin esfuerzo. Tanto si necesitas crear un contrato, resolver un ticket, preparar un presupuesto o generar informes clave sobre los clientes, una solución PSA debería permitirte hacerlo todo desde una sola pantalla, sin tener que cambiar entre varias interfaces.
• Facturación automatizada de principio a fin: puedes configurar la automatización de la facturación para aprobar y facturar automáticamente elementos como los servicios recurrentes de los contratos o las horas de trabajo de los tickets. Además de automatizar todo el proceso de facturación, desde el registro de partidas hasta la emisión de facturas, también puedes conciliar los servicios prestados en función del número de dispositivos, usuarios y cuentas en la nube.
• Integralidad (solución integral): Una solución completa de PSA debe incluir una amplia gama de capacidades y funciones para gestionar todas sus operaciones y necesidades administrativas. El sistema debe permitirle gestionar el recorrido completo de sus clientes, desde el presupuesto y el contrato hasta los tickets de servicio, los proyectos y la facturación. Debe contribuir a mejorar los resultados y facilitar las operaciones.
• Servicio de asistencia: A servicio de asistencia Esto repercute directamente en la tasa de retención de clientes de un MSP garantiza un mayor tiempo de actividad del sistema para sus clientes. Elige una herramienta PSA que ofrezca automatización avanzada de la resolución de incidencias y te ayude a introducir mejoras cuantificables en las capacidades de tu centro de asistencia. A continuación te indicamos algunas formas en las que una herramienta PSA puede beneficiar a tu centro de asistencia:
  • Eficiencia: Unservicio de asistencia eficiente no solo agiliza los tiempos de respuesta y la resolución de incidencias, sino que también mejora la satisfacción del cliente al ofrecer un alto nivel de servicio.
  • Automatización: unasolución moderna de PSA permite la resolución automática de incidencias mediante la ejecución automática de scripts de RMM basados en alertas de los dispositivos finales, sin necesidad de intervención por parte de un técnico.
  • Documentación: además deuna solución de gestión remota (RMM), una plataforma de servicios profesionales (PSA) debe integrarse a la perfección con tu herramienta de documentación de TI, de modo que puedas encontrar rápidamente la documentación y los conocimientos que necesitas para resolver los tickets.
• Presupuestos simplificados: una solución PSA debe permitirte crear presupuestos rápidamente a partir de información sobre precios y productos fácilmente accesible. Una vez aprobado el presupuesto, puedes vincularlo directamente a tu contrato de servicios en PSA y empezar a prestar tus servicios sin contratiempos.
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Una herramienta moderna de PSA se integra con las herramientas de CRM más populares o incorpora sus funciones. Por lo general, las herramientas de CRM contienen toda la información sobre los clientes y permiten a las empresas identificar oportunidades de venta, revisar el historial de compras e interactuar con los clientes durante las distintas etapas del proceso de venta. La solución de PSA adecuada ofrece funciones de gestión de las relaciones con los clientes fáciles de usar que le permiten gestionar cuentas sin esfuerzo, satisfacer rápidamente las necesidades de los clientes y garantizar que todo el equipo trabaje en sintonía.
• Gestión de proyectos sin complicaciones: una gestión eficaz de los proyectos implica configurar y realizar un seguimiento de múltiples elementos, como el presupuesto del proyecto, los costes, la asignación de personal, la duración de las tareas, las dependencias entre tareas y las fechas de vencimiento de las mismas. La solución PSA adecuada te permite planificar, supervisar y entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Quién utiliza el software PSA?

Las herramientas PSA eliminan las barreras entre departamentos y centralizan los procesos, lo que permite a los representantes de todos los departamentos colaborar más fácilmente para alcanzar un objetivo común.

• Empresarios: Medianteel uso de un PSA, los empresarios pueden realizar un seguimiento de todos los proyectos y procesos de la organización e identificar las áreas que necesitan mejoras, con el fin de lograr una mayor eficiencia operativa. Gracias a los informes y análisis en tiempo real, pueden estar al tanto de las áreas problemáticas y adaptarse según sea necesario.
• Administradores: La herramienta permite a los administradores automatizar diversas tareas y simplificar su trabajo.
  • Finanzas: Alpermitir a los usuarios consultar y gestionar los detalles de los proyectos, el tiempo y los gastos, la facturación y las interacciones con los clientes desde una única consola, una solución PSA ofrece a los usuarios una visión detallada de la agilidad empresarial. El equipo financiero puede automatizar las tareas básicas de facturación y generar facturas precisas a tiempo, de modo que se pueda cobrar a los clientes puntualmente. Esto permite a la empresa generar un flujo de caja regular.
  • Administración:El software PSAautomatiza una gran variedad de tareas administrativas que facilitan a los proveedores de servicios la gestión y el funcionamiento de su negocio. Los empleados pueden utilizar esta herramienta para simplificar la introducción de datos, planificar los recursos y la capacidad de forma inteligente, realizar un seguimiento de los proyectos, prever los ingresos de los proyectos y beneficiarse de flujos de trabajo optimizados.
• Personal del servicio de asistencia: El módulo de gestión automatizada de incidencias de un sistema PSA permite priorizar las incidencias en función de su gravedad y complejidad, de modo que los técnicos puedan abordar de inmediato los problemas críticos para el negocio. Un sistema PSA moderno puede crear automáticamente una incidencia en respuesta a una alerta en un terminal e incluso resolver problemas sencillos sin intervención humana. Con estas capacidades a su alcance, podrá reducir significativamente los costes de gestión del servicio de asistencia y atender a una clientela cada vez mayor sin necesidad de contratar personal adicional.
  • Técnicos: Una herramienta de PSA ayuda a mejorar la eficiencia y el rendimiento de los técnicos, a cumplirlos acuerdos de nivel de servicio (SLA) ya definir la forma en que los profesionales de TI prestan sus servicios tanto a los empleados internos como a los clientes.
  • Responsables del servicio de asistencia: una herramienta moderna de gestión de proyectos y servicios (PSA) permite a los responsables del servicio de asistencia actuar de forma más proactiva y flexible a la hora de hacer frente a diversos retos operativos.
• Responsables de proyectos: gestionar proyectos es muy sencillo con PSA. Dado que todos los flujos de trabajo y la información de los proyectos están centralizados, cualquier persona que trabaje en un proyecto puede acceder a actualizaciones e información en tiempo real. Como resultado, los proyectos siguen avanzando sin problemas incluso cuando los técnicos fundamentales para su éxito abandonan la empresa.
• Ventas y gestión de cuentas: gracias a PSA, los departamentos de contabilidad y ventas pueden aunar esfuerzos para lograr una mayor eficiencia. Además, el equipo de contabilidad también puede aprovechar las integraciones listas para usar con programas de contabilidad como QuickBooks® y Xero®.

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de evaluar las opciones de PSA?

En esta sección, nos centraremos en los aspectos que las empresas deben tener en cuenta a la hora de evaluar la adquisición de soluciones PSA.

• Facturación (facturación automatizada y precisa): Los sistemas PSA modernos eliminan por completo la molestia de conciliar manualmente los datos de los clientes y te proporcionan información detallada y precisa sobre cada cuenta de cliente, lo que te permite realizar una facturación precisa. Las herramientas PSA también registran con exactitud los cambios en los costes cuando los clientes modifican los planes de servicio a mitad de ciclo. Facturar tus servicios a tiempo te permite obtener un flujo constante de ingresos y aprovechar mejor todos tus beneficios. Además, una facturación precisa refuerza la credibilidad MSPtu MSP.
• Informes: Las soluciones modernas de PSA ofrecen potentes funciones de generación de informes que proporcionan información en tiempo real y permiten que su servicio de asistencia se ajuste a los estándares de primer nivel. Le permiten utilizar paneles de control e informes preconfigurados para destacar las métricas que realmente importan.
• Acceso móvil (aplicación móvil): Tanto si estás en la oficina como fuera de ella, necesitas tener la flexibilidad de acceder a los tickets, consultar la información de los activos o incluso ejecutar scripts de automatización desde tu aplicación móvil de PSA, para poder atender a tus clientes desde cualquier lugar.
• Precios: Antes de tomar una decisión, tenga en cuenta el coste inicial de implementación, el coste de integración, el coste de migración, el coste por usuario, el coste de los módulos, el coste de modificar la configuración para adaptarla a necesidades futuras, etc.
• Migración e implementación: una estrategia de migración eficaz te ayudará a evitar obstáculos, minimizar riesgos y tener un mayor control sobre el proceso. A continuación te ofrecemos una lista de verificación que debes seguir para garantizar el éxito de la migración y la implementación de una solución PSA moderna.

¿Qué es el software PSA para MSP?

Una herramienta de PSA ayuda a las empresas a mejorar la prestación de servicios, cumplir los acuerdos de nivel de servicio (SLA), mejorar la experiencia del cliente, obtener información en tiempo real para una mejor toma de decisiones, simplificar la planificación y ejecución de proyectos, minimizar los costes administrativos y simplificar la facturación, entre otras ventajas.

Gracias a una solución moderna de PSA, los MSP pueden gestionar sus negocios con la misma eficiencia que sus competidores más grandes. Esta solución les ofrece funciones de automatización que les permiten optimizar las tareas rutinarias y liberar más tiempo para que sus técnicos puedan atender y prestar servicio a los clientes.

Otra gran ventaja de una herramienta de PSA para los MSP es la integración. Al integrar las herramientas de TI, los MSP pueden optimizar sus operaciones, reducir el tiempo improductivo y disminuir sus costes operativos.

¿Qué es la integración de PSA?

Los MSP pueden mejorar el servicio al cliente, reducir los plazos de tramitación de las tareas administrativas y sacar mayor partido a sus bases de datos mediante la integración de herramientas básicas. La integración también permite a los MSP cambiar de una aplicación a otra sin esfuerzo, lo que simplifica y agiliza su trabajo, ahorrando tiempo y dinero.

Un impresionante 96 % de MSP en la Encuesta de Referencia de Kaseya de 2022 afirmaron que consideran que la integración de aplicaciones básicas como RMM, PSA y la documentación de TI es importante para su negocio, y alrededor del 78 % señaló que contribuye a aumentar los beneficios netos.

PSA superior con Kaseya BMS

Kaseya BMS es una solución PSA integral que permite a los MSP potenciar al máximo su productividad. Permite a los MSP gestionar todo su negocio, desde la gestión de incidencias y la gestión de proyectos hasta la elaboración de presupuestos y la facturación, entre otras funciones, todo ello en una plataforma moderna e intuitiva. Además, se integra con todas las herramientas que ya utilizas, incluidas las herramientas más populares de ofimática, facturación, contabilidad y seguridad, para que tu MSP gestionar su negocio como un profesional y llevarlo a nuevas cotas.

BMS es la plataforma de gestión de servicios (PSA) de más rápido crecimiento del mercado, con un crecimiento interanual del 65 %, y es utilizada por los principales proveedores de servicios gestionados (MSP) de todo el mundo para gestionar sus negocios de forma eficiente. Cuenta con un servicio de asistencia técnica basado en la documentación que aumentará la eficiencia técnica en un 25 %, lo que permitirá a tus técnicos resolver cada incidencia con mayor precisión y rapidez.

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