TI paralela: por que ela existe e como lidar com ela

O que é a TI paralela?

A TI paralela é o uso de sistemas de tecnologia da informação, softwares, dispositivos, serviços e aplicativos fora do âmbito do departamento de TI ou sem a aprovação explícita deste. Com a crescente adoção da nuvem nos últimos anos, a TI paralela cresceu exponencialmente, dada a facilidade de baixar e utilizar aplicativos e serviços baseados na nuvem.

Os departamentos de TI geralmente não têm conhecimento da existência dessas aplicações utilizadas por funcionários individualmente ou por unidades de negócios inteiras; daí o termo “TI paralela”.

Qual é outro nome para “Shadow IT”?

Como alternativa, a TI paralela também é frequentemente chamada de TI não autorizada, TI selvagem, TI oculta, TI falsa, TI incorporada ou TI do cliente.

Por que existe a TI paralela?

Uma pesquisa realizada pela Stratecast e pela Frost & Sullivan destaca que 80% dos funcionários afirmam usar, no trabalho, aplicativos que não foram aprovados pelo departamento de TI.

Conforme mencionado anteriormente, o aumento na adoção da nuvem impulsionou o crescimento da TI paralela nos ambientes de TI atuais. Operando nas sombras, esses aplicativos de TI não autorizados preenchem as lacunas deixadas pelos aplicativos aprovados pela empresa, garantindo que seus funcionários tenham as ferramentas certas de que precisam para desempenhar suas funções da maneira mais eficiente possível.

Quase 80% dos funcionários admitem usar aplicativos SaaS no trabalho sem obter a aprovação do departamento de TI. Em geral, essas soluções paralelas são adotadas por um funcionário ou por uma equipe com a intenção de melhorar a eficácia de suas funções e aumentar a produtividade. Por exemplo, se um funcionário descobrir uma solução de compartilhamento de arquivos melhor e mais eficiente do que a oficialmente permitida, ele poderá baixá-la e começar a usá-la como TI paralela.

Que tecnologias se enquadram na categoria de “Shadow IT”?

A TI paralela abrange todos os tipos de atividades relacionadas à TI, bem como aquisições nas quais o departamento de TI de uma empresa não está envolvido. Normalmente, ela se enquadra em quatro categorias:

• Hardware – Laptops, computadores de mesa, tablets, smartphones e servidores
• Software – Soluções de software prontas para uso e empacotadas
• Aplicativos – Aplicativos de terceiros, como ferramentas de produtividade, ferramentas de colaboração, ferramentas de mensagens e muito mais
• Serviços – Serviços em nuvem, como infraestrutura como serviço (IaaS), software como serviço (SaaS) e plataforma como serviço (PaaS)

Quais são alguns exemplos de TI paralela?

Agora que já entendemos o que é a TI paralela, vamos dar uma olhada em como ela costuma se manifestar:

• Contas de e-mail pessoais utilizadas pelos funcionários para fins profissionais
• Aplicativos SaaS de terceiros, que não estão sob o controle do departamento de TI, estão sendo utilizados nas operações comerciais
• Dispositivos não autorizados que não se enquadram nas políticas de “traga seu próprio dispositivo” (BYOD) emitidas pelo departamento de TI

A TI paralela é boa ou ruim?

Embora, na maioria dos casos, os funcionários utilizem a TI paralela com a intenção de melhorar a eficácia, a eficiência e a produtividade em suas tarefas, ela ainda representa um grande desafio para as empresas. No entanto, embora a TI paralela possa ter uma conotação negativa, vale ressaltar que ela também oferece alguns benefícios potenciais. Vamos discutir as vantagens e desvantagens da TI paralela.

Quais são os benefícios da TI paralela?

Para ajudar você a entender melhor o que é a TI paralela, elaboramos uma lista dos benefícios que ela oferece às organizações.

• Redução dos custos internos – A cultura BYOD implica menos despesas gerais e custos para os departamentos de TI.
• Satisfação dos funcionários – Quando as pessoas sentem que têm controle, costumam ser mais felizes do que quando são forçadas a usar tecnologias com as quais não estão familiarizadas.
• Produtividade individual – Os funcionários costumam ser mais produtivos quando utilizam tecnologias com as quais estão familiarizados.
• Potencial de descoberta – Quando os funcionários utilizam uma variedade de ferramentas, há uma maior probabilidade de que surjam ou sejam descobertas ferramentas e tecnologias melhores.

Quais são os riscos da TI paralela?

Os funcionários podem não compreender totalmente que as organizações tomam as medidas adequadas e necessárias para garantir a segurança durante o processo de seleção de dispositivos e aprovação de aplicações. Na ausência de uma avaliação adequada das novas tecnologias, a TI paralela pode se revelar um grande risco à segurança cibernética para as organizações. Algumas das desvantagens da TI paralela incluem:

• Lacunas de segurança e perda de dados – Quanto maior for a variedade de tecnologias utilizadas, mais suscetível uma organização fica a erros de segurança ou incidentes de perda de dados.
• Questões regulatórias e de conformidade – A implementação de diversas aplicações e soluções diferentes resulta em auditorias mais rigorosas e aumenta a probabilidade de a tecnologia não atender aos requisitos necessários.
• Ineficiências na colaboração – Quando os funcionários utilizam tecnologias e aplicativos diferentes, a fluidez da colaboração costuma ser comprometida.
• Barreiras à inovação – As chances de inovar com uma determinada tecnologia são reduzidas se as organizações não a adotarem plenamente.
• Visibilidade e controle reduzidos – É mais difícil acompanhar e monitorar tecnologias não autorizadas.
• Tempo e investimento desperdiçados – O tempo dedicado à implementação da tecnologia é desperdiçado e o retorno sobre o investimento (ROI) é limitado sem um apoio suficiente.
• Gerenciamento de Configuração – Criar um banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB) e definir como os sistemas interagem entre si torna-se mais complicado.

Como lidar com a TI paralela?

Embora a TI paralela seja uma parte inerente a qualquer infraestrutura de TI, os administradores de TI podem adotar certas medidas não apenas para identificá-la e gerenciá-la, mas também para mitigar os riscos potenciais que ela representa para a integridade dos dados e sistemas essenciais aos negócios. Aqui estão algumas estratégias úteis para lidar de forma eficaz com o problema da TI paralela:

• Monitore seu ambiente de TI – Uma das melhores maneiras de conter o problema da TI paralela é monitorar constantemente todos os dispositivos dentro e fora da rede, para ajudar a identificar exatamente onde todos os dados da empresa estão armazenados. O monitoramento contínuo da rede ajuda os administradores de TI a comparar listas entre as varreduras e determinar quando dispositivos novos ou desconhecidos aparecem na rede.
• Manter um inventário – Além de monitorar suas redes, você também deve se concentrar em manter um inventário de todos os recursos conhecidos e desconhecidos em seu ambiente de TI e atualizá-lo regularmente por meio de uma solução de inventário de rede.
• Implementar diretrizes regulatórias – Para atender às necessidades específicas das diferentes unidades de negócios, o departamento de TI pode criar e compartilhar com seus funcionários uma lista de aplicativos/softwares aprovados que eles podem utilizar além do software padrão fornecido.
• Restringir o uso de aplicativos de terceiros – Além disso, talvez seja interessante restringir o acesso dos usuários a determinados aplicativos que você não deseja que seus funcionários utilizem. Certifique-se de que seus funcionários estejam bem cientes da política da empresa e de que não têm permissão para usar nenhum aplicativo restrito para fins comerciais.

O que é a detecção de TI paralela?

A detecção de TI paralela é o processo de utilizar soluções adequadas para analisar o tráfego de rede com o objetivo de identificar quaisquer aplicativos não gerenciados e desconhecidos que os funcionários possam estar utilizando. Além de detectar esses aplicativos, a solução deve ajudar a fornecer uma avaliação de risco dos aplicativos detectados. A solução também deve ajudar a identificar quaisquer vias de vazamento de dados que possam servir como porta de entrada para que hackers acessem seus dados críticos para os negócios.

O que é uma política de TI paralela?

Embora a TI paralela possa ajudar a promover a autonomia, a familiaridade com a tecnologia e a produtividade dos usuários, ela também pode representar um grande risco para a conformidade corporativa e a segurança dos dados. Por isso, as empresas costumam elaborar uma política de TI paralela que estabeleça um conjunto de diretrizes para o uso adequado dessa tecnologia. Essa política também destaca as restrições aplicáveis ao uso de aplicativos de terceiros não aprovados e define as responsabilidades dos funcionários e do departamento de TI.

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Quaisquer unidades de negócios que utilizem aplicativos de TI paralela de terceiros não aprovados podem, inadvertidamente, deixar de fazer o backup de seus dados de SaaS nesses aplicativos. A integração perfeita do Kaseya VSA com o Spanning oferece a capacidade de backup de SaaS de nuvem para nuvem, o que ajudará você a fazer o backup de seus dados também em aplicativos de TI paralela.

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