Mobile Device Management (MDM): Cómo funciona, buenas prácticas, ventajas y retos
En un mundo en el que los dispositivos móviles reinan en el ámbito laboral, las empresas necesitan una herramienta que les ayude a encontrar el equilibrio entre garantizar la seguridad de los dispositivos y los datos, y potenciar la productividad. Aquí es donde entran en juego las herramientas de gestión de dispositivos móviles (MDM), que ofrecen una combinación perfecta de sólidas medidas de seguridad y funciones para mejorar el rendimiento al alcance de la mano. Esta potente solución permite a las organizaciones aplicar políticas de seguridad en los dispositivos móviles corporativos, al tiempo que facilita a los empleados trabajar de forma productiva. Nuestro completo blog se adentra en el mundo del MDM —concepto, características, ventajas y mejores prácticas— para que puedas tomar decisiones con conocimiento de causa.
¿Qué es la gestión de dispositivos móviles?
En esencia, la gestión de dispositivos móviles (MDM) es un proceso de TI que se implementa mediante una herramienta de MDM para garantizar la gestión eficiente y segura de todos los dispositivos móviles que tienen acceso a los datos y las redes de la empresa.
Los dispositivos móviles, como los teléfonos inteligentes, los computadoraes laptopes y las tabletas, están muy extendidos en el mundo empresarial y se prefieren a los voluminosos computadoraes de sobremesa debido a la flexibilidad que ofrece su portabilidad. Aproximadamente el 71% del tráfico IP en 2022 procedía de dispositivos inalámbricos y móviles, mientras que los dispositivos con cable solo representaban el 29%. Sin embargo, esta misma ventaja también plantea riesgos de seguridad, ya que los administradores deben asegurarse de que todos los dispositivos y aplicaciones se actualicen y se corrijan las vulnerabilidades, incluso si el dispositivo se utiliza de forma remota. Además, ¿qué ocurre si se pierde o roban un dispositivo? Si bien los dispositivos móviles utilizados para el trabajo son un problema, las empresas también deben gestionar sus dispositivos IoT, como los sistemas de acceso y seguridad.
Una solución MDM ayuda a las empresas a hacer frente a todos estos riesgos de seguridad, al tiempo que mejora la experiencia del usuario y la productividad.
¿Por qué es importante la gestión de dispositivos móviles?
Incluso una pequeña empresa con solo unos pocos cientos de empleados cuenta con miles de dispositivos que se conectan a la red y a la base de datos de la empresa a diario. El número medio de [dispositivos por persona ha aumentado hasta 3,6](https://www.statista.com/statistics/1190270/number-of-devices-and-connections-per-person-worldwide/#:~:text=En 2018, el número medio, en Norteamérica y Europa Occidental) en los últimos cinco años. Las herramientas de MDM ayudan a los administradores de TI a gestionar cómodamente el mundo de los dispositivos móviles, en rápida expansión, incluso cuando los recursos y los presupuestos destinados a los técnicos se mantienen constantes.
Mediante una herramienta MDM, los técnicos pueden aplicar fácilmente políticas de seguridad en todos los dispositivos móviles corporativos, incluidos los dispositivos personales de los usuarios inscritos en el programa «trae tu propio dispositivo» (BYOD). La solución ofrece una visibilidad completa de la infraestructura de TI y ayuda a los técnicos a detectar casi al instante todos los dispositivos que se conectan a la red. A continuación, pueden acceder al dispositivo de forma remota para configurarlo, aplicar políticas de seguridad, cambiar ajustes, restablecer contraseñas, solucionar fallos e incluso resolver problemas de seguridad en tiempo real.
Incluso en un día cualquiera, en el que no hay amenazas de seguridad que asusten a todo el mundo, los administradores de TI tienen que atender las incidencias de los usuarios, aplicar parches a los sistemas operativos y las aplicaciones, y realizar todo tipo de ajustes para garantizar que los dispositivos se mantengan en óptimas condiciones. No hace falta ser adivino para saber que gestionan todo esto con la ayuda de una herramienta de gestión de dispositivos móviles (MDM). Además, la actualización de las aplicaciones permite a los usuarios beneficiarse de las últimas tecnologías, lo que mejora la experiencia del usuario y la productividad.
¿Cómo funciona la gestión de dispositivos móviles?
En el caso de los nuevos empleados que se incorporan a una empresa, su dispositivo de trabajo, ya sea proporcionado por la empresa o personal, se inscribe en el programa MDM. El primer paso consiste en instalar un agente MDM en el dispositivo, lo que puede realizarse incluso de forma remota, garantizando así que el dispositivo cumpla con los estándares de seguridad y se ajuste a las políticas de la empresa desde el primer momento. Una vez instalado el agente MDM, el departamento de TI configura el dispositivo de acuerdo con los protocolos de seguridad establecidos. Instalan las aplicaciones de trabajo necesarias, establecen los requisitos de contraseña y conceden permisos de acceso a los usuarios en función de sus perfiles individuales.
¿Cómo ayuda el MDM a realizar un seguimiento de las infracciones de las políticas? El equipo de TI recibe alertas cada vez que un usuario incumple los protocolos de seguridad al acceder a aplicaciones o sitios web incluidos en la lista de bloqueados, o cuando se detecta en el dispositivo una actividad sospechosa, como un acceso no autorizado. En cuanto se activa la alarma, los administradores pueden aplicar de inmediato y de forma remota el procedimiento de seguridad adecuado y cortar el problema de raíz, protegiendo así a la empresa de posibles daños. En caso de pérdida o robo de un dispositivo, el departamento de TI puede borrar de forma remota los datos confidenciales, garantizando que no caigan en manos equivocadas.
¿Cómo gestionan los equipos de TI varios dispositivos a la vez? Crean grupos de usuarios en función de diversos criterios y permisos de acceso, lo que les permite distribuir actualizaciones e implementar cambios de forma eficiente en un gran número de dispositivos con un solo clic.
¿Qué es el software de gestión de dispositivos móviles?
El software MDM ofrece a las empresas una forma de supervisar de forma centralizada todos los dispositivos móviles corporativos. Además, ayuda a automatizar tareas rutinarias, como la aplicación de parches y la supervisión, lo que reduce los errores manuales y optimiza los procesos. Algunas de las tareas habituales que los equipos de TI llevan a cabo mediante un MDM son:
- Gestionar, supervisar y proteger dispositivos de forma remota, así como distribuir aplicaciones, actualizaciones y contenidos de manera oportuna.
- Llevar un inventario de todo el hardware, el software y las aplicaciones que se utilizan, ya que lo que no se ve, no se puede gestionar.
- Dividir la red de la empresa en subredes y distribuir los datos entre ellas. Esto reduce los riesgos de seguridad tanto internos como externos, ya que los empleados solo tienen acceso a los datos necesarios.
- Ofrece una conexión sólida a través de una red privada virtual (VPN) para garantizar una conexión segura a la red doméstica o a otras redes.
- Activar el seguimiento del dispositivo para que se puedan recuperar o borrar los datos en caso de pérdida o robo del mismo.
- Facilitar un entorno de trabajo flexible para que los empleados puedan trabajar desde cualquier lugar sin complicaciones.
- Aumentar la productividad de los empleados facilitando el uso del modelo BYOD.
Características clave que hay que tener en cuenta en un software de gestión de dispositivos móviles
Antes de elegir un software de gestión de dispositivos móviles, es fundamental tener en cuenta las siguientes características clave:
Seguridad de los dispositivos y los datos
El cifrado de datos es imprescindible para proteger la información confidencial frente al acceso no autorizado y a los piratas informáticos malintencionados. Los datos no solo deben cifrarse durante su transmisión, sino también cuando se almacenan en el dispositivo. La seguridad de los dispositivos es igualmente crucial, y puede garantizarse exigiendo a los usuarios que establezcan contraseñas seguras y utilicen el acceso biométrico siempre que sea posible. A pesar de las medidas preventivas, los dispositivos pueden sufrir fallos de seguridad o extraviarse. Para estos casos, la solución MDM debe contar con un mecanismo a prueba de fallos que permita borrar los datos de forma remota, de modo que los secretos de su empresa permanezcan a salvo independientemente de las circunstancias.
Gestión e integración de aplicaciones
La gestión de aplicaciones consiste en distribuir, configurar y actualizar las aplicaciones de trabajo en todos los dispositivos de la empresa, al tiempo que se supervisa su uso adecuado. La gestión automatizada de aplicaciones permite incorporar rápidamente a nuevos usuarios y garantiza que los usuarios actuales siempre tengan acceso a la versión más reciente de sus aplicaciones. La gestión de aplicaciones también se encarga de que solo las aplicaciones de confianza reciban autorización para su descarga. Por último, pero no por ello menos importante, una buena solución MDM debe ser capaz de aprovechar el potencial de la integración para optimizar las operaciones, impulsar la productividad y potenciar al máximo tu negocio.
Gestión de accesos
El objetivo de la gestión de accesos es garantizar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos y los sistemas mediante el control y la regulación del acceso. Tu solución de MDM debería ayudarte a:
- Gestión de identidades y accesos: consiste en conceder acceso a dispositivos, datos y redes en función de los perfiles de usuario. Al definir los roles y permisos de los usuarios, las soluciones MDM permiten a los administradores controlar con precisión quién puede acceder a qué, garantizando así la protección de la información confidencial.
- Gestión de perfiles: Las soluciones de MDM simplifican el registro de dispositivos y agilizan la asignación de roles de usuario, de modo que los administradores de TI pueden aplicar políticas de forma eficaz a grupos enteros de usuarios, lo que mejora la eficiencia operativa.
- Acceso seguro a la red: Las soluciones MDM refuerzan la seguridad de la red mediante la implementación de la tecnología VPN. Esto garantiza que todos los datos transmitidos a través de la red, ya sea mediante la red Wi-Fi doméstica o redes públicas, estén cifrados, lo que los protege de posibles piratas informáticos e intrusos.
Gestión de contenidos
Deberías poder optimizar todo el ciclo de vida de la gestión de contenidos, desde la creación hasta la distribución y el archivo, mediante tu solución de gestión de contenidos (MDM). Además de los permisos granulares y los controles de acceso que definen quién puede ver, editar o compartir contenidos, tu solución también debería ofrecer funciones como el control de versiones y el seguimiento de documentos, lo que permite a las organizaciones realizar un seguimiento de los cambios, gestionar las revisiones y mantener un registro de auditoría completo de las actividades relacionadas con los contenidos. Esto garantiza una mayor seguridad, la integridad de los datos y la rápida identificación y resolución de los problemas relacionados con los contenidos.
Gestión de la configuración
La función de restricciones y configuraciones de las soluciones MDM garantiza la seguridad de los datos y los dispositivos de la empresa, al tiempo que asegura el cumplimiento de las políticas corporativas. Tu herramienta MDM debería proporcionar a los administradores de TI capacidades de gestión remota, permitiéndoles configurar los dispositivos móviles en función de regiones geográficas, perfiles de usuario e identidades, así como implementar ajustes esenciales, como VPN y Wi-Fi.
Por el contrario, las restricciones son fundamentales a la hora de configurar los dispositivos en modo de aplicación única o modo quiosco, ya que garantizan que se utilicen exclusivamente para el trabajo productivo y no para fines personales. Esta función mejora la productividad y refuerza la seguridad, al proteger contra posibles distracciones y accesos no autorizados.
Compatibilidad con BYOD
Muchas empresas ofrecen opciones de BYOD para obtener ventajas como una rápida incorporación, una mayor satisfacción de los empleados y una mayor productividad gracias a la libertad a la hora de elegir dispositivos. La solución MDM adecuada debería ayudarte a aprovechar las ventajas del BYOD sin dejar de mantener el control y la seguridad. Debería permitir la implementación de una política de BYOD integral que establezca expectativas y directrices claras para fomentar la eficiencia y proteger los datos confidenciales.
Inventario, supervisión y diagnóstico de dispositivos
El inventario de dispositivos permite realizar un seguimiento eficaz de todos los dispositivos en uso, tanto los que son propiedad de la empresa como los de uso personal (BYOD). Incluye datos de seguimiento como las especificaciones del dispositivo, su ubicación, el estado de la garantía y la configuración de seguridad.
Las funciones de supervisión de dispositivos ayudan a los administradores a garantizar que los dispositivos de trabajo se utilicen exclusivamente para fines empresariales, evitando así un uso personal que pueda sobrecargar los recursos de la red. Además, se pueden aplicar restricciones de ubicación para limitar la funcionalidad de los dispositivos a áreas geográficas definidas o a las redes de la empresa, lo que mejora la seguridad.
La función de diagnóstico de dispositivos permite a los administradores detectar y solucionar problemas en los dispositivos de forma remota, lo que garantiza una productividad ininterrumpida.
Mantenimiento remoto, actualizaciones y aplicación de parches
En la era del trabajo híbrido y la disponibilidad las 24 horas del día, una solución MDM resulta fundamental para permitir actualizaciones, configuraciones y diagnósticos de dispositivos de forma inalámbrica. Esto ayudará a tu empresa a minimizar el tiempo de inactividad y a optimizar las operaciones a un menor coste.
Asistencia técnica y formación
Antes de invertir en una solución, comprueba si es compatible con una amplia gama de dispositivos y sistemas operativos, en lugar de limitarse, por ejemplo, a los dispositivos de Apple y al sistema operativo iOS. Lo ideal es contar con una solución que cubra todas las necesidades, incluyendo también las soluciones para Android y Windows. En segundo lugar, asegúrate de que el proveedor pueda resolver los problemas de forma remota, para que no tengas que perder horas lidiando con el tiempo de inactividad del MDM. Por último, no olvides probar el producto en la práctica. Al evaluar cuidadosamente estos factores, te asegurarás de tomar una decisión informada y de encontrar una solución MDM que se adapte a las necesidades de tu organización.
Informes de administración
La generación de informes desempeña un papel fundamental a la hora de mantener la seguridad de los datos y supervisar la actividad de los usuarios dentro de una solución de gestión de dispositivos móviles (MDM). Notifica a los administradores cualquier descarga o carga de datos sospechosa, lo que permite realizar un seguimiento de posibles fugas de datos y adoptar medidas proactivas antes de que se vea comprometida información valiosa. Además, la generación de informes ofrece a los administradores visibilidad sobre la actividad de los usuarios, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas y directrices de la empresa.
¿En qué se diferencia la gestión de dispositivos móviles de otros conceptos similares?
La gestión de dispositivos móviles se confunde a menudo con conceptos similares, como la gestión de aplicaciones móviles (MAM), la gestión unificada de endpoints (UEM) y la gestión de la movilidad empresarial (EMM). En esta sección hemos aclarado las diferencias entre estos conceptos.
Gestión de aplicaciones móviles (MAM)
Las herramientas MAM se desarrollaron en respuesta a las demandas de los empleados en materia de seguridad y privacidad a la hora de utilizar sus propios dispositivos en el trabajo. A diferencia de las herramientas MDM, las herramientas MAM se centran exclusivamente en aplicaciones específicas, en lugar de en la seguridad y la gestión completas de los dispositivos. Una solución MAM ayuda a crear una tienda de aplicaciones corporativas, y solo las aplicaciones de dicha tienda se supervisan y actualizan de forma remota.
Gestión unificada de dispositivos (UEM)
UEM es la próxima generación de gestión de endpoints que ayuda a las organizaciones a gestionar y proteger de forma centralizada todos los terminales, incluidos computadoraes de sobremesa, laptopes, dispositivos móviles y dispositivos IoT. Ofrece visibilidad y control sobre todos los dispositivos de la red (SNMP), entornos virtuales, la nube, los dispositivos móviles e incluso el IoT. Básicamente, esto le permite «gestionar todo», optimizar sus operaciones de TI y hacer más con menos. Implementar una herramienta UEM es fácil y, a medida que se añaden más dispositivos a la red, escalarla es aún más sencillo.
Gestión de la movilidad empresarial (EMM)
Las herramientas EMM están diseñadas para dar respuesta a las crecientes necesidades de seguridad de las empresas, al tiempo que satisfacen las demandas de los empleados en cuanto al acceso mediante el modelo BYOD. Al integrarse a la perfección con los servicios de directorio de red, las herramientas EMM ofrecen una serie de ventajas, entre las que se incluyen el cumplimiento de las políticas, la personalización de aplicaciones y la seguridad de los datos. Una ventaja clave del EMM es su capacidad para combinar las funcionalidades tanto de las herramientas MDM como de las MAM.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión de dispositivos móviles?
A continuación te presentamos una serie de buenas prácticas que debes seguir para sacar el máximo partido a tu herramienta de MDM:
Aplicar políticas rigurosas
Las políticas rigurosas deben incluir normas sobre el uso de los dispositivos, la complejidad de las contraseñas, el cifrado de datos y otros aspectos relevantes. Además, las organizaciones deben establecer políticas que especifiquen los criterios para registrar, actualizar y gestionar los dispositivos. Es igualmente importante contar con un plan bien definido para eliminar de la red los dispositivos y las aplicaciones que ya no sean necesarios o que figuren en la lista de exclusión.
Da prioridad a la seguridad de las contraseñas
Para mejorar la seguridad, implanta la autenticación multifactorial en todos los dispositivos y cuentas, y asegúrate de que los usuarios actualicen periódicamente las contraseñas de cada cuenta. Aplica políticas de caducidad de contraseñas y supervisa los intentos de acceso para detectar cualquier actividad no autorizada. Sería útil utilizar un gestor de contraseñas para almacenarlas y gestionarlas de forma segura. Como medida de seguridad adicional, anima a los empleados a utilizar la autenticación biométrica siempre que sea posible.
Supervisar activamente los dispositivos
Revisa y gestiona periódicamente los permisos y la configuración para llevar un control de quién tiene acceso a la información confidencial y actualiza periódicamente los permisos de acceso para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos. Puedes reducir considerablemente el riesgo de que se vea comprometida la seguridad de los datos limitando el número de aplicaciones que los usuarios pueden descargar en sus dispositivos y asegurándote de que las aplicaciones descargadas cumplan los criterios de la lista de aplicaciones permitidas.
Utiliza una solución de backup
Realizar backups periódicos de tus archivos y datos es fundamental para protegerte frente a fallos técnicos, averías o ciberataques. Al contar con copias de seguridad fiables, podrás restaurar rápidamente los datos y minimizar las interrupciones, garantizando así la continuidad del trabajo de los usuarios.
Enfoque en la experiencia del usuario
Aprovecha tu solución de gestión de dispositivos móviles (MDM) para lograr un equilibrio entre ofrecer a los usuarios una experiencia fluida y supervisar de forma eficaz el uso de los dispositivos. Al mantener un enfoque firme pero no intrusivo, puedes animar a los empleados a cumplir las políticas y a trabajar de forma productiva.
Actualiza con frecuencia y de forma regular
Asegúrate de que tu solución de gestión de dispositivos móviles (MDM), junto con el resto de dispositivos y aplicaciones de la red, reciba parches y actualizaciones periódicas. Además, vigila de cerca a los usuarios que retrasan la actualización de sus sistemas operativos, sobre todo en el caso de los dispositivos BYOD, ya que esto puede generar vulnerabilidades que los ciberdelincuentes no tardarán en aprovechar.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de dispositivos móviles?
Las soluciones de MDM ofrecen una serie de ventajas que contribuyen al éxito general de una organización.
Mayor seguridad
Una solución MDM actúa como un escudo que protege frente a ciberataques imprevistos, errores y brechas de seguridad que pueden poner en peligro la privacidad y la seguridad de los datos y las redes de una empresa.
Dado que los dispositivos móviles también se suelen utilizar con fines personales, la creación de contenedores seguros para separar los datos de la empresa de los personales añade una capa adicional de seguridad. Al aplicar políticas estrictas sobre aplicaciones, como listas de permitidos y de bloqueados, las soluciones MDM actúan como filtros frente a las aplicaciones no autorizadas. Las soluciones MDM también detectan los intentos de «jailbreak» e identifican el malware, lo que garantiza que tus dispositivos permanezcan a salvo de amenazas maliciosas.
Aumento de la productividad
Las soluciones MDM potencian la productividad y la eficiencia de los empleados desde el primer momento. Gracias a los dispositivos preconfigurados, los usuarios se ahorran la molestia de configurarlos o de solicitar ayuda al departamento de TI. Se trata de una experiencia fluida que les permite ponerse manos a la obra de inmediato y aprovechar al máximo sus horas de trabajo. Al sumarse a la tendencia BYOD (trae tu propio dispositivo) o CYOD (elige tu propio dispositivo), el MDM se adapta a la zona de confort de los usuarios y potencia al máximo la productividad. Se acabó la pérdida de tiempo navegando por interfaces desconocidas o buscando archivos y carpetas difíciles de encontrar. Por último, al automatizar las laboriosas tareas de supervisión y gestión de una flota de dispositivos móviles, el MDM libera a los técnicos para que puedan dedicarse a tareas de mayor nivel.
Ahorro de costes
El MDM supone un cambio revolucionario para las pequeñas y medianas empresas, ya que ofrece una solución para proteger los dispositivos sin tener que gastarse una fortuna ni contratar a un experto en informática a tiempo completo. La solución MDM te ayuda a ahorrar dinero al evitar la necesidad de comprar continuamente nuevos dispositivos o de lidiar con el quebradero de cabeza que supone sustituirlos. En su lugar, el MDM optimiza la gestión de los dispositivos para garantizar un rendimiento óptimo y la protección frente a posibles amenazas.
Control de aplicaciones y dispositivos
MDM ofrece a las organizaciones una visibilidad sin igual de su parque de dispositivos, proporcionándoles datos e información valiosos. Los equipos de TI obtienen una visión completa del uso de los dispositivos y de los niveles de seguridad, lo que les permite llevar a cabo una gestión eficaz de los riesgos.
Cumplimiento normativo
Gracias a la gestión de dispositivos móviles (MDM), los administradores de TI pueden configurar procesos automatizados para analizar periódicamente los dispositivos en busca de vulnerabilidades e instalar los parches de seguridad y las actualizaciones necesarias. Esto agiliza el proceso y garantiza el cumplimiento de normativas de protección de datos como el RGPD, la HIPAA, la ELD y la CJIS.
¿Cuáles son los retos que plantea la gestión de dispositivos móviles?
Aunque las soluciones de MDM ofrecen numerosas ventajas, las organizaciones deben ser conscientes de los posibles retos a los que pueden enfrentarse a la hora de implementar y utilizar el MDM.
Mantenimiento del programa BYOD
La implantación de un programa BYOD puede aumentar la productividad y reducir costes, pero también plantea algunos retos. Elegir una solución de gestión de dispositivos móviles (MDM) compatible con una amplia variedad de dispositivos es fundamental para reforzar la seguridad. Esto también permite una integración fluida de los dispositivos personales con los recursos de la empresa y contribuye a la productividad y al cumplimiento normativo.
Complejidad creciente
Las soluciones MDM pueden resultar complejas de configurar y mantener, y requieren conocimientos especializados. La gestión de ecosistemas de dispositivos diversos, como iOS, Android, Windows y Linux, añade otra capa de complejidad. Para superar estos retos, elige soluciones MDM fáciles de usar que cuenten con un servicio de asistencia completo y busca proveedores que ofrezcan compatibilidad multiplataforma.
Privacidad y facilidad de uso
A pesar de las numerosas y valiosas funciones que ofrecen muchas soluciones de gestión de dispositivos móviles (MDM), a menudo carecen de interfaces intuitivas, lo que dificulta tareas básicas como la instalación de aplicaciones y las copias de seguridad de datos. Opta por una solución fácil de usar para que tus administradores puedan aplicar políticas sin molestar al usuario final ni comprometer la seguridad.
Gestión e integración de aplicaciones
Una de las principales causas de los problemas de ciberseguridad son las descargas no autorizadas de aplicaciones. Establecer políticas estrictas de descarga de aplicaciones te permite mantener tu red a salvo de posibles amenazas. Mantente alerta y permite únicamente aplicaciones de bajo riesgo en los dispositivos de tus usuarios. En cuanto a la integración, aunque Apple, Google o Microsoft puedan ofrecer soluciones innovadoras de gestión de dispositivos móviles (MDM), por lo general no son compatibles con aplicaciones de terceros. Este tipo de limitaciones no son deseables y deben evitarse.
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