Planejamento de Negócios para MSPs com Foco no Crescimento

Existem três pilares fundamentais para qualquer tipo de negócio de sucesso: elaborar um plano de negócios, colocá-lo em prática e avaliar os resultados. Ah, esqueci. Também é preciso ser capaz de mudar de rumo no meio do caminho, mesmo que seja de forma significativa.

Neste artigo, vamos partir do princípio de que sua empresa de MSP já está em funcionamento; portanto, o planejamento empresarial não se refere tanto à criação de um novo negócio, mas sim à expansão de um já existente.

Antes de começarmos, vamos partir de uma afirmação ousada. Qual é o maior erro que muitos MSPS cometem?

Eles não têm um plano de negócios.

É simples assim. Alguns MSPs querem começar com o pé direito. Para eles, a ideia de gastar um tempo precioso documentando declarações de missão e projeções financeiras parece uma perda de tempo. Quem tem tempo para planejar quando o dia está cheio de tarefas como buscar novos clientes, lançar novos serviços e contratar um ou dois técnicos?

Se esse é o seu caso, por favor, reconsidere. Não precisa ser tudo ou nada. Na verdade, o mais importante em qualquer plano não é o quanto ele está completo. O mais importante é queexista um plano— que você tenha refletido e documentado alguns aspectos básicos do seu negócio:

Como elaborar um plano de negócios

Muitos especialistas encaram o processo da seguinte forma: primeiro, o plano de negócios — o que você é, o que deseja ser — e, em seguida, a estratégia — como você vai utilizar os recursos à sua disposição para concretizar seu plano de negócios. Outros, especialmente as verdadeiras startups, adotam a abordagem oposta. Eles pensam primeiro em um nível geral e só depois se aprofundam nos detalhes.

TruMethods O CEO Gary Pica tem opiniões bem definidas sobre planejamento empresarial. “Para elaborar um plano de negócios para MSP que ajude você a atingir suas metas de crescimento, é preciso avaliar a situação atual da sua empresa e o caminho que ela já percorreu. Analise os resultados e os recursos do seu MSP nos últimos anos”, argumentou Pica.

É evidente que existem áreas cinzentas e sobreposições entre um plano de negócios e o desenvolvimento de uma estratégia de alto nível. Afinal, seu plano de negócios não teria muito sentido se você não tivesse uma estratégia sólida, especialmente no caso de planos de negócios plurianuais de longo prazo.

Embora muitos pensem em planos trimestrais — os chamados planos 30/60/90 —, o planejamento empresarial deve ter mais profundidade do que essas visões de curto prazo, em grande parte financeiras. Seu plano define a estrutura de como você conduz seus negócios. E isso inclui detalhar itens como finanças, estrutura organizacional e, é claro, pessoas.

Para startups, o plano de negócios detalha a estratégia geral, e esse documento pode ser usado para levantar recursos e colocar sua empresa em funcionamento.

Na verdade, seu plano de negócios e seu plano estratégico devem estar intimamente relacionados — eles devem funcionar em conjunto.

Noções básicas de planejamento empresarial

Os planos de negócios, embora muitas vezes se concentrem nas finanças, também devem incluir seções detalhadas sobre operações, marketing, pessoal e outras questões.

Em termos operacionais, como exatamente vocês pretendem alcançar suas metas de curto e longo prazo? Vocês dispõem do espaço de escritório adequado, de pessoal suficiente e estão organizacionalmente estruturados para o tipo de crescimento que pretendem alcançar?

Antes de definir de fato sua estratégia de marketing, é preciso levar em conta o que você está vendendo e como isso pode mudar no futuro. Só então você poderá se aprofundar no mercado-alvo, analisar como pretende se destacar em relação aos concorrentes e decidir quais ferramentas e técnicas de marketing utilizará.

A parte financeira costuma ser a que exige mais tempo para ser elaborada e não deve ser tratada de forma superficial. Primeiro, é preciso ter uma visão precisa do desempenho passado. Isso pode ajudar a elaborar projetos sólidos com base nos seus números futuros.

3 itens indispensáveis no planejamento empresarial

Identifique seus clientes ideais. No primeiro ano de atividade, talvez você sinta vontade de aceitar qualquer cliente que respire e esteja disposto a pagar. No entanto, é preciso identificar seu cliente ideal e traçar planos concretos para encontrar clientes em potencial que atendam aos seus critérios. Aqui estão algumas perguntas para você começar:

Qual é o porte da empresa, tanto em termos de receita quanto de número de funcionários?
Qual setor ou quais setores? As normas de conformidade são uma vantagem ou uma desvantagem para você?
Eles querem serviços de TI de ponta ou querem apenas fazer o mínimo necessário para manter o negócio funcionando?

Defina o escopo dos serviços empresariais. Nenhum MSP pode atender a todas as necessidades de todos os tipos de clientes. É preciso traçar uma estratégia para identificar quais serviços seu segmento de mercado precisa, que você possa oferecer e que gerem uma margem de lucro sólida. Em seguida, seja transparente tanto com os clientes em potencial quanto com os atuais sobre os serviços que você presta e como os presta. A melhor maneira de fazer isso é documentar o escopo dos seus serviços empresariais para minimizar o aumento indesejado do escopo.

É claro que você pode aceitar clientes que não se encaixam no modelo ideal. Mas, com um plano, agora você está tomando uma decisão consciente, caso a caso. Aceitar um cliente que não se encaixa no modelo ideal não é mais algo que você faz automaticamente por não saber o que fazer de melhor. Por exemplo, talvez você tenha decidido padronizar a infraestrutura — incluindo hardware, servidores, desktops, dispositivos de borda, sistemas operacionais e versões — que você oferece suporte. Se um cliente em potencial tiver uma infraestrutura não compatível que ele não esteja disposto a alterar, você ainda pode aceitá-lo. No entanto, você sabe qual valor adicional cobrar pelo gerenciamento de sistemas não padronizados, de modo a cobrir adequadamente o trabalho e o tempo extras necessários para gerenciá-los.

Defina objetivos de negócios. Quais marcos você deseja alcançar nos próximos um ou dois anos? Se não quiser pensar a cinco anos de distância, tudo bem. Mas é preciso olhar para o futuro, pelo menos um ou dois anos à frente. Quantos clientes você deseja ter e com que margem de lucro? Que ações você precisa realizar hoje para atingir essa meta?

Alguns dos seus objetivos podem estar relacionados ao equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Leve-os em consideração também. Você quis se tornar um MSP por um motivo. Se não definir claramente seus objetivos, talvez nunca consiga alcançá-los.

Tomando a decisão certa de sair

Muitos proprietários de MSPs podem seguir em frente por cinco, dez, quinze anos antes de pensar em aposentadoria. No fim das contas, há apenas algumas opções: vender, fazer uma fusão, passar o negócio adiante ou encerrar as atividades. Reserve um tempo para analisar essas opções de forma realista e identificar qual delas você deseja buscar. Com seu objetivo final em mente, você pode desenvolver sua empresa para avançar nessa direção. Assim, quando uma oportunidade surgir, você estará pronto para avaliá-la e realizar uma análise minuciosa.

É claro que a tecnologia, as tendências do mercado e as necessidades dos clientes mudam rapidamente. Na verdade, seus próprios objetivos empresariais e pessoais também podem mudar com a mesma rapidez. Nenhum plano permanece atualizado para sempre. Portanto, revise seu plano pelo menos uma vez por ano, mesmo que, ao fazê-lo, você conclua que não são necessárias alterações.

Não deixe que a busca pela perfeição impeça você de concluir o que precisa ser feito. Mesmo que seu documento final não ganhe nenhum prêmio como o “plano de negócios” mais completo de todos os tempos, certifique-se de refletir e colocar no papel os aspectos mais importantes do seu negócio. Dessa forma, as pequenas decisões do dia a dia que você tomar não vão, sem querer, levá-lo por um caminho que você nunca teve a intenção de seguir.

Para obter mais orientações sobre estratégias de saída, vamos recorrer a um verdadeiro especialista. Philip Vorobeychik, associado sênior da Insight Venture Partners, tem experiência prática — tanto do lado comprador quanto do lado vendedor. Vorobeychik tem uma lista de verificação para aumentar o apelo da sua empresa:

“Torne-se fanaticamente centrado no cliente”
Certifique-se de que a fidelidade do cliente seja em relação à empresa (e não a você)
Aprimorar os processos e aprimorá-los novamente (e novamente)
Aumente a diversidade de talentos e melhore as taxas de retenção
Aprimore seus sistemas / conheça seu negócio
“Abandonar negócios e clientes não rentáveis”

Talvez você esteja pensando em fazer aquisições para impulsionar o crescimento da sua empresa. Aqui estão alguns sinais de alerta aos quais você deve estar atento ao avaliar um possível alvo de aquisição, segundo Vorobeychick:

“Deturpação de dados (financeiros, etc.)”
Obstrução
Queda na receita
Rotatividade de clientes
Concentração de risco (funcionário-chave/cliente)
“Qualidade/motivação dos funcionários”

Como avaliar seu MSP

Mais uma vez, mesmo que você não esteja pensando em sair do negócio por enquanto, é importante, como parte do seu planejamento empresarial contínuo, ter uma ideia de quanto vale a sua empresa. Os MSPs podem ser difíceis de avaliar, pois apresentam diversas formas e tamanhos, e os mercados que atendem passam por mudanças constantes e drásticas. Isso significa que, embora as métricas tenham seu valor, elas não constituem uma forma infalível de determinar um valor definitivo. Em vez disso, o valor “depende fortemente da receita, das margens, do portfólio de serviços, da localização geográfica, da qualidade dos consultores e de muitos outros fatores de cada empresa”, argumenta o Mergertech, um banco de investimentos, em seuRelatório de Desempenho e Avaliação de MSPs.

“Como regra geral, os MSPs mais bem avaliados não têm nenhum cliente que represente mais de 12% da receita, e os dez principais clientes respondem por menos de 40% da receita”, conclui a empresa.

Aqui estão outras métricas que ajudam a determinar o desempenho e o valor da sua operação de MSP:

Receita por funcionário — $250,000 is an ideal number
Taxa de crescimento – o crescimento positivo é imprescindível, mas há limites para a velocidade com que uma empresa que depende intensamente da mão de obra pode se expandir.
Porcentagem da receita proveniente de serviços – é importante que os serviços representem a grande maioria de sua receita
Capacidade de reter os melhores funcionários – sua equipe é fundamental para o seu valor. Uma rotatividade excessiva representa um risco para a saúde futura da empresa.

O efeito multiplicador

Os multiplicadores, sejam eles de vendas ou de lucros, costumam ser utilizados para definir um preço. O EBITDA é frequentemente o multiplicador preferido para avaliações. Por exemplo, alguns especialistas afirmam que os MSPs com infraestrutura própria de hospedagem e receita garantida podem ser vendidos por 10 vezes o EBITDA, enquanto os MSPs menores, sem infraestrutura propriamente dita e com uma parcela reduzida de receita recorrente, receberão ofertas pela metade desse valor — ou menos.

Mas o EBITDA não conta toda a história, é claro. A saúde financeira de um MSP depende da qualidade de seu portfólio de serviços, e suas avaliações estão intimamente ligadas ao crescimento das receitas recorrentes. Se mais da metade de suas receitas for recorrente, de modo geral, você está em boa posição.

A maneira como você administra sua empresa também é importante. Assim como você deseja automatizar a infraestrutura e as operações de TI dos clientes, você também quer que seus próprios processos empresariais sejam automatizados, para que esteja preparado e pronto para o crescimento. Além disso, quanto mais você estiver integrado aos negócios dos seus clientes e for visto como um consultor de confiança — em vez de apenas resolver problemas —, maior será o valor que você agrega.

Outros componentes essenciais do plano de negócios

Todo plano de negócios é único, e cada empresário do setor de MSP precisa descobrir por si mesmo qual formato funciona melhor para ele. Como mencionado anteriormente, o mais importante é ter um plano de negócios, e não ter o plano de negócios perfeito.

Aqui está uma lista de outros itens normalmente incluídos em um plano de negócios exequível. Muitos desses itens são abordados com mais detalhes nos capítulos seguintes deste guia.

Visão da empresa

Prepare-se para uma reflexão profunda. Defina seu propósito — por que você faz o que faz —, bem como os valores fundamentais que orientam o “como” do seu negócio. Em seguida, estabeleça uma meta de patrimônio líquido para os próximos 10 anos.

Metas e objetivos de longo prazo

Com base em um horizonte de três anos, defina a estrutura da sua empresa e suas metas de vendas de acordo com a sua visão. Estabeleça prioridades e analise as margens de lucro para garantir que estejam alinhadas com as metas.

Plano de 1 ano

Com as metas definidas, elabore um plano de um ano para as metas e prioridades de vendas que estejam alinhadas com a sua visão.

Plano de Ação Trimestral

É hora da implementação — a parte mais importante de um plano de negócios e também onde se cometem a maioria dos erros. Pense em metas trimestrais em termos de vendas, receita e novos clientes. Crie uma lista de tarefas para avançar em direção às suas metas. Mas faça também uma lista do que “não fazer”, para que os recursos não sejam sobrecarregados.

Assim que você aprender a se concentrar nas ações mais importantes a cada trimestre, o sucesso empresarial notável virá por consequência.

Gary sugere que você está no caminho certo para se tornar um MSP de nível mundial quando puder responder “sim” a estas perguntas:

Você tem um plano de negócios atualizado que inclua uma meta e uma visão?
Você tem um plano de ação trimestral?
Todos os membros da equipe são responsáveis pelos resultados?
Você reserva um dia por trimestre para o planejamento estratégico?

Preços

Depois de definir seus serviços (incluindo manutenção e reparos, revenda de hardware ou software, managed services, etc.), você precisa estabelecer quanto cobrará por esses serviços. Alguns podem ser cobrados de forma mais adequada por usuário, por dispositivo ou como uma taxa fixa única. Mesmo para serviços contínuos, você precisará levar em consideração as taxas de instalação.

Ao definir os preços, certamente leve em consideração quais serviços semelhantes estão sendo oferecidos no seu mercado (seja ele geográfico ou setorial). No entanto, a Pesquisa Anual de Preços para MSPs da Kaseya indica que os MSPs que conhecem — e sabem comunicar — o valor que oferecem conseguem cobrar preços mais altos do que aqueles que levam em conta apenas o custo da prestação dos serviços.

Margens

Você precisa entender as margens-alvo necessárias para atingir suas metas gerais, tanto comerciais quanto pessoais. Reserve tempo suficiente para pesquisar os produtos e serviços que você vai vender e calculeexatamentequanto terá que pagar para fornecê-los — incluindo custos com fornecedores, pessoal e tecnologia. Seus fornecedores e prestadores de serviços de tecnologia são fundamentais para o seu sucesso; portanto, certifique-se de escolher parceiros que atuem como verdadeiros colaboradores. As soluções tecnológicas que servem de base para o seu managed services precisam ser fáceis de usar, tornando sua equipe mais produtiva e eficiente, seus clientes mais satisfeitos e fiéis, e suas margens confortáveis e em constante melhoria.

Identidade visual

A construção da marca consiste em definir quem você é e fazê-lo de uma forma que seja atraente para os clientes. Vamos dedicar um momento para abordar alguns conceitos básicos sobre como promover e construir a marca do seu negócio de MSP.

Sua empresa realmente deveria ter uma identidade — uma imagem — que transmita o valor de quem vocês são e do que oferecem. Nem todo mundo tem um nome cativante como o Google, em torno do qual possa construir sua marca. O que importa mesmo é que os clientes os vejam como competentes, profissionais e com visão de futuro.

Sua marca também deve refletir a cultura da sua empresa, e sua cultura deve representar sua marca de maneira coerente. Isso pode incluir, por exemplo, um certo estilo de vestuário que reflita se o seu perfil é mais “geek” ou estritamente empresarial.

Isso também pode envolver decidir se você terá um único líder visível ou se promoverá uma abordagem em equipe.

Por fim, seus materiais escritos, site e blogs devem ser elaborados de forma a refletir a identidade da empresa.

Estrutura Organizacional e de Pessoal

Depois dos seus clientes, a parte mais importante do seu negócio é a sua equipe. São essas pessoas que irão interagir com o que você mais valoriza: seus clientes.

Eles também são responsáveis pela qualidade dos serviços que você presta. Isso significa que você precisa garantir que tenha recursos para contratar o tipo certo de profissional adequado ao seu negócio. É claro que essa é sempre uma escolha pessoal e depende de como você deseja administrar seu negócio.

Há diversos aspectos a serem considerados na escolha do pessoal adequado, desde a disposição pessoal até a localização. Para os fins do plano de negócios da MSP, nosso foco principal recai sobre as funções que eles desempenham e o tempo necessário para encontrar a pessoa certa.

Ao refletir com clareza sobre as funções que você precisa preencher na empresa, você poderá então calcular quanto será necessário destinar para cada um desses cargos. Há três áreas principais nas quais os MSPs precisam se concentrar para atender às necessidades da empresa: serviços remotos, atendimento presencial e gestão/vendas.

Reavaliação do Plano de Negócios

Seu plano de negócios não é algo que se elabora uma vez na vida nem um esforço anual. Ele deve ser revisado regularmente. E esse é o conselho de ninguém menos que o guru do MSP, Gary Pica, presidente da TruMethods. Pica destacou a importância das revisões do plano de negócios no meio do ano. Tudo começa com uma análise retrospectiva de como foi o seu desempenho no ano passado e se as principais metas foram alcançadas. Pica sugere examinar detalhadamente:

**“**Receita
Margens brutas
Novas vendas de receita recorrente mensal
Taxa de cancelamento
Preço médio por assento (AISP)
“Receita média mensal recorrente”

Com base nisso, você pode então ajustar seus planos. “Você está no caminho certo para atingir as metas que estabeleceu no início do ano? Ou, se estiver elaborando um plano de negócios agora, você está em condições de atingir esses objetivos? Se não, é preciso corrigir o rumo. Há dois ajustes que você pode fazer: o primeiro é nas suas metas e o segundo é no seu desempenho”, argumentou Pica. “Por outro lado, a incapacidade de atingir suas metas pode ser devido ao fato de você simplesmente não estar operando com eficiência suficiente. Você está perdendo tempo comtickets de TI? Não está gerandoreceita recorrente mensal suficiente? Ao enfrentar problemas como esses, concentre seus esforços em melhorar o desempenho. Se suas vendas estão ficando para trás, invista mais recursos em sua equipe de vendas. Identifique onde melhorias podem ser feitas e incentive sua equipe a implementá-las.”

Lembre-se: um plano de negócios não é elaborado para ficar guardado na prateleira como uma tarefa que você já riscou da lista. É uma ferramenta poderosa para ajudar você, sua empresa e seus funcionários a permanecerem no caminho certo para alcançar suas metas de curto e longo prazo.

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