O que é Shadow IT?

Shadow IT é o uso de sistemas de tecnologia da informação, software, dispositivos, serviços e aplicativos fora do departamento de TI ou sem a aprovação explícita deste. Com a crescente prevalência da adoção da nuvem nos últimos anos, a TI invisível cresceu exponencialmente devido à facilidade de download e uso de aplicativos e serviços baseados na nuvem.

Em geral, os departamentos de TI não sabem da existência desses aplicativos que estão sendo usados por funcionários individuais ou por unidades de negócios inteiras, daí o termo "TI invisível".

Qual é o outro nome para Shadow IT?

Como alternativa, a TI invisível também é chamada de TI desonesta, TI selvagem, TI furtiva, TI falsa, TI incorporada ou TI do cliente.

Por que existe o Shadow IT?

Uma pesquisa da Stratecast e da Frost & Sullivan destaca que 80% dos funcionários dizem que usam aplicativos no trabalho que não são aprovados pela TI.

Como mencionado anteriormente, o aumento da adoção da nuvem impulsionou o crescimento da TI paralela nos ambientes de TI atuais. Operando nas sombras, essas aplicações de TI não autorizadas preenchem as lacunas deixadas pelas aplicações aprovadas pela empresa, garantindo que seus funcionários tenham as ferramentas certas de que precisam para desempenhar suas funções da forma mais eficiente possível.

Cerca de 80% dos funcionários admitem usar aplicativos SaaS no trabalho sem obter aprovação do departamento de TI. Em geral, essas soluções obscuras são adotadas por um funcionário ou uma equipe com a intenção de melhorar a eficácia de sua função e aumentar a produtividade. Por exemplo, se um funcionário descobrir uma solução de compartilhamento de arquivos melhor e mais eficiente do que a permitida oficialmente, ele poderá fazer o download e começar a usá-la como TI invisível.

Que tecnologia se enquadra em Shadow IT?

A TI paralela abrange todos os tipos de atividades relacionadas à TI, bem como aquisições nas quais o departamento de TI de uma empresa não está envolvido. Normalmente, ela se enquadra em quatro categorias:

Hardware - Laptops, desktops, tablets, smartphones e servidores
Software - Soluções de software prontas para uso, em pacotes
Aplicativos - aplicativos de terceiros, como ferramentas de produtividade, ferramentas de colaboração, ferramentas de mensagens e muito mais
Serviços - serviços em nuvem, como infraestrutura como serviço (IaaS), software como serviço (SaaS) e plataforma como serviço (PaaS)

Quais são alguns exemplos de Shadow IT?

Agora que entendemos o que é a TI invisível, vamos dar uma olhada em como a TI invisível geralmente entra em ação:

Contas de e-mail pessoais usadas pelos funcionários para realizar negócios
Aplicativos SaaS de terceiros que não estão sob o controle do departamento de TI e que estão sendo usados para operações comerciais
Dispositivos não sancionados que não estão sob os auspícios das políticas de traga seu próprio dispositivo (BYOD) emitidas pelo departamento de TI

O Shadow IT é bom ou ruim?

Embora, na maioria dos casos, os funcionários usem a TI invisível com a intenção de melhorar a eficácia, a eficiência e a produtividade de suas tarefas, a TI invisível ainda representa um grande desafio para as empresas. Entretanto, embora a TI invisível possa ter uma conotação negativa, vale a pena observar que ela também oferece alguns benefícios potenciais. Vamos discutir os benefícios e as desvantagens da TI invisível.

Quais são os benefícios da Shadow IT?

Para ajudá-lo a entender melhor a TI invisível, elaboramos uma lista dos benefícios que ela oferece às organizações.

Redução dos custos internos - A cultura BYOD significa menos despesas gerais e custos para os departamentos de TI.
Satisfação dos funcionários - Quando as pessoas sentem que têm controle, geralmente ficam mais felizes do que quando são forçadas a usar uma tecnologia desconhecida.
Produtividade individual - Os funcionários costumam ser mais produtivos usando tecnologias com as quais estão familiarizados.
Potencial de descoberta - Quando os funcionários usam uma variedade de ferramentas, há uma probabilidade maior de surgirem ou serem descobertas ferramentas e tecnologias melhores.

Quais são os riscos do Shadow IT?

Os funcionários podem não entender completamente que as organizações tomam as medidas adequadas e necessárias para garantir a segurança durante a seleção de dispositivos e o processo de aprovação de aplicativos. Na ausência de uma verificação adequada das novas tecnologias, a TI invisível pode se tornar um grande risco de segurança cibernética para as organizações. Algumas das desvantagens da TI invisível incluem:

Falhas de segurança e perda de dados – Quanto maior for a variedade de tecnologias utilizadas, maior será a vulnerabilidade de uma organização a falhas de segurança ou incidentes de perda de dados.
Preocupações com conformidade e regulamentação - A implementação de vários aplicativos e soluções diferentes leva a auditorias mais rigorosas e a uma maior chance de a tecnologia não atender aos requisitos necessários.
Ineficiências na colaboração - Quando os funcionários usam tecnologias e aplicativos diferentes, a fluidez da colaboração geralmente fica comprometida.
Barreiras à inovação - As chances de inovar com uma determinada tecnologia são reduzidas se as organizações não a adotarem totalmente.
Visibilidade e controle reduzidos - a tecnologia não sancionada é mais difícil de acompanhar e monitorar.
Desperdício de tempo e investimento - O tempo gasto na implementação da tecnologia é desperdiçado e o ROI do investimento é limitado se não houver adesão suficiente.
Gerenciamento de configuração - A criação de um banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB) e a definição de como os sistemas funcionam em conjunto ficam mais complicadas.

Como lidar com o Shadow IT?

Embora a TI invisível seja uma parte inerente de qualquer infraestrutura de TI, os administradores de TI podem tomar certas medidas não apenas para identificá-la e gerenciá-la, mas também para reduzir os possíveis riscos que ela representa para a integridade dos dados e sistemas essenciais aos negócios. Aqui estão algumas estratégias úteis para lidar efetivamente com o problema da TI invisível:

Monitore seu ambiente de TI – Uma das melhores maneiras de conter o problema da TI paralela é monitorar constantemente todos os dispositivos dentro e fora da rede, para ajudar a identificar exatamente onde estão todos os dados da empresa. O monitoramento contínuo da rede ajuda os administradores de TI a comparar listas entre as varreduras e determinar quando aparecem dispositivos novos ou desconhecidos na rede.
Manter um inventário – Além de monitorar suas redes, você também deve se concentrar em manter um inventário de todos os recursos conhecidos e desconhecidos em seu ambiente de TI e atualizá-lo regularmente por meio de uma solução de inventário de rede.
Implementar diretrizes normativas - Para atender às necessidades exclusivas de diferentes unidades de negócios, o departamento de TI pode criar e compartilhar com seus funcionários uma lista de aplicativos/softwares aprovados que eles podem usar além do software padrão emitido.
Restringir o uso de aplicativos de terceiros – Além disso, talvez seja recomendável restringir o acesso dos usuários a determinados aplicativos que você não deseja que seus funcionários utilizem. Certifique-se de que seus funcionários estejam bem cientes da política da empresa e de que não têm permissão para usar nenhum aplicativo restrito para fins comerciais.

O que é a descoberta de Shadow IT?

A descoberta do Shadow IT é o processo de usar soluções relevantes para analisar o tráfego de rede com o objetivo de identificar quaisquer aplicativos não gerenciados e desconhecidos que os funcionários possam estar usando. Além de descobrir esses aplicativos, a solução deve ajudar a fornecer uma avaliação de risco dos aplicativos descobertos. A solução também deve ajudar a identificar quaisquer caminhos de vazamento de dados que possam ser uma porta de entrada em potencial para que os hackers acessem os dados essenciais à empresa.

O que é uma política de Shadow IT?

Embora a TI paralela possa ajudar a promover a autonomia, a familiaridade com a tecnologia e a produtividade dos usuários, ela também pode representar um grande risco para a conformidade corporativa e a segurança dos dados. Por isso, as empresas costumam elaborar uma política de TI paralela que estabeleça um conjunto de diretrizes para o uso adequado dessa tecnologia. Essa política também destaca as restrições aplicáveis ao uso de aplicativos de terceiros não aprovados e define as responsabilidades dos funcionários e do departamento de TI.

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As unidades de negócios que utilizam aplicativos de TI paralela de terceiros não aprovados podem, sem querer, deixar de fazer backup de seus dados SaaS nessas aplicações. A integração perfeita do Kaseya VSA com Spanning a capacidade de backup SaaS de nuvem para nuvem, o que ajudará você a fazer backup também dos seus dados em aplicativos de TI paralela.

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