Planejamento Empresarial MSP para o Crescimento dos Negócios

Há três pilares para qualquer tipo de negócio bem-sucedido: criar um plano de negócios, executar esse plano e medir seus resultados. Ah, eu esqueci. Você também precisa ser capaz de mudar o curso no meio do caminho, até mesmo em alguns aspectos fundamentais.

Neste artigo, vamos partir do princípio de que sua empresa de MSP já está em funcionamento; portanto, o planejamento empresarial não se refere tanto à criação de um novo negócio, mas sim à expansão de um já existente.

Antes de começarmos, vamos começar com uma afirmação ousada. O maior erro que muitos MSPS cometem?

Eles não têm um plano de negócios.

É simples assim. Alguns MSPs querem começar com o pé direito. Para eles, a ideia de gastar um tempo precioso documentando declarações de missão e projeções financeiras parece uma perda de tempo. Quem tem tempo para planejar quando seu dia é preenchido com a busca de novos clientes, a criação de novos serviços e a contratação de um ou dois técnicos?

Se esse for o seu caso, reconsidere. Não precisa ser tudo ou nada. De fato, a parte mais importante de qualquer plano não é o quanto ele é completo. A parte mais importante é a existência de um plano - que você pensou e documentou alguns aspectos básicos do seu negócio:

Definição de um plano de negócios

Muitos especialistas encaram o processo da seguinte forma: primeiro, o plano de negócios — o que você é, o que deseja ser — e, em seguida, a estratégia — como você vai utilizar os recursos à sua disposição para concretizar seu plano de negócios. Outros, especialmente as verdadeiras startups, adotam a abordagem contrária. Eles pensam primeiro em termos gerais e só depois se aprofundam nos detalhes.

TruMethods , Gary Pica, tem opiniões bem definidas sobre planejamento empresarial. “Para elaborar um plano de negócios para MSP que ajude você a atingir suas metas de crescimento, é preciso avaliar a situação atual da sua empresa e o caminho que ela percorreu até aqui. Analise os resultados e os recursos do seu MSP nos últimos anos”, argumentou Pica.

Há claramente áreas cinzentas e sobreposições entre um plano de negócios e o desenvolvimento de uma estratégia de alto nível. Afinal de contas, seu plano de negócios não seria grande coisa se você não tivesse uma estratégia firme, especialmente para planos de negócios plurianuais de longo prazo.

Embora muitos pensem em planos trimestrais, os chamados planos 30/60/90, o planejamento de negócios deve ter mais profundidade do que essas visões financeiras de curto prazo. Seu plano define a estrutura de como você faz negócios. E isso inclui o detalhamento de itens como finanças, estrutura organizacional e, é claro, pessoas.

Para startups, o plano de negócios detalha a estratégia geral, e esse documento pode ser usado para levantar fundos e colocar sua empresa em funcionamento.

Na verdade, seu plano de negócios e seu plano estratégico devem estar intimamente relacionados - eles devem trabalhar como uma equipe.

Noções básicas de planejamento de negócios

Os planos de negócios, embora geralmente se concentrem nas finanças, também devem incluir seções detalhadas sobre operações, marketing, pessoal e outras questões.

Em termos de operações, como exatamente você atingirá suas metas de curto e longo prazo? Você tem o espaço de escritório certo, pessoas suficientes e está estruturado organizacionalmente para o tipo de crescimento que planeja alcançar?

Antes de realmente definir seu marketing, você deve considerar o que está vendendo e como isso pode mudar no futuro. Em seguida, você pode se aprofundar no mercado-alvo e em como planeja se destacar em relação aos concorrentes, bem como nas ferramentas e técnicas de marketing que usará.

As finanças geralmente são as que levam mais tempo para serem desenvolvidas, mas não devem ser menosprezadas. Primeiro, você precisa ter uma visão precisa do desempenho anterior. Isso pode ajudar a informar projetos sólidos sobre seus números futuros.

3 itens indispensáveis para o planejamento de negócios

1. Identifique os clientes ideais. No primeiro ano de atividade, talvez você queira aceitar qualquer cliente que respire e esteja disposto a lhe pagar. No entanto, você precisa identificar seu cliente ideal e fazer planos de ação para encontrar clientes potenciais que correspondam aos seus critérios. Aqui estão algumas perguntas para você começar:

• Qual é o porte da empresa, tanto em termos de receita quanto de número de funcionários?
• Qual setor ou setores? As normas de conformidade são um ponto positivo ou negativo para você?
• Eles querem serviços de TI de ponta ou querem fazer apenas o suficiente para manter os negócios funcionando?

1. Defina o escopo dos serviços empresariais. Nenhum MSP pode atender a todos os tipos de clientes. É preciso definir uma estratégia para identificar quais serviços o seu segmento de mercado precisa, que você possa oferecer e que gerem uma margem de lucro sólida. Em seguida, seja transparente tanto com os clientes em potencial quanto com os atuais sobre os serviços que você presta e como os presta. A melhor maneira de fazer isso é documentar o escopo dos seus serviços empresariais para minimizar o aumento indesejado do escopo.

É claro que você pode aceitar clientes que não se encaixam no modelo ideal. Mas, com um plano, você agora está tomando uma decisão consciente caso a caso. Aceitar um cliente que não se encaixa no modelo ideal não é mais algo que você faz automaticamente por falta de conhecimento. Por exemplo, talvez você tenha decidido padronizar a infraestrutura — incluindo hardware, servidores, desktops, dispositivos de borda, sistemas operacionais e versões — que você oferece suporte. Se um cliente em potencial tiver uma infraestrutura não compatível que não esteja disposto a mudar, você ainda pode aceitá-lo. No entanto, você sabe quanto cobrar a mais pelo gerenciamento de sistemas não padronizados, de modo a cobrir adequadamente o trabalho e o tempo extras necessários para gerenciá-los.

1. Estabeleça objetivos comerciais. Quais marcos você deseja atingir nos próximos um ou dois anos. Se você não quiser pensar em cinco anos, tudo bem. Mas é preciso olhar para frente pelo menos um ou dois anos. Quantos clientes você quer ter e com que tipo de margem? Que ações você precisa realizar hoje para atingir essa meta?

Alguns dos seus objetivos podem estar relacionados ao equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Leve isso em consideração também. Você quis se tornar um MSP por um motivo. Se não definir claramente seus objetivos, talvez nunca os alcance.

Como fazer a saída correta

Muitos proprietários de MSPs podem seguir em frente por cinco, dez, quinze anos antes de pensar em aposentadoria. No fim das contas, as opções são poucas: vender, fazer uma fusão, passar o negócio adiante ou encerrar as atividades. Reserve um tempo para analisar essas opções de forma realista e identificar qual delas você deseja buscar. Com seu objetivo final em mente, você pode desenvolver seu negócio para avançar nessa direção. Assim, quando uma oportunidade surgir, você estará pronto para avaliá-la e realizar uma análise minuciosa.

É claro que a tecnologia, as tendências do mercado e as necessidades dos clientes mudam rapidamente. Na verdade, seus próprios objetivos comerciais e pessoais podem mudar com a mesma rapidez. Nenhum plano permanece atualizado para sempre. Portanto, revise seu plano pelo menos uma vez por ano, mesmo que você o revise e decida que não são necessárias alterações.

Não deixe que a perfeição atrapalhe a realização do trabalho. Mesmo que o seu documento final não ganhe nenhum prêmio como o "plano de negócios" mais completo de todos os tempos, certifique-se de pensar e escrever os aspectos mais importantes do seu negócio. Dessa forma, as pequenas decisões diárias que você tomar não o levarão inadvertidamente a um caminho que você nunca quis seguir.

Para mais dicas sobre estratégias de saída, vamos ouvir um verdadeiro especialista. Philip Vorobeychik, associado sênior da Insight Venture Partners, tem experiência prática — tanto do lado comprador quanto do lado vendedor. Vorobeychik tem uma lista de verificação para aumentar o apelo da sua empresa:

•  "Torne-se fanaticamente centrado no cliente
•  Garantir a fidelidade do cliente à empresa (e não a você)
•  Melhorar os processos e melhorar novamente (e novamente)
•  Aumente o seu leque de talentos e as taxas de retenção
•  Aprimore seus sistemas / conheça seu negócio
•  Sair de negócios e clientes não lucrativos"

Talvez você esteja pensando em fazer aquisições para impulsionar o crescimento da sua empresa. Aqui estão alguns sinais de alerta que você deve observar ao avaliar um possível alvo de aquisição, segundo Vorobeychick:

•  "Deturpação de dados (financeiros, etc.)
•  Obstrução
•  Diminuição das receitas
•  Rotatividade de clientes
•  Concentração de riscos (funcionário-chave/cliente)
•  Qualidade/moral dos funcionários"

Como avaliar seu MSP

Mais uma vez, mesmo que você não esteja pensando em vender a empresa por enquanto, é importante, como parte do seu planejamento contínuo, ter uma ideia do valor do seu negócio. Os MSPs podem ser difíceis de avaliar, pois apresentam diversas formas e tamanhos, e os mercados que atendem passam por mudanças constantes e drásticas. Isso significa que, embora as métricas tenham seu valor, elas não constituem uma forma infalível de determinar um valor definitivo. Em vez disso, o valor “depende fortemente da receita, das margens, do mix de serviços, da localização geográfica, da qualidade dos consultores e de muitos outros fatores de cada empresa”, argumenta a Mergertech, um banco de investimentos, em seuRelatório de Desempenho e Avaliação de MSPs.

"Como regra geral, os MSPs mais valorizados não têm um único cliente que represente mais de 12% da receita, sendo que os dez principais clientes representam menos de 40% da receita", conclui a empresa.

Aqui estão outras métricas que ajudam a determinar o desempenho e o valor da sua operação de MSP:

• Receita por funcionário - US$ 250.000 é o número ideal
• Taxa de crescimento - o crescimento positivo é imprescindível, mas há limites para a velocidade de expansão de uma empresa com uso intensivo de mão de obra.
• Porcentagem da receita baseada em serviços - você deseja que os serviços representem a grande maioria de sua receita
• Capacidade de reter os melhores funcionários - sua equipe é fundamental para o seu valor. O excesso de rotatividade mostra um risco para a saúde futura da empresa.

O efeito multiplicador

Os multiplicadores, sejam de vendas ou de lucros, são frequentemente usados para definir um preço. O EBITDA é geralmente o multiplicador preferido para avaliações. Por exemplo, alguns especialistas afirmam que os MSPs com sua própria infraestrutura de hospedagem e receita garantida podem ser vendidos por 10 vezes o EBITDA, enquanto os MSPs menores, sem infraestrutura real e com uma pequena parcela de receita recorrente, receberão metade desse valor - ou menos.

Mas o EBITDA não conta toda a história, é claro. A solidez de um MSP depende de seu portfólio de serviços, e suas avaliações estão intimamente ligadas ao crescimento das receitas recorrentes. Se mais da metade de suas receitas for recorrente, em termos gerais, você está em boa posição.

A maneira como você administra sua empresa também é importante. Assim como você deseja automatizar a infraestrutura e as operações de TI do cliente, você deseja que seus próprios processos de negócios sejam automatizados para que você esteja preparado e pronto para o crescimento. Além disso, quanto mais você estiver inserido nos negócios de seus clientes e for percebido como um consultor confiável, em vez de apenas solucionar problemas, mais valor terá.

 Outros componentes críticos do plano de negócios

Todo plano de negócios é único, e cada empresário do setor de MSP precisa descobrir por si mesmo qual formato funciona melhor para ele. Como mencionado anteriormente, o mais importante é ter um plano de negócios, e não ter o plano de negócios perfeito.

Aqui está uma lista de outros itens normalmente incluídos em um plano de negócios acionável. Muitos desses itens são abordados com mais detalhes em capítulos posteriores deste guia.

Visão da empresa

Prepare-se para um exame de consciência. Defina seu propósito - por que você faz o que faz - bem como os valores fundamentais que orientam o "como" de sua empresa. Em seguida, estabeleça uma meta de patrimônio líquido para 10 anos.

Objetivos e metas de longo prazo

Com base em um horizonte de três anos, defina a estrutura da sua empresa e suas metas de vendas de acordo com a sua visão. Estabeleça prioridades e analise as margens de lucro para garantir que estejam alinhadas com as metas.

Plano de 1 ano

Com as metas estabelecidas, desenvolva um plano de um ano para metas e prioridades de vendas que estejam alinhadas com sua visão.

Plano de ação trimestral

É hora da implementação — a parte mais importante de um plano de negócios e também onde se cometem a maioria dos erros. Pense em metas trimestrais em termos de vendas, receita e novos clientes. Crie uma lista de tarefas para avançar em direção às suas metas. Mas faça também uma lista do que não fazer, para que os recursos não sejam sobrecarregados.

Quando você aprender a se concentrar nos itens de ação mais importantes a cada trimestre, o sucesso comercial será enorme.

Gary sugere que você está no caminho certo para se tornar um MSP de nível internacional quando puder responder “sim” a estas perguntas:

1. Você tem um plano de negócios atual que inclui uma meta e uma visão?
2. Você tem um plano de ação trimestral?
3. Todos os membros da equipe são responsáveis pelos resultados?
4. Você reserva um dia por trimestre para o planejamento estratégico?

Preços

Depois de definir seus serviços (incluindo manutenção e reparos, revenda de hardware ou software, managed services etc.), você precisa estabelecer quanto cobrará por eles. Em alguns casos, o melhor pode ser cobrar por usuário, por dispositivo ou como uma taxa fixa única. Mesmo para serviços contínuos, você precisará considerar taxas de instalação.

Ao definir os preços, é importante levar em conta os serviços semelhantes que estão sendo oferecidos no seu mercado (seja ele geográfico ou setorial). No entanto, a Pesquisa Anual de Preços para MSPs da Kaseya indica que os MSPs que conhecem — e sabem comunicar — o valor que oferecem conseguem cobrar preços mais altos do que aqueles que levam em conta apenas o custo da prestação dos serviços.

Margens

É preciso compreender as margens alvo necessárias para atingir suas metas comerciais e pessoais gerais. Certifique-se de dedicar tempo suficiente para pesquisar os produtos e serviços que você vai vender e calcularexatamente quantoterá de pagar para fornecê-los — incluindo custos com fornecedores, pessoal e tecnologia.  Seus fornecedores e prestadores de serviços de tecnologia são essenciais para o seu sucesso; portanto, certifique-se de escolher parceiros que atuem como verdadeiros colaboradores. As soluções de tecnologia que servem de base para seus managed services ser fáceis de usar, tornando sua equipe mais produtiva e eficiente, seus clientes mais satisfeitos e fiéis, e suas margens confortáveis e em constante melhoria.

Marca

O branding consiste em definir quem você é e fazê-lo de uma forma que seja atraente para os clientes. Vamos dedicar um momento para abordar alguns conceitos básicos sobre como promover e construir a marca do seu negócio de MSP.

Sua empresa realmente deve ter uma identidade — uma imagem — que transmita o valor de quem vocês são e do que oferecem. Nem todo mundo tem um nome cativante como o Google para usar como marca. O que importa mesmo é que os clientes vejam vocês como competentes, profissionais e com visão de futuro.

Sua marca também deve refletir a cultura da sua empresa, e sua cultura deve representar sua marca de maneira coerente. Isso pode incluir, por exemplo, um certo estilo de vestuário que reflita se o seu perfil é mais “geek” ou estritamente profissional.

Isso também pode envolver a decisão de ter um único líder visível ou promover uma abordagem de equipe.

Por fim, seus materiais escritos, site e blogs devem ser elaborados de forma a refletir a identidade da empresa.

Estrutura organizacional e de pessoal

Depois dos clientes, a parte mais importante da sua empresa é a sua equipe. Essas são as pessoas que interagem com seu bem mais valioso - seus clientes.

Eles também são responsáveis pela qualidade dos serviços que você presta. Isso significa que você precisa ter certeza de que pode contratar o tipo certo de pessoas para atender à sua empresa. É claro que essa é sempre uma escolha pessoal e depende de como você deseja administrar sua empresa.

Há diversos aspectos a serem considerados na escolha do pessoal adequado, desde a disposição pessoal até a localização. Para os fins do plano de negócios da MSP, estamos mais preocupados com as funções que eles desempenham e com o tempo necessário para encontrar a pessoa certa.

Ao pensar claramente sobre as funções que você precisa preencher na empresa, você pode calcular quanto precisará reservar para cada uma dessas posições. Há três áreas principais nas quais os MSPs precisam se concentrar para atender às necessidades da empresa: serviços remotos, serviços no local e gerenciamento/vendas.

Reavaliação do plano de negócios

Seu plano de negócios não é algo que se elabora uma vez na vida nem um esforço anual. Ele deve ser revisto regularmente. E esse é o conselho de ninguém menos que o guru do setor de MSP, Gary Pica, presidente da TruMethods. Pica destacou a importância das revisões do plano de negócios no meio do ano. Tudo começa com uma análise do desempenho do ano anterior e da verificação se as principais metas foram alcançadas. Pica sugere uma análise aprofundada dos seguintes aspectos:

• "Receita
• Margens brutas
• Novas vendas de receita recorrente mensal
• Agitação
• AISP médio (preço total por assento)
• Receita recorrente mensal média"

Com base nisso, você pode então ajustar seus planos. “Você está no caminho certo para atingir as metas que estabeleceu no início do ano? Ou, se estiver elaborando um plano de negócios agora, você está em condições de cumprir esses objetivos? Se não, é preciso corrigir o rumo. Há dois ajustes que você pode fazer: o primeiro diz respeito às suas metas e o segundo, ao seu desempenho”, argumentou Pica. “Por outro lado, a incapacidade de atingir suas metas pode ser devido ao fato de você simplesmente não estar operando com eficiência suficiente. Você está perdendo tempo comtickets de TI? Você não está gerandoreceita recorrente mensal suficiente? Ao enfrentar questões como essas, concentre seus esforços em melhorar o desempenho. Se suas vendas estão ficando para trás, invista mais recursos em sua equipe de vendas. Determine onde melhorias podem ser feitas e incentive sua equipe a implementá-las.”

Lembre-se de que um plano de negócios não é criado para ficar na sua prateleira como um item de ação que você riscou da sua lista. Ele é um instrumento poderoso para ajudá-lo a manter você, sua empresa e seus funcionários no caminho certo para atingir suas metas de curto e longo prazo.

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