Consejos prácticos para la gestión presupuestaria de los propietarios de pequeñas empresas

Dirigir un negocio sin un presupuesto es como recorrer un laberinto sin mapa. Cometerás errores con frecuencia, lo que significa que podrías tardar más de lo previsto en alcanzar tus objetivos. En el peor de los casos, acabarás agotando tus recursos (dinero) sin lograr ningún avance real.

Por eso, si quieres que tu empresa tenga éxito y crezca, no sólo debes diseñar un presupuesto práctico, sino también ejecutarlo con inteligencia. Aquí tienes algunos de los mejores consejos y lecciones sobre presupuestos que puedes utilizar para sacar el máximo partido a tus finanzas este año.

¿Qué es un presupuesto empresarial y por qué es importante tenerlo?

Un presupuesto empresarial es un informe de las finanzas de su empresa. Le indica cuánto dinero tiene, cuánto dinero recibe cada vertical o departamento y cuánto dinero quiere ganar. Los presupuestos también tienen en cuenta los gastos y los costos y le proporcionan la información financiera que necesita para determinar la dirección de su empresa.

Elaborar un presupuesto anual es algo que probablemente conozcas muy bien como empresario. Sin embargo, a veces los presupuestos no conducen a la libertad financiera, la eficiencia operativa y el crecimiento empresarial que usted espera. Sin embargo, con unos pocos cambios inteligentes y eficaces en su presupuesto, puede sacar más partido a su dinero y alcanzar por fin esos objetivos tan ambiciosos.

Debes elaborar un presupuesto para tu empresa aunque seas un empresario en solitario. Al hacerlo, identificará las incógnitas y estará preparado para imprevistos que, de otro modo, desbaratarían su presupuesto. Si acaba de empezar como propietario de una pequeña empresa, puede utilizar este blog como guía para asignar su dinero y establecer sus objetivos financieros.

Pero antes de eso, he aquí algunos consejos que le ayudarán de inmediato a desbloquear el valor del presupuesto de su empresa y hacerlo más eficaz.

4 sencillos consejos para elaborar un presupuesto mejor

Según un estudio del U.S. Bank, la friolera del 82% de las empresas que fracasaron lo hicieron debido a dificultades de tesorería. A menudo, la causa es una presupuestación inadecuada. Para evitarlo, aquí tienes cuatro consejos que te ayudarán a controlar mejor tu dinero.

• Establezca expectativas claras desde el principio

Los presupuestos permiten a las empresas realizar un seguimiento de sus gastos a lo largo del ejercicio fiscal. Sin embargo, los presupuestos suelen fracasar porque las expectativas y ambiciones de los empresarios no se basan en análisis ni en cifras. Simplemente asignan los recursos basándose en ilusiones. Un presupuesto eficaz debe basarse en expectativas realistas y tener en cuenta los riesgos y los retos.

Por muy importante que sea centrarse en el crecimiento, un buen presupuesto también ayuda a identificar los puntos débiles que suponen una sangría de dinero, a subsanarlos y a redirigir los recursos hacia sectores más rentables y que favorecen el crecimiento.

Establecer objetivos presupuestarios pequeños y realistas y alcanzarlos es mucho más eficaz que fijarse otros ambiciosos que podrían descontrolarse y hacerte sentir que pierdes el control de tu negocio.

• Construir un modelo de oferta y demanda para cada unidad de negocio

En materia de elaboración de presupuestos, cuanto más detallado seas, mejor. Este paso puede considerarse una fase previa a la elaboración del presupuesto que te permite examinar en profundidad las distintas facetas de cada sector de negocio antes de asignarle recursos. Por lo general, las empresas destinan más presupuesto a los sectores en los que se prevé un crecimiento de la demanda. Si bien este enfoque aborda el lado de la oferta de la ecuación, no tiene en cuenta el lado de la demanda. Debes estar preparado para responder a preguntas como por qué se espera que aumente la demanda y, si se espera que aumente, cómo captará tu empresa parte de esa demanda. A medida que equilibres tanto el lado de la oferta como el de la demanda de la ecuación, tus previsiones serán más precisas.

• Analizar la contribución de cada unidad de negocio a la cartera

La elaboración de presupuestos y la evaluación empresarial están estrechamente relacionadas, y si ambas no se coordinan, pueden provocar fácilmente un fracaso presupuestario y empresarial de grandes proporciones. Es fundamental que el equipo encargado de la elaboración de presupuestos identifique y analice los factores de crecimiento de cada unidad de negocio y establezca métodos para evaluar su evolución. Esto ayudará a asignar los recursos de forma adecuada en función del rendimiento de cada unidad de negocio y de su contribución a los ingresos totales de la empresa.

• Asignar recursos de forma vertical

Por lo general, las empresas distribuyen los recursos de forma horizontal entre los distintos sectores, lo que da lugar a una distribución equitativa del dinero entre ellos. En esta estructura, los sectores de alto crecimiento se quedan sin recursos, mientras que las empresas de bajo crecimiento acumulan grandes cantidades de efectivo sin generar un retorno de la inversión suficiente.

En los modelos verticales, las distintas unidades de negocio se agrupan en una estructura jerárquica y los recursos adecuados se asignan en primer lugar a la unidad más sólida. A continuación, cada unidad recibe su parte de los fondos en función de su rendimiento. En ocasiones, las unidades de negocio situadas en la parte inferior de la estructura pueden no recibir ni un céntimo, lo cual es positivo. La eliminación de una unidad no rentable libera flujo de caja para la empresa.

Además, las empresas pueden establecer objetivos de rendimiento para cada vertical en función de la asignación de recursos. Esto les ayudará a racionalizar sus operaciones y lograr un inmenso crecimiento, rentabilidad y éxito.

Cómo crear un presupuesto para su pequeña empresa en 7 pasos

Las pequeñas empresas se enfrentan a problemas financieros en el 66% de los casos, y el 43% cita los gastos de funcionamiento como su mayor problema. Las pequeñas empresas son las menos propensas a tener un presupuesto. Esto se debe a que la creación de un presupuesto les resulta restrictiva. Sin embargo, las pequeñas empresas deben crear un presupuesto, ya que les permite generar un crecimiento constante e impulsar el negocio.

Mientras que las grandes corporaciones deben demostrar una sólida gestión financiera para administrar sus abultadas arcas, las pequeñas empresas deben utilizar la creatividad para sacar el máximo partido a su dinero, ya que la financiación no llega fácilmente. Como pequeña empresa, ten en cuenta estos siete puntos a la hora de elaborar tu presupuesto.

1. Examine sus ingresos: El primer paso es determinar cuánto dinero tienes o cuánto dinero ganas mensual y anualmente. En otras palabras, suma todos los ingresos de todas las verticales para determinar la cifra de ventas brutas. Esta cifra aparecerá en la parte superior de tus estados financieros.
2. Calcule sus costos fijos: A continuación, tienes que calcular tus costos fijos. Se trata de costos que permanecen invariables mes a mes, como las nóminas, el alquiler o el alojamiento web.
3. Calcule sus gastos variables: Los gastos variables varían de un mes a otro. Entre ellos se incluyen las facturas de los servicios públicos, los gastos de envío y de viaje y las comisiones. Cada uno de estos costos repercute en sus beneficios. Si reduces los gastos variables, podrás aumentar tus beneficios y crecer.
4. Reserva fondos para gastos puntuales: un gasto puntual es un gasto no operativo que se deduce de los ingresos de una empresa y que corresponde a un hecho aislado o único que probablemente no vuelva a ocurrir. Podría tratarse de un gasto relacionado con la compra de un local de oficinas, un traslado o incluso la reserva de fondos para pagar a un consultor de seguridad en caso de que se produzca un incidente cibernético.
5. Renegocia tus acuerdos con los proveedores: Si tienes un contrato anual con tus proveedores, puedes renegociar los tratos con ellos cada año para conseguir mejores precios. Pequeñas reducciones de precios con varios proveedores pueden tener un impacto significativo en tus beneficios y contribuir al crecimiento de tu negocio.
6. Previsión de ingresos y beneficios: Presupuestar también implica prever los ingresos. Puede utilizar la previsión para determinar la dirección que debe tomar su empresa. Si analizas los posibles resultados futuros para estimar la previsión, automáticamente estarás mejor preparado para afrontar riesgos y escollos que las empresas que se limitan a tomar las cosas como vienen.
7. Júntalo todo: Por último, es hora de sumar todos los números y restar los gastos de los ingresos. Esto te mostrará tus beneficios y podrás tomar decisiones financieras con conocimiento de causa. Un saldo negativo significa que debes reducir tus gastos o encontrar formas de aumentar las ventas. Si tu negocio es rentable, puedes asumir riesgos calculados que te ayudarán a crecer.

Cómo mejorar el presupuesto de su empresa

A menudo, la cifra de ventas. Sin embargo, las empresas prevén aumentar su gasto en TI este año debido a los cambios provocados por la pandemia del COVID-19 y la rampante ciberdelincuencia. Según la encuesta 2022 de Gartner sobre CIO y ejecutivos de tecnología, los CIO esperan que los presupuestos de TI crezcan un 3,6% este año, el ritmo más rápido en más de una década.

He aquí algunos consejos presupuestarios que las empresas pueden seguir para rentabilizar mejor su inversión.

Utilice datos en tiempo real: Vivimos en un mundo cambiante en el que las tendencias y las circunstancias cambian al instante. Para mantenerse al día, debe incorporar los datos más recientes a su presupuesto. Es muy posible que puedas cortar de raíz algunos gastos e incluso hacer previsiones financieras más precisas si tienes acceso a los últimos informes de gastos y reembolsos.

Elabore macropresupuestos y micropresupuestos: Los macropresupuestos ofrecen una visión más amplia de un sector, un país o la economía en su conjunto. Por otro lado, los micropresupuestos pueden ser presupuestos mensuales o semanales que te permiten controlar mejor tus gastos, que de otro modo podrían descontrolarse si no se abordan durante demasiado tiempo.

Mantenga la flexibilidad: Disponer de datos en tiempo real y de micropresupuestos le da flexibilidad para reaccionar con rapidez a los cambios en el clima empresarial. Las pequeñas empresas necesitan esta importante capacidad, sobre todo porque los cambios en el entorno empresarial se producen a un ritmo vertiginoso en los tiempos que corren.

Alinear el presupuesto con la estrategia: Una vez que consiga alcanzar el punto de equilibrio o empiece a operar con un margen de beneficios saludable, tendrá que alinear su presupuesto con su estrategia. Tanto si necesita construir una nueva oficina, expandirse a nuevos mercados, contratar a nuevos especialistas informáticos o realizar una adquisición, sólo podrá alcanzar su objetivo cuando su presupuesto y su estrategia vayan de la mano.

Un presupuesto bien documentado es un presupuesto bien ejecutado: documenta todas las conversaciones sobre el presupuesto y asegúrate de que estén a disposición de todos los departamentos, de modo que haya transparencia en el trabajo y los responsables de las áreas de negocio sepan exactamente qué se espera de ellos y de qué recursos disponen.

Disponer de presupuestos alternativos: los presupuestos diseñados para adaptarse a cualquier cambio importante que se prevea que afecte a la empresa se denominan presupuestos alternativos. Puede tratarse de un acontecimiento positivo, como obtener una ronda de financiación, o de un resultado negativo, como no generar ingresos durante un periodo especialmente flojo.

Evalúe su tesorería: Con un flujo de caja saneado, nunca te encontrarás con los molestos problemas de liquidez que pueden paralizar a las empresas incluso con unos ingresos disparados.

Elige los métodos de elaboración de presupuestos adecuados: no existe un método de elaboración de presupuestos que se adapte a todas las empresas, al igual que no existe un modelo de negocio válido para todos. Debes elegir un método de elaboración de presupuestos en función del tamaño de tu empresa, tu producto y tus objetivos. Puedes elegir entre:

• Presupuestación por actividades: consiste en crear un presupuesto basado en un objetivo final.
• Presupuestación basada en el valor: asigna presupuestos a los departamentos en función del valor que generan.
• Presupuestación de base cero: cada departamento debe justificar su presupuesto antes de recibir financiación.

Las opciones son muchas.

Un presupuesto de TI bien definido puede servir de guía para su estrategia de TI. Los presupuestos de TI no solo se elaboran para obtener fondos de los altos directivos, sino también para ayudarle a identificar y poner en marcha iniciativas de TI fundamentales para su organización. Para facilitarle la elaboración de un presupuesto anual de TI, hemos elaborado una lista de verificación que no solo se adapta específicamente a sus necesidades de TI, sino que, una vez aplicada, también le ayuda a maximizar los beneficios de sus inversiones en TI. Haga clic aquí para descargar la lista de verificación.